Τη Διεθνή Ημέρα των Project Managers (6 Νοεμβρίου) ολοκληρώθηκε στις εγκαταστάσεις της OTE Academy με απόλυτη επιτυχία η ετήσια συνάντηση των Project Managers στην Ελλάδα. Το Project Management Conference 2014 διοργανώθηκε από την BOUSSIAS για ένατη χρονιά εστιάζοντας στον Project Manager ως τον «καταλύτη της αλλαγής».

Tην προηγούμενη μέρα από το συνέδριο, στις 5 Νοεμβρίου, έλαβαν χώρα στον ίδιο χώρο τα Pre-conference Workshops, όπου καλύφθηκαν γνωστικές περιοχές του Project Management που σχετίζονται με την αλλαγή και το ρόλο του Project Manager στην ηγεσία του μετασχηματισμού. Το συνέδριο άνοιξε ο Νικόλας Κονδάκης, Διευθυντής Business Unit, BOUSSIAS και ακολούθησαν οι χαιρετισμοί των Κρικόρ Μαρουκιάν, Πρόεδρου του itSMF Hellas και Γιώργου Διακονικολάου, PhD, PMP, Προέδρου της Επιστημονικής Επιτροπής του Συνεδρίου, ο οποίος είχε αναλάβει το ρόλο του συντονιστή της διοργάνωσης.

Ορίζοντας την αλλαγή και την πολυπλοκότητά της
Σε μια άψογη παρουσίαση, ο Michel Thiry, PhD, FAPM, PMI Fellow, αναγνωρισμένη αυθεντία στη στρατηγική έργων, τοποθέτησε τις θεμελιώδεις έννοιες για την «μετασχηματιστική» αλλαγή που φέρνουν τα έργα και έκανε μια σύνδεση μεταξύ της πολυπλοκότητας και της αλλαγής. Εξήγησε το πώς μπορεί κανείς να διαχειριστεί την αλλαγή σε πολύπλοκες καταστάσεις. και προχώρησε στην ανάλυση των αυξανόμενων αναταράξεων που χαρακτηρίζουν τα περιβάλλοντα των σύγχρονων οργανισμών. Ακολούθως έκανε μια σύνδεση με το προηγούμενο συνέδριο, διαχωρίζοντας την τεχνική δυσκολία από την πολυπλοκότητα (complexity), συνδέοντας και την έννοια της αβεβαιότητας και της ασάφειας, αλλά και στο πώς η μείωσή τους μπορεί να οδηγήσει στην αύξηση της σταθερότητας ενός έργου.

Στη συνέχεια μίλησε για τις διαφορετικές προσεγγίσεις/συνιστώσες της αλλαγής και ανέλυσε τον τρόπο, με τον οποίο το καλό Change Management μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς. Πρέπει, όπως ανέφερε, κατά τη διαδικασία της αλλαγής να επικεντρώνουμε σε επίτευξη στόχων που να ευθυγραμμίζονται με τη στρατηγική και να είναι εφικτοί. Ο Michel Thiry έκλεισε την ομιλία του επισημαίνοντας ότι το Change Management αποτελεί έναν αποτελεσματικό τρόπο για τη διαχείριση πολύπλοκων και διφορούμενων καταστάσεων, βοηθάει στην ευθυγράμμιση της αλλαγής με τους στόχους και την επίτευξη αυτών, ενώ συμπλήρωσε ότι η τελεολογική προσέγγιση αποτελεί τη βάση του PΡPM (Project Program and Portfolio Management) και είναι ακόμη πιο χρήσιμη για πολύπλοκες καταστάσεις.

Μια περιήγηση στις αρχές του Project Portfolio Management με την αρωγή της ελληνικής μυθολογίας
Παίρνοντας ως παράδειγμα τους άθλους του Ηρακλή, ο Crispin («Kik») Piney, PgMP, PMP, εξειδικευμένος σύμβουλος Project Management, παρουσίασε με εξαιρετικό τρόπο το θέμα της υποστήριξης και ενσωμάτωσης των μετασχηματιστικών αλλαγών σε επίπεδο Project Portfolio Management. Όσοι έχουν ασχοληθεί έστω και λίγο με Χαρτοφυλάκια Έργων (Project Portfolio Management) γνωρίζουν ότι εμπεριέχουν πολλά στοιχεία επιχειρησιακού μετασχηματισμού. Η πολυπλοκότητα του Portfolio Management είναι,σχεδόν, τόσο προκλητική όσο και ο κόσμος των ελληνικών μύθων. Αυτό που δεν περιμέναμε ήταν να έχουμε μια πλήρη περιγραφή του μοντέλου βασισμένο στους άθλους του Ηρακλή.

