Με την ψηφιοποίηση εγγράφων βελτιώνεται η παραγωγικότητα των υπαλλήλων, διευκολύνεται ο διαμοιρασμός και η προστασία κρίσιμων εταιρικών δεδομένων και δίνεται στους CIOs η δυνατότητα να ανταποκριθούν στο ρόλο του σταυροφόρου της ψηφιοποίησης στην εταιρεία τους. Ωστόσο, για να ικανοποιήσει ένα σύστημα ψηφιοποιήσης τις προσδοκίες του, χρειάζεται να δοθεί η δέουσα προσοχή κατά την υλοποίηση και εφαρμογή του.

To γραφείο χωρίς χαρτί προσφέρει σημαντικά οφέλη τόσο στις επιχειρήσεις όσο και στους πελάτες τους. Δίνει τη δυνατότητα στις εταιρείες να είναι περισσότερο διαφανείς με τους πελάτες τους και αυξάνει την αποτελεσματικότητα στο γραφείο Τα σημαντικότερα οφέλη που προκύπτουν από την ψηφιοποίηση εγγράφων θα μπορούσε κανείς να τα συνοψίσει στα εξής:

Μείωση κόστους. Η ταχυδρόμηση χιλιάδων εγγράφων σε πελάτες, όπως ανακοινώσεις, τιμολόγια κ.λπ. μεταφράζεται σε ένα σημαντικό και καθόλου αμελητέο κόστος. Ένα αποτελεσματικό σύστημα ψηφιοποίησης και διαχείρισης εγγράφων επιτρέπει την αποστολή των εγγράφων με ηλεκτρονικά emails αντί με το παραδοσιακό ταχυδρομείο και, μάλιστα, με τις πρόσθετες ασφαλιστικές δικλείδες που προσφέρει η σύγχρονη τεχνολογία, περιορίζοντας σημαντικά το κόστος και αυξάνοντας τα επίπεδα ασφαλείας όσον αφορά τη διαχείριση ευαίσθητων εταιρικών δεδομένων.

Εξοικονόμηση χρόνου εργασίας: Ένα καλό πρόγραμμα ψηφιοποίησης εγγράφων επιτρέπει στους υπαλλήλους να αφιερωθούν σε πιο παραγωγικές διαδικασίες από τη διαχείριση χαρτιού. Με αυτόv τον τρόπο μειώνεται η εξάρτηση από το χαρτί και περιορίζεται το στοίβαγμα όγκων χαρτιού, που δεσμεύει παραγωγικό χρόνο από τους εργαζόμενους. Ίσως το μεγαλύτερο κέρδος για την επιχείρηση είναι ο χρόνος που εξοικονομείται από την αναζήτηση πληροφοριών σε μια στοίβα από έγγραφα, καθώς, όλες οι πληροφορίες θα είναι προσβάσιμες με ένα απλό κλικ.

Εξοικονόμηση χρόνου πελατών: Αντί να χρειάζεται κανείς να καταφεύγει σε χρονοβόρες κλήσεις στους πελάτες του για να δει αν έχουν πληρωθεί ή όχι κάποια τιμολόγια, αυτός ο έλεγχος μπορεί να γίνει online ακόμα και από ένα smartphone ή tablet.

Συμμόρφωση: Οι επιχειρήσεις χρειάζονται να συμμορφώνονται με τις εθνικές και κοινοτικές νομοθεσίες και να προσφέρουν ασφαλή συστήματα για να προστατέψουν ευαίσθητες πληροφορίες των πελατών τους – νομοθεσίες, οι οποίες μπορεί να αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου. Η χρήση ενός ασφαλούς συστήματος ψηφιοποίησης και διαχείρισης εγγράφων, το οποίο υπακούει στους ποικίλους και μεταβαλλόμενους κανόνες συμμόρφωσης, δίνει στις επιχειρήσεις τη σιγουριά ότι οι πληροφορίες τους (εταιρικές και πληροφορίες πελατών) διατηρούνται σε ένα ασφαλές, αξιόπιστο και εύκολα προσβάσιμο μέρος.

