Οι εκτυπώσεις αποτελούν μία «ταπεινή», καθημερινή δραστηριότητα, η οποία συχνά στερείται της προσοχής που της αξίζει. Μπορεί η λειτουργία αυτή να μοιάζει ιδιαίτερα απλή, αλλά όταν δεν υπόκειται στη σωστή διαχείριση, καταλήγει να κοστίζει στην επιχείρηση πολύ περισσότερο από αυτό που θα έπρεπε. Στο σύγχρονο περιβάλλον εργασίας, οι εκτυπωτές, τα φωτοτυπικά μηχανήματα, τα φαξ, τα σκάνερ και τα πολυμηχανήματα συχνά φυτρώνουν σαν... μανιτάρια.

<‘Σελίδα 1: Καταρτίστε μία στρατηγική εκτυπώσεων και πρωτοβουλίες διαχείρισης των εκτυπώσεων που… συμφέρουν’>
Η απόφαση για την αγορά νέων μηχανημάτων γίνεται συχνά ανά τμήμα, ενώ παράλληλα, απουσιάζει η γνώση σχετικά με το βαθμό χρήσης του υφιστάμενου εξοπλισμού. Προκειμένου μία επιχείρηση να μπορέσει να μεγιστοποιήσει την αποτελεσματικότητα του εξοπλισμού της, αλλά και να ελαχιστοποιήσει το κόστος που αυτός συνεπάγεται, θα πρέπει να καταρτίσει την κατάλληλη στρατηγική. Σε αρκετές περιπτώσεις, θα αποδειχθεί απαραίτητη η συνεργασία με έναν εξειδικευμένο εξωτερικό συνεργάτη.

Καταρτίστε μία στρατηγική εκτυπώσεων
Οι εκτυπώσεις αφενός αποκτούν πλέον στρατηγική σημασία και αφετέρου, προϋποθέτουν την κατάρτιση της κατάλληλης στρατηγικής. Η σημασία τους γίνεται στρατηγική επειδή, καθώς οι εκτυπωτές «απελευθερώνονται» από τον Η/Υ και αποκτούν άμεση πρόσβαση στις επιχειρησιακές εφαρμογές, προσφέρουν διευρυμένες δυνατότητες στους χρήστες τους. Ιδιαίτερα κρίσιμος γίνεται ο ρόλος τους όσον αφορά τη μετάδοση της πληροφορίας προς και από αυτούς.
Προκειμένου όμως, να μεγιστοποιείται η παραγωγικότητα και να ελαχιστοποιείται το κόστος, θα πρέπει να δημιουργείται μία στρατηγική, η οποία και θα καλύπτει τους τρεις ακόλουθους βασικούς τομείς:
1. Βελτιστοποίηση του εξοπλισμού και προσαρμογή του στις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης.
2. Συνεχής και ενεργή διαχείριση της υποδομής, είτε εσωτερικά είτε μέσω outsourcing.
3. Βελτίωση της συνολικής ροής εργασίας ώστε να μεγιστοποιείται η παραγωγικότητα.

Η ευρύτερη αυτή στρατηγική απαιτεί άμεσες επενδύσεις σε χρόνο και χρήματα, αλλά και αρκετούς μήνες, για να αποφέρει τα προσδοκώμενα αποτελέσματα.

Προϋποθέτει ακόμα την ύπαρξη του κατάλληλου προσωπικού ή εξωτερικού συμβούλου, για την αξιολόγηση των αναγκών της επιχείρησης και των τμημάτων της, τον καθορισμό της σωστής κλίμακας εξοπλισμού, την πραγματοποίηση ανταγωνιστικών αγορών και την ενεργή διαχείριση της όλης πρωτοβουλίας. Απαραίτητη είναι η διασφάλιση της υποστήριξης τόσο της ανώτατης διοίκησης όσο και της συνεργασίας μεταξύ των επικεφαλής των διαφόρων τμημάτων. Η ενεργή διαχείριση των εκτυπώσεων αποτελεί μακροπρόθεσμη στρατηγική, αλλά μπορεί να μειώσει τις εκτυπωτικές δαπάνες μέχρι και κατά 30%.

Πρωτοβουλίες διαχείρισης των εκτυπώσεων που… συμφέρουν
Η σωστή διαχείριση ξεκινά με μία ανάλυση του τρόπου και της συχνότητας χρήσης των μηχανημάτων σε συνάρτηση με τις συνολικές ανάγκες ολόκληρης της επιχείρησης. Με τον τρόπο αυτό θα διασφαλιστεί ότι η επένδυση σε εξοπλισμό δεν υπερβαίνει τις πραγματικές ανάγκες και, κατά συνέπεια, δεν κοστίζει στην εταιρεία περισσότερο απ’ ότι θα έπρεπε.