Μπορεί το περιβάλλον ενός portfolio να μην κυβερνείται από μαγεία και μυστήριο κάτω από τον έλεγχο των Θεών και των ηρώων (όπως στην αρχαία ελληνική μυθολογία), αλλά από τις γνωστικές περιοχές και τις διαδικασίες, κάτω από το ν έλεγχο των χορηγών και των διαχειριστών των χαρτοφυλακίων. Μέσα από την παρουσίαση και κάνοντας συχνά αντιπαραβολές με τους άθλους του Ηρακλή, ο “Kik” απεικόνισε κάποιες έννοιες-κλειδιά ως προς το πώς πρέπει να γίνεται η Διοίκηση Έργων, Προγραμμάτων και Χαρτοφυλακίων, ώστε να επιτευχθεί μια αλλαγή που επιφέρει προστιθέμενη αξία σε οργανισμούς και επιχειρήσεις.

Τα projects/programs/portfolios έχουν ως στόχο να δημιουργήσουν κάτι το καινούργιο, αλλά αν δεν αλλάξει κάτι από τη μεριά του παραλήπτη των αποτελεσμάτων, η περισσότερη δουλειά που θα γίνει σε αυτά μπορεί να πάει χαμένη. Τα συστατικά της αλλαγής χρειάζεται να ευθυγραμμίζονται και να συντονίζονται ώστε να επιτευχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα. Και για να γίνει αυτό απαιτείται δέσμευση, ευσυνειδησία και θάρρος από όσους συμμετέχουν στην ολοκλήρωση του έργου και ειδικότερα από αυτούς τους ήρωες που δρουν ως «μεσίτες της αλλαγής». Στο πλαίσιο της παρουσίασης του, ο “Kik” χρησιμοποίησε την εμπειρία του Ηρακλή, ενός ήρωα της ελληνικής μυθολογίας, για να απεικονίσει έναν αριθμό από σημαντικά πράγματα που αφορούν τη διεξαγωγή και ολοκλήρωση ενός project.

Το τελικό συμπέρασμα που βγήκε από την παρουσίαση του Crispin («Kik») Piney είναι η σημασία που έχει, ακόμα και όταν πρόκειται για κάτι σημαντικό και δύσκολο, να γίνεται κάτι, στο μέτρο του δυνατού, με ευχαρίστηση για τα ενδιαφερόμενα μέλη και να τους προσφέρεται μια ιστορία με την οποία θα μπορούν να ταυτιστούν και που θα τους μεταφέρει από την αρχική κατάσταση (As-Is) στην ολοκλήρωση του τελικού σταδίου (To-Be). Αντιπαρέβαλε, επίσης, αυτή τη διαδικασία ως ένα ταξίδι που ξεκινάει από κάτι που παραπέμπει σε χάος, σε ένα περισσότερο οργανωμένο και ελεγχόμενο περιβάλλον. Είναι, τελικά, ο Project Manager φορέας της αλλαγής; Μήπως θέλουμε και «Change Manager»;

Ο Robert Buttrick, Programme and Project Management, BT Group & συγγραφέας του best seller «The Project Workout», σκιαγράφησε το ρόλο του Project Manager ως φορέα της αλλαγής μέσα από μια εμπεριστατωμένη παρουσίαση. Κάποτε, το μόνο που ζητιόνταν από τους Project Managers ήταν να παραδώσουν το έργο τους έγκαιρα και εντός προϋπολογισμού. Το “iron triangle” ή το “triple constraint” (on-time, on-budget και on-specs) βασίλευε – το μόνο που χρειάζονταν ήταν να κρατήσει κανείς την ισορροπία και η επιτυχία ήταν εγγυημένη. Αυτό δεν ήταν κατ’ ανάγκη εύκολο, αλλά, τουλάχιστον, τα όρια ήταν ξεκάθαρα. Αυτή η θεώρηση ήταν αποτέλεσμα του γεγονότος ότι το project management είχε τις ρίζες του στον «ανάδοχο».

