Οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜμΕ) όλων των κλάδων, οι οποίες αποτελούν και τη ραχοκοκαλιά της ελληνικής οικονομίας, συνεχίζουν να εξαρτώνται από τις εκτυπώσεις. Η εξάρτησή τους αυτή μπορεί να αποδειχθεί δαπανηρή και αντιπαραγωγική, καθώς πολλές ΜμΕ δεν διαθέτουν τους πόρους ή τον προϋπολογισμό για να διαχειριστούν τις χρονοβόρες διαδικασίες διαχείρισης εκτυπώσεων.

Καθώς όλο και περισσότερες ΜμΕ στρέφονται στις υπηρεσίες cloud και το εργατικό δυναμικό τους γίνεται όλο και πιο mobile, οι εταιρείες αντιμετωπίζουν πιο δεκτικά τις υπηρεσίες διαχείρισης εκτυπώσεων (managed print services MPS). Ένα συμβόλαιο MPS τους παρέχει άλλωστε καλύτερο έλεγχο των δαπανών και αποφόρτιση του IT από εργασίες ρουτίνας. Αν και η αγορά MPS για τις ΜμΕ ωριμάζει όλο και περισσότερο, υπάρχουν ακόμη μεγάλες διακυμάνσεις στο πόσο καλά τα MPS καταφέρνουν την επίτευξη των στόχων τους. Με πολλές ΜμΕ ακόμη στα πρώιμα στάδια του «ταξιδιού» τους, τα MPS έχουν πολύ δρόμο να διανύσουν μέχρι να αποδείξουν τα οφέλη τους.

Οι ΜμΕ δυσκολεύονται να ελέγξουν τις δαπάνες: ο έλεγχος των δαπανών είναι η κυριότερη πρόκληση της διαχείρισης εκτυπώσεων που αντιμετωπίζουν οι ΜμΕ στην Ευρώπη. Παρά τη μεγάλη τους εξάρτηση στις εκτυπώσεις και τα αυξανόμενα κόστη των έγχρωμων εκτυπώσεων, το 70% των ΜμΕ αναφέρουν ότι δεν διαθέτουν τα εργαλεία να ελέγξουν τις εκτυπώσεις τους. Επομένως, αυτή η έλλειψη διορατικότητας οδηγεί σε απότομη αύξηση του κόστους.

Η επιβάρυνση του προσωπικού IT λόγω της διαχείρισης εκτύπωσης αυξάνεται: οι ΜμΕ δεν διαθέτουν απαραίτητα τους πόρους που απαιτούνται για τη διαχείριση των εκτυπώσεων. Σχεδόν τα 3/4 αυτών απασχολούν ένα ή περισσότερα στελέχη της Διεύθυνσης Πληροφορικής για την υποστήριξη των εκτυπώσεων. Κατά μέσο όρο, οι ΜμΕ δηλώνουν ότι αφιερώνουν περίπου το 12% των πόρων του IT στη διαχείριση των εκτυπώσεων, ενώ σχεδόν το 1/3 αναμένει ότι η επιβάρυνση του IT θα αυξηθεί περαιτέρω, ιδιαίτερα στις μικρότερες ΜμΕ.

Η εμπιστοσύνη των ΜμΕ στα MPS αυξάνεται σταθερά: η εμπιστοσύνη των ΜμΕ στα MPS αυξάνεται σταδιακά, με το 50% των τωρινών χρηστών MPS να επεκτείνουν τις δεσμεύσεις τους και το 43% των μη-χρηστών να αναμένουν να επενδύσουν στην πρώτη τους βασική υπηρεσία εκτυπώσεων μέσα στο 2014.

Οι δαπάνες το κορυφαίο κίνητρο: η κυριότερη αιτία μετάβασης στα MPS είναι η μείωση των δαπανών (τόσο για αναλώσιμα όσο και για εξοπλισμό). Πολλές ΜμΕ, βέβαια, ορίζουν ως το μεγαλύτερο κίνητρο την βελτίωση της ασφάλειας των εγγράφων τους, αντικατοπτρίζοντας έτσι την σχετική ωριμότητά τους.

Η υιοθέτηση MPS προωθεί την ικανοποίηση: η απευθείας χρήση MPS σχετίζεται με τα επίπεδα ικανοποίησης γύρω από τη διαχείριση των εκτυπώσεων. Όσοι έχουν ήδη μεταβεί στα MPS παρουσιάζουν υψηλότερα επίπεδα ικανοποίησης στον τομέα αυτό σε σχέση με αυτούς που δεν τα χρησιμοποιούν. Τα επίπεδα αυτά ενισχύονται ακόμη περισσότερο από την χρήση άλλων υπηρεσιών (mobility, ασφάλεια εγγράφων και ροές εργασίας), καθώς οι ΜμΕ προσπαθούν να προωθήσουν την επιχειρηματική αξία μέσω των συμβολαίων MPS.