Ηλεκτρονικός έλεγχος πορείας εγγράφων: Πολλές επιχειρήσεις διεξάγουν εσωτερικούς και εξωτερικούς ελέγχους για να διασφαλίσουν ότι υπακούν στους κανόνες συμμόρφωσης, όπως και ότι διατηρούν ακριβή αρχεία για τις οικονομικές τους συναλλαγές. Αυτοί οι έλεγχοι μπορούν να διεξαχθούν πιο αποτελεσματικά και με λιγότερα λάθη, όταν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί ένα σύστημα ψηφιοποίησης και διαχείρισης εγγράφων, με δυνατότητες ελέγχου της διαδρομής τους.

Ροή εργασίας: Σε ένα σύστημα ψηφιοποίησης και διαχείρισης εγγράφων, η ροή εργασίας μπορεί να δομηθεί σε καθημερινή βάση. Ο σχεδιασμός της ροής εργασίας είναι ευκολότερος, έχει περισσότερο νόημα και, συνήθως, χρειάζεται λιγότερο χρόνο για να ολοκληρωθεί. Οι εργαζόμενοι μπορούν να βρουν εύκολα τα έγγραφά τους και τη ζητούμενη πληροφορία τηρώντας, παράλληλα, όλα τα προβλεπόμενα πρωτόκολλα και διαδικασίες.

Περιβαλλοντικά οφέλη: Σημαντικά και καθόλου αμελητέα είναι τα περιβαλλοντικά οφέλη, με μείωση των εκπομπών αερίων θερμοκηπίου και, φυσικά, λιγότερη κατανάλωση χαρτιού.

Τα μεγαλύτερα λάθη…
Αν και οι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν συνειδητοποιήσει, πλέον, ότι η χρήση των ηλεκτρονικών εγγράφων είναι αναπόφευκτη, πολλές από αυτές εξακολουθούν να κάνουν αυτή τη μετάβαση με λάθος τρόπο. Όταν ένα σύστημα ψηφιοποίησης και διαχείρισης εγγράφων δεν υλοποιείται με το σωστό τρόπο, οι επιχειρήσεις χάνουν αρκετά από τα προαναφερόμενα οφέλη παραγωγικότητας και εξοικονόμησης χρόνου και χρημάτων. Και το πιο σημαντικό, τα λάθη που γίνονται μπορεί να εκθέσουν τις επιχειρήσεις και τους πελάτες τους σε υποκλοπή ή απώλεια ευαίσθητων δεδομένων. Ανάμεσα στα μεγαλύτερα λάθη που μπορούν να συντελεστούν συμπεριλαμβάνονται τα εξής:

Μετάβαση χωρίς οργάνωση: Αν και συχνά οι ανάγκες μιας επιχείρησης επιταχύνουν την υλοποίηση ενός έργου ψηφιοποίησης εγγράφου, η μετάβαση σε ένα τέτοιο σύστημα σε ένα μη ρεαλιστικό χρονικό διάστημα μπορεί, πραγματικά, να αποτινάξει τα διαχειριστικά και λειτουργικά οφέλη. Η επιτυχής ενσωμάτωση μιας λύσης ψηφιοποίησης και διαχείρισης εγγράφων περιλαμβάνει μια σχεδιασμένη και δομημένη μετάβαση με ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα.

Προβληματικό OCR: Τα έγγραφα που ψηφιοποιούνται σε μη αναγνώσιμα ή μη αναζητήσιμα formats είναι ουσιαστικά άχρηστα. Μια ισχυρή λύση ψηφιοποίησης εγγραφών χρειάζεται να περιλαμβάνει τους σωστούς scanners και λογισμικό με δυνατότητα Optical Character Recognition, ώστε να απελευθερώσει το δυναμικό της ψηφιοποίησης σε όλη την έκτασή του. Χωρίς το OCR (ή με ένα προβληματικό OCR), τα περιεχόμενα εγγράφων, πινάκων, φύλλων εργασίας και παρουσιάσεων δεν μπορούν να αναγνωριστούν σωστά, ή να αναζητηθεί πληροφορία σε αυτά κι έτσι δεν θα μπορούν να αναζητηθούν ή να αντιγραφούν εύκολα και γρήγορα.

