Η διαχείριση του κύκλου ζωής των πόρων του ΙΤ με τη βοήθεια του IT Asset Management μπορεί να συμβάλει αποφασιστικά στο διαχρονικό στόχο της μείωσης του κόστους και της βελτίωσης της απόδοσης.

Το IT Asset Management είναι μια ενοποιημένη λύση software που συνεργάζεται με όλα τα τμήματα που σχετίζονται με την ανάληψη, ανάπτυξη, διαχείριση και αναφορά εξόδων των πόρων του ΙΤ.

Σε όλη αυτή την ευθύνη περιλαμβάνεται η ανάπτυξη και η διατήρηση των πολιτικών, των κανόνων, των διαδικασιών, των συστημάτων και των μέτρων που εξουσιοδοτούν την επιχείρηση για να διαχειριστεί το IT Asset Portfolio.

Οι επιχειρηματικές πρακτικές του ITAM έχουν κοινούς στόχους:
• Την ανακάλυψη από πού θα γίνει εξοικονόμηση πόρων, μέσω της βελτίωσης των διαδικασιών και υποστήριξης, για τη στρατηγική λήψη αποφάσεων.
• Τη λήψη του ελέγχου του αποθεματικού.
• Την αύξηση της επιχειρηματικής ευθύνης, για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης.
• Τη βελτίωση της απόδοσης των πόρων και της διαχείρισης του κύκλου ζωής.
• Τη μείωση του ρίσκου μέσω της τυποποίησης, της σωστής τεκμηρίωσης, και της εντόπισης απωλειών.

When the going gets tough
Το IT asset management είναι ουσιαστικής σημασίας για την απόδοση και επιτυχία των περισσότερων επιχειρήσεων και ιδιαίτερα σημαντικό στην αλυσίδα παροχών, εκεί όπου βρίσκεται η μεγαλύτερη συγκέντρωση κεφαλαίου, εφοδίων και περιπλοκότητας.

Αλλωστε, σε μερικούς κλάδους, με τρανό παράδειγμα το χρηματοπιστωτικό κλάδο, ακόμη και μια καθυστέρηση μερικών ωρών μπορεί να επιφέρει καταστροφικά οικονομικά αποτελέσματα.

Φανταστείτε τις ακόλουθες περιπτώσεις:
i. Την απώλεια πόρων και χαμένων ευκαιριών όταν οι επιτόπιες ενέργειες υπολειτουργούν λόγω χαλασμένων ή ελλιπών μηχανημάτων.
ii. Το διπλό κίνδυνο των αναπάντεχων επισκευών: η ανάγκη να πληρωθεί ακριβά μια επείγουσα επισκευή, ενώ παράλληλα μειώνεται ή χάνεται η παραγωγή.
iii. Τη χαμένη παραγωγή σε ένα εργοστάσιο, μια γεώτρηση ή ένα διυλιστήριο, εάν σημειωθεί μια αναπάντεχη αποτυχία και δεν υπάρχει άμεση λύση ή προσιτή αντικατάσταση.

Η σημερινή πραγματικότητα
Παρόλο που το asset management από μόνο του είναι μια παλιά και ώριμη αρχή, κάποιοι παράγοντες, όπως ο ανταγωνισμός, η πελατεία και η τεχνολογία υποχρεώνουν τη συνεχή εξέλιξή του, κυρίως όσον αφορά τις πρακτικές εφαρμογές του. Γι’ αυτό το λόγο, οι διευθυντές πρέπει συνεχώς να αξιολογούν, να κατανοούν και να εφαρμόζουν αυτές τις νέες πρακτικές για να παραμείνουν ανταγωνιστικοί – ωστόσο, εδώ βρίσκεται και η μεγαλύτερη πρόκλησή τους, καθώς η εύρεση των σωστών πρακτικών, μπορεί να αποτελέσει μια περίπλοκη και επισφαλή διαδικασία. Είναι πολλές οι νέες τάσεις που διατυμπανίζουν ότι αυτές είναι «οι καλύτερες πρακτικές» και ότι «υπάρχουν αμέτρητοι λόγοι» για να τις επιλέξουμε.

