Αν και τα MPS (Μanaged Print Services) δεν είναι κάτι το καινούργιο, το ρευστό επιχειρηματικό κλίμα και η ανάγκη μείωσης του κόστους σε μια δύσκολη οικονομική περίοδο, ωθεί όλο και περισσότερες εταιρείες να τα εκμεταλλευτούν, μειώνοντας τα λειτουργικά τους έξοδα και βελτιώνοντας τις ροές εργασίας τους.

Κάθε λύση MPS διαχειρίζεται εταιρικά έγγραφα και τον εκτυπωτικό στόλο μιας επιχείρησης, βελτιώνοντας (και κάνοντας πιο αποτελεσματικές) τις επιχειρησιακές διαδικασίες. Μέσω των MPS ελέγχεται ο όγκος των εκτυπώσεων και περιορίζεται κατά το δοκούν η πρόσβαση σε συγκεκριμένες εκτυπώσεις, επιτρέποντας την πρόσβαση στο σύστημα διαχείρισης μόνο σε εξουσιοδοτημένα άτομα. Στην αγορά υπάρχουν μια σειρά από λύσεις MPS, η κάθε μία με τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της. Γενικά, όλοι οι πάροχοι MPS μπορούν να καλύψουν τις ανάγκες τόσο των μικρομεσαίων, όσο και των μεγαλύτερων επιχειρήσεων, ικανοποιώντας τη θέλησή τους για σημαντική εξοικονόμηση πόρων και μείωση του λειτουργικού κόστους.

Η εξοικονόμηση είναι, αναμφίβολα, ένα σημαντικός λόγος για την επιλογή μιας λύσης MPS, αλλά δεν είναι ο μόνος. Εξίσου σημαντικοί λόγοι για την υιοθέτηση μιας λύσης MPS είναι, επίσης, η περιβαλλοντική βιωσιμότητα, η δυνατότητα εκτύπωσης από φορητές συσκευές, η τήρηση των κανόνων συμμόρφωσης και η εξοικονόμηση χρόνου (και εργατοωρών) που δημιουργείται μέσα από τις αυτοματοποιημένες διαδικασίες διαχείρισης χαρτιού. Για πολλές εταιρείες, δε, η αυτοματοποίηση της διαχείρισης χαρτιού μεταφράζεται στην εξοικονόμηση σημαντικών πόρων (σε φυσικό προσωπικό, αλλά και κεφάλαιο). Θεωρώντας ότι το printing σχεδιάστηκε για να οργανώσει καλύτερα τους ανθρώπους, η επίτευξη της μέγιστης παραγωγικότητας μέσω αυτού είναι κρίσιμη. Αυτό εξηγεί και γιατί τα MPS είναι ιδανικά για όλους εκείνους που επιθυμούν να εξοικονομήσουν χρόνο και χρήμα.

Στα ενδότερα των MPS
Το MPS καλύπτει ένα μεγάλο εύρος παρεχόμενων υπηρεσιών, οι οποίες θα μπορούν να καταταχθούν στις ακόλουθες τρεις ευρείες κατηγορίες:

  • Μελέτη υφιστάμενου εκτυπωτικού περιβάλλοντος. Στην προκειμένη περίπτωση γίνεται μια μελέτη του υφιστάμενου εκτυπωτικού περιβάλλοντος από τον πάροχο μιας λύσης MPS, ώστε από αυτή τη μελέτη να γίνουν συστάσεις για τη δημιουργία ενός ορθολογικότερου περιβάλλοντος εκτύπωσης και να βγει μια εκτίμηση για τις πιθανές μελλοντικές εξοικονομήσεις που θα προκύψουν από την εφαρμογή των MPS. Οι μελέτες που διεξάγονται ξεκινάνε από βασικές online αξιολογήσεις και επεκτείνονται ως πλήρεις αξιολογήσεις όλων των ροών εργασίας. Σε αυτές τις μελέτες μπορούν φυσικά να περιλαμβάνεται η ανάλυση των περιβαλλοντικών επιπτώσεων ή και εκτιμήσεις για την ασφάλεια των εγγράφων.
  • Βελτιστοποίηση. Σε αυτό το στάδιο γίνεται ο εξορθολογισμός και η ενοποίηση των εκτυπωτικών συσκευών για τη βελτίωση της αναλογίας χρηστών ανά συσκευή, όπως και η ανάπτυξη πολιτικών εκτύπωσης για τη δημιουργία ενός πλαισίου διακυβέρνησης των εκτυπώσεων μέσα από μια πλήρη επιχειρηματική λύση MPS, που περιλαμβάνει τη διαχείριση αλλαγών, την ανάπτυξη του εκτυπωτικού στόλου και τη μετάβαση στη νέα κατάσταση.
  • Διαχείριση. Αυτή η φάση περιλαμβάνει τη συνεχή βελτίωση των διεργασιών, τις αξιολογήσεις από τις επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν μια λύση MPS, την παρακολούθηση τήρησης των SLAs, τη διαχείριση εξ αποστάσεως και τη βελτίωση των ροών εργασίας.