Ένα συσχετιζόμενο  πρόβλημα αφορά το γεγονός ότι ο σχετικός εξοπλισμός (εκτυπωτές, φωτοτυπικά, φαξ και πολυμηχανήματα) υπόκειται συχνά σε διαχείριση από διαφορετικά τμήματα μιας επιχείρησης. Η Gartner επισημαίνει ότι η ανάθεση της επιλογής και της παρακολούθησης της λειτουργίας τους σε μία συγκεκριμένη διεύθυνση θα βοηθούσε στην καλύτερη διαχείρισή τους. Με τον τρόπο αυτό, θα μειωνόταν τόσο το κόστος αγοράς όσο και λειτουργίας τους για το σύνολο της εταιρείας.

Η Gartner συστήνει ακόμα τη χρήση λογισμικού output management, καθώς η διαρκής παρακολούθηση της χρήσης ενός μηχανήματος είναι κρίσιμη για τη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας της λειτουργίας του. Το λογισμικό αυτό μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμο όχι μόνο για τη μείωση του όγκου των εκτυπώσεων (αφού καταγράφει το περιεχόμενο του output), αλλά και για την αποφυγή διαρροής ευαίσθητων πληροφοριών μέσα από τα εκτυπωμένα αρχεία, αφού καταγράφεται το πότε και από ποιόν εκτυπώθηκε κάθε αρχείο. Επιπλέον, η κεντρική διαχείριση των προμηθειών νέου εξοπλισμού και των προμηθευτών μπορεί να συνεισφέρει σε αποτελεσματική μείωση του κόστους μέσα από τη διαπραγμάτευση καλύτερων τιμών.

Τέλος, εάν δεν υπάρχουν εσωτερικοί πόροι για τη διαχείριση των εκτυπωτικών συσκευών ή αν ο αριθμός των μηχανημάτων υπερβαίνει τα 100, συνίσταται η ανάθεση της διαχείρισης σε εξωτερικό συνεργάτη. Η εξωτερική ανάθεση καθιστά δυνατή τη μείωση του κόστους που σχετίζεται με τις εκτυπώσεις (κόστος εγκατάστασης hardware, έξοδα προμηθειών και κόστος συντήρησης) καταργώντας, παράλληλα, την ανάγκη για κατανομή ανθρώπινων πόρων στη διαχείριση των συσκευών αυτών. Προκειμένου ένα τέτοιο μοντέλο να είναι επιτυχές, θα πρέπει να ξεκινά με μία αρχική αξιολόγηση των εκτυπωτικών αναγκών της επιχείρησης και της σχέσης που επιθυμεί να διαμορφώσει με το συνεργάτη της.
<‘here’>


<‘Σελίδα 2: Απλοί τρόποι για να αλλάξτε εκτυπωτικές συνήθειες’>
Αλλάξτε εκτυπωτικές συνήθειες
Στο πλαίσιο της κατάρτισης μίας στρατηγικής εκτυπώσεων, η Gartner προτείνει κάποιες πρακτικές τακτικές για τον περιορισμό των δαπανών σε εκτυπώσεις.

1. Καταργήστε την εκτύπωση των σελίδων banner: Το κόστος των αναλώσιμων μπορεί να μειωθεί μέχρι και κατά 20% εφόσον δεν εκτυπώνονται σελίδες banner, οι οποίες σε κάποιες εταιρείες αντιπροσωπεύουν μέχρι και το 25% του συνολικού όγκου εκτυπώσεων. Μία εταιρεία 100 ατόμων θα μπορούσε να περικόψει μέχρι και 160.000 σελίδες και να εξοικονομήσει έως 2.000 ευρώ ετησίως, μόνο και μόνο από την κατάργηση της εκτύπωσης των σελίδων αυτών.

