Οι λύσεις MPS αποτελούν, πλέον, μονόδρομο για κάθε οργανισμό. Αυτό το έχουν συνειδητοποιήσει οι ελληνικές επιχειρήσεις, οι οποίες μέσω των συμβολαίων MPS που έχουν συνάψει επιτυγχάνουν σημαντική μείωση του κόστους, καλύτερη διαχείριση των εκτυπωτικών συσκευών και αύξηση της παραγωγικότητάς τους. Ωστόσο, κάθε συμβόλαιο MPS δεν είναι το ίδιο, ενώ κρύβει σημαντικές λεπτομέρειες στα ...ψιλά γράμματα.

Ολο και περισσότερες επιχειρήσεις αντιλαμβάνονται τα σημαντικά οφέλη των Managed Print Services (MPS) και τα υιοθετούν. Τα MPS εκφράζουν τη στρατηγική ανάλυσης και διαχείρισης των εκτυπωτικών συσκευών μέσα σε έναν οργανισμό με σημαντικότερα μακροπρόθεσμα οφέλη την αύξηση της παραγωγικότητας, τη μείωση του λειτουργικού κόστους και την ενίσχυση του περιβαλλοντικού χαρακτήρα της επιχείρησης.

Τα Managed Print Services αποτελούν μια κεντροποιημένη, στρατηγική προσέγγιση, που συνοδεύεται από μια σωστά μελετημένη εκτίμηση του κόστους, των όγκων εκτυπώσεων, των αναγκών τεχνικής υποστήριξης και της προσπάθειας που πρέπει να καταβάλλουν οι εργαζόμενοι για μια εκτυπωτική εργασία. Μέσα από μια τέτοια μελέτη οι εταιρείες μπορούν να αντιληφθούν ότι μπορούν να μειώσουν τον αριθμό των εκτυπωτικών τους συστημάτων στο δίκτυο, μειώνοντας το κόστος συντήρησης και αναλωσίμων, βελτιστοποιώντας, παράλληλα, τα συμβόλαια συντήρησης και υποστήριξης.

Χάραξη στρατηγικής
Για την επιτυχία ενός project MPS καίριο λόγο παίζει η χάραξη της σωστής στρατηγικής. Σε αυτό μπορούν να βοηθήσουν τα παρακάτω metrics:

  • Χρήση. Εκτίμηση του πόσο συχνά και σε ποιο βαθμό χρησιμοποιούνται οι εκτυπωτικές συσκευές.
  • Κατηγοριοποίηση. Ανάλυση της κατηγορίας των συσκευών που χρησιμοποιούνται (αν είναι αναλογικές ή ψηφιακές, αν μπορούν να συνδεθούν στο δίκτυο ή όχι, αν τυπώνουν έγχρωμα ή ασπρόμαυρα κ.λπ.).
  • Συντήρηση και downtime. Πόσο κοστίζει η συντήρηση- υποστήριξη των εκτυπωτικών συσκευών, αλλά και τι αντίκτυπο έχει στη λειτουργία της επιχείρησης το downtime τους; Πόσο γρήγορα ανταποκρίνεται η εταιρεία που παρέχει τα MPS σε κλήσεις βλαβών;
  • Αναλώσιμα. Σε αντίθεση με τη χρήση των συσκευών, η οποία εκτιμάται δύσκολα, η μέτρηση των αναλωσίμων και της κατανάλωσής τους μπορεί να εκτιμηθεί πολύ πιο εύκολα.
  • Τύπος εκτυπώσεων. Η εκτίμηση του τύπου των εκτυπώσεων (για παράδειγμα, πόσες είναι έγχρωμες ή ασπρόμαυρες κ.λπ.) μπορεί να βοηθήσει σημαντικά στη βελτιστοποίηση τους.
  • Διαστήματα μέγιστης ζήτησης. Πρόκειται για μια παράμετρο που δεν μπορεί να εκτιμηθεί μέσα από τις μηνιαίες μετρήσεις εκτυπώσεων. Η σωστή εκτίμησή της μπορεί να βοηθήσει σε μια αποτελεσματικότερη υλοποίηση του συστήματος MPS.
  • Αποψη χρηστών. Οι απόψεις των χρηστών μιας λύση MPS μπορούν να προσφέρουν χρήσιμες πληροφορίες και να βοηθήσουν, ώστε να γίνουν σημαντικές προσαρμογές και βελτιώσεις.

