Πολλοί οργανισμοί έχουν ήδη συνειδητοποιήσει τα σημαντικά οφέλη της εφαρμογής μιας λύσης Managed Print Service (MPS), το οποίο πλέον αντιμετωπίζεται ως η στάνταρντ εκτυπωτική λύση για μεσαίους και μεγάλους οργανισμούς.

Το πρώτο στάδιο για την αξιολόγηση μιας λύσης MPS είναι η πλήρης κατανόηση της τωρινής κατάστασης του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένης της αναλυτικής αναφοράς του αριθμού και της τοποθεσίας των συσκευών και τα σχετικά κόστη. Όταν αυτό ξεκαθαριστεί, ο οργανισμός μπορεί να εξετάσει το πώς η αναδιαμόρφωση του εκτυπωτικού στόλου, οι νέες τεχνολογικές λύσεις και οι υποστηρικτικές υπηρεσίες μπορούν να προσφέρουν οφέλη. Τα οφέλη αυτά περιλαμβάνουν τη μείωση του κόστους, την αύξηση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας, καθώς και βελτιωμένα επίπεδα υπηρεσιών. Για να κατανοηθεί η τωρινή κατάσταση οι οργανισμοί πραγματοποιούν συνήθως μια διαδικασία που ονομάζεται Print Assessment ή Print Audit. για το οποίο οι περισσότεροι οργανισμοί καταφεύγουν σε εξειδικευμένους παρόχους για το Print Assessment. «Ρίχνοντας μία ματιά» στην αγορά θα δει κανείς ότι οι περισσότεροι πιθανοί πάροχοι διακηρύσσουν ότι προσφέρουν «ανεξάρτητο» Print Assessment. Αλλά τι ακριβώς σημαίνει αυτό;

«Ανεξαρτησία»
Η «ανεξαρτησία» μπορεί να αναφέρεται σε πολλά πράγματα, συμπεριλαμβανομένων κατασκευαστή, τεχνολογίας, προμηθευτή και αποτελέσματος. Η ανεξαρτησία κατασκευαστή εξασφαλίζει ότι o πάροχος που πραγματοποιεί τον έλεγχο δεν περιορίζεται στις δυνατότητές του να προτείνει και να προσφέρει συσκευές και προϊόντα από μια ευρεία γκάμα κατασκευαστών. Η ανεξαρτησία τεχνολογίας σημαίνει ότι ο πάροχος δεν περιορίζεται στις τεχνολογικές λύσεις που μπορεί να προτείνει από μια κατάλληλη γκάμα παρόχων. Τέλος, η ανεξαρτησία προμηθευτή εγγυάται ότι ο πάροχος του ελέγχου δεν περιορίζεται στις δυνατότητές του να προσφέρει προϊόντα και υπηρεσίες από μια ευρεία γκάμα πιθανών συνεργατών/παρόχων.

Πολλοί κατασκευαστές και πάροχοι λύσεων παρέχουν Print Assessments, αλλά οποιαδήποτε προτεινόμενη λύση περιλαμβάνει, πιθανώς, μόνο τα προϊόντα και τις τεχνολογίες τους. Ίσως το πιο σημαντικό είναι ότι ο κατασκευαστής μπορεί να μην θέλει ή να μην μπορεί να συμπεριλάβει συσκευές και τεχνολογίες από άλλους κατασκευαστές στον προ-διαμορφωμένο εκτυπωτικό του στόλο. Η αντικατάσταση όλων των συσκευών εκτύπωσης είναι απίθανο, άλλωστε, να αποτελεί την πιο οικονομικά αποδοτική λύση. Ωστόσο, η πραγματική ανεξαρτησία μπορεί να επιτευχθεί μόνο όταν ο πάροχος του ελέγχου δεν συνδέεται με οποιονδήποτε τρόπο ή δεν ωφελείται από την προμήθεια των προτεινόμενων λύσεων. Και αυτό ακριβώς σημαίνει «ανεξάρτητα αποτελέσματος».

Αυτή η αμερόληπτη προσέγγιση είναι το πιο σημαντικό κομμάτι, αλλά δεν παρέχεται από τον προμηθευτή του ελέγχου, καθώς συνήθως αυτοί σχεδιάζουν και διανέμουν την προτεινόμενη λύση. O πάροχος ενός πραγματικά ανεξάρτητου ελέγχου πρέπει να έχει ως κίνητρο μόνο να συμβουλεύσει τον πελάτη του σωστά, σχετικά με την τωρινή κατάσταση του εκτυπωτικού στόλου, προτείνοντας την καλύτερη, κατάλληλη, αποδοτική και αποτελεσματική γι’ αυτόν λύση, εξασφαλίζοντας ότι η λύση που του προτείνει ανταποκρίνεται στις επιχειρησιακές ανάγκες του – ακριβώς δηλαδή το αντίθετο από αυτό που θα έκανε ένα πωλητής για να πετύχει τους στόχους του.

