Τα σύγχρονα MFPs παίζουν κρίσιμο ρόλο στη βελτιστοποίηση και αυτοματοποίηση της ροής εργασίας, στην ψηφιοποίηση περιεχομένου και στην αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων.

Για να είναι τα enterprise MFPs κάτι πολύ περισσότερο από απλές πύλες εξόδου εκτυπωμένων εγγράφων, θα πρέπει να πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις και να διαθέτουν συγκεκριμένες λειτουργίες, σύμφωνα με τους ειδικούς του Buyers Laboratory LLC (BLI.) Όπως:

Scanning. Ένας λόγος που οι ψηφιακές συσκευές και η ψηφιακή ροή εργασίας «πάνε» μαζί είναι το scanning. To scanning είναι στρατηγικό για τις ροές εργασίας στα γραφεία και στο πλαίσιο αυτό, όπως προτείνει ο BLI, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη τα εξής:

To ιδανικό MFP scanning interface είναι γρήγορο και εύκολο, με απλό προγραμματισμό εργασιών και υποστήριξη ενός μεγάλου εύρους formats αρχείων. To MFP θα πρέπει να υποστηρίζει το scanning σε διάφορα mode, όπως σε σελίδες διπλής όψης ή σε έγχρωμα έγγραφα. Θα πρέπει να υποστηρίζει, επίσης, το one- touch scanning σε συγκεκριμένους προορισμούς, σε χρώμα, σε PDF ή σε άλλα προκαθορισμένα formats;

Αξιοπιστία. Όταν οι επιχειρηματικές διαδικασίες και η εξυπηρέτηση πωλητών εξαρτώνται από τα έγγραφα, ο χρόνος downtime δεν αποτελεί επιλογή. Οι εργαζόμενοι θέλουν να ξέρουν αν ένα MFP είναι έτοιμο να λειτουργήσει όταν το χρειαστούν. Ως εκ τούτου, δεν εκπλήσσει το γεγονός ότι η αξιοπιστία λειτουργίας αποτελεί σημαντικό παράγοντα αξιολόγησης για το BLI. Στο πλαίσιο αυτό θα πρέπει να δίνεται προσοχή στο χρόνο ετοιμότητας προς λειτουργία του MFP, όπως και στους χρόνους εκτύπωσης και αντιγραφής εγγράφων διπλής όψης. Αυτές οι επιλογές εξοικονομούν χαρτί και μειώνουν το κόστος, αλλά δεν πρέπει να επιβραδύνουν τη ροή εργασίας συνολικά.

Έξυπνη βιωσιμότητα. Αν έχουν τις σωστές δυνατότητες, τα MFPs μπορούν να συνεισφέρουν στους στόχους βιώσιμης ανάπτυξης του οργανισμού. Καλό είναι να προτιμούνται συσκευές με «έξυπνα» settings στους drivers που βοηθάνε στην εξοικονόμηση τόνερ. Επιπλέον, θα πρέπει να εξεταστεί αν τα MFPs προσφέρουν τη δυνατότητα εκτύπωσης πολλαπλών σελίδων ανά φύλλο χαρτιού, όπως και την εκτύπωση στις δύο όψεις μιας σελίδας για να μειωθεί η κατανάλωση χαρτιού.

Ευχρηστία και παραγωγικότητα. Χρησιμοποιείται ένα κοινό interface σε όλα τα ΜFPs του οργανισμού; Σε μια τέτοια περίπτωση οι χρήστες δεν θα χρειαστεί να διακόψουν ή να καθυστερήσουν την εργασία τους, όταν μετακινούνται από ένα τμήμα σε ένα άλλο ή από μια τοποθεσία σε μια άλλη. Θα συνεχίζουν να νιώθουν οικεία με το interface και θα μπορούν να διεκπεραιώσουν γρήγορα τις εργασίες που σχετίζονται με τα έγγραφα τους.