Ο ευφυής διευθυντής, όμως, θα αντισταθεί στις σειρήνες, καθώς οφείλει μέσα από αναζητήσεις, έρευνες και ισχυρό προσωπικό κριτήριο, να επιλέξει τις καλύτερες πρακτικές για την επιχείρησή του και να αποφύγει τις αναποτελεσματικές. Ως απόδειξη, συλλογιστείτε τους ακόλουθους παραλληλισμούς: μπορεί να έχετε ένα όχημα που ποτέ δεν χαλάει, αλλά πάντα βρίσκεται στο λάθος σημείο. Ή, μπορεί να έχετε ένα εργοστάσιο που εφαρμόζει εξαιρετικές στρατηγικές για επένδυση κεφαλαίου, αλλά παράγει προϊόντα πολύ κακής ποιότητας.

Η ουσία βρίσκεται στις λεπτομέρειες, που συχνά μπορεί να ξεφεύγουν από το ορατό πεδίο μας, επομένως, ο ευφυής asset manager, είναι αυτός που γνωρίζει πώς να αξιοποιήσει άψογα το portfolio πόρων του, αυτός που με αριστοτεχνία συνδυάζει την απόδοση, την ποιότητα, καθώς και τις γεωγραφικές, οικονομικές και λογιστικές ανάγκες της εταιρείας του.

Βήμα 1ο: Καθορίστε τις ανάγκες σας
Προτού ξεκινήσει ένα ITAM project, οι ηγέτες αυτών πρέπει να ξεκαθαρίσουν ακριβώς τι προσπαθούν να πετύχουν μέσω της χρήσης του, προκειμένου οι ανάγκες να καθοριστούν όσο πιο διεξοδικά και με μεγαλύτερη ακρίβεια γίνεται.

Για παράδειγμα:
• Πρέπει ολόκληρος ο κύκλος ζωής των πόρων ΙΤ να ελέγχεται και να αξιολογείται;
• Πρέπει να ευθυγραμμιστούν καλύτερα οι πόροι ΙΤ και οικονομικών;
• Πώς πρέπει να αναγνωρίζονται και να ελέγχονται τα ρίσκα του ΙΤ;
• Τι κανονισμοί χρήσης υπάρχουν ή πρέπει να δημιουργηθούν, και πώς θα εφαρμοστούν;

Οι απαντήσεις όχι μόνο θα βοηθήσουν μια εταιρεία να καθορίσει ποια χαρακτηριστικά ΙΤΑΜ χρειάζεται, αλλά και να ενισχύσει το ρόλο του σε μια επιχείρηση.

Βήμα 2ο: Η ανάγκη για IT asset management
Η παγκοσμιοποίηση, η ποικιλία προϊόντων, οι εξαγορές και συγχωνεύσεις, και πολλές ακόμη επιχειρηματικές τάσεις έχουν οδηγήσει σε ένα περίπλοκο περιβάλλον τεχνολογίας, που έχει αυξήσει (και συνεχώς αυξάνει) δραστικά τον αριθμό PCs και servers, τις εφαρμογές software και τις βάσεις δεδομένων.

Επιπλέον, όλα αυτά τα συστατικά είναι πλέον πολυσύνθετα και με ταχύτατες αλλαγές στις λειτουργίες τους, προκειμένου να συγχρονίζονται με τις τεχνολογικές εξελίξεις, όσο και με τις επιχειρηματικές ανάγκες.

Ως αποτέλεσμα, οι οργανισμοί αναγκάζονται να ελέγχουν προσεκτικά τις αγορές ΙΤ, να συμμορφώνονται με τις συμφωνίες licensing, να αναλύουν τη χρήση των συστημάτων, να ενημερώνουν το software και το hardware, και να διασφαλίζουν τα καλύτερα επίπεδα απόδοσης – το ΙΤΑΜ βοηθά τις επιχειρήσεις να ξεπεράσουν αυτά τα εμπόδια, με τις εξής διευκολύνσεις:
• Βελτίωση του τρόπου που διαχειρίζονται όλες τις συνιστώσες hardware και software.
• Πιο ακριβής επίβλεψη των συμβολαίων, αδειών και συμβάσεων των αγορών ΙΤ.
• Συστηματική αναγνώριση και ανανέωση των αναγκών συντήρησης.
• Διευκόλυνση της ρυθμιστικής συμμόρφωσης.

