Συνεχίζοντας την παράδοση της ετήσιας πλέον συνάντησης των Project Managers της χώρας, το Ελληνικό Ινστιτούτο Διοίκησης Εργων (PMI Greece Chapter) και η BOUSSIAS διοργάνωσαν το 5ο Project Management Congress, στις 25 Νοεμβρίου, στο Αμφιθέατρο της OTEAcademy, με θέμα «Project Leadership in a Project Oriented World».

Με δεδομένο ότι τα έργα σήμερα γίνονται ολοένα πιο πολύπλοκα και απαιτητικά, ο ρόλος του Project Manager δεν μπορεί να περιοριστεί στα παραδοσιακά καθήκοντα διαχείρισης και απαιτείται να εξελιχθεί σε Ηγέτη που παρακινεί και οδηγεί την ομάδα στην επιτυχία.

Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, η ηγεσία και ειδικά η ηγεσία έργων ήταν το θέμα της 5ης διοργάνωσης του PM Congress, που πραγματοποιήθηκε στις 25 Νοεμβρίου. Το συνέδριο άνοιξε με το χαιρετισμό του Θεοφάνη Γιώτη, Προέδρου του PMI Greece Chapter, ο οποίος καλωσόρισε τους συμμετέχοντας, επισημαίνοντας την ολοένα και μεγαλύτερη αναγνώριση της σημασίας του Project Management και του ρόλου του Project Manager. Το συντονισμό του συνεδρίου είχε ο Γιώργος Διακονικολάου, Αντιπρόεδρος του PMI Greece και Πρόεδρος της επιστημονικής επιτροπής του συνεδρίου.

Dr. Nicholas Clarke
Η «πολύπλοκη» φύση της Ηγεσίας στη Διοίκηση Εργων

Ο Dr. Nicholas Clarke, Senior Lecturer, University of Southampton, Συγγραφέας, προσπάθησε να «εξηγήσει» στην παρουσίασή του την «’Πολύπλοκη’ φύση της ηγεσίας», αναζητώντας ταυτόχρονα ένα «αποτελεσματικό μοντέλο για τη διοίκηση έργων». Ξεκίνησε με μια αναδρομή στους ορισμούς για την ηγεσία από τη διεθνή βιβλιογραφία, αλλά και της σημασίας της για την επιτυχία.

Ο κοινός παρονομαστής των εκατοντάδων ορισμών της βιβλιογραφίας είναι: η διαδικασία της κοινωνικής επιρροής των άλλων για την επίτευξη ενός στόχου. «Πόσο χρήσιμοι είναι όμως οι ορισμοί και οι διάφορες προσεγγίσεις της βιβλιογραφίας για την ηγεσία στο πλαίσιο του Project Management;», ήταν ο προβληματισμός που έθεσε ο Dr. Nicholas Clarke. Οι έρευνες δείχνουν, δυστυχώς, μεγάλα ποσοστά αποτυχίας στην υλοποίηση έργων, με τις υπερβάσεις σε χρόνο και κόστος να αποτελεί συχνό φαινόμενο…

Γιατί συμβαίνει αυτό; Οι αιτίες θα πρέπει να αναζητηθούν αρχικά στο περιβάλλον των έργων. Σύμφωνα με τον καθηγητή του πανεπιστημίου του Southampton, στις περισσότερες περιπτώσεις η αβεβαιότητα είναι πολύ μεγάλη, όπως και οι ταλαντεύσεις στις ανάγκες πόρων. Ακόμα, συνήθως ο επικεφαλής δεν έχει μεγάλη επιρροή και παλεύει «για κάνει τους ανθρώπους να εργαστούν πάνω στο project», ενώ η αστάθεια και η μεταβλητότητα είναι μάλλον ο κανόνας παρά η εξαίρεση στα έργα. «Η πραγματικότητα λοιπόν, για μεγάλο αριθμό έργων, είναι ότι είναι πάρα πολύ απρόβλεπτα και περίπλοκα».

