Τα τμήματα Πληροφορικής απορρίπτουν ή «ξεσκαρτάρουν» έργα, ανταποκρινόμενα στα ολοένα στενότερα budget και στην επιδείνωση του οικονομικού κλίματος. Αλλά, σύμφωνα με τους ειδικούς, δεν είναι τώρα η στιγμή για περικοπές στο project management ή το portfolio management.

Αφού όπως χαρακτηριστικά υποστηρίζει η Margo Visitacion, vice president στη Forrester Research, ειδική σε θέματα project portfolio management και διασφάλισης ποιότητας «τα υψηλά ποσοστά αποτυχίας στα έργα σημαίνει σπατάλη χρημάτων και σε μια περίοδο ύφεσης της οικονομίας υπάρχει ακόμα λιγότερη ανοχή σε αυτό».

Η διαχείριση του χαρτοφυλακίου έργων μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία και το τμήμα Πληροφορικής να αναγνωρίσει και να εστιάσει στα έργα αυτά που αξίζουν πραγματικά τις προσπάθειές τους μέσα στο πλαίσιο των περιορισμένων προϋπολογισμών, ενώ το project management μπορεί να βοηθήσει στη βέλτιστη και αποτελεσματική εκτέλεση αυτών των έργων.

Αντιμετωπίζοντας τη διαδικασία ενός έργου με βάση τη θεωρία του Project Management, μπορεί να επιτευχθεί οικονομία χρόνου, κόστους και κόπου, άρα και κατ’ επέκταση όφελος για όσους εμπλέκονται σε αυτό.

Η παρουσία project management επιπλέον, εξασφαλίζει το σαφή καθορισμό του βαθμού ευθύνης των εμπλεκόμενων στην υλοποίηση του έργου, της εξουσίας που διαθέτουν αλλά και των αρμοδιοτήτων που έχουν. Όταν ο σαφής αυτός προσδιορισμός των ρόλων που έχουν οι εμπλεκόμενοι, απουσιάζει, συχνά δημιουργείται σύγχυση γύρω από το προς υλοποίηση έργο, με αποτέλεσμα την καθυστερημένη ολοκλήρωσή του ή / και την υπέρβαση του κόστους που είχε αρχικά υπολογιστεί. Αλλωστε, η αποτυχία των έργων, σχεδόν πάντοτε συνδέεται με την υπέρβαση του χρόνου και του budget. Η κατάλληλη μεθοδολογία project management, θα διασφαλίσει ότι τα επιθυμητά αποτελέσματα θα επιτευχθούν μέσα από ελεγχόμενες, σωστά διαχειριζόμενες και ορατές διαδικασίες.

5 στόχοι που κάθε Project Manager πρέπει να φιλοδοξεί να πετύχει
Οι Project Managers οφείλουν να διαχειρίζονται κάθε πλευρά των έργων που επιβλέπουν, από τους πόρους και τους προμηθευτές μέχρι τα κόστη του έργου και τον εξοπλισμό. Το «κόλπο» για να είστε «από πάνω» σε όλα, είναι να εστιάζετε στους πέντε σημαντικούς στόχους που σχετίζονται με τη διαχείριση έργων. Αν μπορείτε να ανταποκριθείτε στους παρακάτω πέντε στόχους για κάθε έργο, τότε η επιτυχία των έργων -καθώς και η επαγγελματική σας επιτυχία- είναι διασφαλισμένη.

Στόχος 1: Τελειώστε στην ώρα σας
Πρόκειται για τον παλιότερο αλλά και τον πλέον «πονηρό» στόχο στο βιβλίο του Project Management. Είναι ο πιο δύσκολος καθώς οι απαιτήσεις συχνά αλλάζουν στη διάρκεια ενός έργου και καθώς η αρχική εκτίμηση του χρονοδιαγράμματος είναι συνήθως αισιόδοξη.

Για να πραγματωθεί αυτός ο στόχος, χρειάζεται να διαχειρίζεστε το αντικείμενο, τον σκοπό (scope) του έργου πολύ προσεκτικά. Αναπτύξτε μία διαδικασία ελέγχου αλλαγής, ώστε οποιαδήποτε αλλαγή στο σκοπό του έργου να αντιμετωπιστεί σωστά. Κρατήστε πάντα το σχέδιό σας ενημερωμένο, καταγράφοντας την πραγματική σε σχέση με τη σχεδιαζόμενη πρόοδο. Αναγνωρίστε οποιεσδήποτε παρεκκλίσεις από το σχέδιο και διορθώστε τις άμεσα.

Στόχος 2: Τελειώστε εντός προϋπολογισμού
Για να διασφαλίσετε ότι τα κόστη του έργου σας δεν κλιμακώνονται, πρέπει να ορίσετε εξ αρχής τον προϋπολογισμό του έργου για να έχετε ένα μέτρο σύγκρισης. Σε αυτό τον προϋπολογισμό συμπεριλάβετε όλα τα κόστη του έργου που θα προκύψουν, που έχουν να κάνουν με ανθρώπους, εξοπλισμό, προμηθευτές ή υλικά.