Πολλοί προμηθευτές εκτυπωτικών προϊόντων χρησιμοποιούν τους ελέγχους αυτούς για να αποκτήσουν πρόσβαση σε έναν πελάτη με τελικό σκοπό να τους πουλήσουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους, συμπεριλαμβανομένων των λύσεων MPS. Επομένως, το Print Assessment είναι πιθανόν να μεροληπτεί προς τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που ο προμηθευτής μπορεί να παρέχει και συνήθως αυτά δεν είναι τα πιο κερδοφόρα για τον πελάτη.

Ρίσκα
Ορισμένοι ανεξάρτητοι προμηθευτές MPS αναφέρουν ότι παρέχουν την καλύτερη γκάμα λύσεων που ταιριάζουν καλύτερα στους πελάτες τους, αλλά αυτό είναι το καλύτερο για τον πελάτη ή το καλύτερο για τον προμηθευτή; Αυτή τη στιγμή, η αγορά MPS ακολουθεί ένα μοντέλο που επικεντρώνεται στον προμηθευτή όπου ο ίδιος καθορίζει τις απαιτήσεις του MPS, καθορίζοντας εν συνεχεία τις τρέχουσες βάσεις και τις ανάγκες του πελάτη και, τέλος, διανέμοντας τη λύση. Σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις είναι ο ίδιος ο προμηθευτής αυτός που πραγματοποιεί το Print Assessment, παράγει και σχεδιάζει, αναλαμβάνει τη διανομή και καθοδηγεί την παρακολούθηση και τη διαχείριση της παροχής υπηρεσιών.

Υπάρχουν, όμως, αρκετοί κίνδυνοι για τον πελάτη με την προσέγγιση αυτή: * Είναι η μεθοδολογία της εταιρείας Print Assessment ολοκληρωμένη, ακριβής και, κυρίως, αμερόληπτη; * Το προτεινόμενο σχέδιο θα ικανοποιήσει τις απαιτήσεις του πελάτη ή τους στόχους πώλησης της εταιρείας; * Η εταιρεία θέλει όντως να μειώσει τον «όγκο» του συμβολαίου που πιθανόν να μειώσει και την αξία του; Για παράδειγμα, τον αριθμό των συσκευών; * Η εταιρεία ενδιαφέρεται πραγματικά για τη συνεχή βελτίωση των υπηρεσιών και τη μείωση των επιπλέον εξόδων;

Γενικά, στη σημερινή αγορά οι πάροχοι MPS τείνουν να θέτουν τους κανόνες και είναι αυτοί που καθορίζουν την αγορά και καθοδηγούν τους πελάτες. Ιδανικά ο πελάτης πρέπει να καθοδηγεί και να ελέγχει το MPS και οι ανάγκες της αγοράς να κινούνται σε ένα πελατοκεντρικό μοντέλο. Η προσέγγιση αυτή εξασφαλίζει ότι ο πελάτης επωφελείται στο μέγιστο από τις λύσεις MPS. Καλές πρακτικές διαχείρισης εκτυπωτικού στόλου Για την αποτελεσματική διαχείριση ενός εκτυπωτικού στόλου χρειάζονται να εφαρμοστούν καλές πρακτικές, όπως είναι οι εξής:

1. Ανάπτυξη εκτυπωτικής στρατηγικής. Για τις επιχειρήσεις που επιθυμούν να μειώσουν τα κόστη εκτύπωσης, είναι απαραίτητη μια στρατηγική εκτύπωσης και εγγράφων. Οι καλές πρακτικές συμπεραίνουν ότι ο έλεγχος του στόλου και η ανάπτυξη στρατηγικής πρέπει να είναι ανεξάρτητη από τον κατασκευαστή του hardware, παρέχοντας αντικειμενικότητα και αποφεύγοντας τον κίνδυνο ο έλεγχος να επικεντρωθεί στις συσκευές και όχι στις ανάγκες της επιχείρησης. Μια εξελιγμένη στρατηγική πρέπει να καθορίζεται από τις πολιτικές της εταιρείας με την ευελιξία να ενσωματώσει νέες πολιτικές γρήγορα και αποτελεσματικά, καθώς οι επιχειρησιακές αλλαγές επιβάλλουν την επιχειρησιακή ευελιξία.