Η δυναμική της αγοράς MPS
Η αγορά των MPS κερδίζει συνεχώς έδαφος, καθώς οι επιχειρήσεις όλο και περισσότερο προσπαθούν να θέσουν υπό έλεγχο τα εκτυπωτικά τους κόστη, αλλά και να αυξήσουν την επιχειρησιακή τους αποτελεσματικότητα. Στην αγορά MPS υπάρχει μια έντονη κινητικότητα, με το 51% των οργανισμών (που χρησιμοποιούν ήδη ή σκοπεύουν να εκμεταλλευτούν στο μέλλον τα MPS) να σκοπεύουν να αυξήσουν τις επενδύσεις στα MPS μέσα στα επόμενα χρόνια. Όπως εκτιμά η Quocirca, σχεδόν το 50% των μεγάλων οργανισμών (ήτοι με πάνω από 1.000 εργαζόμενους) χρησιμοποιούν τα MPS σε κάποια μορφή τους, με τη χρήση τους να είναι εντονότερη στους πολύ μεγάλους οργανισμούς.

Ένα επιπλέον 20% σχεδιάζει να εκμεταλλευτεί τα MPS μέσα στο επόμενο έτος, κάτι που αντικατοπτρίζει την ωριμότητα αυτής της αγοράς. Αν και οι λύσεις που περιλαμβάνουν μια ευρύτερη διαχείριση των ροών εργασίας διαθέτουν ένα σημαντικό στοιχείο διαφοροποίησης, η παροχή υπηρεσιών εξακολουθεί να αποτελεί ένα στρατηγικό παράγοντα για την ανάπτυξη της αγοράς MPS. Οι συνεχείς επενδύσεις για τη βελτίωση απόδοσης των MPS και η εστίαση στη συνεπή παράδοση των υπηρεσιών μέσω ολοκληρωμένων back-end πλατφορμών είναι τα βασικά χαρακτηριστικά που μπορούν να κατατάξουν έναν πάροχο MPS στην κορυφή της αγοράς.

Σύμφωνα με τη σχετική έρευνα της Quocirca, οι οργανισμοί χρησιμοποιούν τα MPS κατά μέσο όρο εδώ και τρία χρόνια, ενώ η πλειοψηφία αυτών (64%) βρίσκεται στη δεύτερη φάση αξιοποίησής τους, έχοντας ολοκληρώσει τη βελτιστοποίηση και προχωρώντας στην ενσωμάτωση εργαλείων διαχείρισης ροών εργασίας. Συνολικά, το 70% των οργανισμών διαχειρίζονται έναν εκτυπωτικό στόλο πολλαπλών vendors μέσα από μια λύση MPS, αποτυπώνοντας την ανάγκη που υπάρχει στην αγορά για την υποστήριξη διαφορετικών vendors εκτυπωτικών συσκευών μέσα από ένα συμβόλαιο MPS.

Παρόλο αυτά, το 80% των οργανισμών δηλώνει πρόθυμο να αποδεχθεί ένα συγκεκριμένο brand. Άλλωστε η διαχείριση ενός ομογενοποιημένου εκτυπωτικού στόλου προσφέρει μια σειρά από οφέλη αποδοτικότητας, τόσο για την ομάδα διαχείρισης του ΙΤ όσο και για τους ίδιους τους εργαζόμενους. Είναι ξεκάθαρο ότι εκείνοι οι πάροχοι MPS που είναι σε θέση να προσφέρουν το ευρύτερο δυνατό χαρτοφυλάκιο εκτυπωτικών συσκευών βρίσκονται σε καλύτερη θέση για να διευθετήσουν τις ποικίλες εκτυπωτικές ανάγκες των μεγάλων οργανισμών.

Αν και η πλειοψηφία των συμμετεχόντων στην έρευνα της Quocirca δηλώνουν ότι ακολουθούν μια υβριδική προσέγγιση για τα MPS, αναλαμβάνοντας εσωτερικά κάποιες από τις εκτυπωτικές εργασίες, η λύση του outsourcing δημιουργεί μεγαλύτερα ποσοστά ικανοποίησης, καθώς το 90% εξ αυτών που χρησιμοποιούν μια πλήρη outsourced λύση MPS είναι ικανοποιημένοι ή πολύ ικανοποιημένοι με τη διαχείριση και την απόδοση της εκτυπωτικής τους υποδομής, σε σχέση με το 68% που δηλώνουν το ίδιο, από αυτούς που έχουν καταφύγει σε μια υβριδική λύση.