2. Στοιχεία εντολέα εκτύπωσης: Προκειμένου κάθε εργαζόμενος να μπορεί να παρακολουθεί και να εντοπίζει τις σελίδες που έστειλε για εκτύπωση, μπορεί να εφαρμοστεί η τεχνική του user authentication. Αυτό επιτρέπει την κατάργηση της εκτύπωσης των σελίδων banner, χωρίς να στερεί τη γνώση του ποιος τυπώνει τι. Η πρακτική αυτή αποτρέπει επίσης, τους χρήστες από το να στέλνουν αρχεία για εκτύπωση και να μην τα αναζητούν ποτέ. Κάποιες ασφαλείς τεχνικές για τη διασφάλιση του παραπάνω είναι:
• PINs εκτύπωσης – Οι χρήστες πληκτρολογούν το προσωπικό PIN τους στην οθόνη αμέσως πριν να τυπώσουν και μετά, ξανά, για να τυπωθεί η εργασία τους στον εκτυπωτή. Πρόκειται για ένα αποτελεσματικό τρόπο κατάργησης των λανθασμένων εκτυπώσεων που οφείλονται σε σφάλμα του λογισμικού ή του χρήστη. Οι χρήστες θα πρέπει να εκπαιδευτούν, αλλά πρόκειται για μία προσέγγιση που είναι ανέξοδη και σχετικά απλή. Τα περισσότερα σύγχρονα μηχανήματα έχουν τη μνήμη και τις δυνατότητες που απαιτούνται για την αποθήκευση των σχετικών PINs.
• Pull printing – Οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε όλους τους εκτυπωτές του δικτύου και αφού μεταβούν σε ένα συγκεκριμένο εκτυπωτή, επιλέγουν από τη λίστα των εκτυπώσεων τα αρχεία, τα οποία επιθυμούν να εκτυπώσουν. Το κόστος της προσέγγισης αυτής είναι μεγαλύτερο από εκείνο των PINs, αλλά παρέχει μεγαλύτερη ευελιξία.
• Κάρτες πρόσβασης – Πρόκειται για μία γρήγορη και εύκολη επιλογή για την αυτοματοποίηση του pull printing. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι ίδιες κάρτες με εκείνες που διασφαλίζουν τη φυσική πρόσβαση στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης.

3. Μειώστε τα επίπεδα του toner: Το μελάνι και το toner ευθύνονται για ένα μεγάλο μέρος του κόστους εκτύπωσης. Η μείωση της πυκνότητας του μελανιού ή του toner κατά 10 με 20% μπορεί να μειώσει το κόστος εκτύπωσης ανά σελίδα κατά 5-10% ή αλλιώς κατά 4 με 6 ευρώ ανά χρήστη μηνιαίως. Η εξοικονόμηση αυτή θα είναι τριπλάσια για τις έγχρωμες εκτυπώσεις. Η συνολική εξοικονόμηση θα είναι ακόμα μεγαλύτερη για εταιρείες με εξοπλισμό που δεν είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικός, όπως οι προσωπικοί εκτυπωτές ή οι παλιοί εκτυπωτές. Οι τεχνικοί θα πρέπει απλά να προσαρμόσουν τις ρυθμίσεις της πυκνότητας. Μία αποτελεσματικότερη και πιο συντονισμένη προσέγγιση είναι η εγκατάσταση λογισμικού κεντρικής διαχείρισης, το οποίο και μειώνει ή ελέγχει την ποσότητα του toner που διοχετεύεται σε κάθε σελίδα. Το παραπάνω έχει και τον μικρότερο αντίκτυπο όσον αφορά την αναγνωσιμότητα των τυπωμένων εγγράφων. Το λογισμικό που ελέγχει τη χρήση του toner, μπορεί να μειώσει τη χρήση του κατά  5% με 10%, προκαλώντας ανεπαίσθητη διαφορά στην ποιότητα.

4. Εκτύπωση διπλής όψης: Άλλη μία επιλογή είναι αυτή της καθιέρωσης της εκτύπωσης διπλής όψης σε ολόκληρη την επιχείρηση. Όλες οι συσκευές που το επιτρέπουν, θα μπορούσαν να ρυθμιστούν εξαρχής σε αυτή τη μορφή εκτύπωσης. Οι χρήστες που δεν επιθυμούν να εκτυπώσουν και στις δύο σελίδες θα πρέπει να αλλάζουν τη σχετική προεπιλογή. Η πρωτοβουλία αυτή μπορεί να εφαρμοστεί άμεσα και έχει ένα πολύ περιορισμένο κόστος εγκατάστασης. Μια εταιρεία θα μπορούσε να μειώσει τα ετήσια κόστη της τουλάχιστον κατά 30% χρησιμοποιώντας τη μέθοδο αυτή. Η προσέγγιση ταιριάζει καλύτερα σε εταιρείες με απλές ανάγκες σε εκτύπωση.
<‘here’>


<‘Σελίδα 3: Πώς θα αποφύγετε βιαστικές και λάθος κινήσεις και μειώστε το κόστος εφαρμόζοντας τις προτάσεις της Gartner’>
Μην κάνετε βιαστικές κινήσεις
Υπάρχουν ταυτόχρονα και κάποιες τακτικές, τις οποίες μια επιχείρηση θα πρέπει να προσπαθήσει να αποφύγει. Μπορεί μεν να μοιάζει ότι θα επιφέρουν εξοικονόμηση κόστους, όμως είτε το υπονομεύουν μακροπρόθεσμα είτε δημιουργούν άλλα προβλήματα:

Μεμονωμένες αγορές – Η αντικατάσταση εξοπλισμού κατά περίσταση στοιχίζει ακριβά και υπονομεύει τη συνολική στρατηγική.