Η προσεκτική εξέταση όλων των παραπάνω metrics μπορεί να οδηγήσει σε μια καλύτερη κατανόηση των αναγκών και απαιτήσεων και κατ΄ επέκταση στη χάραξη μιας αποτελεσματικότερης στρατηγικής MPS. Αλλωστε, ένας σημαντικός παράγοντας επιτυχίας για μια λύση MPS είναι η προθυμία και η δυνατότητα ρύθμισης του εκτυπωτικού περιβάλλοντος για να αντισταθμιστούν οι αναποτελεσματικότητες του συστήματος και να προσαρμοστεί αυτό στις μεταβαλλόμενες ανάγκες των τελικών χρηστών.

Προεργασία
Για την επιτυχή εφαρμογή μιας λύσης MPS δεν αρκεί η στρατηγική από μόνη της. Θα πρέπει, να γίνει μια προεργασία, ήτοι μια αναλυτική μελέτη του εκτυπωτικού περιβάλλοντος. Στη μελέτη θα διαπιστωθεί, επίσης, αν πρέπει να προχωρήσει η εφαρμογή μιας λύσης MPS – όχι γιατί δεν έχει οφέλη, αλλά γιατί τα κέρδη μπορεί να είναι τέτοια, ώστε να μην δικαιολογούν την ανάπτυξη μιας λύσης MPS. Εκτός από τα στατιστικά και τεχνικά στοιχεία για τον υπάρχοντα εξοπλισμό, η μελέτη πρέπει να καταλήγει σε συγκεκριμένα οικονομικά συμπεράσματα, καταγράφοντας τα έξοδα και την κατανομή τους.

Σε αυτό το στάδιο είναι καθοριστική η συμμετοχή της εταιρείας για την οποία σχεδιάζεται η λύση MPS, καθώς αυτή θα πρέπει να δώσει τη σωστή πληροφόρηση (κάνοντας, για παράδειγμα, μια πλήρη ανάλυση των υφιστάμενων πραγματικών εκτυπωτικών εξόδων) στους μελετητές. Χρειάζεται, επίσης, να υπάρχει μια ενημέρωση του προσωπικού πριν την επίσκεψη των ερευνητών στην εταιρεία, ώστε να υπάρχει θετική προδιάθεση απέναντί τους και προθυμία απάντησης στα ερωτήματα που θα θέσουν. Είναι σημαντικό, επίσης, να καταγραφούν από τους ερευνητές όλες οι ειδικές ανάγκες και απαιτήσεις που έχει το κάθε τμήμα – χωρίς να σημαίνει υποχρεωτικά ότι αυτές θα πραγματοποιηθούν. Η προεργασία είναι καθοριστική για την ποιότητα της μελέτης που θα ακολουθήσει.

Αξιολογώντας μια λύση MPS
Σημαντικό ρολό για την άρτια εφαρμογή μιας λύσης MPS παίζει ο συνεργάτης που θα την υλοποιήσει, όπως και το συμβόλαιο που θα υπογραφεί. Σίγουρα, υπάρχουν πολλοί integrators λύσεων MPS στην αγορά, ωστόσο οι περισσότεροι από αυτούς έχουν μια τάση να εστιάζουν μόνο στη μείωση του κόστους που επιτυγχάνεται μέσω των MPS. Φυσικά, δεν είναι το κόστος το μόνο πράγμα που παίζει ρόλο. Η αρτιότητα μιας λύσης MPS εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τις τακτικές που ακολουθούν οι υλοποιητές της. Η εγκατάσταση, για παράδειγμα, ενός ειδικού προγράμματος που θα διενεργεί αυτόματες απομακρυσμένες μετρήσεις σε καμία περίπτωση δεν εγγυάται την επιτυχία της λύσης (αν και συμπεριλαμβάνεται στα προαπαιτούμενα).

