Μπορεί τα συστήματα DBMS να παραμένουν αθέατα, αποτελούν ωστόσο τα θεμέλια της επιχειρησιακής λειτουργίας της σύγχρονης επιχείρησης. Η δημιουργία ενός σωστού και αξιόπιστου περιβάλλοντος βάσης δεδομένων είναι απαραίτητη για να «ανθίσει» το όλο σύστημα. Κάθε εφαρμογή που χρησιμοποιεί κάθε τμήμα κάθε επιχείρησης βασίζεται στην καταχώρηση και στην ανάκληση δεδομένων που είναι κρίσιμα για τη λειτουργία αυτής.

Οι σημαντικότατες λειτουργίες της συγκέντρωσης, διαχείρισης, προστασίας και αποθήκευσης των δεδομένων ανατίθενται στο «αόρατο» database management system (DBMS) που αποτελεί τη σταθερή βάση όλων των επιχειρησιακών εφαρμογών. Τα δεδομένα που καταχωρούνται στη βάση αποτελούν τα «θεμέλια» επάνω στα οποία θα στηριχθεί η λήψη σημαντικών επιχειρησιακών αποφάσεων. Για το λόγο αυτό, θα πρέπει να είναι σωστά προστατευμένα και διαθέσιμα σε αδιάλειπτη βάση. Η απόδοση και η ταχύτητα του DBMS θα πρέπει να διευκολύνει, και όχι να καθυστερεί, το ρυθμό του business.

Τέλος, δεδομένου ότι ο όγκος των δεδομένων είναι πάντα αυξητικός, το DBMS θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να ανταποκρίνεται στις ανάγκες των νέων χρηστών και της νέας πληροφορίας. Η αξιοπιστία, η διαθεσιμότητα, η προστασία των δεδομένων, η απόδοση και η κλιμακωσιμότητα αποτελούν απαραίτητα συστατικά του DBMS.

Τα δεδομένα θέλουν τη βάση τους
Το καύσιμο που κινεί όλες τις επιχειρησιακές διαδικασίες είναι η πληροφορία.  Οι πωλήσεις, οι προβλέψεις, οι πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες, τα στοιχεία σχετικά με την κερδοφορία (και τις απώλειες), τα στοιχεία του προσωπικού, οι απογραφές των εμπορευμάτων και πολλά ακόμη δεδομένα καθοδηγούν τη σύγχρονη επιχείρηση στη λήψη των απαραίτητων αποφάσεων. Αν και η τεχνολογία σαφώς και δεν δημιουργεί τα δεδομένα, αποτελεί ωστόσο τον καλύτερο και γρηγορότερο τρόπο για εύκολη πρόσβαση σε αυτά.

Οι επιχειρησιακές εφαρμογές που χρησιμοποιεί το κάθε επιμέρους τμήμα για να καταχωρήσει δεδομένα, να αναζητήσει μια εγγραφή ή να τρέξει reports, αφορούν συνήθως μια συγκεκριμένη περιοχή της επιχειρησιακής λειτουργίας. Αν και οι εφαρμογές περιλαμβάνουν πολλές διαφορετικές λειτουργικότητες, βασίζονται όλες σε μια βάση δεδομένων προκειμένου να διατηρούν τα δεδομένα οργανωμένα, προσβάσιμα και ασφαλή. Η βάση αποτελεί ένα αποθετήριο δεδομένων.

Οι λειτουργικότητες μια βάσης ελέγχουν την είσοδο και την έξοδο των δεδομένων από την καθορισμένη δομή της βάσης. Αν και οι εφαρμογές συνήθως ποικίλουν σε μεγάλο βαθμό ω ς προς τις λειτουργικότητές τους, το DBMS παραμένει συνήθως το ίδιο.

