Η ανάγκη για εκτυπώσεις τελικά επιβίωσε και της πανδημίας και τώρα η διαχείριση των εταιρικών εκτυπώσεων δείχνει τάσεις ανάπτυξης. Τι είναι όμως αυτό που κρατά σε ανοδική πορεία μια βιομηχανία της οποίας όλοι προέβλεπαν το τέλος;

Η ανθεκτικότητα της ανάγκης για εκτυπώσεις είναι ίσως η πιο προσβλητική υπενθύμιση για επαγγελματίες και ερασιτέχνες μελλοντολόγους ανά τον κόσμο. Ο λόγος; Μα γιατί κάθε φορά που ένα κομμάτι τυπωμένο χαρτί φτάνει στα χέρια ενός εργαζόμενου σε εταιρικό περιβάλλον ή πελάτη, αυτός το χρησιμοποιεί όπως πάντα ως εργαλείο. Και δεν αναλογίζεται ούτε για ένα λεπτό τι απέγινε το paperless office του γενναίου νέου κόσμου που του περιέγραφαν γλαφυρά την απαρχή του Internet και της ψηφιακής γένεσης. Με έναν μυστηριακό σχεδόν τρόπο οι εκτυπώσεις συνεχίζουν να «δουλεύουν» -γεφυρώνοντας το αναλογικό με το ψηφιακό- σε συγκεκριμένες συνθήκες και σε διαρκή βελτιστοποίηση. Σε αντίθεση για παράδειγμα με τα αυτοκίνητα που όσο ψηφιακά και αν γίνονται χρονιά με τη χρονιά, εξακολουθούν να σε παγιδεύουν σε κάποιο μποτιλιάρισμα. Γεννώντας σου φαντασιώσεις στις οποίες βρίσκεις κάποιον από τους προφήτες που προέβλεπαν ότι μέχρι σήμερα θα οδηγούσαμε όλοι ιπτάμενα οχήματα και να τον κλειδώνεις μαζί σου να σε ακούει να τραγουδάς μαζί με το ραδιόφωνο δεμένος στη θέση του συνεπιβάτη όσο περιμένετε να κινηθεί επιτέλους η Κηφισίας.

Πίσω στο θέμα μας, όσο έχουμε ιπτάμενα αυτοκίνητα άλλο τόσο έχουμε και paperless office, αλλά τελικά στην περίπτωση του γραφείου και σε εταιρικό επίπεδο οι επιχειρήσεις δείχνουν να απολαμβάνουν την επόμενη καλύτερη εναλλακτική του: τα managed printed services, ή στα ελληνικά τις κεντρικά διαχειριζόμενες εκτυπώσεις, μέσω των οποίων οι εκτυπώσεις φλερτάρουν όλο και περισσότερο με την “As A Service” προσέγγιση για να ξεπεράσουν τις προκλήσεις μιας παραδοσιακά αναλογικής λειτουργίας σε μια νέα όλο και πιο ψηφιακή εποχή.

Σε αυτό συμφωνούν και οι αριθμοί. Οι περισσότερες από τις έρευνες συγκλίνουν στην ίδια πρόβλεψη για μια αρκετά ισχυρή αύξηση της δυναμικής τους στα μεταπανδημικά χρόνια. Έτσι σύμφωνα με την Transparency Market Research και την έρευνα της «Global Managed Print Services Market Outlook» η παγκόσμια αγορά Managed Print Services (MPS), που εκτιμήθηκε στην αρχή της πανδημίας στα 37,4 δισεκατομμύρια δολάρια, αναμένεται να ανέβει από το 2022 ως το 2031 στα 84,3 δισεκατομμύρια με μέσο ετήσιο ρυθμό ανάπτυξης στο 8,7%. Σύμφωνα πάλι με την έρευνα της Adroit Market Research «Managed Print Services (MPS) Market by Deployment (on-premise, cloud-based, hybrid), Channel (printer/copier manufacturers, system integrators/resellers, independent software vendors {ISVs}), Applications (BFSI, government, education, healthcare, telecom and IT, manufacturing, legal, and others) and Region (North America, Europe, Asia Pacific, Middle East and Africa, and South America), Global Forecast 2018 to 2028» ο μέσος ετήσιος ρυθμός ανάπτυξης της αγοράς MPS παγκοσμίως θα ανέλθει στο 9,62%, αναπτύσσοντας την αγορά ως το 2031 στα 91,45 δισεκατομμύρια δολάρια και παρουσιάζοντας μεγάλες ευκαιρίες για ανάπτυξη αλλά και επενδύσεις ιδιαίτερα σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις.