Θα πρέπει να ληφθούν υπόψη όλοι οι επιπλέον παράγοντες που δεν μπορούν να αξιολογηθούν από ένα τέτοιο λογισμικό, όπως είναι η καταγραφή της δραστηριότητας των μη δικτυακών εκτυπωτών, η χωροταξία όλων των εκτυπωτικών συστημάτων, οι ειδικές απαιτήσεις των χρηστών και των επιμέρους τμημάτων της εταιρείας Σε αυτό βοηθάνε οι επιτόπου επισκέψεις στελεχών του υλοποιητή στους χώρους της εταιρείας που θα εφαρμοστεί η λύση MPS. Στελέχη, τα οποία θα πρέπει να κριθούν και να αξιολογηθούν.

Για παράδειγμα, κατανοούν τις επιχειρησιακές ανάγκες και τους στόχους του έργου; Διερευνούν τις ειδικές ανάγκες κάθε τμήματος; Οσο πιο σωστά ολοκληρώσουν το έργο τους τα στελέχη του υλοποιητή, τόσο αυξάνεται η πιθανότητα να σχηματιστεί μια άρτια μελέτη (και αυτή πρέπει να ελεγχθεί για την ορθότητά της), η οποία θα οδηγήσει σε μια σωστή εφαρμογή της λύσης MPS. Ενα ακόμα πράγμα που πρέπει να προσεχθεί κατά την επιλογή μιας λύσης MPS είναι να γίνει μια αξιολόγηση του υλοποιητή της.

Αυτός θα πρέπει να έχει τις συστάσεις που χρειάζονται για την υλοποίηση ενός τέτοιου έργου, να διαθέτει ένα μεγάλο πελατολόγιο και καλό όνομα στην αγορά και φυσικά να είναι σε θέση ώστε να μπορεί να κάνει επίδειξη των λύσεων MPS που έχει υλοποιήσει ήδη. Φυσικά, σε όλα τα παραπάνω πρέπει να συνυπολογιστεί και το κόστος. Αφού συγκεντρωθούν όλες οι απαραίτητες πληροφορίες, μπορεί στη συνέχεια να γίνει μια συγκριτική αξιολόγηση όλων των υποψήφιων vendors, ώστε να επιλεγεί ο καλύτερος για την εκάστοτε περίπτωση.


Στρατηγικές για την ανανέωση ενός συμβολαίου MPS
Συνήθως, τα μεγάλα συμβόλαια του ΙΤ, όπως είναι αυτά που αφορούν τα Managed Print Services (MPS), ανανεώνονται ανά 3-5 χρόνια. Τι πρέπει να προσέξει, λοιπόν, η Διεύθυνση Πληροφορικής όταν κληθεί να ανανεώσει ένα συμβόλαιο MPS; Χρειάζεται να ξεκινήσει από την αρχή με τη συγκριτική αξιολόγηση και να διεκδικήσει άμεσα περισσότερα πράγματα ή θα ήταν καλύτερο να κάτσει στο ίδιο τραπέζι με τον υλοποιητή της λύσης MPS, για να επανεξετάσουν μαζί το σύνολο του μοντέλου παροχής υπηρεσιών; Οι σκληρές διαπραγματεύσεις δεν μπορούν να λείπουν από κανένα επιχειρηματικό περιβάλλον, ωστόσο όταν έχουμε να κάνουμε με την παροχή κρίσιμων υπηρεσιών ΙΤ, τότε μάλλον οι “win-to-win” σχέσεις αποδίδουν καλύτερα.

Αναμφίβολα ο κάθε CIO θέλει να συνάψει την καλύτερη δυνατή συμφωνία για την εταιρεία του, ωστόσο από την άλλη σίγουρα δεν θα ήθελε να χαλάσει τις μακροχρόνιες σχέσεις συνεργασίας που έχει κτίσει με έναν vendor. Αν το ΙΤ επιχειρήσει να πιέσει πολύ τον πάροχο υπηρεσιών MPS απαιτώντας, για παράδειγμα, απίστευτες τιμές και πολύ περισσότερες παροχές, τότε η κατάσταση μπορεί να γίνει μπούμερανκ και να φέρει τα αντίθετα αποτελέσματα από τα επιθυμητά, μειώνοντας αισθητά την ποιότητα και την αποτελεσματικότητα της λύσης MPS. Είναι σημαντικό να υπάρχει μια αλληλοκατανόηση ανάμεσα στα δύο μέρη, να καθίσουν στα ίδιο τραπέζι και να επαδιαπραγματευτούν την ανανέωση του συμβολαίου, παρά να υπάρχει μια χρονοβόρα διαμάχη για το ποιος έχει δίκιο και ποιοι όροι είναι οι καλύτεροι για την κάθε πλευρά.