Ήτοι, μου λέτε τι θέλετε και, αν αποδέχεστε την προσφορά μου, θα το παραδώσω έγκαιρα και εντός budget (project management!). Σήμερα οι εποχές έχουν αλλάξει και ο Project Manager λαμβάνει τα ηνία της αλλαγής. Κατά τη διάρκεια της ομιλίας του ο Robert Buttrick ανέλυσε, επίσης, τα διάφορα μοντέλα projects και τους ρόλους των ενδιαφερόμενων μερών, έκανε μια σύγκριση ανάμεσα στον σπόνσορα ενός project και στον Project Manager επισημαίνοντας τις διαφορές τους και μίλησε για τις ιδιαιτερότητες των αυτόνομων projects και πώς μπορεί κανείς να τις διαχειριστεί. Ανέφερε, επίσης, ότι, το Project Management και το Change Management είναι συμπληρωματικά, αλλά και διαφορετικά μεταξύ τους.

Μπορεί να επικαλύπτονται κατά τη διάρκεια της υλοποίησης μιας αλλαγής, αλλά συχνά είναι ανεξάρτητα μεταξύ τους όταν διανέμεται αξία στον οργανισμό. Στη συνέχεια ανέλυσε τι πρέπει να κάνει ένας καλός Change Agent, μίλησε για αποτελεσματικές μεθόδους Change και Project Management και ανέλυσε το μοντέλο του Change Diamond. Τα συμπεράσματα: ένα project πρέπει να καθοδηγείται από τα οφέλη που υπόσχεται, το «πόσο» Change Management πρέπει να χρησιμοποιηθεί εξαρτάται από την πιθανή του επίδραση στους ανθρώπους, το Project Management και το Change Management είναι συμπληρωματικά μεταξύ τους, το Change Management μπορεί να αποτελέσει ένα υποσύνολο του Project Management και το αντίστροφο, ενώ πρέπει να είναι κανείς πολύ συγκεκριμένος στο πώς θα προσεγγίσει μια περίπτωση, ξεκάθαρος στους ρόλους, αλλά και προσεκτικός στις διαχωριστικές γραμμές.

Ο Χρήστος Παπανικολάου, υπεύθυνος πωλήσεων για τις λύσεις παραγωγικότητας, της Microsoft Hellas, αναφέρθηκε στο πώς πρέπει να επικοινωνήσει κανείς την αλλαγή, χρησιμοποιώντας λύσεις που βοηθάνε ώστε οι αλλαγές να γίνουν με μεγαλύτερη ταχύτητα και επιρροή. Όταν γίνεται μια αλλαγή, όπως είναι για παράδειγμα η κυκλοφορία ενός νέου προϊόντος στην αγορά, αυτή η αλλαγή χρειάζεται να επικοινωνηθεί σε διάφορες ομάδες (π.χ. στην ομάδα σχεδιασμού του προϊόντος, στο marketing κ.λπ.), οι οποίες με τη σειρά τους έχουν τις δικές τους ομάδες και ανθρώπους, εξωτερικούς συνεργάτες που μπορούν να επηρεάζονται από την κυκλοφορία του προϊόντος κ.ο.κ.

Αυτό που συνήθως γίνεται για την επικοινωνία είναι μια αλυσίδα από emails που φεύγουν σε διάφορες κατευθύνσεις ή ακόμα και η υλοποίηση ενός πιο παραδοσιακού τρόπου επικοινωνίας με τις απευθείας τηλεφωνικές κλήσεις. Αυτός ο τρόπος επικοινωνίας της αλλαγής δεν είναι ούτε αποτελεσματικός και ούτε ο ενδεδειγμένος. Και πρέπει να τροποποιηθεί. Σε αυτό μπορεί να βοηθήσει η τεχνολογία, επιτρέποντας ταχύτατες επικοινωνίες, υποστηρίζοντας τη λειτουργία όλων ως ένα δίκτυο. Συμπλήρωσε, τέλος, ότι τα κοινωνικά δίκτυα μέσα σε μια επιχείρηση μπορούν να δημιουργήσουν αναδράσεις μεταξύ όλων των εμπλεκομένων, του τύπου «τι θα γινόταν αν..», επεκτείνοντας τη γνώση όλου του δικτύου.