Ο στόχος είναι η ελαχιστοποίηση των κινδύνων και η διαβεβαίωση ότι οι υπάλληλοι καταλαβαίνουν τον αντίκτυπο των πράξεών τους – ιδίως όσον αφορά την συμμόρφωση με την αδειοδότηση του software. Οι πολιτικές θα διασφαλίσουν ότι η συμπεριφορά των εργαζομένων είναι ελεγχόμενη και ότι δεν θα δημιουργήσουν προβλήματα, είτε με την αγορά software με «παράδοξο» τρόπο, είτε με το μοίρασμα ενός software που έχει άδεια για ένα μόνο χρήστη.

Βήμα 3ο: Τα σημεία πρόκλησης αξίας
Εταιρείες όλων των μεγεθών και κλάδων, αποζητούν τρόπους να μειώσουν το συνολικό κόστος για τα αμέτρητα προγράμματα και παράγοντες του ΙΤ περιβάλλοντος. Ενώ ο Διεθνής Οργανισμός IT Asset Managers πιστεύει ότι, «με ελάχιστες εξαιρέσεις, τα ITAM projects ξεκινούν χωρίς καμία προετοιμασία και αναφορές για κόστη», αντιθέτως, σε μια παλαιότερη έρευνά της, η Gartner είχε προβλέψει ότι, «οι επιχειρήσεις που συστηματικά διαχειρίζονται τον κύκλο ζωής των πόρων ΙΤ θα μειώσουν το κόστος μέχρι και 30 τοις εκατό μέσα σε μια πενταετία».

Επομένως, οι σημαντικές εξοικονομήσεις προέρχονται από τους εξής παράγοντες:
Μειωμένα κόστη υποστήριξης συστημάτων
Οι λύσεις ITAM βοηθούν τις επιχειρήσεις να κάνουν το πρώτο σημαντικό βήμα στη μείωση του κόστους του ΙΤ, με την αποδοτικότερη υποστήριξη συστημάτων. Για παράδειγμα, μειώνει το χρόνο των τηλεφωνημάτων σε helpdesks με το να διευκολύνει το προσωπικό να αναγνωρίζει κάθε PC configuration. Παράλληλα, ελαφρύνει από το χρόνο που παίρνουν οι εργαζόμενοι του helpdesk στο troubleshooting, την επισκευή, και τη συντήρηση του μη εξουσιοδοτημένου software και των σχετικών αδειών.

Μειωμένα κόστη εσωτερικού έλεγχου ΙΤ
Μια λύση ITAM μειώνει επίσης τα κόστη των IT audits, με την αυτοματοποίηση και επιτάχυνση των σχετικών ελέγχων και δραστηριοτήτων. Εάν ένας τεχνικός έλεγχος που τιμολογείται με την ώρα, κοστίζει ένα Χ ποσό ετησίως ανά Η/Υ, μια εταιρεία με πολλούς Η/Υ μπορεί να μειώσει κατά πολύ τα κόστη της, καθώς ο έλεγχος θα απαιτεί λιγότερο χρόνο. Παράλληλα, καθώς το ΙΤΑΜ βοηθά στην αναγνώριση των αχρείαστων ή ελάχιστα αξιοποιημένων λογισμικών, μειώνεται ο χρόνος που αφιερώνει το προσωπικό του ΙΤ στη συντήρηση ανώφελων τεχνολογιών.

Βελτιωμένη παραγωγικότητα του προσωπικού
Η χρήση παράνομου ή μη εξουσιοδοτημένου software όπως το λογισμικό του chat, των παιχνιδιών και των πακέτων P2P file sharing, συχνά οδηγεί σε μείωση της παραγωγικότητας. Με τη βοήθεια των λύσεων ΙΤΑΜ, οι εταιρείες μπορούν να εντοπίσουν τέτοια  προγράμματα και να αυξήσουν την παραγωγικότητα.