Αν και συνολικά η μέση ετήσια μείωση του κόστους εκτύπωσης μετά από την εφαρμογή μιας λύσης MPS ανέρχεται στο 26%, αυτοί που ακολούθησαν μια πλήρως outsourced προσέγγιση ανέφεραν και τη μεγαλύτερη εξοικονόμηση: σχεδόν το 40% αυτής της κατηγορίας ανέφερε μια μέση εξοικονόμηση της τάξης του 30%, σε σχέση με το 24% αυτών που χρησιμοποιούν μια υβριδική λύση MPS. Φαίνεται ότι υιοθετώντας μια πλήρως outsourced προσέγγιση οι οργανισμοί μπορούν να πετύχουν σημαντική μείωση του κόστους, καθώς η τεχνογνωσία και η εμπειρία ενός παρόχου MPS μπορεί να προσφέρει εν γένει πολύ περισσότερα στη διαχείριση των εκτυπώσεων από αυτά που μπορεί να γίνουν εσωτερικά στην εταιρεία.

Παράλληλα, μπορεί να απελευθερώσει την εσωτερική ομάδα του ΙΤ από εργασίες ρουτίνας, επιτρέποντάς της να αφοσιωθεί σε ένα περισσότερο αναπτυξιακό και καινοτόμο έργο, το οποίο θα μπορούσε να βοηθήσει στην επίτευξη των επιχειρησιακών στόχων. Από την άλλη η υιοθέτηση μιας υβριδικής προσέγγισης μπορεί να επιτρέψει σε έναν οργανισμό να διατηρήσει ένα μεγαλύτερο έλεγχο στις διαδικασίες, απαιτώντας μια περαιτέρω ενδυνάμωση της διακυβέρνησης, διασφαλίζοντας την αποτελεσματικότητα και την παροχή ενός σταθερού επιπέδου παροχής υπηρεσιών.

Κόστος και ασφάλεια
Όπως καταγράφεται στην έρευνα της Quocirca, για πρώτη φορά η ασφάλεια μπαίνει στις κορυφαίες προτεραιότητες των οργανισμών που χρησιμοποιούν λύσεις MPS, με το 75% να δηλώνουν ότι ήταν μια σημαντική ή πολύ σημαντική αιτία για την υιοθέτηση μιας τέτοιας λύσης. H ασφάλεια των εγγράφων αξιολογήθηκε ως ύψιστης σημασίας από τον τομέα παροχής επαγγελματικών υπηρεσιών και τον χρηματοπιστωτικό τομέα, με το κυβερνητικό τομέα, παρά τη μεγάλη του εξάρτηση από τις εκτυπώσεις, να δίνει στην ασφάλεια τη μικρότερη προτεραιότητα.

Όπως ήταν αναμενόμενο, το κόστος εξακολουθεί να αποτελεί μια κορυφαία αιτία για την υιοθέτηση μιας λύσης MPS – ιδίως μεταξύ των οργανισμών που διαθέτουν περισσότερους από 3.000 υπαλλήλους και των οργανισμών παροχής επαγγελματικών υπηρεσιών και του χρηματοπιστωτικού τομέα. Σαφώς, παρά το γεγονός ότι πολλοί από τους οργανισμούς ψηφιοποιούν ήδη τις διεργασίες τους, το κόστος εκτύπωσης εξακολουθεί να αποτελεί κορυφαία πρόκληση, την οποία επιδιώκουν να αντιμετωπίσουν μέσω των MPS.

Η ποιότητα των υπηρεσιών ακολουθεί σε κοντινή απόσταση – η βελτίωση του επιπέδου των παρεχόμενων υπηρεσιών μέσω της αρτιότερης διακυβέρνησης, της βελτίωσης των SLAs και της εκμετάλλευσης λειτουργιών αναφοράς και Analytics, αποτελεί πλέον βασικό παράγοντα διαφοροποίησης για τους κορυφαίους παρόχους MPS. Αξίζει να σημειωθεί, επίσης, ότι οι μεγάλοι οργανισμοί είναι πιο πιθανό να εκμεταλλευτούν τα MPS για να μειώσουν την κατανάλωση χαρτιού και τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις. Τα MPS παίζουν στρατηγικό ρόλο στην προκειμένη περίπτωση, ενώ όλο και περισσότερο οι κορυφαίοι πάροχοι υπηρεσιών MPS τα εξετάζουν υπό μια ολιστική άποψη και από την αρχή εμπλοκής τους με μια υλοποίηση MPS.

Τέλος, με τις κατάλληλες λύσεις ροών εργασίας και τις υπηρεσίες να υποστηρίζονται από τις τελευταίες τεχνολογίες που ενσωματώνουν οι εκτυπωτικές συσκευές, τα MPS μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς ώστε να αυτοματοποιήσουν σε μεγάλο βαθμό τις ροές εργασίας τους, να μειώσουν τη σπατάλη χαρτιού και να εξαλείψουν τις αναποτελεσματικές διεργασίες διαχείρισης των εκτυπώσεων.