Οι παράγοντες που συντελούν στην ανοδική πορεία εξακολουθούν να έχουν πρωταγωνιστές ανάμεσα τους την μείωση κόστους, που από τη δημιουργία των MPS έπαιξε βασικό ρόλο στην επιτυχία τους. Οι μεγαλύτερες των επιχειρήσεων προσπαθούν να διαχειριστούν τον όγκο των εκτυπώσεων τους όσο το δυνατόν αποτελεσματικότερα μειώνοντας την σπατάλη. Ενώ οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις βλέπουν στις δαπάνες εκτύπωσης μια ευκαιρία για εξοικονόμηση που θα τις κρατήσει οικονομικά υγιείς στην δύσκολη και ανταγωνιστική περίοδο των τελευταίων ετών.

Αλλά ανεξάρτητα μεγέθους όλοι επιδιώκουν τον εξορθολογισμό και την εξοικονόμηση πόρων, ενέργειας, χαρτιού, μελανιού και παράλληλα εργατο-ωρών τόσο στην ενασχόληση του προσωπικού με ένα εκτυπωτή ή φωτοτυπικό που μουλάρωσε, ή την αναμονή ενός συνεργείου συντήρησης και επισκευής εκτός προγράμματος που σημαίνει ημέρες εκτός λειτουργίας και κατ’ επέκταση λειτουργίας χωρίς τις απαραίτητες εκτυπώσεις. Όταν την ίδια στιγμή η αγορά νέων σύγχρονων συστημάτων σάρωσης και εκτύπωσης και η δια-σύνδεση τους σε ένα ευρύτερο δίκτυο υποστήριξης της επιχειρηματικής λειτουργίας πρακτικά απαιτεί ένα επιπλέον σύστημα διαχείρισης τους.

Σε αυτό τα MPS πέρα από την μείωση κόστους δίνουν δυνατότητες ελέγχου και monitoring της καθημερινής λειτουργίας και μέσα από αυτή βελτιστοποίησης της απόδοσης συνολικά του δικτύου, πέρα από τις απλές στατιστικές «εκτυπωτές ανά εργαζόμενοι». Από τον απλό προγραμματισμό της αλλαγής ενός tonner μέχρι την ανάδειξη των εκτυπωτών που σηκώνουν μεγαλύτερο βάρος της δουλειάς και τα κενά στο δίκτυο της εκτύπωσης, την εξομάλυνση και επαναπρογραμματισμό και διαμοιρασμό του εκτυπωτικού έργου συνολικά, την ιεράρχηση των εργασιών, τον έλεγχο των ποσοτήτων, αλλά και της ποιότητας που απαιτεί κάθε διαφορετική εκτύπωση, την σταθεροποίηση και τον περιορισμό του κόστους και της ζήτησης ανά είδος εκτύπωσης… ίσως τα δεδομένα που ένα κεντρικά ελεγχόμενο σύστημα διαχείρισης των εκτυπώσεων προσφέρει ακόμα δεν έχουν πλήρως εκτιμηθεί.
Παρόλα αυτά ήδη ο συνδυασμός των συστημάτων διαχείρισης εκτυπώσεων με το data management ενός οργανισμού αλλά και της υπόλοιπης ψηφιακής υποδομής όπως τα συστήματα CRM αυξάνει εκθετικά την αποτελεσματικότητα τους. Σύντομα την ερώτηση «θέλετε εκτύπωση;» που μας απευθύνει κάθε ΑΤΜ τράπεζας εκεί έξω θα έχει απαντήσει το MPS κάθε οργανισμού με τον οποίο αλληλοεπιδρούμε, ρωτώντας αυτόματα το CRM κάθε εταιρίας η οποία στο πελατειακό προφίλ μας έχει συμπεριλάβει αν θέλουμε ή όχι χάρτινο «περίβλημα» των συναλλαγών μας ή της ενημέρωσης μας ή απλά ένα email ή sms.

Πέρα από την εξοικονόμηση: ESG και ασφάλεια
Η νέα δυναμική των MPS συνεχίζει να επεκτείνεται πέρα από την αυστηρά οικονομική διάσταση της διαχείρισης της εκτύπωσης. Σε έναν κόσμο που ανταγωνίζεται για πρόσβαση σε data και τα περιστατικά κυβερνο-ασφάλειας όλο και συχνότερα οι συνθήκες αναγκάζουν διοικήσεις και ΙΤ να θυσιάζουν ευελιξία και budget για να περιχαρακώσουν την περίμετρο ασφαλείας. Σε αυτό τοι περιβάλλον κάθε σημείο όπου τα δεδομένα βγαίνουν από τον έλεγχο αυτό, ακόμα και για να αποτυπωθούν σε μια σελίδα είναι μέρος του προβλήματος ασφαλείας. Όλο και συχνότερα η συνειδητοποίηση ότι και ο τελευταίος απομακρυσμένος εκτυπωτής που μπορεί να αρχίσει ανά πάσα στιγμή να εκτυπώνει σελίδες αυτών των data αποτελεί μια αναλογική κερκόπορτα σε ένα ψηφιακό τείχος, προκύπτει με επώδυνο για τους οργανισμούς τρόπο. Και η συνειδητοποίηση αυτή αποκτά ακόμα μεγαλύτερη βαρύτητα όταν φτάσει στο γεγονός ότι από τη στιγμή που η πληροφορία γίνει αναλογική καθώς αποτυπώθηκε σε ένα κομμάτι χαρτί, παύει να μπορεί και να ιχνηλατηθεί πια ψηφιακά. Η διαχείριση συνολικά της πληροφορίας σε όλο το δίκτυο εκτύπωσης είναι ίσως γι’ αυτό η μόνη λύση. Επιπλέον το monitoring και η ανάλυση των λεπτομερών δεδομένων εκτύπωσης καθιστά επιπλέον όλους τους χρήστες συνυπεύθυνους για την ασφάλεια αυτού του δικτύου και τους εκπαιδεύει σε μια νέα πιο υπεύθυνη χρήση και σε νέες ορθολογικότερες εκτυπωτικές «συμπεριφορές».

Πέρα όμως από την εξοικονόμηση χρήματος και χρόνου και την ασφάλεια δεδομένων η συνολική διαχείριση της εκτύπωσης επιτρέπει την αποτελεσματικότερη επιδίωξη των στόχων της βέλτιστης περιβαλλοντικής λειτουργίας ενός οργανισμού. Η κάθε εκτύπωση μεταφράζεται σε χαρτί, ρεύμα και χημικά. Ο βαθμός αναγκαιότητας της θα κρίνει αν όλα αυτά εξυπηρετούν την επιχειρηματική στρατηγική του οργανισμού ή απλώς προσθέτουν όγκο στην κοντινότερη χωματερή. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός καθώς επεκτείνεται και στο δίκτυο εκτύπωσης δίνει τη δυνατότητα σε έναν ψηφιοποιημένο οργανισμό και προσεγγίσει στρατηγικά τους στόχους εναρμόνισης του με συγκεκριμένες προδιαγραφές λειτουργίας. Και οι MPS δίνουν εκτός από δυνατότητες και τα ψηφιακά εκείνα στοιχεία που μπορούν να αποδείξουν αυτό το βαθμό συμμόρφωσης.

To AI στην υπηρεσία του printer σας και η βόλτα τους στα σύννεφα
Στην εξέλιξη αυτής της εκτύπωσης επιστρατεύονται όλα τα trend της ΙΤ εργαλειοθήκης. Software εφαρμογές βελτιστοποιούν την διαχείριση της εκτύπωσης, εμπλέκοντας τους βασικότερους providers αλλά και κατασκευαστές σε μια διαδικασία ανάπτυξης και εξέλιξης λογισμικού. Όπως και οι παραπάνω έρευνες -ειδικότερα αυτή της Transparency Market Research- καταδεικνύουν σε αυτή ακριβώς την διάσταση των MPS – υπάρχει ακόμα ένα κενό αρκετών κατασκευαστών hardware και system integrators και resellers απέναντι στη ζήτηση για πιο ικανό software διαχείρισης.