Ο Gareth Morgan είχε πολύ εύστοχα πει ότι: «Οι αγρότες δεν καλλιεργούν. Δημιουργούν τις συνθήκες προκειμένου οι καλλιέργειες να αναπτυχθούν»… Πώς λοιπόν μπορεί η ηγεσία να ανταποκριθεί σε αυτή την πολυπλοκότητα του project management ώστε να δημιουργήσει τις συνθήκες επιτυχίας; Σύμφωνα με τους Marion και Uhl-Bien, «η ηγεσία παρέχει τους συνδετικούς κρίκους για τις ‘αναδυόμενες δομές’ της κατακερματισμένης ευφυίας, καθώς και το γενικό έλεγχο μέσα από ένα ευρύ όραμα». Στη συνέχεια, ο Dr. Nicholas Clarke, αναφέρθηκε στην έννοια της συναισθηματικής νοημοσύνης -εκ των ουκ άνευ χαρακτηριστικό της επιτυχημένης ηγεσίας.

Μέσα από την όξυνση της συναισθηματικής τους νοημοσύνης, οι Project Managers μπορούν να χτίσουν σχέσεις εμπιστοσύνης στην ομάδα -παρά την προσωρινή φύση των έργων-, να διευκολύνουν την ανταλλαγή γνώσης -παρά το γεγονός ότι τα έργα είναι μοναδικά και πολύπλοκα-, να διαχειριστούν τη συναισθηματική επίδραση των αλλαγών που εμπεριέχονται εξ ορισμού στα έργα λόγω της πολυπλοκότητας, και τέλος να διαχειριστούν με επιτυχία ένα cross-cultural έργο.

Καταλήγωντας, ο Dr. Nicholas Clarke υποστήριξε ότι η βιβλιογραφία σχετικά με την ηγεσία έργων είναι πολύ επηρεασμένη από μία φανξιοναλιστική προσέγγιση – μια προσέγγιση που ταιριάζει στην ιδέα της προβλεψιμότητας και του ελέγχου. Η συνεχώς αυξανόμενη πολυπλοκότητα όμως «προκαλεί» αυτό το ορθόδοξο, μέσα στο πλαίσιο των συχνών αποτυχιών των έργων. Η πολύπλοκη ηγεσία έχει να κάνει με τη δημιουργία των συνθηκών για ένα παραγωγικό μέλλον, εστιάζοντας στο χτίσιμο δικτύων ανθρώπων.

«Γίνεται σαφές ότι τα μοντέλα ηγεσίας που βασίζονται στη συναισθηματική νοημοσύνη προσφέρουν μία πιο ολοκληρωμένη προσέγγιση στους παράγοντες που αναγνωρίσαμε παραπάνω ότι καθορίζουν το περιβάλλον των έργων από ότι οποιοδήποτε άλλο μοντέλο», επισήμανε ο πρώτος ομιλητής του συνεδρίου.

Thomas Juli
Leadership Principles for Project Success

«Τα έργα δεν πετυχαίνουν από μόνα τους, τα κάνουμε εμείς να πετύχουν», υποστήριξε ξεκινώντας την παρουσίασή του ο Thomas Juli, Managing Director, Thomas Juli Empowerment Partners και Συγγραφέας, και συνέχισε θέτοντας το πιο κρίσιμο και δύσκολο, ίσως, ερώτημα «Πώς οδηγεί  κανείς το έργο του στην επιτυχία;». Η απάντηση είναι: μέσω αποτελεσματικού Project Management. Το αποτελεσματικό Project Management, όμως, χρειάζεται να έχει γερές βάσεις στο project & team leadership, γιατί όπως χαρακτηριστικά είπε ο Thomas Juli «Χωρίς ηγεσία δεν υπάρχει κατεύθυνση στο project management. Η ηγεσία είναι ο αποφασιστικός παράγοντας για τη βελτίωση των πιθανοτήτων ενός έργου να είναι επιτυχημένο. Χωρίς ηγεσία, οι πιθανότητες λένε ότι το έργο θα είναι ‘απλώς ένα ακόμα έργο».

Ο Thomas Juli παρομοίασε τα έργα με την ανάβαση ενός βουνού και τον Project Manager με τον οδηγό της ομάδας στο βουνό. Στόχος εδώ δεν είναι απλώς η κατάκτηση της κορυφής, αλλά και η ασφαλής επιστροφή της ομάδας στο σπίτι. Μόνο τότε το έργο κρίνεται επιτυχημένο.

