Παρά τις εδώ και δεκαετίες προβλέψεις για ένα paperless γραφείο, οι επιχειρήσεις συνεχίζουν να εξαρτώνται από τις εκτυπώσεις. Εκτυπώσεις που έχουν, πλέον, επεκταθεί εκτός του γραφείου, δίνοντας στους εργαζόμενους τη δυνατότητα να τυπώνουν από παντού, εξ αποστάσεως και οποτεδήποτε.

Για πολλούς αιώνες, η εκτύπωση αποτελούσε μια χρονοβόρα χειροκίνητη διαδικασία. Τον 20ο αιώνα, οι υπολογιστές συνδέθηκαν στους εκτυπωτές διευκολύνοντας την εργασία και μειώνοντας τα κόστη. Τον 21ο αιώνα, παρά τις προβλέψεις ενός paperless γραφείου, οι φορητές συσκευές που συνδέονται στο δίκτυο μιας εταιρείας έχουν δημιουργήσει ένα νέο σύνολο προβλημάτων ασφάλειας και συνδεσιμότητας. Η εύκολη και ασφαλής mobile εκτύπωση παραμένει, για πολλές εταιρείες, ένα «απατηλό» όνειρο. Σήμερα, το εργατικό δυναμικό των εταιρειών είναι πιο mobile από ποτέ, αφού περισσότερες από 2 δισ. φορητές συσκευές έχουν πρόσβαση σε εταιρικά δίκτυα καθημερινά. Οι τελικοί χρήστες θέλουν πρόσβαση στις ίδιες λειτουργίες με το desktop για όλες τις επιχειρησιακές εφαρμογές της συσκευής τους, οποιαδήποτε στιγμή και από οπουδήποτε – και φυσικά η εκτύπωση δεν αποτελεί εξαίρεση.

Οι Διευθύνσεις Πληροφορικής γνωρίζουν ότι δεν μπορούν να αγνοήσουν το consumerization της εταιρικής εκτύπωσης – γιατί αν το κάνουν οι εργαζόμενοι απλά θα αγνοήσουν και αυτοί το IT και θα χρησιμοποιήσουν εφαρμογές εκτύπωσης που δεν πληρούν τις προδιαγραφές του ΙΤ. Και όπως όλο το υπόλοιπο IT, το μέλλον της επιχειρησιακής εκτύπωσης σταδιακά θα διαμορφωθεί ανάλογα με τις καταναλωτικές τάσεις. Η έκταση της «εκμετάλλευσης» των τάσεων αυτών από τους οργανισμούς και τους παρόχους θα καθορίσει την αποτυχία ή την επιτυχία του εγχειρήματος. Οι οργανισμοί πρέπει να ισορροπήσουν την mobile στρατηγική εκτύπωσής τους με την ασφάλεια, τα κόστη, τις απαιτήσεις των επιχειρησιακών διαδικασιών, τις ανάγκες των χρηστών και τα μοντέλα διανομής.

Για κάποιες εταιρείες η ασφαλής εκτύπωση mobile αποτελεί απλά μια υπηρεσία “plus”, ωστόσο για κάποιες άλλες θεωρείται απαραίτητη. Η Διεύθυνση Πληροφορικής πρέπει να παρέχει δυνατότητες επιχειρησιακών εκτυπώσεων mobile που να είναι ασφαλείς και αξιόπιστες και να συμμορφώνονται με τους κανόνες των ρυθμιστικών αρχών, διαφορετικά οι εργαζόμενοι θα είναι λιγότερο παραγωγικοί και η Διεύθυνση Πληροφορικής δεν θα μπορεί να ελέγχει τι εκτυπώνεται και που. Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα της IDC, το 75% των χρηστών tablet και smartphone αναμένεται να αυξήσουν τον αριθμό των εγγράφων που εκτυπώνουν από φορητές συσκευές, ενώ μέχρι το 2016 ο συνολικός αριθμός των σελίδων που εκτυπώνονται από φορητές συσκευές αναμένεται να αυξηθεί με ετήσιο ποσοστό ανάπτυξης 12%. Αντίθετα, ο αριθμός των σελίδων που εκτυπώνονται από Η/Υ αναμένεται να μειωθούν κατά 5%.