Aλλαγή και επιχειρηματικότητα
Η ομιλία της Vered Holzmann, CEO, DeltaV Project Management, επικεντρώθηκε στον ρόλο του Project Manager ως φορέα αλλαγής στην επιχείρηση του, σε μια εποχή που επικρατούν οι ψηφιακές τεχνολογίες. Η Vered ανέλυσε τους παράγοντες που συνεισφέρουν στην καινοτομία και την επιχειρηματικότητα κατά τη διάρκεια του project, αντιπαραθέτοντας τις εμπειρίες που απόκτησε κατά τη συμμετοχή της σε διάφορα projects. Όταν δρα, σχεδιάζει και υλοποιεί κανείς τα πράγματα σε ένα project θα πρέπει να έχει υπόψη του ότι το αρχικό σχέδιο μπορεί να αλλάξει και θα πρέπει να το καταλάβει και να το αναγνωρίσει για να δημιουργήσει τις εναλλακτικές λύσεις. Χρειάζεται να κατανοήσει γιατί γίνονται όλες αυτές οι αλλαγές και τι πρέπει να κάνει γι’ αυτό. Τόνισε, επίσης, τη σημασία της δημιουργικότητας και της αποτελεσματικότητας κατά την εκτέλεση ενός project.

Πάνελ συζήτησης
Το συνέδριο έκλεισε με το πάνελ συζήτησης στο οποίο συμμετείχαν Έλληνες και διεθνείς ομιλητές, παραθέτοντας χρήσιμα συμπεράσματα από το συνέδριο και τις πρακτικές του Project Management, ενώ αναφέρθηκαν σε πρακτικές οργανωτικής αλλαγής και το ρόλο του Project Manager σε αυτές. Ο συντονισμός του πάνελ έγινε από τον Θεοφάνη Γιώτη, President and CEO, 12PM Consulting. Στο πάνελ συμμετείχαν οι: Γιώργος Δημητριάδης, Διευθυντής Επιχειρηματικής Μονάδας Πληροφοριακών Συστημάτων & Τηλεπικοινωνιών, Διεθνής Αερολιμένας Αθηνών, Ντένης Ζαχαρόπουλος, Project Manager, ICAP, Ηλίας Γιαννίτσιος, Project Manager, Singular Logic, Λεωνίδας Π. Καλαβρυτινός, R&D and Quality Systems Manager, Sefco Zeelandia.

Ο Γιώργος Δημητριάδης ανέλυσε δύο case studies σε ένα χρηματοπιστωτικό οργανισμό, επισημαίνοντας ταυτόχρονα τις αιτίες που οδήγησαν τόσο στην επιτυχία, όσο και στην αποτυχία τους. Έτσι, μπορεί ένα project να παραδοθεί on-time και on-budget, αλλά μπορεί αυτό να έχει, αν δεν γίνει σωστά, λειτουργικές δυσκολίες, ζητήματα με το compliance, μακρά περίοδο μετάβασης και αρνητική αποδοχή της αλλαγής από το προσωπικό του οργανισμού. Ο Ντένης Ζαχαρόπουλος ανέλυσε την εικόνα ενός επιτυχημένου Change Management υπό το πρίσμα του ανθρώπινου παράγοντα.

Για την επίτευξη ενός στόχου, πρέπει κανείς να γνωρίζει, να πράττει, να είναι εκεί, να δίνει κίνητρα στους δικούς του ανθρώπους, οι οποίοι δεν θα πρέπει να τον βλέπουν ως εχθρό. Το θέμα δεν είναι κανείς να τα δώσει όλα για την επιτυχία του project, αλλά να κάνει όλους τους υπόλοιπους συμμετέχοντες στην ομάδα να τα δώσουν όλα. Συμπλήρωσε, δε, ότι κάποιες φορές οι άνθρωποι δεν αντιπαθούν τις αλλαγές, αλλά αυτούς που τις επιβάλουν. «People don’t dislike change. They just don’t trust YOU”. Ο Ηλίας Γιαννίτσιος μίλησε για το project του Εθνικού Ποινικού Μητρώου, τις σημαντικές αλλαγές που έφερε και για τις αντιδράσεις που υπήρχαν σε αυτές.