Εικόνα του driver από το desktop. Οποτεδήποτε χρειαστεί να σταματήσει κανείς μια εργασία για να ελέγξει κάτι, αυτό θα τον επιβραδύνει. Για παράδειγμα, πόσο συχνά οι χρήστες χρειάζεται να ελέγξουν το τόνερ ή το χαρτί, πριν στείλουν τις εργασίες προς εκτύπωση, ώστε να μην ανησυχούν ότι αυτά μπορεί να έχουν εξαντληθεί; Ή πόσο χρήσιμο θα ήταν να γνωρίζουν οι χρήστες τα print queues του MFP που χρησιμοποιούν, ώστε αν χρειαστεί να αλλάξουν σε μια διαφορετική συσκευή αν βιάζονται; Αν τα MFPs πρόσφεραν τη δυνατότητα στο χρήστη να δει τα settings των drivers, τότε θα μπορούσε να ενημερωθεί λεπτομερώς για την κατάσταση του χαρτιού και του τόνερ, χωρίς να χρειαστεί να σηκωθεί από το γραφείο του.

Proactive επικοινωνία με χρήστες. Οι επικοινωνίας “machine- to-person” μπορούν να κάνουν τη διαφορά, όταν οι χρήστες χρειάζονται να μάθουν περισσότερες πληροφορίες για τις εκτυπωτικές τους εργασίες. Όταν η συσκευή αναλαμβάνει την πρωτοβουλία από μόνη της αυτό είναι ακόμα καλύτερο. Θα πρέπει, λοιπόν, κανείς να εξετάζει διάφορες δυνατότητες επικοινωνίας. Για παράδειγμα:

  • Υπάρχουν animated graphics που να καθοδηγούν την παρέμβαση του χρήστη; Όταν μια συσκευή διαθέτει αυτή τη δυνατότητα, εξασφαλίζει ότι μπορούν περισσότεροι χρήστες να τη χρησιμοποιούν, χωρίς καθυστερήσεις ή διακοπές. Εάν μια κατάσταση χρειάζεται προσοχή, όπως είναι η ανάγκη συμπλήρωσης του tray χαρτιού ή η αντικατάσταση τόνερ, αυτόματα αναδύεται το σωστό μενού. Η οπτικοποίηση κάνει πιο εύκολη την επίλυση του προβλήματος, ακόμα και για τους άπειρους χρήστες.
  • H συσκευή ειδοποιεί τους χρήστες, όταν ολοκληρώνονται συγκεκριμένες εργασίες; Αυτό μειώνει τις ατελείωτες διαδρομές από το γραφείο για να γίνει ο έλεγχος αν έχουν ολοκληρωθεί οι εργασίες εκτύπωσης.

“Print Around”. Όλοι λίγο πολύ βρέθηκαν κάποια στιγμή μπροστά στη δυσάρεστη έκπληξη να ανακαλύψουν ότι η εργασία εκτύπωσής τους έχει κολλήσει στο print queue. Με αυτό τον τρόπο επηρεάζεται αρνητικά η παραγωγικότητα των εργαζομένων. Το “Print around” σημαίνει ότι η προβληματική εκτύπωση διατηρείται στη μνήμη, ενώ οι υπόλοιπες εκτυπώσεις προχωράνε κανονικά.

Υποστήριξη για εξ αποστάσεως (ή περιστασιακούς) εργαζόμενους. Όταν οι εν κινήσει εργαζόμενοι μετακινούνται από ένα μέρος σε άλλο, μια απλή, ομοιόμορφη διαμόρφωση ενός εκτυπωτή διευκολύνει την πρόσβασή τους σε μια δικτυωμένη συσκευή, ώστε να μπορούν να συνεχίσουν την εργασία τους από εκεί. Oι ευέλικτοι mobile και global drivers δίνουν στους εργαζόμενους, όπως σε πωλητές και τεχνικούς που εργάζονται στο πεδίο, ένα σημείο εισόδου για να ενσωματώσουν τα έγγραφά τους στην ψηφιακή ροή εργασίας της εταιρείας τους.