Αξίζει να σημειωθεί ότι, πολύ συχνά, η εκτύπωση φαίνεται να παραγκωνίζεται μέσα στη βιασύνη υιοθέτησης φορητών συσκευών στον επιχειρηματικό κόσμο. Καθώς οι παραγγελίες των συσκευών με επιλογή «εκτύπωσης» αυξάνονται, το πρόβλημα επιδεινώνεται γιατί οι κατασκευαστές δεν έχουν ακόμη ασχοληθεί με τις απαιτήσεις ασφαλείας που προκύπτουν από τη λειτουργία της εκτύπωσης. Ορισμένες φορές, μάλιστα, η διαχείριση μιας εταιρείας αντιλαμβάνεται το πρόβλημα όταν είναι ήδη πολύ αργά, δηλαδή, όταν οι εργαζόμενοι ξεκινούν να δημιουργούν τη δική τους «εναλλακτική» λύση εκτύπωσης που, ουσιαστικά, παρακάμπτει όλες τις πολιτικές ασφαλείας της εταιρείας.

Ποιος χρειάζεται την mobile εκτύπωση
Οι εργαζόμενοι που έχουν συνηθίσει να εκτυπώνουν με ευκολία από τον υπολογιστή τους με το πάτημα ενός κουμπιού βλέπουν με καλό μάτι τις εκτυπώσεις από το smartphone ή το tablet τους. Άλλωστε, υπάρχουν πολλές καθημερινές επιχειρησιακές δραστηριότητες όπου η δυνατότητα εκτύπωσης από μια φορητή συσκευή παρέχει πρόσθετες ευκολίες και αυξάνει την παραγωγικότητα, όπως είναι η εκτύπωση εγγράφων εξ αποστάσεως (για παράδειγμα η εκτύπωση από το κινητό τηλέφωνο καθοδόν προς το γραφείο, ώστε τα έγγραφα να είναι διαθέσιμα όταν ο χρήστης φτάσει εκεί).

Από την άλλη, η επιθυμία για mobile printing δημιουργεί ένα μεγάλο πρόβλημα ασφαλείας για πολλές εταιρείες. Ένα από τα σημαντικότερα προβλήματα είναι το γεγονός ότι τα συστήματα ασφαλείας είναι όσο αξιόπιστα επιτρέπουν οι χρήστες τους να είναι. Οι χρήστες θα εκτυπώσουν από τη φορητή συσκευή τους και αν δεν υπάρχει ένας απλός και εύκολος τρόπος να το κάνουν μέσω του ασφαλούς δικτύου της εταιρείας, θα κάνουν ότι χρειαστεί για να το καταφέρουν μέσω του Ιnternet ώστε να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το downloading εφαρμογών που μεταβιβάζουν μη-κρυπτογραφημένα αρχεία μέσω του Internet αφήνοντας τα δεδομένα της εταιρείας εκτεθειμένα, την αποστολή μέσω email του αρχείου που θέλουν να εκτυπώσουν σε έναν μη ασφαλή υπολογιστή, την αποστολή του αρχείου μέσω σε ενός προσωπικού λογαριασμού email ή και τη φόρτωση του αρχείου σε υπηρεσίες cloud, όπως το Dropbox, και μετά το downloading σε έναν άλλον υπολογιστή με πρόσβαση σε εκτυπωτή. Μια καλά σχεδιασμένη λύση mobile printing πρέπει να ενσωματώνεται απρόσκοπτα με τις λύσεις διαχείρισης φορητών συσκευών και εφαρμογών, καθώς και με οποιαδήποτε άλλη λύση διαχείρισης κινδύνου που διαθέτει η εταιρεία, να ελαχιστοποιεί τον κίνδυνο και να δίνει στους εργαζόμενους τη δυνατότητα να ολοκληρώνουν τη δουλειά τους με ευκολία, χωρίς να ρισκάρουν την ασφάλεια των δεδομένων της επιχείρησης.

