«Εάν υπήρχε βραβείο Nobel για το Management, αυτό θα έπρεπε να δοθεί στους Jeff Sutherland, Ken Schwaber, και Mike Cohn για τη συνεισφορά τους στην ανακάλυψη της Scrum!» Stephen Denning, συγγραφέας των «The Leaders Guide to Radical Management» και «The Leader’s Guide to Storytelling».

Εδώ και 15 χρόνια, πάρα πολλά teams που χρησιμοποίησαν την Scrum, κυρίως στον χώρο της πληροφορικής, αύξησαν την παραγωγικότητά τους έως και 400%. Όταν εταιρείες όπως η Salesforce.com άρχισαν να χρησιμοποιούν μαζικά την Scrum, βελτίωσαν τα οικονομικά τους αποτελέσματα σημαντικά με πάνω από 40% ετήσια αύξηση.

Αλλά τι είναι η Scrum. Η ποιο απλή ιδέα στον πλανήτη: «βρες τι θέλουν οι πελάτες και κάνε fast delivery σε αυτούς σύντομα!». Αυτοί οι μικροί κύκλοι στην Scrum έχουν διάρκεια από 1 έως 4 βδομάδες και ονομάζονται Sprints. Το πρόβλημα όμως της υλοποίησης σε εταιρικό επίπεδο της πιο απλής ιδέας στον πλανήτη είναι ότι το management των εταιρειών θα πρέπει να ξεχάσει αυτά που διδάχτηκε στα business schools και περιγράφονται σχεδόν σε όλα τα βιβλία management. Το «command and control» είναι μια από αυτές τις αρχές.

Σε αντίθεση με τον παραδοσιακό τρόπο λειτουργίας των εταιρειών που βασίζεται στο αναλυτικό planning (plan your work, work your plan), η Scrum που είναι μια Agile μεθοδολογία που είναι μια ευέλικτη επαναληπτική μέθοδος (iterative method) για να καθορίσουμε τα product requirements με εξαιρετικά ευέλικτο και διαδραστικό τρόπο. Ουσιαστικά βασίζεται σε μια παλιά πασίγνωστη τακτική: «Πώς τρως έναν Ελέφαντα; Μια μπουκιά τη φορά!».

Η Scrum δεν είναι ένα set από εργαλεία αλλά ασχολείται με το θεμελιώδη τρόπο με τον οποίο χειριζόμαστε την εργασία και ενσωματώνει νέο τρόπο «thinking, speaking, και acting» στον εργασιακό χώρο για όλους, διοίκηση και εργαζόμενους. Γενικά η Scrum βασίζεται στη δημιουργία cross functional teams που εργάζονται full time πάνω στο έργο και είναι empowered για τη λήψη αποφάσεων. Σε αυτές τις ομάδες υπάρχει πλήρης διαφάνεια και η εμπιστοσύνη (trust) είναι κυρίαρχο στοιχείο.

Πολλοί πιστεύουν ότι η Scrum και οι άλλες Agile προσεγγίσεις [AUP, TDD, DSDM, Kanban, EssUP, OpenUP, Pragmatic Programming, Adaptive Software Development, FDD, Agile Modeling, eXtreme Programming (XP), Crystal, Lean, Microsoft Solutions Framework (MSF)] είναι αδιάρρηκτα συνδεδεμένες με τα software projects. Πιθανώς γιατί το Agile Manifesto που δημοσιεύτηκε το 2001 από 17 άτομα είχε να κάνει αποκλειστικά με software development. Όμως τόσο ή Scrum όσο και το Agile Project Management ΔΕΝ είναι μόνο για software projects. Είναι για κάθε τύπο από project και προσέγγιση όπου το φυσικό αντικείμενο δεν είναι πλήρως καθορισμένο ή απαιτείται συχνή παράδοση φυσικού αντικειμένου στον πελάτη (εσωτερικό ή εξωτερικό).

Τόσο η Scrum όσο και άλλες Agile προσεγγίσεις χωρίζουν το έργο Sprints διάρκειας από 1 έως 4 βδομάδες. Μέσα στα sprints η ομάδα υλοποιεί και παραδίδει σταδιακά τα χαρακτηριστικά του προϊόντος του έργου. Εκτός από την ομάδα (team) που δουλεύει 100% πάνω στο project (απαγορεύεται το multi-tasking), υπάρχει ο product owner ρόλος που είναι υπεύθυνος για τις απαιτήσεις (requirements) και το business value του project. Τέλος, υπάρχει ο Scrum Master ρόλος (servant leader) που εξασφαλίζει ότι η ομάδα είναι αποδοτική και παραγωγική και ‘κουβαλάει’ ‘νερό και φαγητό’ στην ομάδα.

Πρόσφατα η Lockheed Martin χρησιμοποιώντας την προσέγγιση Scrum ανέθεσε σε 200 μηχανικούς της να δημιουργήσουν ένα αυτοκίνητο μέσα σε μια μόνη ημέρα που θα καταναλώνει 1 γαλόνι καυσίμου ανά 100 μίλια (4 λίτρα για 160 Km) . Αυτοί οι μηχανικοί δούλευαν σε «top secret military space systems» και δεν ήξεραν τίποτε για το πώς κατασκευάζεται ένα αυτοκίνητο. Όμως τα κατάφεραν χρησιμοποιώντας ένα prototype που έχει δημιουργήσει η εταιρεία WIKISPEED. Σαν συμπέρασμα θα πρέπει να κρατήσουμε το γεγονός ότι η Scrum βλέπει από άλλη σκοπιά την καθημερινή εργασίας μας, και από ότι φαίνεται, με εκπληκτικά θετικά αποτελέσματα.

Θεοφάνης Γιώτης, PMP®, MSc, Ph.D. C. – Theofanis.Giotis@12pm.biz
Ο Θεοφάνης Γιώτης είναι ιδρυτής και Managing Partner της 12 PM Consulting, συνιδρυτής και Πρόεδρος του PMI GREECE καθώς και CEO της ITEC-CONSULTING. Εχει 22+ έτη εμπειρίας στη σχεδίαση, υλοποίηση και διαχείριση έργων Πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών.