Η υλοποίηση ενός ERP συστήματος είναι για ορισμένες εταιρείες ένα από τα κρισιμότερα έργα που θα χρειαστεί να διαχειριστούν και ένα σημαντικό ρίσκο που καλούνται να αναλάβουν. Τo Caterpillar 797B ανήκει στην κατηγορία των φορτηγών εκτός δρόμου, τα οποία συνήθως χρησιμοποιούνται για μεταφορές υλικών εντός μεγάλων μεταλλευτικών μονάδων.

Για την εκκίνηση του φορτηγού όταν είναι πλήρως φορτωμένο, ένας κινητήρας ιπποδύναμης 3370 αλόγων παρέχει περίπου το 80% της ισχύς του. Εκείνη τη στιγμή, όλα τα μηχανικά μέρη δοκιμάζονται στο μέγιστο και η αστοχία και του παραμικρού εξαρτήματος είναι ικανή να ακινητοποιήσει αυτό το μηχανικό θηρίο. Αυτή είναι η εικόνα που καλό είναι να έχει στο νου του ο κάθε CIO όταν αποφασίζει να ξεκινήσει την υλοποίηση ενός μεγάλου έργου ERP.

Τι ορίζεται ως μεγάλο έργο θα μπορούσε να πει ο καθένας ότι είναι σχετικό ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης, και με αυτήν την οπτική για κάθε επιχείρηση η υλοποίηση ενός ERP συστήματος είναι μεγάλο έργο. Ωστόσο, υπάρχουν κάποιοι αντικειμενικοί παράγοντες, αλλά και χιλιάδες case studies που διαφοροποιούν ουσιαστικά την υλοποίηση ενός ERP για μια εταιρεία μέχρι μερικών δεκάδων εργαζόμενων, χωρίς εκτεταμένη γεωγραφική παρουσία, σε σχέση με ένα ERP που καλείται να καλύψει μια οργανωτική υποδομή εκατοντάδων ή και χιλιάδων εργαζόμενων με πολλά σημεία παρουσίας εντός ή και εκτός Ελλάδας.

Εάν η εταιρεία σας έχει μονάδες παραγωγής και διανομής σε διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές, οι διαφορές στην κουλτούρα εργασίας, στα νομικά συστήματα, στα ρυθμιστικά πλαίσια, αλλά και εργασιακές πεποιθήσεις αποτελούν τα κομμάτια ενός παζλ που το ERP καλείται να ταιριάξει και επιπλέον να έχει την ευελιξία να ξαναταιριάζει κάθε φορά που η εικόνα αλλάζει σε μικρή ή μεγάλη κλίμακα.

Για να γίνει κάτι τέτοιο εφικτό υπάρχουν διαφορετικές προσεγγίσεις, με την καθεμιά να έχει ξεχωριστό ειδικό βάρος, ανάλογα με την περίπτωση που εφαρμόζεται. Πριν εξετάσουμε μια νέα προσέγγιση στην υλοποίηση ERP συστημάτων μεγάλης κλίμακας, θα δούμε πιο αναλυτικά τις βασικότερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι μεγάλες εταιρείες.

Από ποια μονάδα ξεκινά η υλοποίηση;
Ο ορισμός της γεωγραφικής περιοχής που θα ξεκινήσει η υλοποίηση επιλέγεται συνήθως με κριτήριο τα αποτελέσματα μιας μικρής ή μεγάλης αποτυχίας. Μονάδες που έχουν τη μικρότερη επίδραση στη συνολική παραγωγή ή δεν είναι κρίσιμες στην εξυπηρέτηση πελατών ή βρίσκονται σε μια χώρα που το νομικό και ρυθμιστικό πλαίσιο είναι λιγότερο πολύπλοκα, επιλέγονται συνήθως ως σημεία εκκίνησης του έργου.

Είναι διαχειρίσιμη η μεγάλη ποικιλία διαδικασιών;
Σε διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές, οι άνθρωποι λειτουργούν διαφορετικά και όποιος έχει πάει στην Ικαρία ξέρει ότι αυτό είναι μια πραγματικότητα. Σχετικά απλές διαδικασίες, όπως για παράδειγμα η έκδοση ενός παραστατικού, μπορεί να είναι πολύπλοκες σε κάποιες χώρες και απλές σε κάποιες άλλες. Περισσότερο πολύπλοκες από τη φύση τους διαδικασίες, όπως η παραλαβή μιας παραγγελίας, η βιομηχανική παραγωγή και η διαχείριση προμηθειών εμφανίζουν πολύ περισσότερες διαφοροποιήσεις.