Οι μονομερείς απαιτήσεις αν και μπορούν να προσφέρουν βραχυπρόθεσμα την ψευδαίσθηση της επιτυχίας, μακροπρόθεσμα μπορεί να οδηγήσουν σε αρνητικά αποτελέσματα. Γενικά, οι vendors παίζουν καλύτερα το παιχνίδι της διαπραγμάτευσης, με αποτέλεσμα συχνά να μπορούν να παίρνουν πίσω μακροπρόθεσμα τις όποιες παροχές κάνουν, χωρίς να σημαίνει ότι αυτό είναι κακό κατ΄ ανάγκη. Αρκετές φορές αποδίδει καλύτερα η επανεξέταση του μοντέλου παροχής υπηρεσιών. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να δημιουργήσει νέες ευκαιρίες για βελτίωση της απόδοσης των υπηρεσιών, να οδηγήσει σε μια καλύτερη τιμολόγηση τους και σε πολύ αποτελεσματικές μειώσεις του εκτυπωτικού κόστους. Αναλυτικότερα:

Αποδοτικότητα: Αρκετά συμβόλαια δεν δίνουν στους vendors κίνητρο για να επενδύσουν στη βελτίωση των υπηρεσιών που προσφέρουν. Ετσι, με το να ρίχνει ο CIO στο τραπέζι των διαπραγματεύσεων το θέμα της αποδοτικότητας, δίνεται η ευκαιρία και στα δύο συμβαλλόμενα μέρη να δουν τι μπορούν να κάνουν για να μειώσουν το συνολικό κόστος της λύσης. Οι προμηθευτές θα αποδεχθούν τις μειώσεις στα ακαθάριστα έσοδα τους, αν καταλάβουν ότι μέσω της βελτίωσης της αποδοτικότητας της λύσης τους μπορούν να αυξήσουν τα κέρδη τους.

Διαχείριση ζήτησης. Οι προμηθευτές δεν έχουν εν γένει κανένα κίνητρο, ώστε να βοηθήσουν τους πελάτες τους να μειώσουν τη ζήτηση των υπηρεσιών τους. Ωστόσο, το να σκέφτεται κανείς “out of the box” βοηθώντας τους πελάτες του να μειώσουν τη ζήτηση στις υπηρεσίες τους μπορεί, τελικά, να επωφεληθεί (κερδίζοντας τόσο την εμπιστοσύνη τους, αλλά και απελευθερώνοντας πόρους, προσφέροντας καλύτερες υπηρεσίες).

Αν και υπάρχουν πολλοί παράμετροι που θα πρέπει να λάβει κανείς υπόψη όταν διαπραγματεύεται ένα συμβόλαιο MPS, ανάμεσα στους πιο σημαντικούς περιλαμβάνονται το επίπεδο των παρεχόμενων υπηρεσιών, ο χρόνος παροχής τους, η τιμολόγησή και η ομαδοποίησή των υπηρεσιών και συσκευών. Αν, λοιπόν, η Διεύθυνση Πληροφορικής υποχρεώσει τον vendor να υποχωρήσει σε κάποιους σημαντικούς παράγοντες, τότε καλό είναι να κάνει υποχωρήσεις σε κάποιους άλλους. Ανεξάρτητα από το πόσο καλή συμφωνία πιστεύει ο CIO ότι κάνει για την εταιρεία του, αυτή θα πρέπει να είναι βιώσιμη και για τον vendor. Αλλιώς δεν θα προχωρήσει.

Tips επιλογής MPS
Οταν ένας CIO κληθεί να επιλέξει μια λύση MPS θα βρεθεί μπροστά σε μια πληθώρα από διαφορετικά πακέτα που φέρουν αυτή την ετικέτα. Αυτό δυσκολεύει αρκετά την τελική απόφασή του και κάνει περισσότερο σύνθετη την επιλογή μιας λύσης MPS. Ωστόσο, υπάρχουν μερικά βασικά πράγματα που αν τα προσέξει κανείς η επιλογή μιας λύσης MPS μπορεί να απλοποιηθεί σημαντικά.