Καθώς τα δεδομένα οδηγούν τις επιχειρησιακές αποφάσεις, οι επιχειρήσεις πρέπει να αισθάνονται σίγουρες ότι οι βάσεις δεδομένων που χρησιμοποιούν είναι αξιόπιστες, μονίμως διαθέσιμες και υψηλές σε απόδοση. Η προστασία των δεδομένων επιβάλλεται. Τα ελλιπή δεδομένα μεταφράζονται άμεσα σε κακή λήψη αποφάσεων, αδυναμία ανταπόκρισης σε πρότυπα ή απώλεια παραγωγικότητας. Αν και οι επιχειρησιακές εφαρμογές είναι κρίσιμες για τα τμήματα που τις χρησιμοποιούν, τη διαφορά την κάνει στην πραγματικότητα αυτό που κρύβεται πίσω από τις εφαρμογές.

Με τον ίδιο τρόπο που οι ιδιώτες δεν έχουν τη δυνατότητα να κρατούν τα χρήματά τους σε τράπεζες οι οποίες σπάνια είναι ανοικτές, αναγκάζουν σε αναμονή σε τεράστιες ουρές και χάνουν τα χρήματα των πελατών τους, έτσι και οι επιχειρήσεις δεν μπορούν να εμπιστευτούν τα δεδομένα τους σε βάσεις οι οποίες είναι απρόβλεπτες, αργές και ανίκανες να προστατεύσουν την πληροφορία.

Οι «βάσεις» μιας γερής βάσης
Το γεγονός ότι η λειτουργία της τυπικής επιχείρησης στηρίζεται επάνω σε μία ή περισσότερες βάσεις δεδομένων παραμένει απαρατήρητο από τους τελικούς χρήστες. Αυτοί επωφελούνται του ότι μπορούν να καταχωρούν τα δεδομένα τόσο γρήγορα όσο μπορούν να πληκτρολογήσουν, εντοπίζουν στοιχεία χωρίς την παραμικρή καθυστέρηση και έχουν την πολυτέλεια να τρέχουν reports λίγα λεπτά πριν από τα meetings για να βεβαιωθούν ότι βασίζονται στα πιο πρόσφατα στοιχεία.

Ούτε που περνά από το νου τους να συνυπολογίσουν και «χρόνο επεξεργασίας» στο πρόγραμμά τους ή να ανησυχήσουν για την έκθεση ευαίσθητων στοιχείων σε τρίτους. Αυτό το είδος λειτουργίας είναι χαρακτηριστικό σε βάσεις δεδομένων όπου: Το μέγεθός της βάσης προσαρμόζεται στις ανάγκες του business: Η απόδοση καθορίζεται από το CPU και τη χωρητικότητα μνήμης του database server.

Οσο περισσότεροι οι χρήστες και όσο «βαρύτερο» το workload, τόσο μεγαλύτερες και οι απαιτήσεις σε CPU και σε μνήμη. Υπάρχει δυνατότητα προσαρμογής στις ανάγκες του business και την αύξηση του όγκου πληροφοριών: Κάθε προσπάθεια για προσδιορισμό του μεγέθους μια βάσης δεδομένων θα πρέπει να συνυπολογίζει την ανάπτυξη του business και της πληροφορίας. Τόσο η διεύρυνση του ανθρώπινου δυναμικού, όσο και των τελικών πελατών της εταιρείας, δοκιμάζουν την απόδοση και τη χωρητικότητα της αποθήκευσης.

Παράλληλα, η ίδια η πληροφορία αναπτύσσεται διαρκώς. Αλλωστε, τα επιχειρησιακά δεδομένα είναι απαραίτητα τόσο για τη δυνατότητα πραγματοποίησης συγκρίσεων, όσο και για κανονιστικές απαιτήσεις. Κάθε επιχείρηση η οποία συνεχίζει να… επιβιώνει, δημιουργεί αναπόφευκτα δεδομένα καθώς και την ανάγκη για προσαρμογή των βάσεων δεδομένων της στην αποθήκευση αυτών.