2. Προσδιορισμός των βασικών υπηρεσιών. Οι βασικές υπηρεσίες πρέπει να καθορίζονται εξαρχής ως σημείο εκκίνησης για την ανάπτυξη επιχειρησιακής στρατηγικής εκτύπωσης. Κατά τη διαδικασία αυτή, οι καλές πρακτικές ενσωματώνουν όλα τα σχετικά έξοδα και όχι μόνο τα αναλώσιμα – με το υψηλότερο κόστος να είναι οι ανθρώπινοι πόροι και η αποδοτικότητά τους στη χρήση των υπηρεσιών αυτών. Ο καθορισμός αυτών των βασικών υπηρεσιών πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις συσκευές και τη χρήση τους σε μια περίοδο 30-60 ημερών, καθώς και το πώς διανέμονται οι υπηρεσίες, πώς επηρεάζουν τα επιχειρησιακά κόστη και την παραγωγικότητα, ποιες είναι οι λειτουργικές ανάγκες της επιχείρησης, πόσες εκτυπωτικές εργασίες παράγονται, τι αγοράζεται και με τι κόστος.

3. Αντιμετώπιση των εκτυπωτικών συστημάτων ως μέρος του IT. Οι καλές πρακτικές αναγνωρίζουν ότι ένας εκτυπωτικός στόλος αποτελεί εταιρικό περιουσιακό στοιχείο. Επομένως, πρέπει να διαχειριστεί και ως περιουσιακό στοιχείο της Διεύθυνσης Πληροφορικής. Η διαχείριση των εκτυπωτών πρέπει να εξετάζεται από την επιχειρησιακή σκοπιά χτίζοντας τη στρατηγική μέσω κάθε συσκευής και μέσω του κύκλου ζωής του. Η επιχειρησιακή σκοπιά εξετάζει το στόλο χρησιμοποιώντας επιχειρησιακές μετρικές, συγκρίσεις και τάσεις, λαμβάνοντας αποφάσεις με βάση τις παγκόσμιες τάσεις. Το λογισμικό της υποδομής στρατηγικής εκτύπωσης πρέπει να ασχολείται με το κόστος του στόλου, της τοποθεσία του και τις αλλαγές που μπορεί να υπάρξουν, συμπεριλαμβανομένων παραμέτρων όπως η συντήρηση, η χρήση προμηθειών και να παρέχει υποστήριξη εξοπλισμού πολλαπλών κατασκευαστών.

4. Βελτιστοποίηση. Οι καλές πρακτικές επικεντρώνονται στη βελτιστοποίηση του αριθμού των κατασκευαστών, του αριθμού των διαφορετικών μοντέλων συσκευών και του αριθμού των προμηθευτών και των παρόχων υπηρεσιών, σύμφωνα με τις επιχειρησιακές ανάγκες. Σε ορισμένες περιπτώσεις αυτό έχει ως αποτέλεσμα τη μείωση των αριθμών συσκευών, αλλά όχι και απαραίτητα. Στόχος είναι η αύξηση της παραγωγικότητας των χρηστών και της αξιοπιστίας των συσκευών. Η γενική αρχή του MPS είναι η μείωση – των συνολικών δαπανών, του όγκου των εκτυπώσεων, του αριθμού των συσκευών και των κατασκευαστών, των μοντέλων και των προμηθευτών.

5. Αυτοματοποίηση. Η διαχείριση των εκτυπωτικών υπηρεσιών μέσω ενός οικονομικά αποδοτικού τρόπου απαιτεί την αυτοματοποίηση πολλών διαδικασιών. Το εργαλείο διαχείρισης του εκτυπωτικού στόλου πρέπει, επίσης, να αυτοματοποιηθεί – με τη διαχείριση συσκευών, τοποθεσίας, κόστους και διαθεσιμότητας, προγραμματισμένη συντήρηση, απόσυρση συσκευών και προμήθειες εκτυπωτικών υλικών, μεταξύ άλλων.