Εκεί η ανάπτυξη θα συνεχιστεί χάρη στην επιχειρηματική ευκαιρία που πολλές εταιρείες λογισμικού προσπαθούν να εκμεταλλευτούν. Αναπόφευκτα η ενσωμάτωση ΑΙ εργαλείων σύντομα θα οδηγεί την κούρσα του ανταγωνισμού ανάμεσα σε κατά τα άλλα παραδοσιακούς παίκτες όπως τους κατασκευαστές hardware οι οποίοι ήδη προσπαθούν να προσφέρουν όλο και πιο ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης και υποστήριξης της εκτυπωτικής λειτουργίας. Αυτός ο ανταγωνισμός αλλά κι νέα θεώρηση της διαδικασίας ελέγχου των επιχειρηματικών εκτυπώσεων οδηγεί και σε μέσω cloud ή υβριδική ανάμεσα στο cloud και την on premise λειτουργία ελέγχου διαχείριση των εκτυπώσεων. Αυτή η νέα MPS προσέγγιση δεν είναι μόνο ζήτημα μιας “nice to have” υπηρεσίας, αλλά μια φιλοσοφία λύσεων που απελευθερώνει ώρες και άτομα από το ΙΤ, που έχει σε πιο άμεση προτεραιότητα πιο «καυτά» requests από τον έλεγχο και τα προβλήματα εκτύπωσης. Ειδικά από την στιγμή που η παλινδρόμηση του εργατικού δυναμικού εντός και εκτός γραφείων σε υβριδικό καθεστώς εργασίας ακόμα δεν δίνει ασφαλείς προβλέψεις για τις ανάγκες του κάθε οργανισμού σε εκτυπώσεις.

Ήδη από το 2021 η έκθεση «Worldwide and U.S. Managed Print and Document Services and Basic Print Services Forecast, 2022–2026» της International Data Corporation έχει δείξει την τάση η διαχείριση των εκτυπώσεων να ακολουθεί το σμήνος των υπόλοιπων ΙΤ διεργασιών προς το cloud, μεταμορφωμένη και αυτή πλήρως σε υπηρεσία που χαρακτηριστικά η έρευνα περιγράφει ως «next-gen print infrastructure–as-a-service platform». Μια υπηρεσία που επιτρέπει τη σχέση του οργανισμού με την υποδομή εκτύπωσης να είναι ακόμα και εντελώς συνδρομητική. Και έτσι «ελαστική» και ευέλικτη ώστε να προσαρμόζεται ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού καθώς αυτές εξελίσσονται, χωρίς τις δεσμεύσεις που η αγορά ενός ολόκληρου στόλου από συσκευές συνεπάγεται.

Η ISOMAT ενισχύει τη στρατηγική βιωσιμότητας αξιοποιώντας τα MPS
Iωάννης Μπελούρης, IT Manager της ISOMAT

Tο μέλλον της ασφάλισης επηρεάζεται σημαντικά από την τεχνολογία που μεταμορφώνει τον κλάδο και αναδιαμορφώνει τον τρόπο που λειτουργούμε, αξιολογούμε τον κίνδυνο και αλληλεπιδρούμε με τους πελάτες.

Δίνοντας ιδιαίτερη βαρύτητα στην υιοθέτηση ολοένα και περισσότερων πρακτικών βιώσιμης ανάπτυξης, μεταξύ των οποίων βρίσκονται και διαδικασίες εκσυγχρονισμού πρακτικών του παρελθόντος, βελτιστοποιήσεις στις day-to-day διαδικασίες και εξοικονόμηση στην κατανάλωση πόρων, η ISOMAT έχει επιλέξει τον τελευταίο χρόνο να επενδύσει σε ένα ενοποιημένο σύστημα διαχείρισης εκτυπώσεων. Κύριος στόχος είναι η μέγιστη αποδοτικότητα στο πλαίσιο των απαιτητικών αναγκών μίας αναπτυσσόμενης εταιρείας, συνδέοντας μάλιστα τις ανάγκες του ανθρώπινου δυναμικού στις εγκαταστάσεις που διατηρεί σε Θεσσαλονίκη και Αθήνα.

