Με τα MPS (Managed Print Services) οι επιχειρήσεις μπορούν να βελτιστοποιήσουν τις εκτυπώσεις, να βάλουν τέλος στο χάρτινο χάος που χαρακτηρίζει τα σύγχρονα γραφεία και να μειώσουν σημαντικά το κόστος τους.

Η μη αποτελεσματική εκμετάλλευση του υπάρχοντος εκτυπωτικού εξοπλισμού αποτελεί ένα συχνό φαινόμενο για τις σημερινές επιχειρήσεις. Αυτό καταδεικνύεται και από τις τελευταίες μελέτες, σύμφωνα με τις οποίες πολλές εταιρείες δεν γνωρίζουν τι τυπώνεται και που. Σύμφωνα με μια μελέτη της IDC, το 70% των ερωτηθέντων εταιρειών δεν μπορούν να εκτιμήσουν – και αμελούν να το κάνουν – το κόστος εκτύπωσης.
Ενα MFP εδώ, ένας παλιός scanner εκεί. Οι υποδομές των εκτυπωτών αναπτύσσονται συνήθως με το πέρασμα του χρόνου, άναρχα και χωρίς να υπάρχει μια σχετική μελέτη.

Για παράδειγμα, σε πολλές επιχειρήσεις ενδέχεται να υπάρχουν σε μεγάλο ποσοστό Α3 μηχανήματα, χωρίς αυτό να είναι απαραίτητο, καθώς σύμφωνα με μια μελέτη της Infotrends μόλις το 3% όλων των εγγράφων σε μια εταιρεία τυπώνονται σε Α3 format. Παράλληλα, κάθε μια από τις έξι σελίδες που στέλνονται προς εκτύπωση – σύμφωνα με τους αναλυτές της Ipsos – καταλήγει αμέσως στον κάλαθο των αχρήστων.

Μπλοκαρισμένες από την άναρχη παραγωγή τυπωμένων εγγράφων, λίγες εταιρείες υπολογίζουν πόσα ξοδεύουν για τις εκτυπώσεις τους, για το ποια εκτυπωτικά μηχανήματα, από αυτά του στόλου τους, χρησιμοποιούνται πολύ ή λίγο. Σε αυτό το σκηνικό έρχονται να προστεθούν οι δυσκολίες από τεχνικά προβλήματα, βλάβες και τα ενδεχόμενα κενά ασφαλείας.

Εξοικονόμηση χαρτιού και βελτιστοποίηση  του workflow
Ενας σημαντικός στόχος των MPS είναι να επιλεγεί ο σωστός αριθμός εκτυπωτικών μηχανημάτων, να τοποθετηθούν αυτά στις σωστές θέσεις και να ρυθμιστούν όλα αυτά βέλτιστα. Ενα project MPS χωρίζεται σε τρεις φάσεις: την ανάλυση της πραγματικής κατάστασης σε μια εταιρεία, ακολουθούν ο καθορισμός του στόχου βελτιστοποίησης, όπως και η επιλογή θέσεων και ο τρόπος διαχείρισης της νέας υποδομής. Για παράδειγμα, μια λύση MPS μπορεί να περιλαμβάνει τρόπους που οδηγούν σε μείωση της κατανάλωσης χαρτιού, όπως είναι η εκτύπωση και από τις δύο πλευρές μια σελίδας ή/και μια λειτουργία σμίκρυνσης που κάνει δυνατή την εκτύπωση πολλών σελίδων σε μία.

Επιπλέον, η προεπισκόπηση εκτύπωσης βοηθά συχνά στην αποφυγή μη αναγκαίων ή λανθασμένων εκτυπώσεων, ενώ αρκετές φορές βοηθά και η δυνατότητα διαγραφής των εντολών εκτύπωσης από την οθόνη των συσκευών. Οι εφαρμογές συμβάλουν, επίσης, στη βελτιστοποίηση των υποδομών εκτύπωσης, επειδή βοηθάνε στον αυτοματισμό τους. Για παράδειγμα μπορεί κανείς να στείλει emails παραστατικών με ένα κλικ σε καθορισμένους αποδέκτες. Επιπλέον παραδείγματα βελτιστοποίησης του workflow αποτελούν η αυτόματη παραγγελία toners και η ενσωμάτωση των εκτυπώσεων σε μια γενικότερη στρατηγική ECM (Enterprise Content Management).