Πλήρη καταγραφή και αποτύπωση της υφιστάμενης κατάστασης. Ενας σωστός πάροχος υπηρεσιών MPS θα διεξαγάγει ελέγχους των εκτυπωτών, της λειτουργίας και χρήσης τους, ώστε να εκτιμήσει τον όγκο εκτυπώσεων που παράγεται από κάθε συσκευή. Σε αυτούς τους ελέγχους θα περιλαμβάνεται μια εκτίμηση του κόστους και του περιβαλλοντικού αποτυπώματος των συσκευών. Ο vendor που θα αναλάβει την υλοποίηση του έργου MPS οφείλει να κάνει μια λεπτομερή αναφορά της υφιστάμενης κατάστασης και να προτείνει μια στρατηγική για την υποστήριξη των συσκευών και τη βελτίωση του κόστους, της αποδοτικότητας και της αειφορίας των εκτυπωτικών συστημάτων.

Ενας καλός πάροχος υπηρεσιών MPS θα προτείνει, επίσης, μια «εξισορροπημένη ανάπτυξη», η οποία θα λαμβάνει υπόψη τις ανάγκες της εταιρείας για την ασφάλεια και την ποιότητα των εγγράφων, όπως και την ευχρηστία των εκτυπώσεων. Είναι καλύτερο να προτιμά κανείς υλοποιητές που αναπτύσσουν ένα πλάνο για το «συμμάζεμα» όλων των συσκευών εκτύπωσης και την αντικατάστασή τους από ένα μικρότερο στόλο συσκευών, περισσότερο στρατηγικά τοποθετημένων μέσα στην επιχείρηση.

Με αυτόν τον τρόπο θα προκληθεί μια σημαντική μείωση του κόστους – αλλά δεν είναι αυτό το μοναδικό όφελος. Μια περισσότερο στρατηγική τοποθέτηση των εκτυπωτικών συσκευών μέσα στην εταιρεία μπορεί να επηρεάσει θετικά και την παραγωγικότητα των υπαλλήλων.

Το μυστικό βρίσκεται στο λογισμικό. Απαξ και εγκατασταθεί μια λύση MPS δεν θα χρειάζεται να γίνει ξανά παραγγελία του toner. Ενας καλός υλοποιητής θα έχει φροντίσει ώστε οι εκτυπωτικές συσκευές να τον ενημερώνουν αυτόματα όταν προκύψει κάποιο πρόβλημα ή χρειαστεί να γίνει μια συντήρηση ρουτίνας. Ιδανικά, ένας τεχνικός του υλοποιητή θα καλέσει την εταιρεία και θα την ενημερώσει για το πρόβλημα, πριν η Διεύθυνση Πληροφορικής αντιληφθεί ότι κάτι δεν πάει καλά στο στόλο των εκτυπωτών της εταιρείας.

Ολα σε ένα. Ενα σημαντικό πλεονέκτημα των MPS είναι το απλοποιημένο billing. Μια σωστά υλοποιημένη λύση θα φροντίζει ώστε να μην κόβονται τιμολόγια για κάθε εργασία συντήρησης ή υποστήριξης, αλλά να γίνεται μια φορά κοστολόγηση για όλα.

Πλήρης έλεγχος. Μια αποτελεσματική λύση Managed Print Service προσφέρει συσκευές, οι οποίες ενσωματώνουν εξειδικευμένο software, που παρακολουθεί και αναφέρει κάθε δραστηριότητα εκτύπωσης. Σε ένα πιο προχωρημένο επίπεδο αυτό το λογισμικό μπορεί να προσφέρει λειτουργίες πιστοποίησης και ελέγχου, για την ελαχιστοποίηση του κόστους.