Το «σκιώδες IT» – δηλαδή οι εφαρμογές και το λογισμικό που οι χρήστες κατεβάζουν στους υπολογιστές τους για δική τους ευκολία, χωρίς να ενημερώσουν τη Διεύθυνση Πληροφορικής – αποτελεί ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα για τις επιχειρήσεις. Πολλές εταιρείες έχουν δοκιμάσει κατά καιρούς πολλές λύσεις mobile printing, συμπεριλαμβανομένων email, wi-fi και cloud. Οι περισσότερες, βέβαια, δεν περιλαμβάνουν on-device κρυπτογράφηση για την προστασία των εταιρικών δεδομένων ή «συνεργασία» με τον «στόλο» των legacy εκτυπωτών της εταιρείας ή τις εταιρικές λύσεις διαχείρισης φορητών συσκευών.

Η ιδανική λύση, επομένως, είναι ευέλικτη και έχει δημιουργηθεί με γνώμονα την ευκολία χρήσης από τους εργαζόμενους, ενώ παράλληλα παρέχει την ασφάλεια, την αξιοπιστία και την ευθύνη που απαιτεί και χρειάζεται η Διεύθυνση Πληροφορικής. Το «σκιώδες IT» υπό τη μορφή εφαρμογών τρίτων αποτελεί την «αχίλλειο πτέρνα» για πολλές mobile εφαρμογές. Σύμφωνα με έρευνα του Network World, τουλάχιστον το 80% των mobile εφαρμογών διαθέτουν «ενσωματωμένα» κενά ασφαλείας στην, ενώ άλλες ζητούν άδεια χρήσης στοιχείων από το χρήστη τα οποία ουσιαστικά δεν χρειάζονται, δημιουργώντας έτσι ένα τεράστιο κενό ασφαλείας που οι χάκερς μπορούν πολύ εύκολα να εκμεταλλευτούν για να υποκλέψουν κρυπτογραφημένα δεδομένα.

Επίσης, σύμφωνα με την έρευνα, το 96% των εφαρμογών iOS και το 84% των εφαρμογών Android έχουν πρόσβαση σε τουλάχιστον μία από αυτές τις κατηγορίες που βάζουν σε κίνδυνο τα δεδομένα. Με την αυξημένη ζήτηση για mobile printing και με τόσους κινδύνους να παραμονεύουν στο δίκτυο, δεν ήταν ποτέ πιο σημαντικό για τη Διεύθυνση Πληροφορικής να παρέχει μια ασφαλή και τυποποιημένη λύση mobile printing για τον οργανισμό. Αξίζει να σημειωθεί, εδώ, ότι πολύ συχνά οι όροι “mobile printing” και “cloud printing” χρησιμοποιούνται εναλλακτικά όταν αναφέρεται το ζήτημα εκτύπωσης από tablets ή smartphones.

Σύμφωνα με την αντιπρόεδρο της IDC, Holly Muscolino, το cloud printing θεωρείται υποσύνολο του mobile printing εφόσον όλο το cloud printing «είναι» mobile printing, ενώ το mobile printing δεν περιλαμβάνει εφαρμογή cloud.Παρόλα αυτά, η βιομηχανία φαίνεται να συγκλίνει προς μια cloud προσέγγιση, με τους παρόχους και τους πελάτες τους να αναγνωρίζουν γενικότερα ότι η προσέγγιση cloud είναι ο μόνος τρόπος παροχή μίας πλήρους γκάμας της ευελιξίας που απαιτούν οι χρήστες – που σημαίνει ότι η ασφάλεια έχει αποτελεί σημαντικό παράγοντας όταν ένας πελάτης εξετάζει του παρόχους mobile printing.