Κατάργηση ή μείωση των έγχρωμων εκτυπώσεων – Όπως και με την καθιέρωση της εκτύπωσης διπλής όψης, τα αρχικά κόστη είναι πολύ χαμηλά. Οι χρήστες τείνουν ωστόσο, να παρακάμπτουν σχεδόν κάθε περιορισμό ή να εντοπίζουν άλλους τρόπους εκτύπωσης, οι οποίοι και στοιχίζουν περισσότερο. Επιπρόσθετα, ολοένα περισσότεροι από τους νέους εκτυπωτές έχουν τη δυνατότητα έγχρωμης εκτύπωσης. Συνίσταται η αποφυγή των γρήγορων λύσεων που αφορούν τις έγχρωμες εκτυπώσεις και η εστίαση σε ένα μακροπρόθεσμο πρόγραμμα εκπαίδευσης και ευαισθητοποίηση των χρηστών όσον αφορά στην επιλογή της έγχρωμης εκτύπωσης.

Μείωση του όγκου των εκτυπώσεων μέσω της διασφάλισης ότι τυπώνονται μόνο τα απαραίτητα – Πρόκειται για μία θεωρία που σκοντάφτει στην πράξη, αφού η εκτύπωση τείνει να αποτελεί μέρος μίας ευρύτερης διαδικασίας εργασίας. Οι διαδικασίες αυτές απαιτούν χρόνο, χρήματα και προσπάθεια για να επανασχεδιαστούν ή να αλλάξουν. Οι γενικές εκτυπώσεις θα μπορούσαν να ελέγχονται καλύτερα με λίγη εκπαίδευση των χρηστών πάνω στις βασικές εφαρμογές του υπολογιστή. Αυτό περιλαμβάνει τη διασφάλιση του ότι είναι εγκατεστημένος και λειτουργεί σωστά ο ορθογραφικός έλεγχος, ότι γίνεται χρήσης της προεπισκόπησης της εκτύπωσης και ότι, σε περίπτωση επανεκτύπωσης, τυπώνονται μόνο όσες σελίδες φέρουν αλλαγές, αντί του συνόλου του εγγράφου.

Τα μεγέθη της οικονομίας
Η εφαρμογή των προτάσεων της Gartner μπορεί να επιφέρει τα ακόλουθα αποτελέσματα όσον αφορά τη μείωση του κόστους:

Μη-εκτύπωση σελίδων banner – Μία εταιρεία 100 ατόμων θα μπορούσε να περικόψει μέχρι και 160.000 σελίδες και να εξοικονομήσει έως 2.000 ευρώ ετησίως, μόνο και μόνο από την κατάργηση της εκτύπωσης των σελίδων banner.

Εφαρμογή user authentication – Με δεδομένο ότι ένα στα δέκα αρχεία που αποστέλλονται στον εκτυπωτή και δεν αναζητούνται από κανένα ή στέλνονται για εκτύπωση επανειλημμένα, το κόστος των εκτυπώσεων θα μπορούσε να μειωθεί μέχρι και κατά 10% μέσα από τη χρήση ενός συστήματος PIN authentication.

Προσαρμογή των ρυθμίσεων του toner – Οι εταιρείες πληρώνουν συνήθως 0,5 με 1 λεπτό του ευρώ ανά ασπρόμαυρη τυπωμένη σελίδα και το μισό από αυτό το κόστος αφορά τα αναλώσιμα. Μία μείωση του κόστους των προμηθειών κατά 10% θα μπορούσε να μειώσει τις δαπάνες ανά σελίδα κατά 5%. Οι χρήστες γραφείου τυπώνουν κατά μέσο όρο 1.000 σελίδες μηνιαίως. Η εγκατάσταση λογισμικού για την εξοικονόμηση toner αποφέρει δυνητικό ROI μέσα σε έξι μήνες.