6. Διαχείριση εκτυπωτών desktop. Οι εκτυπωτές που είναι απευθείας συνδεδεμένοι με έναν υπολογιστή μπορεί να αποτελέσουν ένα από τα πιο κοστοβόρα κομμάτια του εκτυπωτικού στόλου, με βάση το ανά σελίδα κόστος. Όχι μόνο τείνουν να υποχρησιμοποιoύνται, αλλά και οι προμήθειές τους είναι ακριβές και οι εκτυπωτές είναι πιο πολύπλοκοι στην παρακολούθηση και διαχείριση. Οι καλές πρακτικές εδώ προτείνουν την παύση χρήσης τέτοιων εκτυπωτών, εκτός περιπτώσεων όπου κρίνεται απολύτως απαραίτητο.

7. Διακυβέρνηση προμηθευτών. Οι καλές πρακτικές απαιτούν οι προμηθευτές να αναλαμβάνουν τη διαχείριση του hardware, του λογισμικού, των υπηρεσιών και των συμβουλευτικών υπηρεσιών. Οι στόχοι τους, όμως, μπορεί να μην είναι πάντα ευθυγραμμισμένοι με τους δικούς σας εταιρικούς στόχους. Ορισμένες εταιρείες προσλαμβάνουν ανεξάρτητους συμβούλους κατά τη διάρκεια της έρευνας αγοράς και της δημιουργίας της στρατηγικής τους, αλλά η ολοκλήρωση και η συνεχής λειτουργική φάση απαιτεί, επίσης, έλεγχο της ποιότητας και διακυβέρνηση των προμηθευτών. Τα SLAs προσδιορίζουν τους όρους των συμβολαίων που εξασφαλίζουν ότι οι εκτυπωτές είναι διαθέσιμοι προς χρήση. Ο μόνος τρόπος να εξασφαλιστεί ότι οι υπηρεσίες του προμηθευτή «υπακούουν» στα SLAs είναι η συνεχής παρακολούθησή τους.

8. Διατήρηση εξοικονόμησης κόστους μέσω συνεχούς βελτίωσης. Όταν η τελική στρατηγική έχει ολοκληρωθεί, η εταιρεία βελτιστοποιεί το enterprise printing μέσω της ενεργής παρακολούθησης του εκτυπωτικού στόλου, των προβλημάτων, της διαχείρισης προμηθειών και των SLAs. Όπως και με κάθε άλλο κομμάτι του MPS, μία σουίτα λογισμικού διαχείρισης υποδομών που συλλέγει και αποθηκεύει τα δεδομένα των συσκευών είναι απαραίτηη για την υποστήριξη του MPS. Η συνεχής βελτίωση απαιτεί ενεργή και συνεχή παρακολούθηση για την ικανοποίηση των αναγκών της επιχειρησιακής λειτουργικότητας, εμποδίζοντας την αύξηση των δαπανών που μπορεί να προκύψουν. Είναι λάθος να βασιζόμαστε στις αναφορές των κατασκευαστών εφόσον αυτές συχνά δεν αντικατοπτρίζουν τις επιχειρησιακές ανάγκες και τις πολιτικές διαχείρισης. Κάθε οργανισμός έχει διαφορετικές εκτυπωτικές συνήθειες και ανάγκες και για τον λόγο αυτό πρέπει οι ίδιοι να κατέχουν τη διαχείριση και τον έλεγχο.

9. Παρακολούθηση, Μέτρηση, Διαχείριση. Το κλειδί στην εξοικονόμηση κόστους είναι οι μετρήσεις και οι ρυθμίσεις σε συνεχή βάση. Εδώ είναι που το MPS μπορεί να διατηρήσει και να αυξήσει τις δραστηριότητες, αποδεικνύοντας την αξία του με συνεχείς αναφορές σχετικά με τις εκτυπώσεις της εταιρείας που πρέπει να περιλαμβάνουν αναλύσεις των τάσεων, κόστους, διαθεσιμότητας και προβλημάτων. Οι αναφορές αυτές πρέπει να αναγνωρίζουν τις επιχειρησιακές αλλαγές και τους τομείς που χρήζουν βελτίωσης, όπως είναι η αντικατάσταση εξοπλισμού.

10. Συχνές αναφορές και συγκριτική αξιολόγηση. Οι εγγενείς υπηρεσίες διαχείρισης υπηρεσιών αποτελούν μια συχνή επανεξέταση του εκτυπωτικού περιβάλλοντος. Όπως και με κάθε επιχειρησιακή καλή πρακτική, οι προγραμματισμένες συγκριτικές αξιολογήσεις και αναφορές είναι απαραίτητες για να παραμένει μία επιχείρηση ανταγωνιστική και στρατηγική. Ο πρωταρχικός στόχος είναι να εξασφαλίζεται ότι η εξοικονόμηση δαπανών γίνεται πραγματικότητα και διατηρείται. Οι συνεχείς συγκριτικές αναλύσεις θα αναδείξουν τις παρεκκλίσεις από τους στόχους και τις πολιτικές.