Oι μοντέρνες συσκευές εξόδου διαθέτουν επιπρόσθετα ειδικούς μηχανισμούς ασφάλειας. Για παράδειγμα, η εκτύπωση γίνεται μόνο όταν οι εργαζόμενοι πιστοποιήσουν την ταυτότητά τους στη συσκευή εκτύπωσης με μια κάρτα chip. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζει κανείς ότι τυπωμένα έγγραφα που περιέχουν ευαίσθητα εταιρικά δεδομένα – όπως τους φακέλους προσωπικού, τους μισθούς ή συμβόλαια – θα παραμένουν «προστατευμένα» στον εκτυπωτή και δεν θα είναι διαθέσιμα σε όλους. 

Το κίνητρο του κόστους
Τα MPS έχουν γίνει μόδα τον τελευταίο καιρό ια έναν ακόμα λόγο: τη σημαντική μείωση του κόστους που υπόσχονται. Το ινστιτούτο ερευνών αγοράς Ipsos ανακάλυψε ότι σχεδόν το ήμισυ των ερωτηθέντων εταιρειών στην Ευρώπη, έχει αναθεωρήσει τελευταία τους κανονισμούς που αφορούν τη διαχείριση του εκτυπωτικού τους στόλου. Επιπλέον, σύμφωνα με τη μελέτη της Ipsos, όλο και περισσότερες επιχειρήσεις και οργανισμοί στην Ευρώπη αναζητούν τρόπους για να μειώσουν το κόστος εκτύπωσης και να βελτιστοποιήσουν το workflow, καταφεύγοντας σε εταιρείες consulting.

H ΙDC προβλέπει ότι η ευρωπαϊκή αγορά για τα MPS θα καταγράψει έως το 2014 έναν τζίρο της τάξης των 4 δισ. ευρώ, ενώ,σύμφωνα με την ίδια μελέτη, όλο και περισσότερες ευρωπαϊκές εταιρείες με προσωπικό μεγαλύτερο των 500 ατόμων καταφεύγουν στα MPS. Ωστόσο και για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις μπορεί να έχουν νόημα τα MPS, καθώς τους δίνουν τη δυνατότητα αφενός να μειώσουν το κόστος και αφετέρου να ελέγξουν καλύτερα τις εκτυπώσεις τους. Η, δε, εξοικονόμηση που επιτυγχάνεται σε κάθε περίπτωση μπορεί να φθάσει έως και το 30%.

Λεπτομερής ανάλυση εξ αρχής
Πριν ενσωματωθεί μια λύση MPS θα πρέπει να γίνει μια λεπτομερής ανάλυση εξ αρχής. Σε αυτήν δεν πρέπει να εκτιμηθεί μόνο ο αριθμός και η χρήση των εκτυπωτών, αλλά επίσης των fax, scanners και φωτοτυπικών. Mέσω αυτής της ανάλυσης μπορεί να διαπιστωθεί, σε ποια σημεία μέσα στην επιχείρηση θα πρέπει να τοποθετηθούν οι συσκευές για μια αποτελεσματική χρήση τους και πώς θα λαμβάνουν χώρα οι εγγραφο-κεντρικές διαδικασίες. Αλλά και το λογισμικό που θα χρησιμοποιηθεί, τα αναλώσιμα και κριτήρια, όπως η απόσταση των εργαζομένων από τις συσκευές εκτύπωσης, περιλαμβάνονται σε αυτή τη μελέτη. Ενα θέμα, το οποίο παραμελείται από πολλές εταιρείες είναι η ασφάλεια. Στους περισσότερους οργανισμούς οι εκτυπωτές θεωρούνται ως «χαζές» συσκευές, που δεν κρύβουν κανένα κίνδυνο για το εταιρικό δίκτυο.

Κάτι που δεν ισχύει. Οι σημερινοί δικτυακοί εκτυπωτές είναι αυτόνομα υπολογιστικά συστήματα, με μνήμη και επεξεργαστή. Ως εκ τούτου μπορεί να γίνουν και σε αυτά «hacking», όπως και στους εταιρικούς υπολογιστές. Γι’ αυτό το λόγο σε μια μελέτη για τα MPS θα πρέπει να εξεταστούν τα μέτρα ασφάλειας που πρέπει να ληφθούν και να αναθεωρηθούν αν υπάρχει πρόβλημα. Με αυτό το τρόπο τα MPS δεν εγγυώνται μόνο μια αποτελεσματική, αλλά και μια ασφαλή υποδομή εκτύπωσης.