Θα υλοποιήσετε ένα ERP σε κάθε περιοχή για να ταιριάζει με τον τρόπο που γίνονται εκεί τα πράγματα; Θα επανασχεδιάσετε τις διαδικασίες σε μια δύο περιοχές πιλότους και στη συνέχεια θα ζητήσετε οι άλλες περιοχές να προσαρμοστούν όσο γίνεται περισσότερο σε αυτές τις διαδικασίες;

Ή θα προσπαθήσετε να αναγνωρίσετε τις καλύτερες πρακτικές στις διαφορετικές περιοχές και στη συνέχεια θα υλοποιήσετε το ERP με το ιδανικό μείγμα;

Μπορώ να κρατήσω το κόστος χαμηλά;
Η γενική αλήθεια είναι ότι τα έργα ERP κοστίζουν. Οχι μόνο στο επίπεδο του αρχικού κόστους, που περιλαμβάνει το συμβουλευτικό κομμάτι (μελέτη σχεδιασμός), την υλοποίηση και τη συντήρηση, αλλά σε χρόνο παραγωγής που θα χρειαστεί προκειμένου οι εργαζόμενοι να προσαρμοστούν στο «ρυθμό» του ERP.

Είναι δεδομένο ότι ένα μεγάλο ποσοστό των εργαζομένων θα ξεβολευτεί από τις συνήθειες του και θα πρέπει να προσαρμοστεί ως απλός χρήστης ή διαχειριστής σε διαδικασίες. Επιπλέον, η εταιρεία ίσως χρειαστεί να προσλάβει νέους εργαζόμενους για να συμπληρώσει τις θέσεις όσων αναλάβουν κρίσιμους ρόλους στη διαχείριση του ERP.

Πως διατηρώ και πολλαπλασιάζω τη γνώση;
Για τις μεγάλες επιχειρήσεις η ολοκλήρωση ενός έργου ERP χρειάζεται χρόνο. Από την αρχή μέχρι το τέλος του έργου δημιουργείται πολλή γνώση. Επιπλέον, υπάρχει μια καμπύλη μάθησης, η οποία βελτιώνει το έργο από τα λάθη των διαδοχικών βημάτων. Οπότε πρέπει με κάποιο τρόπο να εξασφαλίσετε ότι αυτή η γνώση διατηρείται και θα χρησιμοποιηθεί για να δώσει σημαντικά οφέλη σε μείωση του χρόνου των διαδικασιών ή σε περικοπή εξόδων.

Οι πιο γνωστές προσεγγίσεις
Οι πιο κοινές προσεγγίσεις για την υλοποίηση ενός έργου ERP είναι οι εξής:

Big Bang: Ολες οι γεωγραφικές περιοχές γίνονται live ταυτόχρονα για όλες τις διαδικασίες. Αυτή η προσέγγιση ενέχει σημαντικό ρίσκο, γιατί αν κάποια διαδικασία έχει παραληφθεί ή κάθε παράμετρος που δεν έχει ρυθμιστεί σωστά μπορεί να δημιουργήσουν προβλήματα παντού. Επιπρόσθετα, ένα μεγάλο μέρος του εργατικού δυναμικού θα πρέπει να δαπανήσει περισσότερο χρόνο στη φάση ανάπτυξης, επομένως ίσως χρειαστεί πρόσληψη επιπλέον εργαζομένων για τις καθημερινές εργασίες.

Modules: Η υλοποίηση του ERP γίνεται για ένα μόνο τομέα, αλλά σε όλες τις γεωγραφικές περιοχές. Για παράδειγμα, γίνεται live παντού το module της Οικονομικής Διαχείρισης. Αν και αυτή η προσέγγιση απαιτεί λιγότερους πόρους στη φάση της υλοποίησης, δημιουργεί ζητήματα όσον αφορά τα interfaces μεταξύ των τμημάτων που θα λειτουργούν με το ERP και αυτών που θα παραμένουν στο παλιό σύστημα. Για παράδειγμα, αν η οικονομική διαχείριση λειτουργεί με το νέο ERP θα χρειαστούν interfaces με τα τμήματα πωλήσεων και τα τμήματα προμηθειών. Αυτά τα interfaces δεν θα είναι πλέον χρήσιμα, όταν και τα υπόλοιπα τμήματα περάσουν στο ERP.

Business Process: Το ERP υλοποιείται για συγκεκριμένες επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως για παράδειγμα για τις διαδικασίες που έχουν να κάνουν με τις προμήθειες. Αυτή η προσέγγιση έχει τα ίδια μειονεκτήματα με την προσέγγιση «Modules» και επιπλέον απαιτεί από μια ομάδα εργαζομένων να χρησιμοποιούν διαφορετικά συστήματα, γεγονός που δημιουργεί σύγχυση.

