Η διαχείριση, η παρακολούθηση και το αποτελεσματικό Project Management μεγάλων Τεχνικών Εργων πανελλαδικής εμβέλειας, συγχρηματοδοτούμενων από την Ευρωπαϊκή Ενωση αλλά και από Εθνικούς πόρους, αποτελεί ένα πολυσύνθετο αντικείμενο Πληροφορικής.
H ΕΡΓΟΣΕ είναι μία θυγατρική εταιρεία του ΟΣΕ με στόχο την υλοποίηση του Στρατηγικού Σχεδίου Επενδύσεων τόσο του σιδηροδρομικού άξονα Πάτρα – Αθήνα – Θεσσαλονίκη – Ειδομένη / Προμαχώνας (ΠΑΘΕ/Π), όσο και επιμέρους αναβαθμίσεων στο υπόλοιπο σιδηροδρομικό δίκτυο. Σε αυτό το πλαίσιο διαχειρίζεται όλες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την υλοποίηση των έργων που περιλαμβάνουν: προγραμματισμό, μελέτη, απαλλοτριώσεις, δημοπράτηση, κατασκευή, προμήθεια υλικών, έλεγχος ποιότητας και παράδοση ολοκληρωμένου έργου στον ΟΣΕ για εκμετάλλευση.
Το ύψος του επενδυτικού προγράμματος ανέρχεται στα 6,2 δισ. ευρώ για την περίοδο 2000-2015 (ΚΠΣ 2000-2006 και ΕΣΠΑ 2007-2013). Η ΕΡΓΟΣΕ έχει πιστοποίηση ISO 9001/2000 που καλύπτει το πεδίο εφαρμογής: «Υπηρεσίες Διαχείρισης Έργου, όπως εφαρμόζονται κατά τον Προγραμματισμό, τη Μελέτη και την Κατασκευή Σιδηροδρομικών Έργων», παράλληλα έχει πιστοποίηση προτύπου OHSAS 18001:1999 για την Υγεία & Ασφάλεια στην εργασία και πιστοποίηση Διαχειριστικής Επάρκειας για τα έργα του ΕΣΠΑ 2007-2013.
Είναι προφανές ότι σε ένα τόσο μεγάλο πρόγραμμα τεχνικών έργων, με ένα σύνολο εξωγενών παραγόντων που επηρεάζουν και μεταβάλουν δυναμικά τόσο τη ροή των πληροφοριών όσο και τις διαδικασίες που πρέπει να τηρηθούν (όπως η ελληνική, η ευρωπαϊκή νομοθεσία και οι κανόνες διαχείρισης που επιβάλλονται τόσο από τις διαχειριστικές αρχές όσο και από κρατικούς ελεγκτικούς μηχανισμούς), ο όγκος των δεδομένων που διακινούνται, η τεκμηρίωση (έντυπη ή ψηφιακή) όλων των ενεργειών, οι καθημερινές αναφορές, τα στατιστικά και ιστορικά στοιχεία, οι χρονικοί περιορισμοί κ.α., αποτελούν ένα ιδιαίτερα πολυσύνθετο πρόβλημα που δημιουργεί υψηλές ανάγκες οργάνωσης, τυποποίησης, διαχείρισης και ελέγχου ροής πληροφοριών και δεδομένων.
Καινοτόμο Σύστημα
Η Διεύθυνση Τεχνολογίας και Υποδομών της ΕΡΓΟΣΕ με κύριο αντικείμενο της τα Πληροφορικά συστήματα, τις τηλεπικοινωνίες και τη διαχείριση του Document Control Center της εταιρείας, διαπιστώνοντας αυτή την ανάγκη προχώρησε στην ανάπτυξη ενός καινοτόμου Management Information System (MIS), μέσα από το οποίο γίνεται η παρακολούθηση του συνόλου των προαναφερθέντων εταιρικών διεργασιών. Το σύστημα είναι δυναμικό, ευμετάβλητο, τροποποιήσιμο και επεκτάσιμο στις εκάστοτε νέες προκλήσεις που καλείται η εταιρεία να αντιμετωπίσει.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η ανάπτυξη του συστήματος (πέρα από μία αρχική περίοδο όπου είχε επιλεγεί κατάλληλος εξωτερικός συνεργάτης) γίνεται εσωτερικά από τη Διεύθυνση Τεχνολογίας και Υποδομών της ΕΡΓΟΣΕ. Αυτό μας διασφαλίζει ταχύτητα στην ανάπτυξη και στην κάλυψη των διαρκώς μεταβαλλόμενων διαδικασιών και αποφυγή χρονοβόρων (ιδιαίτερα στον ευρύτερο δημόσιο τομέα) διαδικασιών προμήθειας σχετικών υπηρεσιών. Η αρχιτεκτονική του συστήματος περιλαμβάνει: RDBMS SYBASE ASE 12.5, Power Builder 10.5 με PFC, Business Intelligence με Business Objects σε 6.5 για το Intranet / Internet Site δυναμικών αναφορών με πολυδιάστατα χαρακτηριστικά και CYTRIX 4.5 για απομακρυσμένη πρόσβαση σε client server περιβάλλον.
Το MIS της ΕΡΓΟΣΕ πέρα από ένα σύστημα παρακολούθησης και διαχείρισης του συνόλου των εταιρικών διεργασιών, αποτελεί παράλληλα ένα πρότυπο και καινοτόμο Document Management System όπου μέσα από το περιβάλλον του MIS, του κεντρικού OLTP συστήματος και με τη χρήση της OLAP λύσης Business Objects, γίνεται η διαχείριση και ο έλεγχος ροής του συνόλου των εγγράφων της εταιρείας, όπως επικοινωνίες πρωτοκόλλου, αρχεία προκηρύξεων, τεχνικά αρχεία μελετών και κατασκευών (designs, as built documents) κ.α.
Παράλληλα με την λειτουργία του MIS αναπτύχθηκαν και μία σειρά από online και batch interfaces με τα λοιπά συστήματα πληροφορικής της εταιρείας, όπως το ERP, το HRMS, το Primavera, το Business Plan Monitoring και το Geographical Information System (GIS). Σημειώνεται ότι το GIS της ΕΡΓΟΣΕ (σε περιβάλλον ArcGIS/SDE) αναπτύχθηκε παράλληλα με το MIS σε συνεργασία με το Τμήμα Τοπογραφικών Μελετών, με LRS τεχνολογία (Linear Referencing System) και online interface μεταξύ της χωρικής βάσης δεδομένων και της βάσης του MIS, έλαβε τη διάκριση «Special Achievement in GIS (SAG)», στο 26ο παγκόσμιο συνέδριο GIS συστημάτων της εταιρείας ESRI (San Diego, California).
Το MIS της ΕΡΓΟΣΕ μέσω της εργασίας με τίτλο «Management Information System: An Innovative Tool to Monitor and Control All Corporate Processes Related With the Construction of the New Railway in Greece» θα παρουσιαστεί (accepted paper for oral presentation and publication) στο 5th International Conference on Construction in the 21st Century (CITC-V) “Collaboration and Integration in Engineering, Management and Technology” στις 20-22 Μαΐου 2009 Κωνσταντινούπολη – Τουρκία, που διοργανώνεται από το Department of Construction Management College of Engineering & Computing, Florida International University (FIU) Miami, Florida, U.S.A.