Φιλικότητα προς το περιβάλλον
Ενα ακόμα όφελος που δημιουργείται από τα MPS, είναι ότι συμβάλουν στην προστασία του περιβάλλοντος. Μέσω της μικρότερης κατανάλωσης ενέργειας και τη μείωση στην κατανάλωση χαρτιού που προκαλείται από μια αποτελεσματική και ορθολογικότερη χρήση των εκτυπώσεων και των συσκευών. Συν τις άλλοις, η εφαρμογή μιας λύσης MPS οδηγεί εν γένη σε μια σημαντική μείωση των χρησιμοποιούμενων συσκευών, κάτι που αποφέρει ένα επιπρόσθετο περιβαλλοντικό όφελος.  Tόσο, όσο χρειάζεται Τα MPS αποτελούν μια συνεχή και κλιμακούμενη διαδικασία, η οποία προσαρμόζονται συνεχώς στις εξατομικευμένες αλλαγές και αλλαγές που συντελούνται στην εταιρική υποδομή.

Επιπλέον, κάθε επιχείρηση καθορίζει από μόνη της, από τι πρέπει να αποτελούνται αυτές οι υπηρεσίες. Χρειάζεται, για παράδειγμα, να γίνει απλά μια αναδιοργάνωση της υποδομής; Μήπως πρέπει να ενσωματωθούν νέα modules, όπως, για παράδειγμα, αυτό που αυτοματοποιεί την παραγγελία toner από τον προμηθευτή της υπηρεσίας; Κάποιοι πάροχοι υπηρεσιών MPS προσφέρουν τη δυνατότητα διαχείρισης ψηφιακού περιεχομένου στο πλαίσιο μιας ευρύτερης στρατηγικής ECM. Σε αυτήν την περίπτωση η πληροφορία αποθηκεύεται στο σύστημα και είναι προσβάσιμη μέσα στην επιχείρηση, από οποιοδήποτε θέση, ανά πάσα στιγμή και από κάθε εργαζόμενο, γρήγορα και απλά.


Τα MPS αποτελούν μονόδρομο για έναν οργανισμό

O Φραγκίσκος Μορφωνιός, Διεύθυνση Υποδομών Πληροφορικής & Τηλεπικοινωνιών του Ομίλου ΕΛΛΑΚΤΩΡ, αποτυπώνει τα οφέλη που φέρνει το MPS στο περιβάλλον ενός μεγάλου κατασκευαστικού οργανισμού

netweek: Ποια είναι τα οφέλη που προσφέρει η επιλογή ενός συστήματος MPS, ειδικά σε μια μεγάλη κατασκευαστική εταιρεία, όπως είναι η AKΤΩΡ;
Φραγκίσκος Μορφωνιός: Τα οφέλη είναι πολλαπλά. Οπως, για παράδειγμα, η ανανέωση της τεχνολογίας και της ποιότητας των εκτυπώσεων, η ομογενοποίηση του εξοπλισμού, η ασφάλεια, οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες αντικατάστασης αναλωσίμων – ανταλλακτικών, το ενιαίο κόστος ανά σελίδα, η σημαντική μείωση του κόστους διαχείρισης των εκτυπωτικών, η βελτίωση της αποτελεσματικότητας, το κεντρικό σύστημα αναφορών κ.λπ.

netweek: Η ΑΚΤΩΡ είναι γνωστή για τη μεγάλη σημασία που δίνει στην προστασία του περιβάλλοντος. Πόσο συμβάλει η λύση MPS σε αυτό;
Φραγκίσκος Μορφωνιός: Οντως, για την ΑΚΤΩΡ η τήρηση των νομοθετικών απαιτήσεων, η πρόληψη της ρύπανσης του περιβάλλοντος και η συνεχής προσπάθεια βελτίωσης των περιβαλλοντικών και κοινωνικών επιδόσεων είναι βασικοί άξονες της ευρύτερης εταιρικής στρατηγικής της. Η μελέτη για τη λύση MPS είχε συγκεκριμένα στοιχεία που αφορούσαν το Green IT και τα νούμερα που αποτυπώνονται είναι πραγματικά εντυπωσιακά. Η μείωση της εκπομπής CO2 σε σχέση με την προηγούμενη κατάσταση φτάνει το 83% που μεταφράζεται σε 221.000 kg CO2 λιγότερο σε πέντε χρόνια.