Παρέχεται προστασία και ασφάλεια των δεδομένων: Τα επιχειρησιακά δεδομένα πρέπει να είναι ασφαλή από τους μη εξουσιοδοτημένους χρήστες με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που οι τραπεζικοί λογαριασμοί δεν πρέπει να είναι προσβάσιμοι παρά μόνο στον κάτοχό τους. Οι βάσεις δεδομένων πρέπει να διατηρούν τα δεδομένα διαθέσιμα μόνο στους χρήστες που είναι εξουσιοδοτημένοι και έχουν τα σχετικά «διαπιστευτήρια».

Τα δεδομένα πρέπει ακόμα να προστατεύονται από τις απώλειες που οφείλονται σε ανθρώπινα λάθη (αρχεία που διαγράφονται κατά λάθος) ή σε φυσικές καταστροφές. Το backup, η ασφαλής αποθήκευση και το πλάνο επιχειρησιακής συνέχειας είναι κρίσιμα σημεία.

Τα παρακλάδια της αποθήκευσης
Οι υγιείς επιχειρήσεις τείνουν να αναπτύσσονται και να προσλαμβάνουν προσωπικό με την πάροδο του χρόνου. Αυτός είναι άλλος ένας τρόπος με τον οποίο αυξάνονται οι απαιτήσεις τους για αποθήκευση δεδομένων.

Ακόμα και χωρίς να αυξηθεί το προσωπικό, οι αποθηκευτικές ανάγκες μεγαλώνουν επειδή οι άνθρωποι τείνουν να μη διαγράφουν παλιά δεδομένα. Αν και η αδυναμία για τη διαγραφή δεδομένων οφείλεται εν μέρει στην ανθρώπινη φύση, αποτελεί παράλληλα και μια σημαντική επιχειρησιακή απαίτηση. Το ιστορικό των δεδομένων είναι απαραίτητο προκειμένου να διαπιστώνονται οι επιχειρησιακές επιτυχίες και αποτυχίες, να παρακολουθείται η οικονομική απόδοση, η συμμόρφωση με πρότυπα και η αντιμετώπιση νομικών θεμάτων.

Και πάλι, οι επιχειρήσεις έχουν πολλές επιλογές για την αποθήκευση των δεδομένων. Η πρώτη αφορά την προτίμηση εσωτερικής ή εξωτερικής αποθήκευσης. Η εσωτερική αποθήκευση τοποθετείται μέσα στον server και είναι καλύτερη για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις με μικρές βάσεις δεδομένων που δεν προβλέπεται να αυξηθούν με γρήγορο ρυθμό.

Η αποθήκευση σε δίσκο αποτελεί έναν εύκολο τρόπο για επέκταση της χωρητικότητας σε έναν μονό server ή σε ένα cluster από δύο servers. H εξωτερική αποθήκευση τοποθετείται κατά κανόνα εκτός server, συνήθως σε κάποιο Storage Area Network (SAN). Η προσαρμογή της κλίμακας της αποθήκευσης είναι πολύ ευκολότερη όταν αυτή είναι ξέχωρη από τον server. Ας υποθέσουμε ότι μια επιχείρηση έχει μόνο δύο χρήστες αλλά μια γιγαντιαία βάση δεδομένων η οποία διπλασιάζεται σε μέγεθος κάθε μήνα.

Στον ίδιο τον server δεν χρειάζονται ιδιαίτερες αλλαγές, εφόσον εξυπηρετεί δύο μόνο χρήστες και τα δύο αντίστοιχα workloads. Η αποθήκευση, από την άλλη, πρέπει να διευρύνεται εκθετικά. Η επιχείρηση πρέπει να επενδύσει σε ένα server που ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις απόδοσης, αξιοπιστίας και διαθεσιμότητας δύο χρηστών και σε αποθήκευση κλίμακας που συναντάμε σε μεγάλες επιχειρήσεις.