Επιπλέον, η τεχνολογία εξελίσσεται συνεχώς επομένως οι στόχοι που έχετε θέσει κατά το χτίσιμο της στρατηγικής μπορεί πλέον να μην αρμόζουν και να μην συμβαδίζουν με τους στόχους και τις υπηρεσίες που απαιτούνται. Συμπερασματικά, βλέπουμε ότι όσο περισσότερα γνωρίζει η εταιρεία για τον εκτυπωτικό της στόλο, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να εξοικονομήσει χρήματα.

Τα MPS θέλουν χρόνo
Σε συζήτηση που είχαμε με τον Αναστάσιο Παπαϊωάννου, Διευθυντή Πληροφορικής της Alpha Αστικά Ακίνητα, μας μετέφερε την εμπειρία του από την πρόσθετη υλοποίηση ενός έργου MPS στον οργανισμό του. Σύμφωνα με τον κύριο Παπαϊωάννου, ο κυριότερος λόγος που επιλέχθηκε η εν λόγω λύση ήταν το κόστος, καθώς η συγκεκριμένη λύση ήταν η πιο οικονομική. Προς το παρόν είναι δύσκολο να γίνει μια εκτίμηση για το πόσο καλά πήγε το έργο, καθώς έχουν περάσει μόλις τρεις μήνες από την υλοποίησή του.

Όσον αφορά την έως τώρα πορεία της υλοποίησης του έργου, ενώ στους δύο πρώτους μήνες αυτό τηρούσε τις υποσχέσεις του, τον τρίτο μήνα τα αποτελέσματα ήταν αντιφατικά – ίσως διότι υπήρχε ανάγκη για περισσότερες έγχρωμες εκτυπώσεις από τις αναμενόμενες. Ώς εκ τούτου ο Αναστάσιος Παπαϊωάννου εκτιμά ότι θα μπορεί να γίνει μια σωστή αποτίμηση του έργου μετά από ένα χρόνο λειτουργίας, επιβεβαιώνοντας την άποψη ότι τα MPS χρειάζονται χρόνο για να μπορέσει να δει κανείς κατά πόσο φέρνουν τα αποτελέσματα που υπόσχονται.


Τα MPS επαληθεύουν τις υποσχέσεις τους

Ο Γιώργος Kιούσης, ΙΤ Director στις Αττικές Διαδρομές, μιλάει στο netweek για τη στρατηγική MPS που ακολουθεί στον οργανισμό του, καταγράφοντας, παράλληλα, τα κυριότερα οφέλη που μπορεί να αποκομίσει μια εταιρεία από την εφαρμογή μιας τέτοιας στρατηγικής.

netweek: Ποια είναι τα κυριότερα οφέλη που έχουν φέρει τα MPS στην εταιρεία σας;

Γιώργος Kιούσης: Η αναζήτηση μιας λύσης MPS ξεκίνησε έχοντας κατά νου τα βιβλιογραφικά αναφερόμενα οφέλη από την υλοποίηση σχετικών έργων, ήτοι: * ουσιαστική μείωση του πρωτογενούς κόστους εκτυπώσεων, με καλύτερους όρους υποστήριξης και αύξηση της διαθεσιμότητας των εκτυπωτικών συσκευών. * χαμηλότερη κατανάλωση ενέργειας και μείωση του χρησιμοποιούμενου χαρτιού * μείωση ενασχόλησης του προσωπικού της εταιρείας * αύξηση της παραγωγικότητας των χρηστών με αξιοποίηση ταχύτερου εξοπλισμού και πρόσβαση σε νέες λειτουργίες (scan to email κ.λπ.) * ξεκάθαρη εικόνα του κόστους εκτυπώσεων συνολικά και ανά χρήστη. Έχοντας διανύσει τρία περίπου χρόνια εφαρμογής των MPS, μπορούμε να επιβεβαιώσουμε ότι τα ανωτέρω επαληθεύτηκαν σε σημαντικό βαθμό, με έμφαση στη διαθεσιμότητα του εξοπλισμού, στη μείωση των συνολικών εκτυπώσεων (ως αριθμό σελίδων) και στην υιοθέτηση συγκεκριμένων νέων υπηρεσιών από τους χρήστες.

netweek: Κατά πόσο πετύχατε τελικά την επιθυμητή εξοικονόμηση από την εφαρμογή των MPS;