Τα προστατευμένα MFPs είναι καλύτερα
Η προστασία του επιχειρηματικού περιβάλλοντος ξεκινάει συνήθως από την εξέταση των πληροφοριακών συστημάτων παντός τύπου που συνδέονται στο δίκτυο της εταιρείας. Ένα συχνά υποτιμημένο περιουσιακό στοιχείο που παραμελεί κανείς να προστατέψει είναι ο στόλος πολυσυσκευών (MFP, Multifunction Printers) και αυτό είναι λάθος. Ένα MPF παίζει σημαντικό ρόλο στη δημιουργία, πρόσβαση, επεξεργασία και παραγωγή εταιρικών εγγράφων και περιεχομένου. Η προσβασιμότητα του MFP δεν περιορίζεται απλά σε μια απευθείας με αυτό συνδεδεμένη συσκευή ή σε συσκευές συνδεδεμένες στο δίκτυο.

Αντ΄αυτού, η αυξανόμενη τάση του ΙΤ προς μια «εκτός του firewall» πρόσβαση μέσω φορητών συσκευών και του cloud οδηγεί σε μια σημαντικά διευρυμένη πρόσβαση. Αυτό σημαίνει ότι η εκτύπωση και το scanning προς/από το cloud και η δυνατότητα εκτύπωσης από tablets και smartphones δεν είναι μόνο πιθανή, αλλά πλέον κοινοτυπία για τα σημερινά επιχειρηματικά περιβάλλοντα. Βέβαια, μια τέτοια πρόσβαση ενδεχομένως να θέτει σε κίνδυνο την ασφάλεια της επιχειρηματικής πληροφορίας του οργανισμού, αν μείνει αφύλακτη.

Το γεγονός είναι ότι ένα μη προστατευμένο MFP αποτελεί πρωτεύον στόχο για επίθεση σε έναν οργανισμό. Δεν πρέπει να παραβλέπει κανείς ότι ένα MFP αποτελεί, καταρχάς, ένα σύστημα. Στα βασικά χαρακτηριστικά αυτού του συστήματος περιλαμβάνεται ένας σκληρός δίσκος, μνήμη, πληκτρολόγιο, πίνακας ελέγχου και σύνδεση στο δίκτυο. Ως εκ τούτου, οι συνέπειες από τη μη προστασία αυτής της συσκευής μπορεί να οδηγήσει σε:

  • Εισβολή στο εταιρικό δίκτυο και απόκτηση πρόσβαση στη συσκευή μέσω της εκμετάλλευσης ενός αδύνατου σημείου. Αυτό θα μπορούσε να οδηγήσει σε αλλοίωση ή απενεργοποίηση του ελέγχου της συσκευής ή στην απόκτηση πληροφοριών που έχουν παραμείνει στη μνήμη ή στο σκληρό δίσκο της συσκευής.
  • Δυνατότητα αποστολής δεδομένων εκτός εταιρείας, μέσω fax, scanning ή και εκτύπωσης τέτοιων εγγράφων.
  • Υποκλοπή ή πρόβλεψη των στοιχείων πρόσβασης άλλων εργαζομένων, για χρήση ή πρόσβαση στον εξοπλισμό ή για την υποκλοπή δεδομένων τους.

Όπως καταγράφεται σε σχετική έρευνα της IDC, οι μεγάλοι οργανισμοί ανησυχούν γενικά περισσότερο για την ασφάλεια από ότι οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Αυτό μπορεί να εξηγηθεί από το γεγονός ότι οι μεγάλοι οργανισμοί διαθέτουν ένα πολύ μεγαλύτερο όγκο δεδομένων και δικτυωμένων πόρων, οπότε έχουν περισσότερα πράγματα να χάσουν από μια υποκλοπή ή επίθεση στα πληροφοριακά τους συστήματα. Ωστόσο, φαίνεται ότι οι περισσότερες επιχειρήσεις, μικρές και μεγάλες, διαθέτουν ένα «υψηλότερο» αίσθημα ασφάλειας για τον εκτυπωτικό τους στόλο από ότι θα έπρεπε. Δυστυχώς, αυτή η υποτίμηση του κινδύνου μετατρέπει το MFP σε σημείο πρόσβασης που είναι πολύ πιθανό να δεχθεί επίθεση. Αν και οι οργανισμοί χρησιμοποιούν πολιτικές ασφάλειας για την προστασία της επιχειρηματικής πληροφορίας, συνήθως οι εκτυπωτές και τα MFPs δεν αποτελούν μέρος αυτών των πολιτικών.