Προσοχή στα ψιλά γράμματα. Δεν είναι ηθικό, αλλά δεν είναι απίθανο να συμβεί: κάποιοι πάροχοι υπηρεσιών MPS χρησιμοποιούν μεταχειρισμένες συσκευές και επαναγεμισμένα toner, τα οποία και προωθούν ως ολοκαίνουργα στους πελάτες τους. Χρειάζεται, λοιπόν, να δοθεί η δέουσα προσοχή ώστε να μην συμβεί αυτό και να διασφαλιστεί από το ΙΤ ότι πληρώνει γι’ αυτό που παίρνει. Είναι σημαντικό, λοιπόν, πριν προχωρήσει μια Διεύθυνση Πληροφορικής στην υλοποίηση μιας λύσης MPS να διαβάσει τα ψιλά γράμματα και να κατανοήσει πλήρως τι πληρώνει και τι παίρνει – διότι αν πέσουν οι υπογραφές, ενδέχεται να χρειαστεί να πληρώσει έξτρα για τις ρήτρες που ενδεχόμενα έχουν μπει στο συμβόλαιο MPS.

Tα πλεονεκτήματα των MPS

  • Σημαντική μείωση του κόστους των εκτυπώσεων και σαφής αποτύπωσή του, τόσο συνολικά όσο και ανά τμήμα.
  • Βελτίωση στη διαχείριση του εκτυπωτικού εξοπλισμού
  • Αυτοματοποίηση παραγγελίας αναλωσίμων και συντήρησης
  • Εκτυπώσεις με υψηλότερα επίπεδα ασφαλείας
  • Καλύτερη εκμετάλλευση και στρατηγικότερη τοποθέτηση του στόλου εκτυπωτών μέσα σε μια επιχείρηση
  • Προστασία του περιβάλλοντος
  • Καλύτερη οργάνωση των εκτυπωτικών συστημάτων και αύξηση της παραγωγικότητας

ΜPS ναι, αλλά με το σωστό τρόπο

Ο Αγγελος Στεφάνου, IT Supervisor της Intersport Athletics S.A., αποκαλύπτει στο netweek τα μυστικά μιας σωστής υλοποίησης MPS, επισημαίνοντας, παράλληλα, τα σημεία που πρέπει να προσέξει ένας Διευθυντής Πληροφορικής πριν ανανεώσει ένα συμβόλαιο MPS.

netweek: Ποια είναι τα κυριότερα σημεία που ένας Διευθυντής Πληροφορικής χρειάζεται να προσέξει πριν προχωρήσει στην επιλογή μιας λύσης MPS;

Αγγελος Στεφάνου: Καταρχάς, χρειάζεται να επιλέξει το σωστό συνεργάτη που θα «τρέξει» το MPS project – καλό είναι να επιλέξει ένα συνεργάτη με μεγάλη εμπειρία στο χώρο. Βέβαια αν η λύση που θα του προτείνει ο συνεργάτης δεν είναι η πιο καλή (σε σχέση με τον ανταγωνισμό), τότε θα χρειαστεί να «ρισκάρει» με νέους πιθανούς συνεργάτες στον χώρο του MPS. Επίσης, η σωστή επιλογή των συσκευών είναι ένα στοιχείο, στο οποίο πρέπει να δώσει μεγάλη βαρύτητα. Η ομοιογένεια στο σύνολο της λύσης, η διαθεσιμότητα αναλωσίμων και ανταλλακτικών, όπως και τα πιθανά προβλήματα θα πρέπει να εξεταστούν εξονυχιστικά πριν την τελική επιλογή, διότι οι εκπλήξεις καραδοκούν και μπορεί να είναι δυσάρεστες.

netweek: Τι οφέλη έχει αποκομίσει η επιχείρησή σας από τη λύση MPS που έχετε επιλέξει;

