Ένα ενοποιημένο οικοσύστημα δεδομένων μπορεί να συνδυάζει διαφορετικά συστήματα –όπως CRM, ERP, ηλεκτρονικό εμπόριο, μάρκετινγκ και πλατφόρμες IoT– σε ένα ενιαίο ολοκληρωμένο πλαίσιο. Αντί να έχουμε απομονωμένα δεδομένα σε μεμονωμένες εφαρμογές, όλες οι πληροφορίες γίνονται ένας κοινός πόρος και ανταλλάσσονται σε πραγματικό ή σχεδόν πραγματικό χρόνο, δίνοντας τη δυνατότητα για ακριβέστερη ανάλυση, αυτοματοποίηση και στρατηγικές αποφάσεις. Ως αποτέλεσμα, έχουμε μια εταιρεία που μπορεί να λειτουργεί με αυξημένη αποτελεσματικότητα και να ανταποκριθεί γρήγορα στις αλλαγές της αγοράς. Ενώ, ωστόσο, τα οφέλη ενός τέτοιου οικοσυστήματος είναι πολλά, υπάρχουν επίσης και προκλήσεις που πρέπει να αντιμετωπιστούν προσεκτικά.
ΤΑ ΟΦΕΛΗ ΤΗΣ ΕΝΣΩΜΑΤΩΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΕ ΕΝΑ ΕΝΟΠΟΙΗΜΕΝΟ ΟΙΚΟΣΥΣΤΗΜΑ
Ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη της ενοποιημένης ενσωμάτωσης δεδομένων είναι η δημιουργία μιας ενιαίας πηγής αλήθειας (Single Source of Truth). Αντί να βασίζονται σε κατακερματισμένες ή αντικρουόμενες πληροφορίες από πολλαπλές πλατφόρμες, οι εταιρείες μπορούν να ενοποιήσουν τα δεδομένα τους σε ένα μέρος, έτσι ώστε όλοι να εργάζονται με τις ίδιες και ενημερωμένες πληροφορίες. Αυτό θέτει τα θεμέλια για ταχύτερη ανάλυση και λήψη αποφάσεων, με λιγότερα σφάλματα και διαδικασίες που δεν δημιουργούν σύγχυση από ανεπάρκεια ή ασυμφωνία δεδομένων.
Πέρα από τις ακριβείς και ενημερωμένες πληροφορίες, τα ενοποιημένα συστήματα παρέχουν ολιστική προβολή ολόκληρης της επιχείρησης. Η διοίκηση μπορεί να δει σε πραγματικό χρόνο πίνακες (dashboard) με πληθώρα πληροφοριών – από τα διαθέσιμα αποθέματα και την απόδοση της εφοδιαστικής αλυσίδας έως τις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες και τις καμπάνιες μάρκετινγκ. Με αυτήν την προβολή 360° οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων μπορούν να βελτιστοποιήσουν τις ροές εργασίας και να ανταποκριθούν στις συνθήκες της αγοράς.
Επιπλέον, η απρόσκοπτη ροή δεδομένων σημαίνει αυτοματοποιημένες διαδικασίες, με αποτέλεσμα πολλές μη αυτόματες εργασίες να εξαλείφονται. Για παράδειγμα, μια αύξηση στις ηλεκτρονικές παραγγελίες μπορεί να προκαλέσει μια σειρά βημάτων –από την ενημέρωση των επιπέδων αποθεμάτων έως την αποστολή εξατομικευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου– ώστε οι ομάδες να μπορούν να επικεντρωθούν σε πιο στρατηγική δουλειά.
Ένα άλλο πλεονέκτημα της ενοποίησης δεδομένων είναι βελτίωση της εμπειρίας για τον πελάτη (customer experience). Όταν όλα τμήματα μοιράζονται τα ίδια δεδομένα, οι εταιρείες μπορούν να προσφέρουν εξατομικευμένες λύσεις. Το ιστορικό και οι προτιμήσεις αγορών, καθώς και τα συστήματα διαχείρισης αιτημάτων πελατών είναι εύκολα προσβάσιμα, επομένως οι εργαζόμενοι ή οι λύσεις που βασίζονται σε τεχνητή νοημοσύνη μπορούν να κάνουν σχετικές προτάσεις προϊόντων ή να επιλύουν προβλήματα άμεσα. Με τη χρήση περισσότερων δεδομένων, τα μοντέλα πρόβλεψης γίνονται πιο ακριβή και ισχυρά, ώστε οι επιχειρήσεις να μπορούν να προβλέπουν αλλαγές στη ζήτηση, να βελτιστοποιούν την κατανομή πόρων, και να ανταποκρίνονται στις ανάγκες των πελατών.