Η ανάπτυξη μιας αποτελεσματικής στρατηγικής προστασίας για τα εταιρικά MFPs περιστρέφεται γύρω από έναν αριθμό ζητημάτων που πρέπει να ληφθούν υπόψη, που αφορούν πρόσβαση στα δεδομένα και στο δίκτυο και τις λειτουργίες εκτύπωσης και scanning. Η ΙDC προτείνει στους IT Managers να κάνουν τους ακόλουθους ελέγχους, όσον αφορά την προστασία των MFPs συσκευών τους:

  • Υπάρχει υποστήριξη της πιστοποίησης Common Criteria; Αυτό είναι στάνταρ για το IT Security.
  • Παρακολουθούνται τα MFPs για όλες τις δραστηριότητες εγγράφων, συμπεριλαμβάνοντας την εκτύπωση, το scanning, τις αντιγραφές και το fax; Ένας οργανισμός θα πρέπει να είναι σε θέση ώστε να παράγει εύκολα αναφορές που θα περιλαμβάνουν το «ποιος, τι και πότε» για κάθε δραστηριότητα των MFPs.
  • Υπάρχει προστασία με password που να απαγορεύει τη μη εξουσιοδοτημένη χρήση κάθε MFP; Υπάρχουν άλλοι τύποι πιστοποίησης για να διασφαλίζεται ότι μόνο οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση στις λειτουργίες της συσκευής;
  • Mπορεί το ΙΤ να προγραμματίσει τη λειτουργικότητα των MFPs, βασισμένο στο ποιες λειτουργίες μπορεί να έχει (ή να μην έχει) πρόσβαση ο εκάστοτε χρήστης;
  • Πώς προστατεύεται ο σκληρός δίσκος του MFP; Είναι κρυπτογραφημένος ώστε να μην μπορεί να διαβαστεί αν αφαιρεθεί από τη συσκευή; Σβήνονται αυτόματα τα περιεχόμενά του μετά από ένα προκαθορισμένο χρονικό διάστημα;
  • Μπορεί το MFP να αποσυνδεθεί μετά από μια προκαθορισμένη περίοδο αδράνειας, ώστε να εμποδίσει την πρόσβαση σε αυτό σε ώρες που η εταιρεία είναι κλειστή;
  • Μπορεί ο αποστολέας ενός σκαναρισμένου εγγράφου να ενσωματώσει λειτουργίες προστασίας (όπως χρήση κωδικού και πιστοποίησης), ώστε μόνο προκαθορισμένοι και συγκεκριμένοι αποδέκτες να μπορούν να διαβάσουν αυτό το έγγραφο;

Εν κατακλείδι, η ζήτηση για ασφαλή πληροφοριακά συστήματα μέσα στους οργανισμούς θα συνεχίζει να κλιμακώνεται όσο αυξάνει η ανάγκη πρόσβασης σε εταιρικές πληροφορίες μέσα από το cloud και τις φορητές συσκευές. Τα MFPs, ως πύλες σημαντικών εταιρικών εγγράφων και πληροφορίας θα συνεχίζουν να παίζουν ένα κρίσιμο ρόλο στην ικανοποίηση αυτής της ανάγκης. Ως εκ τούτου είναι κρίσιμο για τα MFPs να αποτελούν μέρος του συνολικού στρατηγικού σχεδιασμού ασφάλειας όλου του οργανισμού.