Αγγελος Στεφάνου: Στην Intersport Athletics Α.Ε.Ε. το πρώτο σημαντικό όφελος που αποκομίσαμε είναι η μείωση της προσπάθειας που πρέπει να καταβάλει η Διεύθυνση Πληροφορικής για την υποστήριξη. Η προμήθεια και η διαχείριση του hardware και των αναλωσίμων των εκτυπωτών ήταν ο καθημερινός «βραχνάς» για τη Δ/νση Πληροφορικής, μιας και στις μέρες μας οι ανθρώπινοι πόροι είναι περιορισμένοι. Σε διαφορετική περίπτωση θα έπρεπε να αυξήσουμε το προσωπικό στο τμήμα μας, ώστε να έχουμε το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Η αμεσότητα στην απόκριση και η γρηγορότερη επισκευή βλαβών είναι ένα πολύ μεγάλο όφελος, το οποίο δύσκολα μετριέται. Οταν, όμως, το μετρήσαμε διαπιστώσαμε πως ειδικά σε εταιρείες με το δικό μας δίκτυο καταστημάτων, αποτελεί ένα σημαντικό παράγοντας για την ομαλή λειτουργία των καταστημάτων. Δύο ακόμα οφέλη είναι η μείωση κόστους εκτύπωσης και η συγκεντρωτική διαχείριση του hardware. Η μείωση του κόστους εκτύπωσης με τη χρήση MPS για το πρώτο έτος του project ανήλθε στο 15%. Η συγκεντρωτική διαχείριση του «στόλου» εκτυπωτών μείωσε σημαντικά τις ώρες υποστήριξης που δαπανούνται σε οποιαδήποτε μαζική επέμβαση που απαιτείται. Η εύκολη εξαγωγή στατιστικών στοιχείων που πλέον συγκεντρώνουμε και αφορούν χρήση και προβλήματα βοηθούν αρκετά στην καλύτερη λήψη αποφάσεων σχετικά με αυτή τη λύση.

netweek: Οταν ένας Διευθυντής Πληροφορικής κληθεί να ανανεώσει το συμβόλαιο MPS που έχει συνάψει ήδη, ποια πιστεύετε ότι είναι εκείνα τα σημεία που πρέπει να προσέξει;

Αγγελος Στεφάνου: Θα πρέπει να προσέξει αν όντως (το τελικό έξοδο στο σύνολο των ετών του συμβολαίου) υπήρξε άμεση μείωση κόστους. Να εξετάσει αν η υποστήριξη από πλευράς του συνεργάτη που «έτρεξε» το MPS ήταν το αναμενόμενο του συμφωνηθέν. Να προσέξει να διορθώσει στο νέο συμβόλαιο τυχόν πράγματα που του έχουν «ξεφύγει» από το προηγούμενο συμβόλαιο υποστήριξης και να υπολογίσει τις μελλοντικές ανάγκες του. Για παράδειγμα, ένα συμβόλαιο προ 3ετίας κάλυπτε διαφορετικές ανάγκες και δύσκολα θα του καλύπτει σήμερα όλες τις ανάγκες για έξι χρόνια μετά (λήξη του επόμενου συμβολαίου).

Θα πρότεινα στο νέο συμβόλαιο να προμηθευτεί νέο εξοπλισμό, διότι όσο καλό και να είναι το service και όσο αξιόπιστος κι αν είναι ο εξοπλισμός, ο τελευταίος θα «κουβαλάει» ήδη μία 3ετία και τα προβλήματα θα εμφανίζονται συχνότερα στα επόμενα τρία έτη. Η πιθανότητα του να χάσεις χρήματα (τζίρο) με το μεγαλύτερο down-time που πιθανόν θα προκύψει είναι αρκετά μεγαλύτερη όταν χρησιμοποιείς παλαιότερο εξοπλισμό.


Εκτυπώσεις υπό έλεγχο

O Φώτης Πετρίδης, IT Operations Manager της AB Βασιλόπουλος, μιλάει στο netweek για τα σημαντικότερα χαρακτηριστικά μιας λύσης MPS, αλλά και για τα σημεία που πρέπει να προσέξει η Διεύθυνση Πληροφορικής, όταν κληθεί να ανανεώσει ένα συμβόλαιο MPS.

netweek: Ποια είναι τα κυριότερα σημεία που χρειάζεται να προσέξει κανείς πριν προχωρήσει στην επιλογή μιας λύσης MPS; Τι πιστεύετε ότι θα πρέπει, επίσης, να προσέξει η Διεύθυνση Πληροφορικής μιας εταιρείας κατά την ανανέωση ενός συμβολαίου MPS;

Φώτης Πετρίδης: Η επιλογή μιας λύσης MPS αποτελεί γενικά μια σύνθετη διαδικασία, καθώς εμπλέκει, άμεσα ή έμμεσα, τις πολλές και διαφορετικές διευθύνσεις μιας εταιρείας. Καταρχάς, χρειάζεται η στήριξη από το executive management (για να αποφευχθούν οι όποιες διαφωνίες), η συμμετοχή από το indirect procurement, όπως και από το τμήμα HR. Oσον αφορά το τεχνικό μέρος, το προαπαιτούμενο είναι να υπάρχει η λεπτομερής αποτύπωση της υπάρχουσας κατάστασης. Αυτή η αποτύπωση αποτελεί τη βάση πάνω στην όποια θα στηριχτούν οι επιμέρους προτάσεις από τους διαφόρους προμηθευτές MPS.