Ανεπαρκές backup: H διαδικασία backup αποτελεί ένα ζωτικό συστατικό στο συνολικό σχέδιο ανάκτησης της λειτουργίας ενός οργανισμού. Ενώ τα συστήματα διαχείρισης και ψηφιοποίησης εγγράφων ψηφιοποιούν τα έγγραφα και βοηθούν στην καλύτερη οργάνωση του χαρτιού στο περιβάλλον ενός γραφείου, αυτά τα ηλεκτρονικά έγγραφα χρειάζεται, επίσης, να γίνουν backup στο πλαίσιο ενός σχεδίου επιχειρησιακής συνέχειας. Ένα ελλιπές σύστημα backup θα μπορούσε να είχε δυσμενή επίπτωση στα οικονομικά και στη φήμη μιας εταιρείας.

Περιορισμός σε συστήματα desktops: Σε έναν κόσμο που βασίζεται όλο και περισσότερο στο mobility και στη φορητότητα των δεδομένων, το γραφείο χωρίς χαρτί χρειάζεται να επεκτείνεται πέρα από τα όρια του κτιρίου μιας εταιρείας. Ένα συχνό λάθος που κάνουν οι εταιρείες που υλοποιούν λύσεις ψηφιοποίησης και διαχείρισης εγγράφων είναι ότι καταφεύγουν σε μια λύση που δεν υποστηρίζει μια ασφαλή και βασισμένη στο cloud πρόσβαση στα έγγραφα ή δεν προσφέρει πρόσβαση στα έγγραφα μέσω ενός mobile app. Για ένα ελάχιστα αποδεκτό επίπεδο ασφαλείας κατά την πρόσβαση και μεταφορά εγγραφών απαιτείται η χρήση ενός 256bit συστήματος κρυπτογράφησης.

Storage και sharing που παραβαίνει τους κανονισμούς συμμόρφωσης: Πρότυπα διακυβέρνησης, διεθνείς νομοθεσίες και χρηματοπιστωτικές κανονιστικές απαιτήσεις απαιτούν από έναν οργανισμό να παρέχει πιστοποιημένη και έγκαιρη πρόσβαση στα ψηφιακά του έγγραφα. Αν τα συστήματα storage και οι κανόνες sharing των εγγραφών δεν ικανοποιούν τις παραπάνω απαιτήσεις, τότε δημιουργούνται αρκετά προβλήματα.

Οι επιχειρήσεις μπορούν εύκολα να αποφύγουν όλες τις παραπάνω παγίδες και να αναπτύξουν ένα σύστημα ψηφιοποίησης και διαχείρισης εγγράφων, το οποίο πραγματικά θα τις κάνει περισσότερο αποτελεσματικές και αποδοτικές και θα τους επιτρέψει να εκμεταλλευτούν βέλτιστα τα ουκ ολίγα οφέλη της ψηφιοποίησης.


Τα καλύτερα έγγραφα είναι τα προστατευμένα

Tα έγγραφα υπόκεινται σε κινδύνους διαφόρων μορφών: λίστες πελατών, αναφορές στρατηγικών αναφορών και αναλυτικά στατιστικά εσόδων, ήτοι ευαίσθητα εταιρικά δεδομένα μπορεί να πέσουν στα χέρια των ανταγωνιστών. Από την άλλη η διαρροή έμπιστων προσωπικών δεδομένων πελατών ή υπαλλήλων μπορεί να επισύρει αγωγές. Όλα τα παραπάνω κάνουν ιδιαίτερα ζωτικό το θέμα της ασφάλειας των ψηφιοποιημένων εγγράφων. Ανάμεσα στα πρώτα μέτρα ασφαλείας που πρέπει να ληφθούν για την προστασία ενός συστήματος ψηφιοποίησης και διαχείρισης εγγράφων είναι η συμμόρφωση με τις κανονιστικές απαιτήσεις. Γενικά, η προστασία των ψηφιοποιημένων εγγράφων εξασφαλίζεται με τον περιορισμό πρόσβασης σε αυτά.

