Τα επιτυχημένα έργα αναμφισβήτητα οφείλουν μέρος της επιτυχίας τους στην καλή επικοινωνία μεταξύ όλων των stakeholders. Δεν είναι τυχαίο που το Communications Management αποτελεί ξεχωριστή γνωστική περιοχή σε πρότυπα βέλτιστων πρακτικών, όπως π.χ. το PMBOK.

Συνεπώς, οι εξελίξεις στην επικοινωνία αναπόφευκτα επηρεάζουν τον τρόπο εκτέλεσης των έργων. Σήμερα, σχεδόν κανένας δεν μπορεί να διανοηθεί την καθημερινότητά του σαν Project Manager χωρίς τη χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κινητού τηλεφώνου, κάτι που δεν ήταν και τόσο αυτονόητο πριν από δύο δεκαετίες.

Εδώ και λίγα χρόνια, μια σημαντική εξέλιξη στην επικοινωνία αποτελούν οι εφαρμογές κοινωνικής δικτύωσης που πλέον είναι προσβάσιμες μέσα από μια μεγάλη ποικιλία μέσων, με κοινό παρανομαστή το Internet. Το Social Project Management υιοθετεί τη φιλοσοφία των social media για να υποβοηθήσει τη λειτουργία της επικοινωνίας και συνεργασίας στο πλαίσιο της εκτέλεσης έργων.

Το Social Project Management δεν αποτελεί αυτόνομη μεθοδολογία ή πρότυπο διαχείρισης έργων. Συνδυάζει τη χρήση υπαρχουσών μεθοδολογιών και τεχνολογικών καινοτομιών στη δικτυακή επικοινωνία και συνεργασία. Τα μέλη του έργου συμμετέχουν σε ένα κοινωνικό δίκτυο που ανταλλάσσει πληροφορίες και συνεργάζεται, κάνοντας χρήση εφαρμογών με δυνατότητες για status updates, activity streams, comment posting, wikis, document sharing κ.λπ. Προφανώς, από την εφαρμογή του ευνοούνται περισσότερο τα έργα που εκτελούνται με μεθοδολογίες που δίνουν μεγαλύτερη έμφαση στη γρήγορη αλληλεπίδραση και την άμεση ανταλλαγή πληροφοριών (π.χ. Agile).

Υπάρχουν αρκετές εφαρμογές που ενσωματώνουν «social» χαρακτηριστικά. Ενδεικτικά αναφέρω το At Task, το Liquid Planner, το Wrike, το Do της Salesforce.com, το ProjExec κ.α. Η λίστα μεγαλώνει συνεχώς, δεδομένου ότι δημιουργούνται συνεχώς νέες λύσεις, που κατά κανόνα προσφέρονται ως cloud applications (public ή private) και τις περισσότερες φορές συνοδεύονται από mobile applications για κινητά τηλέφωνα και tablets. Βέβαια, και οι πιο παραδοσιακοί πάροχοι λύσεων προσαρμόζουν σταδιακά τις προτάσεις τους προς αυτήν την κατεύθυνση.

Τα κέρδη από την εφαρμογή του Social Project Management είναι αρκετά σημαντικά. Η διαφάνεια είναι σίγουρα ένα από τα μεγαλύτερα. Η ομάδα αλληλεπιδρά και συνεργάζεται από τη φάση του σχεδιασμού. Κατά τη φάση της εκτέλεσης, ο Project Manager αποκτά άμεση και ποιοτική πληροφόρηση, χωρίς να αφιερώνει το μεγαλύτερο ποσοστό του χρόνου του για τη συγκέντρωσή της.

Ακόμα, η αμεσότητα στην ενημέρωση και το πνεύμα συνεργασίας στο πλαίσιο του κοινωνικού δικτύου του έργου, ευνοεί τη διάχυση γνώσης μεταξύ των μελών και ο επικοινωνιακός «αυτοματισμός» που δημιουργείται εξοικονομεί χρόνο προς όφελος του έργου.

Σημαντική είναι επίσης η δυνατότητα που δίνεται στον Project Manager να επιβραβεύει τα μέλη του έργου για την απόδοσή τους, σχολιάζοντας θετικά τα επιτεύγματά τους. Τα οφέλη από το Social PM μεγιστοποιούνται όταν χρησιμοποιούνται virtual teams και τηλε-εργασία, όπου σε σύντομο χρονικό διάστημα, οι ομάδες έργου λειτουργούν σχεδόν με την αποδοτικότητα ενός co-location.

Project Manager σε ρόλο facilitator
Για να επιτύχει η εφαρμογή του Social PM, o Project Manager πρέπει να δείξει εμπιστοσύνη και να δώσει αρκετή αυτονομία στην ομάδα του έργου, ενθαρρύνοντας την πρωτοβουλία και κυρίως την ανοιχτή επικοινωνία. Ο ρόλος του τείνει περισσότερο προς αυτόν του facilitator και απομακρύνεται από αυτόν του director. Τα μέλη της ομάδας συνεργάζονται αποδοτικά και αποκτούν μεγαλύτερη συμμετοχή στη λήψη αποφάσεων.

Ταυτόχρονα αυτό εγκυμονεί και κινδύνους, διότι μπορεί να παρερμηνευτεί σαν εκχώρηση αρμοδιοτήτων που ανήκουν στον Project Manager σε τρίτους, ή ακόμα και να οδηγήσει σε ανοιχτές διενέξεις μεταξύ των μελών που λαμβάνουν χώρα στον «κυβερνοχώρο» του έργου. Η συνεχής επίβλεψη του Project Manager και η τήρηση κανόνων είναι αυτονόητη όταν υπάρχει ο βαθμός ελευθερίας έκφρασης και δράσης που παρέχει το Social Project Management. Τα κανάλια επικοινωνίας πρέπει να είναι σχετικά ελεγχόμενα προκειμένου να αποφευχθεί η διακίνηση μεγάλου όγκου άχρηστης πληροφορίας (information overload) και να τηρείται η απαραίτητη εμπιστευτικότητα.

Το Social Project Management φαίνεται να ταιριάζει αρκετά στα χαρακτηριστικά του Ελληνα, ο οποίος είναι επικοινωνιακός και αρκετά εξοικειωμένος με τα Social Media. Η εκμετάλλευση αυτών των δεξιοτήτων κατά την εκτέλεση έργων, μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση της απόδοσης και την αύξηση της παραγωγικότητας των έργων.