netweek: Τι πιστεύετε ότι πρέπει να προσέξει μια Διεύθυνση Πληροφορικής κατά την επιλογή και υλοποίηση ενός έργου MPS;
Φραγκίσκος Μορφωνιός: Αυτό που απαιτείται είναι ένας πολύ καλός σχεδιασμός που είναι το πρώτο βήμα για να αποφευχθούν προβλήματα. Γι’ αυτό η επιλογή του υλοποιητή προϋποθέτει εμπειρία και μεθοδικότητα στην αξιολόγηση των δεδομένων, με σκοπό να καλυφθούν όλες οι διαφορετικές ανάγκες που μπορεί να έχει ένας οργανισμός.

Για τη φάση της υλοποίησης αυτό που πρέπει να εξασφαλιστεί είναι ότι το προσωπικό που θα συμμετάσχει θα είναι εξειδικευμένο με την ανάλογη εμπειρία και προσόντα, ώστε να διασφαλιστεί στο ακέραιο τόσο η συνέχεια των εργασιών του οργανισμού, όσο και η πλήρης διασφάλιση των ωφελειών από την προτεινόμενη λύση (αυτό είναι καθοριστικό για την επιτυχή έκβαση του έργου). Πολύ σημαντική παράμετρος, επίσης, είναι ο έλεγχος του έργου, ώστε να εξακριβώνονται τυχόν αποκλίσεις και να δρομολογούνται οι ανάλογες διορθώσεις.

netweek: Ποιες είναι οι εμπειρίες που έχετε αποκομίσει έως τώρα από την υλοποίηση της λύσης MPS που χρησιμοποιείτε στην εταιρεία σας;
Φραγκίσκος Μορφωνιός: Θα έλεγα ότι τα στοιχεία που έχουμε μέχρι τώρα αποδεικνύουν με τον καλύτερο τρόπο ότι η επιλογή μιας λύσης MPS για έναν οργανισμό σαν το δικό μας είναι μονόδρομος. Η μείωση του μηνιαίου κόστους εκτυπωτικών αναγκών έχει φτάσει το 40% κάτι που, δεδομένου και των συνθηκών που επικρατούν, ήταν και ο βασικός μας στόχος.

Επίσης, πρέπει να συνυπολογιστεί η μείωση κλήσεων προς το HelpDesk μας κατά 90% για προβλήματα που αφορούσαν εκτυπωτές, φωτοτυπικά, φαξ κ.λπ., καθώς και ο χρόνος που καταναλώναμε για τη διαχείριση αγορών & συμβάσεων για πολλαπλούς κατασκευαστές, ο οποίος ελαχιστοποιήθηκε. Πολύ σημαντικό, επίσης, είναι οι νέες ευκολίες που δώσαμε στους χρήστες, όπως η δυνατότητα εκτύπωσης σε οποιοδήποτε μηχάνημα εντός κτιρίου με την κάρτα πρόσβασης, η διαχείριση και έλεγχος των δικών τους εκτυπώσεων μέσω ενός πολύ φιλικού portal και οι πλήρεις αναφορές κοστολόγησης προς τις διευθύνσεις των τμημάτων.

Το σίγουρο είναι ότι το αποτέλεσμα είναι αντίστοιχο των προσδοκιών μας. Ωστόσο, από ένα σημείο και μετά, τα MPS θα πρέπει να κοιτάξουν πέρα από την εξοικονόμηση κόστους και να επικεντρώσουν στην παροχή μιας πλατφόρμας για την υποστήριξη των επιχειρησιακών διαδικασιών.