Ο διεθνής ομιλητής επέμεινε πολύ ότι όταν μιλάμε για project leadership πρέπει να έχουμε στο μυαλό μας την ομάδα έργου, άρα μιλάμε για team leadership.  Ποιες είναι όμως οι αρχές ηγεσίας που θα οδηγήσουν στην επιτυχία του έργου; Ο T. Juli αναφέρθηκε σε πέντε βασικές αρχές που έχουν τη μορφή μιας πυραμίδας, στην κορυφή της οποίας βρίσκεται το χτίσιμο του οράματος, ακολουθεί η ενίσχυση της συνεργασίας, η προώθηση της απόδοσης, η καλλιέργεια της εκπαίδευσης και στη βάση της πυραμίδας η διασφάλιση των αποτελεσμάτων. «Η επιτυχία του έργου είναι το ασφαλές ταξίδι από το Οραμα του έργου στα Αποτελέσματα του έργου».


Alfonso Bucero
Today is a good day

Με πολύ κέφι και εξαιρετικό επικοινωνιακό χάρισμα που ήταν αισθητό από την πρώτη στιγμή που ανέβηκε στο βήμα και ενθουσίασε το κοινό, ο Alfonso Bucero, Managing Partner της Bucero, αναφέρθηκε κατά τη διάρκεια της άκρως διασκεδαστικής παρουσίασής του στη σημασία της καλής διάθεσης για την επιτυχία των έργων. Ο δυναμικός ισπανός, με πραγματικά καλή διάθεση, υπερθεμάτισε της αξίας της θετικής στάσης για την επίτευξη των στόχων μας, υπογραμμίζοντας ταυτόχρονα ότι «όλα έχουν μια θετική πλευρά και πρέπει να ξέρουμε να την εντοπίζουμε, αλλά και να την αξιοποιούμε».

Η πραγματικότητα δεν είναι πάντα εύκολη, και σίγουρα δεν υπάρχουν έργα χωρίς προβλήματα, «αλλά σίγουρα μπορούμε να επιλέξουμε τη στάση μας απέναντι σε αυτά προκειμένου να τα αντιμετωπίσουμε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο», είπε, και συνέχισε: «Κάθε πρωί που ξυπνάμε έχουμε δύο επιλογές: μπορείς να επιλέξεις να είσαι χαρούμενος ή όχι. Προσωπικά επιλέγω πάντα να είμαι χαρούμενος. Κάθε φορά που αποτυγχάνω σε κάτι, μπορώ να επιλέξω ανάμεσα στο να αγχωθώ ή στο να μάθω από αυτή την αποτυχία. Εγώ επιλέγω να μάθω από τα λάθη μου».

Ο Alfonso Bucero συνέχισε επισημαίνοντας τα 3 P’s που πρέπει να διέπουν τους ηγέτες των έργων: Πάθος (Passion), Επιμονή (Persistence) και Υπομονή (Patience). «Δεν μπορεί να υπάρξει καλή ομάδα αν ο ηγέτης της δεν είναι σε θέση να μεταδώσει ενθουσιασμό. Επίσης, πρέπει να επιμένουμε, αφού μπορεί να μην επιτύχουμε με την πρώτη φορά που επιχειρούμε κάτι. Και τέλος πρέπει να έχουμε επιμονή, γιατί το να δουλεύει κανείς με ομάδες δεν είναι πάντα εύκολο». Πώς θα έχουμε όμως επιτυχημένα έργα;

Οπως χαρακτηριστικά έχει πει ο Reggie Lech «η επιτυχία δεν είναι αποτέλεσμα μιας αυθόρμητης έκρηξης. Θα πρέπει κανείς να ‘βάλει στον εαυτό του φωτιά’». Προκειμένου να επιτευχτεί η επιτυχία σε ένα έργο, ο Bucero επισήμανε ότι «ως project managers πρέπει να πιστεύουμε στο έργο και να ‘πουλήσουμε’ αυτό το έργο σε όλους τους εμπλεκόμενους κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του».

Κάθε project manager συνεχώς στέλνει μηνύματα στην ομάδα του: Καθορίστε το όραμα του έργου, επιτύχετε μικρά αποτελέσματα και ποτέ μην εγκαταλείπετε την προσπάθεια. Προσπάθεια, θάρρος και θετική στάση είναι σημαντικά χαρακτηριστικά για την επιτυχία.