Αντιδράσεις που αφορούσαν, για παράδειγμα, την άρνηση αποδοχής των ενιαίων διαδικασιών, το φόβο απέναντι στην τεχνολογία, την ανασφάλεια ως προς την ορθότητα των στοιχείων, όπως και εσωτερικές αντιπαλότητες και συγκρούσεις. Για την αποδοχή και αφομοίωση των αλλαγών απαιτήθηκε, μεταξύ άλλων, η ταυτοποίηση των επιχειρησιακών διαδικασιών, η ένταξη κρίσιμων χρηστών στην ομάδα υλοποίησης του έργου, ο εξαντλητικός έλεγχος του συστήματος και η διαρκής υποστήριξη σε κεντρικό και τοπικό επίπεδο.

Ο Λεωνίδας Καλαβρυτινός έκανε μια παρουσίαση από την ελληνική πραγματικότητα της βιομηχανίας τροφίμων σε σχέση με τα projects και την αλλαγή που επιφέρουν, παίρνοντας ως παράδειγμα τρία projects που υλοποιήθηκαν στην εταιρεία του: 1) Τη μεταφορά παραγωγής από μια χώρα σε άλλη, 2) Tην κατασκευή εγκατάστασης “state of the art” και 3) Την αλλαγή στη μεθοδολογία λήψης αποφάσεων. Και στα τρία projects υπήρξε μετασχηματισμός με την υλοποίηση των αλλαγών που έφεραν τα έργα. Επίσης, τόνισε ότι η διαχείριση της αλλαγής σε ένα έργο είναι, κυρίως θέμα, ηγεσίας. Στη συζήτηση που ακολούθησε ειπώθηκαν αρκετά ενδιαφέροντα πράγματα από τους συμμετέχοντες και το κοινό. Όπως:

  • O Project Manager είναι ο «καπετάνιος» ενός έργου και αυτός είναι υπεύθυνος να ενημερώσει έναν οργανισμό για το ποιος κάνει τι σε αυτό.
  • Aπαιτείται ο Project Manager να έχει εμπειρία από τον τομέα του; Αυτό διευκολύνει πολύ. Θα πρέπει, κανείς, να έχει μια γνώση με το αντικείμενο του project της τάξης του 5-10%. Αυτό είναι αρκετό προκειμένου να μπορεί κανείς να αντιλαμβάνεται τι είναι το έργο που υλοποιεί. Μεγαλύτερη σημασία έχει να γνωρίζει κανείς τη διεργασία, τις σχέσεις που αναπτύσσονται μέσα σε ένα project και τις δυνάμεις που θα κληθεί να αντιμετωπίσει.
  • Χρειάζεται ένας Project Manager να διαθέτει το υπόβαθρο για το έργο που υλοποιεί; Αν καλείται να ολοκληρώσει ένα πολύ δύσκολο project δεν του αρκεί ένα γενικό background. Και αν δεν έχει τη γνώση θα πρέπει να φροντίζει ώστε να την πάρει από αυτούς που την έχουν και να τη διοχετεύσει στην ομάδα. Αυτό δίνει αξιοπιστία στο Project Management κι είναι πολύ σημαντικό.
  • Ναι, στα projects υπάρχουν λάθη. Η έννοια της ποιότητας άλλωστε είναι σχετική και σημαίνει ότι συμφωνούμε, σε ένα συγκεκριμένο πράγμα, στο τι είναι λάθος και τι δεν είναι.
  • Τι χρειάζεται ώστε ένας Project Manager να γίνει Change Manager; Όλα έχουν να κάνουν με τους πόρους, το χρόνο, τον σκοπό. Aν είναι να αναλάβει κανείς το ρόλο του Change Manager θα πρέπει να κοιτάει πιο πολύ τα ενδιαφερόμενα μέλη του project, την επικοινωνία, την οργάνωση, την επιχείρηση.
  • Είναι σημαντικό να δεις πόση αλλαγή μπορεί να επωμιστεί ένας οργανισμός Δεν αποτελεί απόφαση της ομάδας να αλλάξει πράγματα που επηρεάζουν το project. Ένας Project Manager που θέλει να επωμιστεί το ρόλο ενός Change Manager χρειάζεται να μιλάει λιγότερο και να ακούει περισσότερο. Οι περισσότεροι μάνατζερ ανθρώπων διαθέτουν δύο μέρη: αυτό που έχει να κάνει με τη σκέψη και αυτό που έχει να κάνει με το συναίσθημα. Το τελευταίο είναι πιο έντονο. Για την αλλαγή χρειάζεται να δουλέψει κανείς περισσότερο το μέρος που έχει να κάνει με το συναίσθημα…