Ασφάλεια μέσω κρυπτογράφησης στη συσκευή
Εφόσον ο πελάτης επιλέξει να χρησιμοποιήσει το cloud, το πρώτο ζήτημα που πρέπει να τον απασχολήσει είναι το πόσο ασφαλές είναι το αρχείο όταν στέλνεται στον εκτυπωτή. Μέσα στη γενική κατηγορία των cloud λύσεων mobile εκτυπώσεων, υπάρχουν πολλές διαφορετικές μέθοδοι διακίνησης των εγγράφων, καθώς και πολλά διαφορετικά επίπεδα ασφαλείας. Η on-device κρυπτογράφηση πρέπει, επίσης, να εξεταστεί πολύ διεξοδικά ως μια από τις σημαντικότερες παραμέτρους της ασφάλειας στην mobile εκτύπωση για τον πολύ απλό λόγο ότι είναι ο μόνος τρόπος να προστατευτούν τα ευαίσθητα εταιρικά δεδομένα που βρίσκονται αποθηκευμένα στις φορητές συσκευές και που μετακινούνται σε κάποια άλλη συσκευή για εκτύπωση.

Τα δεδομένα που δεν έχουν κρυπτογραφηθεί στη φορητή συσκευή όπου βρίσκονται αποθηκευμένα είναι πολύ «ευπαθή» σε επιθέσεις κατά τα διαδικασία μετακίνησής τους από τις φορητές συσκευές στον εκτυπωτή. Και ενώ σχεδόν όλοι οι πάροχοι χρησιμοποιούν κάποια μορφή κρυπτογράφησης, πολλοί χρησιμοποιούν μόνο κρυπτογράφηση κατά τη μετακίνηση του εγγράφου, αντί να την εφαρμόζουν σε ολόκληρη τη διαδικασία που ξεκινά από την φορητή συσκευή. Αναφορικά με τη συμμόρφωση, μπορεί να ζητηθεί από μια εταιρεία να βεβαιώσει, στο πλαίσιο ενός ελέγχου, ότι:

  • Τα δεδομένα κρυπτογραφούνται τόσο κατά τη διαδικασία μεταφοράς τους όσο και όταν είναι απλά αποθηκευμένα
  • Τα δεδομένα που αποθηκεύονται σε συσκευές μπορούν να διαγραφούν remotely στην περίπτωση κάποιας παραβίασης ή κλοπής
  • Η πρόσβαση στα αποθηκευμένα δεδομένα σε συσκευές – προσωρινά ή μόνιμα – περιορίζεται και παρακολουθείται ενδελεχώς και αποδεδειγμένα
  • Έχουν διασφαλιστεί όλα τα δεδομένα που βρίσκονται αποθηκευμένα σε συσκευές με τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας πληρώντας τα πρότυπα της βιομηχανίας.

Οι Διευθυντές Πληροφορικής πρέπει να χτίσουν μια ισχυρή επιχειρηματική πρόταση πριν επενδύσουν σε μία λύση mobile εκτύπωσης, κάτι που απαιτεί την επιλογή μίας λύσης που έχει την αποδοχή των τελικών χρηστών, ενσωματώνεται στην υπάρχουσα υποδομή, επεκτασιμότητα, λειτουργικότητα, ασφάλεια και συμμόρφωση. Όταν η ανάγκη για mobile εκτύπωση σε μια εταιρεία ανεβαίνει στην κορυφή της λίστας προτεραιοτήτων είναι σχεδόν σίγουρο ότι θα ζητηθεί από τη Διεύθυνση Πληροφορικής να παρέχει τη δική της άποψη στο ζήτημα πριν γίνει η τελική επένδυση. Με τη σειρά της η Διεύθυνση Πληροφορικής πρέπει να λάβει υπόψη τις τέσσερις αυτές βασικές εκτιμήσεις:

Αποδοχή από τους τελικούς χρήστες: Ο σημαντικότερο παράγοντας. Και αυτό διότι αν οι τελικοί χρήστες δεν είναι ικανοποιημένοι με τη λύση που θα υιοθετήσει η εταιρεία, θα στραφούν σε άλλες εφαρμογές που παρακάμπτουν την εταιρική ασφάλεια και τον έλεγχο των δαπανών. Επομένως, το πρώτο βήμα για τη Διεύθυνση Πληροφορικής πρέπει να είναι η εκτενής συζήτηση με τους χρήστες σχετικά με τις ανάγκες και τις απαιτήσεις τους.

Ενσωμάτωση με τις τωρινές υποδομές: Μια λύση mobile εκτύπωσης μπορεί, και πρέπει, να λειτουργεί με όλους τους εκτυπωτές του εταιρικού δικτύου, ανεξάρτητα από τον κατασκευαστή τους και την «ηλικία» τους. Στην πραγματικότητα, πολλοί λίγες εταιρείες χρησιμοποιούν εκτυπωτές ενός μόνο κατασκευαστή, επομένως είναι σημαντικό μια λύση mobile printing να υποστηρίζει την πολυμορφία αυτή για να αποφευχθούν περαιτέρω δαπάνες σε hardware. Παράλληλα, το λογισμικό που θα χρησιμοποιηθεί πρέπει και αυτό να ενσωματώνεται απρόσκοπτα στις υπάρχουσες υποδομές διαχείρισης εκτυπώσεων για επιπλέον ασφάλεια και ευκολία.

Λειτουργικότητα και επεκτασιμότητα: Οι λύσεις που υιοθετούνται σε επιχειρησιακό επίπεδο πρέπει να μπορούν να διαχειριστούν πολλαπλούς χρήστες, καθώς σε μια εταιρεία ποτέ δεν είναι σταθερό το πότε και πόσο θα εκτυπώσουν οι χρήστες. Ωστόσο, ορισμένες λύσεις mobile printing έχουν δημιουργηθεί αποκλειστικά για μικρές επιχειρήσεις ή μεμονωμένους χρήστες και δεν μπορούν να διαχειριστούν τον όγκο εκτύπωσης και τις απαιτήσεις μιας εταιρείας.

Ασφάλεια και συμμόρφωση: Η επένδυση σε λύσεις διαχείρισης mobile συσκευών, ασφάλειας δικτύων και εργαλείων διαχείρισης της συμμόρφωσης είναι ιδιαίτερα σημαντικές, ειδικά αν μια επιχείρηση ανήκει σε μία ιδιαίτερα ρυθμιζόμενη βιομηχανία, όπως ο χρηματοοικονομικός τομέας, η εκπαίδευση, η υγεία, η ασφάλεια ή η φαρμακευτική αγορά. Ωστόσο, δεν πληρούν όλες οι λύσεις mobile printing τα υψηλά πρότυπα ασφάλειας και συμμόρφωσης που συναντώνται σε αυτούς τους κλάδους.

Στα πλαίσια της αναζήτησης της σωστής λύσης mobile εκτύπωσης, η επιχείρηση πρέπει να βεβαιωθεί ότι η λύση που επιλέγει ενσωματώνεται άψογα με τις λύσεις διαχείρισης mobile συσκευών που ήδη διαθέτει και μπορεί να λειτουργήσει με τα υπάρχοντα εργαλεία διαχείρισης εκτυπώσεων. Τέλος, αν μία επιχείρηση υπόκεινται σε ομοσπονδιακά ή κυβερνητικά πρότυπα συμμόρφωσης, η λύση που θα επιλεγεί θα πρέπει να πληροί τα πρότυπα αυτά που ρυθμίζουν την αγορά.