Ενεργή διαχείριση του εξοπλισμού εκτυπώσεων – Η τακτική αυτή μπορεί να επιφέρει μόνιμη μείωση των δαπανών κατά 10 με 30%.
<‘here’>


<‘Σελίδα 4: Η ανάγκη για outsourcing των εκτυπώσεων και η ανάγκη ανάθεσης της διαχείρισης των εκτυπώσεων στους ειδικούς’>
Η ανάγκη για outsourcing των εκτυπώσεων
Η διαχείριση των εκτυπώσεων μπορεί να αποτελέσει μία πραγματική πρόκληση. Οι εκτυπωτές που υπάρχουν σε ένα περιβάλλον γραφείου πολλαπλασιάζονται και η διασφάλιση της σωστής και αποδοτικής λειτουργίας τους εγείρει πολλαπλά θέματα. Η ίδια η διαχείριση των παγίων έχει γίνει επώδυνη λόγω της μεγάλης ποικιλίας μοντέλων και της έλλειψης τυποποίησης σε διαδικασίες και παρακολούθηση. Συνολικά, τα ποσοστά χρήσης και απόδοσης είναι χαμηλά.

Τα περισσότερα πάγια υποχρησιμοποιούνται και το ποσοστό εργαζομένων προς τις συσκευές είναι χαμηλό. Τα κόστη ξεφεύγουν πραγματικά όταν δεν υπάρχει παρακολούθηση του όγκου των σελίδων που εκτυπώνονται, όταν δεν υπάρχει επίγνωση του πραγματικού κόστους κτήσης, ούτε εργαλεία μέτρησης ή διαδικασίες.
Επιπλέον, οι εταιρείες μόλις ανακαλύπτουν ή -ακόμα χειρότερα- αγνοούν τα κρυφά κόστη των εκτυπώσεων (διοικητικά, τεχνική υποστήριξη, κ.λπ.). Σύμφωνα με έρευνα της Xerox, το 90% των εταιρειών δεν μετρά τα κόστη της εκτύπωσης και δεν έχει άποψη σχετικά με το πόσα χρήματα ξοδεύει.

Καλώντας τους «ειδικούς»
Λόγω των δυσκολιών που προαναφέρθηκαν, ολοένα και περισσότερες εταιρείες στρέφονται σε εξωτερικούς συνεργάτες και τους αναθέτουν τη διαχείριση των εκτυπώσεών τους. Προκειμένου η σχέση συνεργασίας να είναι επιτυχής, θα πρέπει να επιλέγει κανείς έναν γνωστό και καθιερωμένο συνεργάτη, αλλά και να έχει καταρτίσει εκ των προτέρων ένα πλάνο με τις ανάγκες και τις απαιτήσεις της επιχείρησης όσον αφορά τις εκτυπώσεις.

Πέρα από την επίλυση των τεχνικών θεμάτων και τη θετική συνεισφορά στον περιορισμό του συνολικού κόστους, η παρακολούθηση των εκτυπώσεων είναι το σημαντικότερο πλεονέκτημα που συνεπάγεται το οutsourcing των εκτυπώσεων. Πρόκειται για τη λύση εκείνη που επιτρέπει την καλύτερη διαχείριση παγίων και τις σχετικές αναπροσαρμογές.

Για παράδειγμα, τα εργαλεία παρακολούθησης εντοπίζουν τα σημεία, στα οποία προκύπτουν μποτιλιαρίσματα, αλλά και χαμηλή χρήση εκτυπωτών και επαναδρομολογούν τα αρχεία προς εκτύπωση από τους «απασχολημένους» εκτυπωτές σε άλλους, προτείνοντας παράλληλα επανασχεδιαμσό του δικτύου των εκτυπωτών.

Επίσης, σημαντικό είναι να διασφαλιστεί ότι ο εξωτερικός συνεργάτης κατανοεί πλήρως τις ανάγκες της επιχείρησης, ειδικά αν αυτές είναι σύνθετες. Προσαρμοζόμενοι στα δεδομένα αυτά, κάποιοι προμηθευτές διαμορφώνουν τις υπηρεσίες τους βάσει των προσδοκιών των χρηστών σχετικά με το μέγιστο χρόνο και τη μέγιστη απόσταση που θα ήταν πρόθυμοι να υποστούν για την εκτύπωση ενός αρχείου.

Για παράδειγμα, ότι θα πρέπει κάποιος να μπορεί να έχει ένα αρχείο μέσα σε τρία λεπτά και από έναν εκτυπωτή σε απόσταση μικρότερη των 20 μέτρων. Τέλος, με την εμπειρία που διαθέτει ένας εξειδικευμένος συνεργάτης, είναι ικανός να εντοπίσει σημεία που επιδέχονται βελτίωσης και να προτείνει από μόνος του λύσεις που συμφέρουν την επιχείρηση.
<‘here’>