Ολοκληρώνοντας την άκρως διασκεδαστική και χρήσιμη παρουσίασή του, ο Bucero συμβούλεψε το κοινό και το παρότρυνε για τα παρακάτω:
• Η στάση σας είναι το παράθυρο για την επιτυχία του έργου.
• Πρέπει να μάθετε τον εαυτό σας καλύτερα και να ορίσετε ξεκάθαρα το όραμα του έργου.
• Πρέπει να ελέγχετε τη στάση και τη διάθεσή σας.
• Χωρίς θετική στάση, δεν μπορείτε να διαχειριστείτε σωστά ένα έργο.
• Μην εστιάζετε στις αποτυχίες, μάθετε από αυτές και αναζητείστε τις ευκαιρίες που δημιουργούν.

Γιώργος Παπαδάκης, Microsoft Ελλάς
EPM as a Solution for Innovation Management

Ο Γιώργος Παπαδάκης, Project Manager & Solution Specialist της Microsoft Ελλάς, μίλησε για τη διαχείριση της καινοτομίας, η οποία -όπως ο ίδιος όρισε- «είναι η μετατροπή της γνώσης και των ιδεών σε νέα βελτιωμένα προϊόντα, διαδικασίες και υπηρεσίες που έχουν ως στόχο την απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος». Δύο εξαιρετικά σημαντικοί παράγοντες που συμβάλλουν στην επίτευξη της καινοτομίας είναι η δέσμευση προς αυτήν και η υλοποίησή της. Ωστόσο, οι περισσότερες επιχειρήσεις, αντιμετωπίζουν ένα σοβαρό κενό ανάμεσα στους δύο προαναφερθέντες παράγοντες.

Ενα κενό που προκύπτει από την έλλειψη συγκέντρωσης, αξιολόγησης και αξιοποίησης καινοτόμων ιδεών. «Τέσσερα είναι τα βασικά βήματα προς την καινοτομία, γνωστότερα ως “The 4 E’s of Innovation: Engage, Evolve, Evaluate και Execute”» είπε ο Γ. Παπαδάκης και εξήγησε το γιατί στη συνέχεια. «Οι δύο καλύτερες πηγές νέων ιδεών είναι οι εργαζόμενοι και οι πελάτες. Κάθε επιχείρηση οφείλει να διαθέτει τους μηχανισμούς που θα της επιτρέπουν να δραστηριοποιεί τόσο τους εργαζόμενους της όσο και τους πελάτες στη διαδικασία αναπαραγωγής ιδεών, να συλλέγει και να φιλτράρει αυτές τις ιδέες, να τις αξιολογεί και τέλος, να επιλέγει τις πλέον κατάλληλες για εκείνη και να τις υλοποιεί».

Η Microsoft Ελλάς, μέσω των προϊόντων SharePoint Server, Project Server, Windows Server και Office Communication Server, μπορεί να καλύψει το εν λόγω κενό, προσφέροντας ολοκληρωμένη λύση στο Innovation Project Management.


Janet Smart
Ο Project Manager οδηγεί την αλλαγή

Η Janet Smart, Director of the BT Centre for Major Programme Management του University of Oxford, έδωσε μία διαφορετική διάσταση στο project management, αφού μίλησε για τη διαχείριση μεγάλων έργων, που απαιτούν τον συντονισμό χιλιάδων ανθρώπων, εκατοντάδες εκατομμύρια χρήματα και χρόνια για να υλοποιηθούν.

Μίλησε, μάλιστα, για έργα που δεν έχουν ως αυτοσκοπό το κέρδος αλλά το γενικότερο όφελος της κοινωνίας και του ανθρώπινου είδους. Εργα όπως οι Ολυμπιακοί Αγώνες και το πείραμα του CERN. «Μπορούμε να μάθουμε πολλά από τέτοιου είδους έργα. Ειδικά, σε περιόδους κρίσης, όπως η σημερινή», τόνισε η J. Smart.