Επειτα, δουλέψτε πάνω στο πόσο κάθε ενέργεια στο σχέδιό σας θα κοστίσει για να ολοκληρωθεί, και εντοπίστε οποιεσδήποτε αποκλίσεις από αυτό το σχέδιο. Διασφαλίστε ότι αν ξοδέψετε παραπάνω σε κάποιες ενέργειες, θα περιορίσετε τις δαπάνες σε κάποια άλλη. Με αυτό τον τρόπο μπορείτε να έχετε τον έλεγχο των δαπανών και να παραδώσετε το έργο on budget (ή τουλάχιστον κοντά σε αυτό).

Στόχος 3: Ανταποκριθείτε στις απαιτήσεις
Είτε οι απαιτήσεις του έργου ήταν να εγκαταστήσετε ένα καινούργιο σύστημα Πληροφορικής, είτε να ανανεώσετε ένα website ή να ενοποιήσετε τα data centers, το έργο σας πρέπει να παράξει λύσεις που θα ανταποκριθούν σε αυτές τις απαιτήσεις κατά 100%.

Το κόλπο εδώ είναι να διασφαλίσετε ότι έχετε ένα λεπτομερές σύνολο απαιτήσεων από την αρχή.

Στόχος 4: Κρατείστε τους πελάτες ευχαριστημένους
Μπορεί να έχετε ολοκληρώσει το έργο σας on time, να είστε on budget και να έχετε ανταποκριθεί στο 100% των απαιτήσεων, αλλά και πάλι να μην έχετε χαρούμενους πελάτες. Αυτό συμβαίνει συνήθως επειδή οι προσδοκίες τους έχουν στην πορεία αλλάξει και δεν έχουν τύχει της κατάλληλης διαχείρισης.

Για να διασφαλίσετε ότι ο χορηγός του έργου, οι πελάτες και οι υπόλοιποι stakeholders είναι στο τέλος του έργου ευχαριστημένοι, είναι απαραίτητο να διαχειριστείτε τις προσδοκίες τους με προσοχή. Διασφαλίστε ότι πάντα τους κρατάτε ενήμερους για την πρόοδο του έργου. Να είστε ρεαλιστές, και να τους δίνετε μία ξεκάθαρη εικόνα για την πρόοδο. Αφήστε τους να εκφράζουν τις ανησυχίες τους ή τις ιδέες τους τακτικά. Πείτε το τους ευθέως όταν δεν να παραδώσετε κάτι on time, ή όταν χρειάζεται να γίνουν κάποιες αλλαγές. Η ειλικρίνεια είναι πάντα το καλύτερο όπλο στις προσδοκίες και την ικανοποίηση του πελάτη.

Στόχος 5: Κρατείστε τα μέλη της ομάδας ευχαριστημένα
Αν μπορείτε να επιτύχετε τους τέσσερις προηγούμενους στόχους με μία χαρούμενη και ευχαριστημένη ομάδα, τότε θα είστε περισσότερο από πρόθυμοι να τα ξανακάνετε όλα στο επόμενο έργο. Και έτσι θα αισθάνεται και το προσωπικό σας. Η ικανοποίηση του προσωπικού είναι κρίσιμη για την επιτυχία του έργου σας.

Οπότε, κρατείστε την ομάδα σας ευχαριστημένη ανταμείβοντάς τους και αναγνωρίζοντας τις επιτυχίες τους. Αναθέστε τους δουλειά που επαινεί τις δυνατότητές τους και διεξάγεται ασκήσεις team building για να ενισχύσετε το ηθικό. Με μία ευχαριστημένη, με κίνητρα ομάδα, μπορείτε να επιτύχετε τα πάντα.

Το μέλλον του ΙΤ project management software
Οι σύγχρονοι οργανισμοί Πληροφορικής καλούνται να ανταποκριθούν στην πιο μεγάλη και «δόλια» ύφεση όλων των εποχών. Οι δράσεις τους ποικίλλουν από την κλασική τακτική του… «σφιξίματος του ζωναριού» μέχρι την ανάπτυξη της καινοτομίας και τη βελτίωση των προστιθέμενης αξίας διαδικασιών. Μία βασική προστιθέμενης αξίας στρατηγική για έναν αποτελεσματικό οργανισμό είναι η περαιτέρω βελτίωση του project management.

Στο πλαίσιο αυτής της στρατηγικής, το μέλλον της αγοράς λογισμικού project management διαγράφεται άκρως υποσχόμενο. Στη διάρκεια της παγκόσμιας ύφεσης, οι βιομηχανικές χώρες διέθεσαν τεράστια κεφάλαια σε υποδομές και άλλα έργα, σε μια προσπάθεια ενίσχυσης της οικονομίας. Και αυτό δημιούργησε μία αξιόλογη ζήτηση για λογισμικό project management.