Σε ένα βασισμένο στο χαρτί σύστημα, τα ευαίσθητα εταιρικά έγγραφα μπορούν να φυλάσσονται κλειδωμένα σε ένα συρτάρι, στο οποίο θα έχουν πρόσβαση μόνο οι top μάνατζερ. Ωστόσο, είναι σχεδόν πρακτικά αδύνατο να λειτουργήσει αποτελεσματικά ένα τέτοιο σύστημα, καθώς η αναζήτηση πληροφοριών σε αυτό δεν μπορεί να γίνει γρήγορα. Ωστόσο, ένα επαρκές σύστημα διαχείρισης εγγράφων μπορεί να βελτιώσει τα πράγματα σε σημαντικό βαθμό, καθώς η πρόσβαση σε συγκεκριμένους φακέλους και έγγραφα μπορεί να περιοριστεί με έναν ηλεκτρονικό τρόπο. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι μιας εταιρείας μπορούν να κατηγοριοποιηθούν σε διαφορετικά επίπεδα χρηστών, όπου το κάθε επίπεδο μπορεί να έχει διαφορετικά δικαιώματα και άδειες πρόσβασης.

Τα δικαιώματα πρόσβασης περιλαμβάνουν, συνήθως, την προβολή και επεξεργασία πληροφορίας – για παράδειγμα, να μπορεί να δει κανείς ένα έγγραφο, αλλά να μην του επιτρέπεται να το αλλάξει. Κάποιοι άλλοι μπορεί να έχουν πλήρη δικαιώματα πρόσβασης, περιλαμβανόμενης και της δυνατότητας επεξεργασίας, μέσω της χρήσης ενός συστήματος κωδικών. Αυτό μπορεί, θεωρητικά, να εμποδίσει μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα από το να αποκτήσουν πρόσβαση σε ευαίσθητα εταιρικά έγγραφα. Όπως είναι λογικό, οι άδειες πρόσβασης από μόνες του δεν μπορούν να προσφέρουν πλήρη προστασία. Ένας υπάλληλος μπορεί να μην βγει από το λογαριασμό του μετά την πρόσβασή του σε ένα έγγραφο και όταν εγκαταλείψει το σταθμό εργασίας του, ενδέχεται να μπορέσει κάποιος να διαβάσει το έγγραφο, χωρίς να είναι εξουσιοδοτημένος γι’ αυτό.

Η εκπαίδευση των υπαλλήλων ώστε να ακολουθούν βέλτιστες πρακτικές ασφάλειας είναι κομβική για τη συνολική ασφάλεια ενός ψηφιοποιημένου εγγράφου. Άλλωστε, όπως έχει καταγραφεί, τα περισσότερα κενά ασφάλειας οφείλονται σε αμέλεια ή σε κακή πρόθεση των υπαλλήλων μιας εταιρείας. Είναι πολύ σημαντικό τα δικαιώματα πρόσβασης να παρέχονται σε μια «need-to-have» βάση, όπου ο κάθε εργαζόμενος (συμπεριλαμβανομένων και των ανώτατων στελεχών) θα μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση μόνο σε εκείνα τα έγγραφα που του χρειάζονται για να πραγματοποιήσει συγκεκριμένες εργασίες.

Καθώς η ασφάλεια των εγγράφων αποτελεί θέμα ζωτικής σημασίας, αρκετοί οργανισμοί έχουν δημιουργήσει κατευθυντήριες γραμμές για να βοηθήσουν τις εταιρείες να ασχοληθούν με αυτά τα ζητήματα ασφάλειας. Ένα τέτοιο παράδειγμα είναι το ISO 27002, το οποίο δημοσιεύτηκε αρχικά ως μια μετεξέλιξη του υπάρχοντος ISO 17799 στάνταρ, περιέχοντας έναν κώδικα ορθής πρακτικής για την ασφάλεια πληροφοριών. Αυτό το πρότυπο περιγράφει εκατοντάδες πιθανά σημεία και μηχανισμούς ελέγχου, τα οποία μπορούν να εφαρμοστούν σύμφωνα με τις οδηγίες του ISO 27001.

Η υποστήριξη προτύπων πιστοποίησης από ένα σύστημα ψηφιοποίησης και διαχείρισης της πληροφορίας μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς ώστε να βελτιώσουν την ασφάλεια των εγγράφων και των πληροφοριών που περιέχουν και να ενισχύσουν σε μεγάλο βαθμό την εταιρική εικόνα τους, σεβόμενοι, παράλληλα, την ποιότητα των υπηρεσιών και προϊόντων που παρέχουν.