«Η κρίση είναι και ευκαιρία για κάθε άνθρωπο, για κάθε επιχείρηση, για κάθε χώρα και έθνος. Είναι ευκαιρία αλλαγής. Αλλαγή στον τρόπο σκέψης, αλλαγή νοοτροπίας, αλλαγή κουλτούρας. Η κουλτούρα σε μία ομάδα ανθρώπων -ανεξαρτήτως από το μέγεθός της- είναι εξαιρετικά σημαντική για την υλοποίηση του έργου. Γιατί με ισχυρή κουλτούρα μπορείς να αντιμετωπίσεις, οποιαδήποτε αλλαγή στον προγραμματισμό και να ξεπεράσεις οποιονδήποτε σκόπελο», συνέχισε η Janet. Είναι αλήθεια ότι μπορούμε να μάθουμε από την πολυπλοκότητα των μεγάλων έργων.

Αυτό διότι τα μεγάλα έργα είναι κοινωνικά συστήματα, που δεν υπόκεινται εύκολα σε προκαθορισμένα σχέδια. Πρέπει να υπάρχει η δυνατότητα ευελιξίας και γρήγορης αναζήτησης λύσεων.

«Η κουλτούρα, λοιπόν, παίζει μεγάλο ρόλο στον τρόπο με τον οποίο θα ξεπεράσεις τα προβλήματα που σου παρουσιάζονται. Για παράδειγμα, στον ATLAS, ένα από τους τέσσερις ανιχνευτές του CERN, η διαχείριση του project γίνεται με έναν open source τρόπο. Περισσότεροι από 3000 φυσικοί από 38 διαφορετικές χώρες και 174 πανεπιστήμια, προσπαθούν να συντονιστούν για να φέρουν σε πέρας ένα ιδιαίτερα πολύπλοκο και απαιτητικό έργο. Η διαχείριση του εν λόγω έργου γίνεται χωρίς να ακολουθείται το τυπικό project management. Δεν υπάρχουν αυστηρές και ξεκάθαρες δομές, αλλά όσο πιο απλές γίνονται. Δημιουργείται μία κουλτούρα εξερεύνησης, καινοτομίας και εφευρετικότητας που έχει ως στόχο τη μάθηση και την απόκτηση γνώσης για τη Φυσική ως επιστήμη. Τα προβλήματα ανακοινώνονται σε όλους, ώστε να υπάρχει καθολική συμμετοχή, όπως επίσης και οι λύσεις. Πραγματοποιούνται συνεχώς συναντήσεις, συζητήσεις και συνέδρια με σκοπό την ανταλλαγή γνώσης. Κάνουν χρήση του Earned Value Management, έχοντας ξεκάθαρο τον στόχο μπροστά τους», σχολίασε για τον τρόπο διοίκησης του ATLAS η J. Smart.

Η J. Smart έκλεισε την ομιλία της θέλοντας να περάσει το μήνυμα πως «δεν έχουν όλα τα έργα ένα μοναδικό, σωστό τρόπο, όπως ορίζει το τυπικό project management. Αντιθέτως, σε περιόδους κρίσης απαιτείται ευελιξία. Η διάχυση της κατάλληλης κουλτούρας στην ομάδα του έργου είναι εκείνη που κάνει τη διαφορά και επιτρέπει στα μέλη της να είναι πιο πρόθυμα στην αλλαγή. Η κουλτούρα είναι εκείνη που επιτρέπει την αναθεώρηση των δομών και των αρχικών πλάνων, και δημιουργεί αξιόπιστα κανάλια επικοινωνίας. Τέλος, η κουλτούρα είναι εκείνη που καθοδηγεί την ομάδα προς την επίτευξη του στόχου. Ο project manager, ως ηγέτης, έχει την υποχρέωση να εμφυσήσει την κατάλληλη κουλτούρα στην ομάδα του. Είναι εκείνος που θα οδηγήσει στην αλλαγή».

Πάνελ Διαλόγου
Ηγεσία Εργων: Η ελληνική εμπειρία σε σχέση με τις διεθνείς πρακτικές

Το συνέδριο έκλεισε με το πάνελ διαλόγου στο οποίο συμμετείχαν η Αλεξάνδρα Ελευθερίου, Talent & Organization Consulting Leader της Hewitt Associates, ο Davide Berretti, Senior Project Manager της Nokia Siemens Networks, ο Βασίλης Αντωνάς, Ιδρυτής και Διευθύνων Σύμβουλος της Impact Premium Consulting Services καθώς και ο Nicholas Clarke και η Janet Smart. Συντονιστής του πάνελ ήταν o Γιώργος Διακονικολάου, Πρόεδρος της Επιστημονικής Επιτροπής του Συνεδρίου.