Τα MPS δεν ανταποκρίνονται στις «κοστολογικές» προσδοκίες: Τα MPS αποτυγχάνουν, μερικές φορές, να ανταποκριθούν στις προσδοκίες των εταιρειών/χρηστών όσον αφορά στις δαπάνες. Αυτό οφείλεται κυρίως στο ότι η πλειοψηφία των ΜμΕ βρίσκονται ακόμη στα πρώιμα στάδια του «ταξιδιού» στα MPS. Αν και οι «πλήρεις» χρήστες των MPS βαθμολογούν την επιτυχία στην εξοικονόμηση κόστους υψηλότερα από τους βασικούς χρήστες MPS, υπάρχει ακόμη περιθώρια βελτίωσης. Επομένως, οι ΜμΕ αναφέρουν ότι η βελτιωμένη διορατικότητα σε δαπάνες και χρήση αποτελούν τον κορυφαίο τομέα όπου παρουσιάζεται βελτίωση από τη χρήση MPS.

Η έλλειψη γνώσης αναστέλλει την ανάπτυξη: το μεγαλύτερο εμπόδιο στην υιοθέτηση MPS είναι η άποψη ότι ένα συμβόλαιο MPS θα είναι πιο δαπανηρό από την εσωτερική διαχείριση των εκτυπώσεων, ενώ ακολουθεί η έλλειψη σαφήνειας σχετικά με τα κοστολογικά οφέλη των MPS. Τόσο οι πάροχοι όσο και οι συνεργάτες έχουν έναν σημαντικό ρόλο στο να βοηθήσουν τους χρήστες να προσπεράσουν την αντίληψη αυτή, ενώ και οι δύο χρειάζεται να περάσουν το μήνυμα αυτό και να ανταποκριθούν στις προσδοκίες.

Λύσεις MPS για κάθε ανάγκη
Πολλές ΜμΕ αυτή τη στιγμή χρησιμοποιούν ή σχεδιάζουν να χρησιμοποιήσουν λογισμικό για να ενισχύσουν την αποδοτικότητα. Τα προϊόντα αυτά κατηγοριοποιούνται ως εξής:

  • Mobile εκτύπωση: η δυνατότητα των εργαζομένων να εκτυπώνουν με ασφάλεια και αξιοπιστία, απευθείας από το smartphone ή το tablet τους. Αυτή η λύση ενισχύει την παραγωγικότητα, παρέχοντας τις ίδιες εκτυπωτικές δυνατότητες που ήδη γνωρίζουν από τις desktop εκτυπώσεις.
  • Ασφαλής εκτύπωση: οι εκτυπωτές που ανήκουν στο δίκτυο και οι πολύ-λειτουργικοί εκτυπωτές έχουν τα ίδια τρωτά σημεία αναφορικά με την ασφάλεια όπως και οποιαδήποτε άλλη συσκευή IT που ανήκει στο δίκτυο. Μέσω ασφαλών εκτυπωτικών εργαλείων, όπως το pull printing όπου τα έγγραφα «απελευθερώνονται» για εκτύπωση μετά την πιστοποίηση του χρήστη, οι ΜμΕ μπορούν να αυξήσουν την ασφάλεια των εγγράφων ενώ ταυτόχρονα ελαχιστοποιούν την σπατάλη χαρτιού, καθώς περιορίζονται οι περιττές εκτυπώσεις. Η χρήση εργαλείων ασφαλούς εκτύπωσης μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την παραγωγικότητα των χρηστών, καθώς και να μειώσει τις σπατάλες. Το enterprise mobility υποστηρίζεται από τη δυνατότητα να «απελευθερώνονται» οι εκτυπώσεις σε οποιονδήποτε πολύ-λειτουργικό εκτυπωτή στο εταιρικό δίκτυο, ενώ περιορίζεται η ανεπιθύμητη εκτύπωση.
  • Ροή εργασίας εγγράφων: με τις επιχειρήσεις να τονίζουν την ανάγκη μείωσης της κατανάλωσης χαρτιού ως βασική ανησυχία, πολλές ψηφιοποιούν τις διαδικασίες τους. Χρησιμοποιώντας εργαλεία διαχείρισης της ροής εργασίας των εγγράφων που δίνουν τη δυνατότητα «σκαναρίσματος» απευθείας από έναν πολύ-λειτουργικό εκτυπωτή στο cloud, ή μέσω ενός συστήματος διαχείρισης επιχειρησιακού περιεχομένου, οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν έναν τέτοιο εκτυπωτή ως κομβικό σημείο επεξεργασίας των εγγράφων.

Tα MPS είναι μια αποδοτική πλατφόρμα για τις επιχειρήσεις που αναζητούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα και να βελτιώσουν τη διαχείριση κόστους. Όντως, οι χρήστες MPS είναι πιο πιθανό να έχουν αναγνωρίσει την αξία ανάλογων εργαλείων. Η μεγάλη πιθανότητα αγοράς μιας τέτοιας λύσης διαχείρισης εγγράφων και εκτυπώσεων αντιπροσωπεύει μια σημαντική ευκαιρία για τους οργανισμούς να εμπλακούν με τις προοπτικές των MPS, αφού κατανοήσουν πλήρως τα οφέλη τους αναφορικά με την αύξηση της επιχειρηματικής αξίας σε σχέση με τα τωρινά τους συμβόλαια.