Ένα καλά δομημένο οικοσύστημα είναι επίσης και εύκολα επεκτάσιμο. Καθώς η εταιρεία αναπτύσσεται ή προστίθενται νέα εργαλεία, μια ενοποιημένη αρχιτεκτονική δεδομένων διασφαλίζει ότι κάθε νέο στοιχείο μπορεί να συνδεθεί απρόσκοπτα, έτσι ώστε ο κύκλος του αυτοματισμού να συνεχίζεται χωρίς διακοπή ή αναδιαμόρφωση.
ΟΙ ΠΡΟΚΛΗΣΕΙΣ ΤΗΣ ΕΝΟΠΟΙΗΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι οργανισμοί όταν συγκεντρώνουν τα δεδομένα σε ένα μέρος είναι η διατήρηση της ποιότητας και της συνέπειας. Η συγχώνευση πληροφοριών από πολλαπλά συστήματα –το καθένα με τις δικές του δομές δεδομένων, πρότυπα και διαδικασίες– μπορεί να δημιουργήσει διπλές εγγραφές, παλιές εγγραφές και μη συμβατές μορφές. Αυτά τα ζητήματα απαιτούν ισχυρή διακυβέρνηση των δεδομένων για να διασφαλιστεί ότι θα βρίσκονται κεντρικά, ακριβή και αξιόπιστα. Τα συστήματα παλαιού τύπου που είναι συχνά βαθιά ενσωματωμένα σε βασικές λειτουργίες, μπορεί να είναι δύσκολο να εκσυγχρονιστούν ή να αντικατασταθούν, απαιτώντας εξειδικευμένη τεχνογνωσία και σημαντικές επενδύσεις για να γεφυρωθούν τα κενά μεταξύ παλαιών και σύγχρονων τεχνολογιών. Ως εταιρεία συμβούλων τεχνολογίας, η P3 Greece είναι μια ομάδα με εξειδίκευση σε πολλαπλά έργα, στα οποία μέσω της συνεργατικής προσέγγισης και των ολοκληρωμένων λύσεων διασφαλίζεται ότι η ενοποίηση δεδομένων γίνεται ο καταλύτης για την καινοτομία, την αποτελεσματικότητα και την ανάπτυξη.
Η ασφάλεια και η συμμόρφωση περιπλέκουν τη διαδικασία ενοποίησης. Ένα οικοσύστημα δεδομένων καθιστά τα δεδομένα πιο διαχειρίσιμα, αλλά πολλές φορές παραλείπεται ο παράγοντας της διασφάλισης, της νομικής και κανονιστικής συμμόρφωσης, καθώς και της αποτελεσματικής διαχείρισης των εγγράφων στις αρχικές τους μορφές.
Οι επιχειρήσεις πρέπει να διαθέτουν αυστηρούς ελέγχους πρόσβασης, μηχανισμούς κρυπτογράφησης και ελέγχους συμμόρφωσης με τους κανονισμούς για να προστατεύουν ευαίσθητες πληροφορίες—ειδικά σε κλάδους που υπόκεινται σε κανονιστικές ρυθμίσεις (GDPR, CCPA ή HIPAA).
Πάνω από τα τεχνικά ζητήματα είναι οι οργανωτικές και πολιτιστικές προκλήσεις που προκύπτουν όταν οι ομάδες που εργάζονταν ανεξάρτητα πρέπει να ευθυγραμμίσουν τη ροή εργασίας τους, να μοιραστούν ιδέες, και να υιοθετήσουν νέους τρόπους συνεργασίας.
Ακόμη και με την καλύτερη τεχνολογία, η ανεπαρκής διαχείριση αλλαγών, οι περιορισμοί στον προϋπολογισμό ή/και τα κενά δεξιοτήτων, μπορούν να μας κρατήσουν πίσω. Οι εργαζόμενοι πολλές φορές χρειάζονται κατάλληλη εκπαίδευση για να ερμηνεύουν και να ενεργούν με βάση τα ενοποιημένα δεδομένα. Επομένως, χωρίς σαφή επικοινωνία από την ηγεσία η υπόσχεση ενός ενοποιημένου οικοσυστήματος δεδομένων, μπορεί να παραμένει απραγματοποίητη.
ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΤΥΧΙΑ
Για να αξιοποιήσουμε στο έπακρο ένα ενοποιημένο οικοσύστημα δεδομένων, πρέπει να ξεκινήσουμε με ένα σαφές σύνολο στόχων. Αυτό σημαίνει πως η ενοποίηση δεδομένων μπορεί να εντοπίσει και να λύσει συγκεκριμένα επιχειρηματικά προβλήματα, όπως για παράδειγμα τη μείωση του λειτουργικού κόστους, την αύξηση της καινοτομίας, και την επιτάχυνση της παραγωγής. Η ύπαρξη αυτών των στόχων από την αρχή μας δίνει έναν οδικό χάρτη που διατηρεί τα έργα σε σωστό δρόμο και καθιστά την επιτυχία μετρήσιμη.
Η ισχυρή διακυβέρνηση δεδομένων είναι το κλειδί. Καθορίζοντας κατευθυντήριες γραμμές για τη συλλογή, αποθήκευση, επεξεργασία και πρόσβαση δεδομένων, διασφαλίζεται ότι οι ευαίσθητες πληροφορίες είναι ασφαλείς, συνεπείς και συμβατές. Οι ρόλοι και οι ευθύνες ορίζονται και κοινοποιούνται με σαφήνεια, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν πώς να χειρίζονται τα δεδομένα.
Σε μια τέτοια διαδικασία η P3 Greece χρησιμοποιεί μια σταδιακή προσέγγιση μετάβασης και υλοποίησης. Αντί να προσπαθούμε να αλλάξουμε τα πάντα από την αρχή, μπορούμε να ξεκινήσουμε με τα πιο κρίσιμα συστήματα, να φέρουμε γρήγορες νίκες και να εφαρμόσουμε στις επόμενες φάσεις τα διδάγματα που αντλήθηκαν. Αυτή η σταδιακή προσέγγιση αποφεύγει τη δημιουργία σύγχυσης με πάρα πολλές ταυτόχρονες αλλαγές, ενώ επικυρώνει συνεχώς την ορθή επιλογή σε τεχνολογία και διαδικασίες. Παράλληλα με τα βήματα τακτικής, μια σωστά δομημένη και κλιμακούμενη αρχιτεκτονική βοηθά στη μελλοντική επάρκεια του οικοσυστήματος. Οι πλατφόρμες που βασίζονται στο cloud, τα microservices και λύσεις που βασίζονται σε API μπορούν εύκολα να προσθέτουν νέα εργαλεία, νέους συνεργάτες, και να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις της αγοράς χωρίς να χρειάζεται να ανακατασκευαστούν από την αρχή.
Στη σημερινή εποχή του ψηφιακού μετασχηματισμού, πολλές επιχειρήσεις έρχονται αντιμέτωπες με την ανάγκη για τον αλφαβητισμό πάνω στα δεδομένα (data literacy). Πέρα από το τεχνικό επίπεδο, στην P3 Greece αντιλαμβανόμαστε ότι οι διαδικασίες είναι κρίσιμες, αλλά ο άνθρωπος είναι ο σημαντικότερος παράγοντας. Η εκπαίδευση σε εργαλεία και μεθοδολογίες ανάλυσης, καθώς και η τακτική επικοινωνία των αποφάσεων που βασίζονται σε δεδομένα, θα κάνει τους ανθρώπους να ασχοληθούν με τα ενοποιημένα δεδομένα και να βρουν νέες χρήσεις για αυτά. Με σαφείς στόχους, ισχυρή διακυβέρνηση, σταδιακό σχέδιο ολοκλήρωσης και μια υποστηρικτική κουλτούρα, μπορούμε να μετατρέψουμε το ενιαίο οικοσύστημα δεδομένων σε κινητήρια δύναμη ανάπτυξης και καινοτομίας. Για το λόγο αυτό η P3 Greece έχει δημιουργήσει ξεχωριστή ομάδα συμβούλων που παρέχουν προσαρμοσμένα προγράμματα κατάρτισης στη διαχείριση αλλαγών και εκπαίδευση στην εταιρική κουλτούρα δεδομένων, ώστε όλες και όλοι να μπορούν να χρησιμοποιούν τα ενσωματωμένα δεδομένα με σιγουριά και ασφάλεια.