Μειώνοντας δραστικά το κόστος εκτύπωσης μέσω των MPS

O Δημήτρης Κόλλιας, Διευθυντής Πληροφορικής στα Τσιμέντα Χάλυψ (Italcementi Group), μίλησε στο netweek για τα πλεονεκτήματα που έφερε στην εταιρεία του, η εγκατάσταση μιας λύσης MPS και για τα σημεία που πρέπει να προσέξει κανείς πριν προχωρήσει στην υλοποίηση μιας λύσης MPS.

netweek: Γιατί προχωρήσατε στην εγκατάσταση ενός συστήματος MPS στην εταιρεία σας; Ποια είναι τα κέρδη που αποκομίσατε από την υλοποίηση αυτού του έργου και με ποια κριτήρια επιλέξατε συνεργάτη για την υλοποίηση του;
Δημήτρης Κόλλιας: Εχοντας ως πρωταρχικό σκοπό τη μείωση κόστους, αλλά και συνάμα τη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους χρήστες μας σε συνδυασμό με την κεντρικοποίηση των λειτουργιών υποστήριξης από τη Διεύθυνση Πληροφορικής, αποφασίσαμε να προχωρήσουμε στην αναζήτηση του επόμενου στρατηγικού συνεργάτη μας, που θα προσέφερε μία ολοκληρωμένη λύση MPS.
Στα Τσιμέντα Χάλυψ η ασφάλεια και ο σεβασμός στο περιβάλλον αποτελούν δυο κύριους άξονες της κουλτούρας μας. Κατ’ επέκταση, η επιλογή ενός συνεργάτη με ολοκληρωμένη διαχείριση των περιβαλλοντικών αποβλήτων ήταν μονόδρομος.

Εχοντας καταγράψει και μελετήσει τις ανάγκες μας, προχωρήσαμε στο στάδιο της επιλογής συνεργάτη, γεγονός δύσκολο, καθώς το επίπεδο που συναντά κανείς στην ελληνική αγορά είναι αρκετά υψηλό. Σε σύντομο χρονικό διάστημα μετά την επιλογή του συνεργάτη και της λύσης, καταφέραμε να ενοποιήσουμε τις υπηρεσίες εκτύπωσης κατά 85%, μειώνοντας, ταυτόχρονα, το πλήθος των συσκευών εκτύπωσης στο 70%. Χρησιμοποιώντας τεχνολογίες ταυτοποίησης χρήστη και Follow Me, πετύχαμε μείωση των εκτυπωμένων σελίδων κατά 38%, εξοικονομώντας με αυτό τον τρόπο τις μη επιθυμητές εκτυπώσεις.

Ακολουθώντας τις πρακτικές MPS της Lexmark, εφαρμόσαμε το πρόγραμμα LCCP, το οποίο αφορά στην ανάκτηση, προώθηση και επεξεργασία των άδειων αναλώσιμων, με τον πλέον ορθό περιβαλλοντικά τρόπο, στις εγκαταστάσεις της εταιρείας Sims Mirec στην Ολλανδία, η οποία αποτελεί έναν από τους μεγαλύτερους παγκοσμίως επεξεργαστές ηλεκτρικών και ηλεκτρονικών αποβλήτων. Τέλος, καταφέραμε να πετύχουμε τον πρωταρχικό μας λόγο επιλογής MPS, μειώνοντας το συνολικό κόστος εκτύπωσης κατά 48%.

netweek: Ποια είναι εκείνα τα σημεία που πιστεύετε ότι πρέπει να προσέξει κανείς που προχωρά σε μια υλοποίηση ενός έργου Managed Print Services; Τι συμβουλές θα δίνατε σε μια τέτοια περίπτωση;
Δημήτρης Κόλλιας: Γεγονός είναι ότι η πρωταρχική μελέτη για την επιλογή MPS πρέπει να είναι πολύ προσεκτική, αναλύοντας σωστά τις τρέχουσες, αλλά και τις μελλοντικές ανάγκες εκτύπωσης, καθώς και τις προγραμματισμένες επενδύσεις γι’ αυτό το σκοπό. Παράλληλα, θα πρέπει να υπάρχει πλήρης υποστήριξη από τη Διοίκηση, μιας και η κεντρικοποίηση συσκευών πολλές φορές μπορεί να χαλάσει «παλιές καλές συνήθειες των χρηστών». Τέλος, η σωστή μελέτη και τυχόν παραμετροποίηση των συστημάτων που θα χρησιμοποιούν κεντρικές υπηρεσίες εκτύπωσης είναι υψίστης σημασίας στο να εξοικονομήσουμε περαιτέρω μείωση συσκευών.