Το collaboration αποτελεί την ουσία της ομαδικής εργασίας και πιθανόν το πιο σημαντικό κίνητρο για τη δημιουργία ομάδων εργασίας. Πώς, όμως, το IT μπορεί να συμβάλει στη δημιουργία ενός περισσότερου συνεργατικού περιβάλλοντος;

Συχνά, οι εργαζόμενοι απογοητεύονται από τις legacy εφαρμογές που χρησιμοποιούν στην εταιρεία τους, οι οποίες μπορούν να περιορίσουν την παραγωγικότητα και να επηρεάσουν αρνητικά τη ροή εργασίας. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα, όπως εκτιμά η Gartner, πολλοί εργαζόμενοι να σταματήσουν να χρησιμοποιούν αυτές τις εφαρμογές ή, τουλάχιστον, να αποφεύγουν να τις χρησιμοποιούν κατά το δυνατόν. Το περιεχόμενο που διανέμεται από τις επιχειρηματικές εφαρμογές μπορεί να αποτελέσει τον «συνθετικό ιστό» ανάμεσα στους υπαλλήλους, τους πελάτες και τους επιχειρηματικούς στόχους.

Έτσι, αν τα δεδομένα της εταιρείας δεν είναι διαθέσιμα την κατάλληλη στιγμή, με τον κατάλληλο τρόπο, θα υπάρχει μια επιβράδυνση της ροής εργασίας σε ολόκληρη την επιχείρηση. Η εταιρική πληροφορία, όπως γίνεται και με το πετρέλαιο που βρίσκεται ανεκμετάλλευτο στο υπέδαφος, δεν έχει καμία αξία αν παραμένει αναξιοποίητη. Η ενίσχυση της συνεργατικότητας μπορεί να βοηθήσει στην αντιμετώπιση αυτού του προβλήματος.

Mobile συνεργασία
Το mobile, τα social media, το cloud και τα δεδομένα καθ’ αυτά δημιουργούν ένα υπόβαθρο συνεργατικότητας μέσα σε μια σύγχρονη εταιρεία. Αυτό από μόνο του δεν αρκεί. Χρειάζεται να υπερπηδηθούν αρκετά εμπόδια και να γίνουν πειραματισμοί με νέα εργαλεία και πόρους, ώστε η συνεργατικότητα να αποτελέσει έναν αποφασιστικό παράγοντα διαφοροποίησης και ενίσχυσης της ανταγωνιστικότητας μιας επιχείρησης. Η Gartner κατονομάζει τέσσερις πυλώνες, πάνω στους οποίους κτίζεται το mobile collaroration: οι φορητές συσκευές, το ΒΥΟD, τα mobile apps και οι υπηρεσίες cloud/storage/sharing.

Και οι τέσσερις αναμένεται να αναπτυχθούν με γοργούς ρυθμούς τα επόμενα χρόνια. Έως το 2017, σύμφωνα με την Gartner, θα διατίθενται στην αγορά 3 δισ. νέες συσκευές ετησίως, με το συνολικό αριθμό συνδεδεμένων συσκευών να ξεπερνά τότε τα 8 δισεκατομμύρια. Επιπλέον, ο μέσος ρυθμός υιοθέτησης των BYOD smartphones σε αυτούς τους οργανισμούς ανέρχεται στο 33%, ενώ ο μέσος ρυθμός υιοθέτησης των BYOD tablets αγγίζει το 47%. Τέλος, η Gartner εκτιμά ότι μέσα σε δύο χρόνια, πάνω από 300 εκατομμύρια mobile apps το χρόνο θα γίνονται download από τα app stores. Αυτό μας δείχνει την τάση για το πού κινείται ο τρόπος εργασίας, με το mobile να μετατρέπεται σε πρωτεύον σημείο πρόσβασης για τους IT πόρους και λύσεις.

Cloud storage services χωρίς δεσμά
Μερικές από τις μεγαλύτερες οργανωτικές εντάσεις ανάμεσα στο ΙΤ και στους χρήστες σήμερα δημιουργούνται από την παραγωγική χρήση στην εργασία του personal cloud file storage και των υπηρεσιών sharing. Παρόλο που αυτές οι υπηρεσίες διευκολύνουν τους υπαλλήλους να βρουν και να μοιράσουν περιεχόμενο, δημιουργούν, επίσης, σημαντικές προκλήσεις για το ΙΤ, όπως η πιθανή δημιουργία μιας κερκόπορτας, η οποία θα μπορούσε να δώσει πρόσβαση στα εταιρικά δεδομένα από μη εξουσιοδοτημένα άτομα.

Όπως πιστεύει η Gartner, το ΙΤ δεν πρέπει να μπλοκάρει την πρόσβαση σε τέτοιες υπηρεσίες. Δεν πρέπει να αρνείται την ύπαρξή τους, όπως λανθασμένα γίνεται σε αρκετές εταιρείες. Έως το 2016, σύμφωνα με την Gartner, κάθε φορητή συσκευή θα συνδέεται με τουλάχιστον πέντε διαφορετικά apps cloud file storage ή sharing. Την ίδια στιγμή ο αριθμός των mobile social users αναμένεται να αγγίξει τους 2,5 δισ. χρήστες. Η συνεργατικότητα ενεργοποιείται από την τεχνολογία, αλλά δεν έχει να κάνει μόνο με αυτήν. Υπάρχουν αρκετά εμπόδια που πρέπει να αναγνωριστούν και για να αντιμετωπιστούν, χρειάζεται να γίνουν αρκετοί πειραματισμοί για να δει κανείς ποιο σενάριο φέρνει τα καλύτερα αποτελέσματα.

Η Gartner δίνει τις εξής συμβουλές για τη δημιουργία ενός περισσότερου συνεργατικού περιβάλλοντος:

  • Φανταστείτε και δημιουργήστε ένα νέο ψηφιακό story για τον οργανισμό σας και καθορίστε τρία σενάρια, με τα οποία ο οργανισμός σας θα μπορούσε να λειτουργήσει ριζικά διαφορετικά σε έναν ψηφιακό κόσμο.
  • Αναγνωρίστε τμήματα στην υποδομή που είναι εχθρικά στην υλοποίηση ενός ψηφιακού εργατικού δυναμικού και απομακρύνετέ τα.
  • Εντοπίστε τις ικανότητες ή τα ταλέντα που μπορείτε να χάσετε και εκείνα που χρειάζεται να αναπτύξετε.