Οσον αφορά τα κριτήρια επιλογής προμηθευτή λύσης MPS δίνουμε βαρύτητα στη λύση καθαυτή, αλλά και στην επίδραση που έχει στη μείωση του συνολικού κόστους εκτύπωσης. Επιπλέον, χρειάζεται να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στους συμβατικούς όρους συνεργασίας όπως διατυπώνονται στα Service Level Agreements (SLAs), καθώς, στην προκειμένη περίπτωση, μια τρίτη εταιρεία προσφέρει υποστήριξη σε εταιρικούς χρήστες και το ΙΤ καλείται, στις περισσότερες των περιπτώσεων, να ελέγχει τη σωστή λειτουργία της συγκεκριμένης λύσης.

Τέλος, η θέση του προμηθευτή στη συγκεκριμένη αγορά (MPS) έχει μεγάλη σημασία , ιδιαίτερα κατά τη συγκεκριμένη οικονομική περίοδο. Η διαχείριση του συγκεκριμένου τύπου σύμβασης (MPS) αποτελεί μια κυκλική διαδικασία: σύναψη σύμβασης-εκτέλεση/παρακολούθηση- διαδικασία ανανέωσης. Χρειάζεται να δοθεί προσοχή στο χρόνο εκκίνησης της διαδικασίας ανανέωσης της σύμβασης, ώστε να αποτιμηθούν σωστά τα όποια προβλήματα συνεργασίας υπάρχουν και να αποφευχθούν βεβιασμένες κινήσεις της τελευταίας στιγμής

netweek: Πόσο σημαντικό θεωρείτε να μην αλλάξετε πάροχο λύσης MPS; Σε ποια περίπτωση, ωστόσο, θα σκεφτόσασταν να αλλάξετε πάροχο λύσης MPS;

Φώτης Πετρίδης: Θεωρούμε αρκετά «επίπονη» τη διαδικασία αλλαγής παρόχου MPS. Ειδικά στο χώρο του retail, με τα πάρα πολλά σημεία παρουσίας, είναι εξαιρετικά χρονοβόρο και επιζήμιο για την εταιρεία να εμπλακούμε σε μια τέτοια διαδικασία. Εφόσον υπάρξουν προβλήματα συνεργασίας, η αρχική προσπάθειά μας είναι να επιλυθούν κατά τον προβλεπόμενο συμβατικό τρόπο. Παρόλα αυτά, αν ο συνεργάτης δεν ανταποκρινόταν κατά τρόπο που θεωρούμε ορθό ή προέκυπταν ανεπίλυτες οικονομικές διαφορές δεν θα είχαμε άλλη επιλογή από το να αλλάξουμε πάροχο MPS.

netweek: Τι οφέλη έχει αποκομίσει η επιχείρησή σας από τη λύση MPS που έχετε επιλέξει; Πιστεύετε ότι υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης της λύσης MPS που χρησιμοποιείτε και, αν ναι σε ποια σημεία;

Φώτης Πετρίδης: Τα οφέλη που έχουμε αποκομίσει είναι ποικίλα: μείωση διαχειριστικού κόστους, μείωση κόστους διαχείρισης πάγιων, εξοικονόμηση ανθρωπίνων πόρων σε άλλα πιο δημιουργικά έργα. Επιπλέον, υπάρχει καλύτερη παρακολούθηση του κόστους εκτυπώσεων και ανάλογος καταμερισμός στα διάφορα τμήματα της εταιρείας. Μετά από αρκετά χρόνια λειτουργίας με αυτό το μοντέλο, θεωρούμε ότι έχουμε φτάσει σε ένα πολύ καλό επίπεδο λειτουργίας. Επιμέρους βελτιώσεις γίνονται κατά περίπτωση, στο πλαίσιο μας συνεχούς διαδικασίας.