Global Design: Μια νέα προσέγγιση
Το Global Design είναι μια ολοκληρωμένη διαδικασία, η οποία λαμβάνει υπ’ όψιν τις επιχειρηματικές ανάγκες των διαφορετικών μονάδων και δημιουργεί όσο το δυνατόν περισσότερες κοινές διαδικασίες, κρατώντας παράλληλα τις μοναδικές διαφορές των γεωγραφικών περιοχών. Στη συνέχεια οι διαδικασίες ενσωματώνονται στο ERP σύστημα και παρουσιάζονται στους εκπροσώπους των μονάδων.

Μια τέτοια προσέγγιση είναι δεδομένο ότι απαιτεί πολύ προσπάθεια στο στάδιο της δημιουργίας προτύπων, ειδικά όταν οι διαφορετικές μονάδες βρίσκονται και σε διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές. Διαφορετικά ρυθμιστικά πλαίσια, διαφορετική κουλτούρα στις πωλήσεις ή τις προμήθειες απαιτούν οι διαδικασίες να προσαρμοστούν στις ανάγκες του τόπου. Επομένως, ο στόχος δεν είναι η απαλοιφή των διαφοροποιήσεων, αλλά η δημιουργία όσων περισσότερων κοινών διαδικασιών είναι εφικτό.

Από τη θεωρία στην πράξη
Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργηθούν οι σωστές ανθρώπινες γέφυρες. Σε κάθε γεωγραφική περιοχή, υπάρχουν εργαζόμενοι της εταιρείας που γνωρίζουν τόσο το χαρακτήρα της περιοχής, όσο και τον τρόπο που οι διαδικασίες έχουν προσαρμοστεί στο χαρακτήρα της. Αυτοί οι εργαζόμενοι θα δημιουργήσουν τον πυρήνα της ομάδας του Global Design.

Αρχικός στόχος της ομάδας είναι να συζητήσει τις ιδιαιτερότητες των διαδικασιών μεταξύ διαφορετικών περιοχών και να δημιουργήσει νέες διαδικασίες που θα ενσωματώνουν όσο το δυνατόν περισσότερα κοινά χαρακτηριστικά. Σε αυτή τη φάση οι εταιρείες συμβούλων μπορούν να έχουν καθοριστικό ρόλο, δίνοντας πληροφορίες για τις δυνατότητες του ERP και το βαθμό που αυτές μπορούν να καλύψουν τις απαιτούμενες διαδικασίες με ή χωρίς customization.

Τα τρία στάδια ενός έργου Global Design
Το στάδιο του σχεδιασμού: Σε αυτό το στάδιο θα πρέπει να αναγνωριστούν οι ιδιαιτερότητες των διαδικασιών ανά τομέα και γεωγραφική περιοχή. Στη συνέχεια εξετάζεται σε ποιο βαθμό είναι εφικτή η χρήση κοινών διαδικασιών σε κάθε λειτουργικό τομέα και σχεδιάζονται οι διαδικασίες που μπορούν είναι αποδεκτές σε όλες τις μονάδες. Αξιολόγηση των δυνατοτήτων του ERP σε σχέση με τις ανάγκες της εταιρείας.

Οι σύμβουλοι θα πρέπει να είναι καλά ενημερωμένοι τόσο για το customization που θα χρειαστεί όσο και για βέλτιστες πρακτικές που έχουν χρησιμοποιηθεί από άλλες εταιρείες. Αναγνώριση των περιοχών που δεν μπορεί να εφαρμοστεί μια μοναδική λύση. Τα localizations θα πρέπει να είναι γνωστά εκ των προτέρων, ώστε να αποτελέσουν κομμάτια της υλοποίησης.

Σε αρκετά στάδια της ανάπτυξης του έργου, η εταιρεία συμβούλων έχει την ευθύνη να διαμορφώνει το ERP και να παρουσιάζει μια πιο ρεαλιστική εικόνα σχετικά με το πώς το ERP επηρεάζει τη λειτουργία της εταιρείας. Σε αυτό το στάδιο θα γίνουν κατανοητές οι αλλαγές που το ERP θα επιφέρει και θα γίνουν οι αλλαγές για να διασφαλιστεί μια εύρυθμη λειτουργία.

Στο τέλος της φάσης σχεδιασμού θα πρέπει να υπάρχουν ροές διαδικασιών, έγγραφα που περιγράφουν τη διαμόρφωση του ERP και λίστες διαδικασιών που θα εφαρμοστούν μόνο σε κάποιες περιοχές. Ολα τα παραπάνω χρειάζεται να φέρουν την υπογραφή των αντιπροσώπων που έχουν σχηματίσει την ομάδα ανάπτυξης του έργου.