Σύμφωνα με τη Forrester Research, η αγορά του λογισμικού και των υπηρεσιών project management ανέρχεται στα 1,2 δις δολάρια ετησίως. Η αγορά για το project portfolio management έφτασε τα 2,9 δις δολάρια το 2008, σύμφωνα με την IDC, η οποία προβλέπει ότι η αγορά του λογισμικού και των υπηρεσιών project portfolio management θα έχει φτάσει τα 4,2 δις δολάρια μέχρι το 2013.

Οι εταιρείες και οι κυβερνητικοί οργανισμοί που αντιμετωπίζουν σοβαρά τη διαχείριση έργων έχουν από καιρό αναγνωρίσει το γεγονός ότι δεν μπορούν να διαχειριστούν αποτελεσματικά μεγάλης κλίμακας έργα και προγράμματα χωρίς την υποστήριξη του κατάλληλου λογισμικού.

Οντως, το λογισμικό project management στην ανάλυση, τη βελτιστοποίηση και τη διαχείριση των έργων, και κατ’ επέκταση επιτρέπει στους οργανισμούς και τις εταιρείες να αποφασίσουν και να καθορίσουν το σωστό μίγμα έργων και πόρων για την επίτευξη των στρατηγικών τους στόχων. Χωρίς το λογισμικό project management, οι οργανισμοί δυσκολεύονται να εντοπίσουν τα μεμονωμένα έργα, τους πόρους που αφιερώνονται σε αυτά και το κόστος που συνεπάγονται.

Παρομοίως, χωρίς λογισμικό project portfolio management, είναι σχεδόν αδύνατο για μια εταιρεία χαρτοφυλάκια έργων και τις εξαρτήσεις μεταξύ τους. Οπότε ποια είναι η πρόβλεψη για το λογισμικό project management τα επόμενα 10-15 χρόνια;

Οι τάσεις
Από τεχνικής άποψης, τα Software as a Service μοντέλα έχουν κάνει το λογισμικό project management προσιτό σε πολλούς οργανισμούς και εταιρείες, κυρίως μικρότερου μεγέθους. Επιπλέον, η ανάπτυξη των διαδικτυακών social media -από το Facebook μέχρι το Twitter-, έχει ενισχύσει την προσπάθεια να γίνει το λογισμικό project management πιο συνεργατικό, ευέλικτο και φιλικό προς το χρήστη. Σήμερα, το λογισμικό project management ενισχύει και επιταχύνει την επικοινωνία και βελτιώνει τα επιχειρηματικά αποτελέσματα.

Αλλη μία εξέλιξη που ωφελεί το λογισμικό project management είναι το κίνημα του ανοιχτού κώδικα. Στην αγορά του λογισμικού project management, περιλαμβάνει open-source εκδοχές του Project Workbench, που αποτελεί ένα από τα πλέον δημοφιλή εργαλεία λογισμικού για τη διαχείριση έργων από τη δεκαετία του 1980, καθώς και ανάλογοι κλώνοι των σημερινών δημοφιλών λογισμικών project management.

Η τάση του ανοιχτού κώδικα παρέχει μια εναλλακτική που μειώνει σημαντικά το συνολικό κόστος κτήσης για το λογισμικό project management. Επίσης, δίνει στο εμπορικό λογισμικό το κίνητρο να συνεχίσει να καινοτομεί και να βελτιώνει την πρόταση αξίας προς τους πελάτες. Μακροπρόθεσμα, η τάση του open source συμβάλλει σημαντικά στην ανάπτυξη της αγοράς γενικά.

Από την πλευρά του management, οι οργανισμοί, αργά αλλά σταθερά, στρέφονται σε μία project-oriented προσέγγιση για να περιορίσουν το κόστος και να προσθέσουν αξία. Εξαιτίας της συμπίεσης του κόστους και των νομοθετικών πιέσεων, ο κύκλος των κεντρικοποιημένων διαχειριστικών συστημάτων αναμένεται να ξανάρθει στη μόδα.

Αυτό θα υποδαυλίσει περισσότερο τα Project Management Offices (PMOs), τα οποία με τη σειρά του μπορεί να μειώσουν τον αριθμό των έργων καθώς οι οργανισμοί αναγνωρίζουν τα προβλήματα που σχετίζονται με το τρέξιμο υπερβολικά πολλών έργων παράλληλα (ειδικά αν δεν έχουν αρκετά μέλη στην ομάδα κάθε έργου). Τα PMOs θα στραφούν σε λογισμικό project & portfolio management ώστε να βοηθηθούν στη λήψη αυτών των αποφάσεων.