Μειωμένα ρίσκα
Οι λύσεις ITAM μπορούν, επίσης, να βοηθήσουν στη μείωση των οικονομικών ρίσκων που σχετίζονται με τα κενά ασφαλείας στην αρχιτεκτονική της τεχνολογίας. Με την αναγνώριση των patches ή των anti-virus που λείπουν, ή την εύρεση ενός προγράμματος spyware ή malware, προστατεύουν το δίκτυο και μειώνουν τις οικονομικές απώλειες που επιφέρουν οι παραβιάσεις ασφαλείας.

Βελτιωμένη συμφωνία του software
Η πειρατεία του software είναι ένα σοβαρό ζήτημα για πολλές εταιρείες και για αυτό το λόγο έχουν αρχίσει να εφαρμόζουν αυστηρότερους κανονισμούς. Με μια λύση ΙΤΑΜ, το τμήμα ΙΤ έχει ολοκληρωμένη ορατότητα όλων των εφαρμογών, ώστε να μπορούν να εντοπίσουν τα πειρατικά και παράνομα software, και να προλάβουν να τα απομακρύνουν πριν από ένα τυχόν auditing.

Μεγαλύτερη ορατότητα
Μέσα από την αυξημένη ορατότητα του hardware και του software που επιδέχεται αντικατάστασης ή αναβάθμισης, το ΙΤΑΜ διευκολύνει την υψηλότερη παραγωγικότητα με τη συνεχή ενημέρωση των τεχνολογιών.

Καλύτερη οργάνωση του budget
Τέλος, το ΙΤΑΜ διευκολύνει τον πιο ακριβή σχεδιασμό και budgeting του ΙΤ, μέσω της αυξημένης ορατότητας στο ποια συστατικά ήδη υπάρχουν, ποιος τα χρησιμοποιεί και πώς χρησιμοποιούνται και τι θα χρειαστεί στο μέλλον.

Βήμα 4ο: Υπολογίζοντας τα κόστη
Προκειμένου να εξασφαλίσουν την πιο ολοκληρωμένη και ακριβή κατανόηση απόδοσης στην επένδυση, τα στελέχη πρέπει να αναλογιστούν όλα τα κόστη του ΙΤΑΜ, συμπεριλαμβανομένων των ακολούθων:
• Το εργαλείο εφαρμογών: το ποσό που αντιστοιχεί για το εργαλείο, είτε είναι στη μορφή συνδρομής ή στη μορφή κόστους άδειας.
• Ενοποίηση και ανάπτυξη: τα έξοδα που σχετίζονται με την εγκατάσταση, σετάρισμα και κατηγοριοποίηση της λύσης ΙΤΑΜ, που περιλαμβάνει και το κόστος εκπαίδευσης των χρηστών.
• Αυξανόμενη διαχείριση: το κόστος συντήρησης της λύσης, και όλων των παραγόντων που την υποστηρίζουν, συμπεριλαμβανομένου του monitoring, του troubleshooting και των ανανεώσεων.

Βήμα 5ο: Παρουσιάζοντας τις πληροφορίες
Αφού οι senior IT managers αποδεχθούν το ΙΤΑΜ ως έναν κεντρικό πυρήνα αρχών διαχείρισης, μπορούν να κάνουν το επόμενο και τελικό βήμα, που αφορά στη συμμετοχή των ανθρώπων, των διαδικασιών και των τεχνολογιών. Με κάθε βήμα, το ΙΤ αποκομίζει σπουδαία κέρδη και αξία που οδηγούν σε χαμηλότερα κόστη και μειωμένους κινδύνους.

Ζητήματα όπως η αδειοδότηση του software και η εκμίσθωση έχουν λυθεί, και μπορούν να προχωρήσουν στην κατανόηση του προϋπολογισμού, στην πρόβλεψη και κατανομή των πηγών που ουσιαστικά εμπίπτουν στην οικονομική διαχείριση.

Ετσι, το ΙΤ θα μπορεί να παρέχει ένα υψηλό επίπεδο οικονομικών λεπτομερειών στην επιχείρηση.