Ο διάλογος ξεκίνησε με το ερώτημα αν η ηγεσία είναι ένα «μοναχικό παιχνίδι». Οι πανελίστες συμφώνησαν πως η ηγεσία δεν είναι κάτι που πρέπει να περιορίζεται στα ανώτερα διοικητικά επίπεδα μιας επιχείρησης.

Αντίθετα, προσπάθειες θα πρέπει να γίνονται έτσι ώστε η ηγεσία να καλλιεργείται σε όλα τα επίπεδα και σε όλες τις θέσεις. Η ανάπτυξη, λοιπόν, των ηγετικών ικανοτήτων είναι μια επιτακτική ανάγκη για τους project managers. Για να συμβεί αυτό, χρειάζεται συνεχής εκπαίδευση. Χρειάζεται, επίσης, καθοδήγηση, ενδυνάμωση και εμψύχωση. Ωστόσο, δεν είναι κάτι εύκολο αν συνυπολογίσει κανείς και τη δυσκολία που αντιμετωπίζουν σήμερα οι project managers κινούμενοι σε μία πολύπλοκη, έντονα ρευστή αγορά, όπου η επίτευξη των στόχων καθίσταται ιδιαίτερα δύσκολη. Η ηγεσία σημαίνει ρίσκο.

Ο project manager πρέπει να είναι έτοιμος να αναλάβει το ρίσκο και να διαχειριστεί τις συνέπειες των αποτελεσμάτων. Συμπερασματικά, οι project manager θα πρέπει να μπορούν να ηγούνται του εαυτού τους και των προσπαθειών τους, πέραν από την οποιαδήποτε μορφή καθοδήγησης και ηγεσίας που ασκείται από την ανώτερη διοίκηση. Συνεπαγόμενα, θα μπορούν να ηγηθούν της ομάδας τους και να την καθοδηγήσουν στην επίτευξη του στόχου.

Τα soft skills, όπως η πεποίθηση για άμεσο έλεγχο της κατάστασης, η εξωστρέφεια και η επικοινωνία, η φιλικότητα και η αισιοδοξία, η οργανωσιακή αυτο-εκτίμηση και η αυτο-επάρκεια είναι σημαντικά για την ανάπτυξη των χαρακτηριστικών ενός ηγέτη. Αλλά δεν αρκούν από μόνα τους. Τα διοικητικά στελέχη μπορούν να επιταχύνουν την υιοθέτηση τέτοιου είδους συμπεριφορών μέσα από τις πολιτικές της εταιρείας. Ας μην ξεχνάμε ότι οι project managers εργάζονται μέσα σε συγκεκριμένα εταιρικά περιβάλλοντα, τα οποία άλλοτε διευκολύνουν και άλλοτε εμποδίζουν την ανάληψη συμπεριφορών.

Συγκεκριμένα, τα διοικητικά στελέχη μπορούν να διευκολύνουν και να καλλιεργήσουν την ικανότητα αυτό-ηγεσίας μέσα από: α. την ανάπτυξη προγραμμάτων εκπαίδευσης τα οποία θα έχουν στόχο την κατανόηση και άσκηση τέτοιων συμπεριφορών, β. την ενδυνάμωση (empowerment) των managers για την ανάληψη ηγετικών συμπεριφορών, και γ. την ανάπτυξη μιας εταιρικής κουλτούρας αλλά και των κατάλληλων οργανωτικών δομών οι οποίες θα ενθαρρύνουν τους project managers προς την κατεύθυνση αυτή.

Εν κατακλείδι, το πάνελ υπογράμμισε την ευθύνη της επιχείρησης και ότι θα πρέπει να γίνει κατανοητό ότι ακόμη κι αν οι project managers έχουν τη φυσική τάση να ηγηθούν του εαυτού τους, η ύπαρξη γραφειοκρατικών δομών ή η απουσία ενθάρρυνσης από τη διοίκηση δεν θα διευκολύνει την υιοθέτηση τέτοιων συμπεριφορών.