Γιώργος Kιούσης: Εξαρχής ήταν ζητούμενο το να μπορεί να υπολογιστεί με επαρκή ακρίβεια η απολογιστική εξοικονόμηση από την εφαρμογή των MPS σε βάθος χρόνου εφαρμογής, πλέον του έτους. Στη λογική αυτή, πριν την εφαρμογή των MPS, υπολογίστηκαν τα κόστη των εταιρικών εκτυπωτικών εργασιών αναλυόμενα στους ακόλουθους κύριους συντελεστές: *κόστος αναλωσίμων & ανταλλακτικών *κόστος επισκευών και διαχείρισης εξοπλισμού *κόστος κάλυψης υποστήριξης και κόστος αντικατάστασης *κατανάλωση ενέργειας.

Αξίζει να σημειωθεί ότι για τον υπολογισμό του κόστους αναλωσίμων & ανταλλακτικών, ακολουθήθηκαν δύο ανεξάρτητοι δρόμοι. Ο πρώτος αφορούσε τον υπολογισμό βάσει αναγωγής του πραγματικού κόστους εκτελεσμένων παραγγελιών αναλωσίμων σε ένα χρονικό διάστημα έτους. Ο δεύτερος αφορούσε τον υπολογισμό κόστους βάσει των μετρηθέντων σελίδων εκτυπώσεων και φωτοτυπιών στο ίδιο χρονικό διάστημα και βάσει βιβλιογραφικών δεδομένων, παρεχόμενων από τους κατασκευαστές για κάθε τύπο εκτυπωτή ή πολυμηχανήματος (τυπικό κόστος εκτύπωσης ανά σελίδα, διακρινόμενο σε μονόχρωμη / έγχρωμη εκτύπωση και μέγεθος χαρτιού).Οι δύο ανεξάρτητοι υπολογισμοί συνέκλιναν.

Από την άλλη, το κόστος των MPS προκύπτει άμεσα από τα τιμολόγια της σχετικής σύμβασης. Συγκρίνοντας τα δύο κόστη (πριν και μετά) είδαμε ότι τελικά υπήρξε μείωση περίπου 45%, μεγαλύτερη και από την προϋπολογισμένη και επιδιωκόμενη που είχε τεθεί στο 35%. Η μείωση αυτή οφείλεται κατά βάση στον μικρότερο αριθμό των τυπωμένων σελίδων, κάτι που αποτελεί σύνηθες παρελκόμενο σε παρόμοια έργα.

netweek: Κάποιοι ισχυρίζονται ότι τα MPS «κλειδώνουν» τις εταιρείες σε συγκεκριμένους προμηθευτές; Κατά πόσο ισχύει αυτό στη δική σας περίπτωση; Πόσο ευελιξία σας προσφέρει σε αυτό τον τομέα το συμβόλαιο MPS που έχετε υπογράψει;

Γιώργος Kιούσης: Η εκτυπωτική υποδομή μιας εταιρείας πρέπει να θεωρείται πλέον commodity, στην ίδια περίπου λογική αντιμετώπισης, για παράδειγμα, του Internet feeding ή του cloud email. Οι βασικοί πάροχοι λύσεων MPS της αγοράς είναι αξιόπιστοι και με πλήρη προϊοντική γκάμα ο καθένας, έχουν, δε, τυποποιηθεί με την πάροδο του χρόνου και οι προσφερόμενες υπηρεσίες σε ότι αφορά τιμοκαταλόγους, service level agreements και λοιπές συμβατικές προβλέψεις – όπως, για παράδειγμα, τη δυνατότητα αγοράς του εξοπλισμού από την εταιρεία στη λήξη της σύμβασης σε συμφωνημένη τιμή ή τη δυνατότητα προσθήκης, αφαίρεσης, αντικατάστασης μονάδων, επίσης με προκαθορισμένα κόστη. Συνεπώς σε ένα επαρκώς καθορισμένο, πλέον, πλαίσιο όπως της αγοράς υπηρεσιών MPS δεν μπορούμε να μιλάμε για «κλείδωμα» σε προμηθευτή, ως αν να μιλάμε για υποδομές legacy. Επιπρόσθετα, μια εταιρεία μπορεί να επιλέξει να έχει ταυτόχρονα ενεργές συμβάσεις MPS με περισσότερες από έναν παρόχους, ως πιθανή δικλείδα ασφαλείας, αναλαμβάνοντας βέβαια και το αυξημένο κόστος διαχείρισης των πολλαπλών συμβάσεων.