Φίλος της στήλης, στέλεχος εισηγμένης εταιρίας, μου εξέφρασε την απόγνωσή του όταν συμπλήρωσε σχεδόν τριάντα ώρες συμμετοχής σε συναντήσεις (meetings) εντός εταιρίας μέσα σε μία εβδομάδα. Παρόλο που η εβδομάδα του είναι αρκετά παραπάνω από επίσημες σαράντα ώρες, το ποσοστό του χρόνου των συναντήσεων άγγιζε το 60%!

Μου αφηγήθηκε επίσης με έντονο και παραστατικό τρόπο κάποιες από τις συναντήσεις τους, για να καταλάβω πως αυτό που τον ενοχλούσε περισσότερο ήταν η εμπλοκή σε μια διαδικασία που έβγαζε περισσότερη ένταση παρά αποτελέσματα, αποφάσεις η προτεινόμενη σειρά ενεργειών.

Το θέμα των συναντήσεων είναι στ’ αλήθεια μεγάλο και κατανοώ πλήρως τον προβληματισμό του φίλου. Μια μελέτη του Harvard Business School λέει πως ξοδεύουμε 20% του χρόνου μας σε συναντήσεις, εκ των οποίων το ένα τρίτο θεωρείται από τους συμμετέχοντες ως ανούσιο ή άχρηστο.

Είναι γεγονός πως η ελλιπής ή καθόλου προετοιμασία οδηγεί στην οργάνωση συναντήσεων με στόχους που θα μπορούσαν εύκολα να επιτευχθούν με άλλα μέσα όπως e-mail ή memo.

Η οργάνωση συναντήσεων θα πρέπει να έχει σαν στόχο την πληροφόρηση, την απόφαση, την επίλυση ή την καινοτομία και είναι απαραίτητες μόνο αν θεωρούμε πως επιβάλλεται ο διάλογος, η ανταλλαγή απόψεων, ή η παρακίνηση.

Σύμφωνα με άρθρα του Harvard Business Review, ο χρόνος  προετοιμασίας πρέπει να είναι ίσος με τον προβλεπόμενο χρόνο της συνάντησης (1 ώρα προετοιμασίας για κάθε 1 ώρα συνάντησης). Χρειάζεται καταρχήν σαφής καθορισμός των στόχων, τι περιμένουμε δηλαδή να βγει από τη συνάντηση.

Οπωσδήποτε μια καλή ατζέντα και επιλογή των απαραίτητων μόνο συμμετεχόντων. Κρατήστε με ευλάβεια την ώρα έναρξης και τη διάρκεια της συνάντησης ώστε να γίνει συνήθεια σε όλους και μείνετε επικεντρωμένοι στα θέματα της ατζέντας. Τέλος συνηθίστε να στέλνετε μια περίληψη των αποτελεσμάτων της συνάντησης στους συμμετέχοντες.

Σκεφτείτε πως ο χρόνος των συναντήσεων είναι ένα σημαντικό κόστος για κάθε οργανισμό, φροντίστε λοιπόν να είναι εποικοδομητικές, σύντομες,  αποτελεσματικές και κυρίως να καλλιεργούν την ομαδικότητα.