Σε συνεργασία με την Konica Minolta ως σύμβουλο διαχείρισης, η ISOMAT σήμερα διαθέτει ενοποιημένο σύστημα εκτυπώσεων για Θεσσαλονίκη και Αθήνα, το οποίο συντονίζεται μέσω κεντρικού server και δίνει τη δυνατότητα on demand εκτυπώσεων μέσω 38 εκτυπωτών που διαθέτει και στα δύο της παραρτήματα. Ως επιδραστικότερες λειτουργίες των Managed Print Services (MPS) υπογραμμίζουμε την προστασία του περιβάλλοντος, ως αποτέλεσμα των ελεγχόμενων εκτυπώσεων και της χρήσης χαρτιού και μελανιών ελαχιστοποιώντας τη φύρα, τα χρηματοοικονομικά οφέλη, ως αποτέλεσμα των μειωμένων εξόδων λειτουργίας και διαχείρισης, και το αίσθημα ασφάλειας που ενισχύεται σημαντικά για κάθε χρήστη. Επιπλέον, η μεθοδική καταγραφή δεδομένων δημιουργεί όφελος τόσο στη βελτιστοποίηση των πρακτικών που ακολουθεί μία εταιρεία όπως η ISOMAT, αναφορικά με τις καθημερινές ανάγκες των εργαζομένων και τη ροή των εσωτερικών διαδικασιών της, όσο και στην παρακολούθηση της κατανάλωσης αναλώσιμων, χρήσιμη για τη στρατηγική βιωσιμότητας που ακολουθεί πιστά.

Ως μία εταιρεία πολυεθνικού χαρακτήρα, η ISOMAT καλείται να διαχειριστεί σε καθημερινή βάση ζητήματα που αφορούν την κυβερνοασφάλεια, την οικονομική απόδοση και τη βιώσιμη ανάπτυξη. Η εφαρμογή τεχνολογιών εκτύπωσης όπως τα Managed Print Services (MPS) συμβάλλει σε αξιοσημείωτο ποσοστό στην αποδοτική διαχείριση όλων των παραπάνω, ξεκινώντας από το θέμα της κυβερνοασφάλειας. Λαμβάνοντας υπόψιν τις πολιτικές που ακολουθεί η ISOMAT, όπως για παράδειγμα τη διαχείριση των προσωπικών δεδομένων, η ασφάλεια αποτελεί έναν από τους κυριότερους λόγους επιλογής ενός εγγυημένου συνεργάτη που αναλαμβάνει την ολιστική διαχείριση του συστήματος. Η οικονομική σκοπιά της διαχείρισης αυτής έγκειται στη συνετή κατανάλωση αναλώσιμων, στα ελεγχόμενα λειτουργικά έξοδα των μηχανημάτων και φυσικά στην καλύτερη αξιοποίηση του budget και του ανθρώπινου δυναμικού του τμήματος IT, εφόσον τα κόστη διαχείρισης μειώνονται και προτεραιότητα δίνεται σε σημαντικότερες εργασίες. Ταυτόχρονα, παρατηρείται αυξημένη διαθεσιμότητα των εκτυπωτών, ως προνόμιο του συμβολαίου λειτουργίας και συντήρησης. Τέλος, θέτοντας τη βιωσιμότητα πρωταγωνιστή της στρατηγικής της, η ISOMAT εστιάζει μέσω των MPS στη θέσπιση περαιτέρω πρακτικών εξοικονόμησης, στην αρμονική σύνδεση των δραστηριοτήτων στις δύο εγκαταστάσεις της στην Ελλάδα και στη συγκέντρωση δεδομένων σχετικά με τα χαρακτηριστικά και τις ανάγκες κάθε τμήματος, στον δρόμο προς την ένταξη καινοτόμων μεθόδων εκσυγχρονισμού.

Δεδομένων των νέων συνθηκών που επήλθαν κατά την πανδημία του COVID-19, η καθημερινότητα στο επιχειρηματικό περιβάλλον επηρεάστηκε με τη σειρά της σε σημαντικό βαθμό, φέρνοντας στην επιφάνεια ανάγκες για ψηφιοποίηση πολλών διαδικασιών, μεταξύ των οποίων είναι η ψηφιακή χρήση και διακίνηση εγγράφων, όπως και η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση. Συνυπολογίζοντας πάντα τα δημογραφικά στοιχεία, τους ψυχομετρικούς παράγοντες και τις συνήθειες των εργαζομένων στις μεγάλες ελληνικές επιχειρήσεις, επισημάναμε ότι οι υπηρεσίες των MPS, όπως η ψηφιοποίηση εγγράφων και η γενικότερη έμφαση σε digital περιεχόμενο και λειτουργίες, έχουν τη δυναμική να επικρατήσουν και να αναπτυχθούν ακόμη περισσότερο, ανταποκρινόμενες στη γενική τάση προς ένα paperless περιβάλλον εργασίας… «for a sustainable future»».