Το στάδιο της προετοιμασίας για την υλοποίηση: Μετά τον σχεδιασμό, το επόμενο στάδιο είναι η δημιουργία ενός αναλυτικού χάρτη για την ανάπτυξη του έργου. Σε αυτό το στάδιο η διοίκηση της εταιρείας έχει την ευθύνη να ορίσει τις μονάδες εκείνες που θα προηγηθούν στην υλοποίηση του έργου.

Παράγοντες όπως η κρισιμότητα της κάθε μονάδας, το μέγεθός της και η πολυπλοκότητά της παίζουν σημαντικό ρόλο σε μια τέτοια απόφαση. Ακόμα και ο καλύτερος σχεδιασμός είναι πιθανό να δημιουργήσει προβλήματα, οπότε ουσιαστικά η διοίκηση αναλαμβάνει αυτό το ρίσκο. Η εφαρμογή του Global Design σε μια μονάδα και όχι στο σύνολο έχει αρκετά πλεονεκτήματα.

Καταρχήν, ο σχεδιασμός αντικατοπτρίζεται σε πραγματικό περιβάλλον παραγωγής, γεγονός που επιτρέπει την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας. Εντοπίζονται κενά του σχεδιασμού και επομένως γίνονται οι απαραίτητες διορθώσεις και μειώνεται το ρίσκο στα επόμενα βήματα. Τέλος, όλη η ομάδα υλοποίησης εστιάζει την προσοχή της στο έργο, καθώς δεν χρειάζεται να παρακολουθεί πολλές γεωγραφικές περιοχές ταυτόχρονα.

Το στάδιο της υλοποίησης: Εφόσον έχει ολοκληρωθεί η υλοποίηση του ERP στην πρώτη μονάδα, πριν από το επόμενο βήμα, είναι σημαντικό να εξασφαλιστεί ότι έχουν γίνει όλες οι αναφορές για τα προβλήματα και κενά που διαπιστώθηκαν, έχουν αξιολογηθεί και έχουν ενταχθεί σε μια ανανεωμένη έκδοση του Σχεδιασμού. Επίσης, είναι σημαντικό να καταγραφούν και οι διαδικασίες που ήταν αποτελεσματικές, ώστε να χρησιμοποιηθούν ως «βέλτιστες πρακτικές» στα επόμενα στάδια.

Εφοδιασμένη με τα παραπάνω, η εταιρεία είναι πλέον έτοιμη να αποφασίσει εάν θα προχωρήσει με υλοποίηση του έργου σταδιακά στις υπόλοιπες μονάδες ή θα ξεκινήσει παράλληλες υλοποιήσεις. Οι παράγοντες που θα παίξουν ρόλο σε αυτήν την απόφαση είναι πρώτιστα το διαθέσιμο ανθρώπινο δυναμικό και η σιγουριά της ομάδας υλοποίησης ότι από την πρώτη εγκατάσταση αποκόμισε αρκετή εμπειρία, ώστε να περιορίσει σημαντικά το ρίσκο των επόμενων.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του Global Design
Πλεονεκτήματα
• Οι κοινές διαδικασίες οδηγούν σε τυποποίηση και εξασφαλίζουν ότι θα υπάρχει κοινή γραμμή σε διαφορετικές περιοχές
• Οι ρυθμίσεις του ERP και τα customizations που εφαρμόζονται σε μια μονάδα μπορούν εύκολα να εφαρμοστούν και στις υπόλοιπες
• Αναγνωρίζονται γρήγορα τα λάθη που αυξάνουν το κόστος υλοποίησης
• Η γνώση από την πρώτη εγκατάσταση αξιοποιείται σε όλες τις υπόλοιπες
• Μειώνεται το κόστος υλοποίησης με τη χρήση κοινών ομάδων ανάπτυξης για όλες τις μονάδες
• Οι κοινές διαδικασίες διευκολύνουν τις μετρήσεις και τις συγκρίσεις σε διαφορετικές περιοχές
• Μειώνεται το ρίσκο για την εταιρεία.

Μειονεκτήματα
• Απαιτείται μεγάλος χρόνος σχεδιασμού, καθώς το πρώτο στάδιο παίζει καθοριστικό ρόλο για την ταχύτητα υλοποίησης του έργου στην πρώτη μονάδα και στη συνέχεια στις υπόλοιπες.
• Η ομάδα του έργου θα πρέπει να έχει δυνατά επιχειρήματα για να πείσει συγκεκριμένες περιοχές να αλλάξουν τις διαδικασίες τους και να περάσουν στις νέες διαδικασίες του ERP
• Το Global Design εφαρμόζεται καλύτερα σε μεγάλους οργανισμούς
• Είναι πιθανό να προκύψουν πολλά localizations, εάν δεν υπάρχει ισχυρή θέληση από τους αντιπροσώπους των διαφορετικών περιοχών να βρουν κοινό τόπο για τις διαδικασίες.