Ο περίφημος χρυσός κανόνας 1, 10, 100, 1000 δηλώνει ότι εάν το κόστος υλοποίησης μιας απαίτησης (requirement) είναι χ χρηματικές μονάδες στην έναρξη του έργου, το κόστος γίνεται 10χ στη διάρκεια του planning, 100χ στη διάρκεια υλοποίησης του έργου και 1000χ κατά τη διάρκεια λειτουργίας του έργου.

Επομένως, όσο πιο νωρίς στο project life cycle εντοπίσουμε τους stakeholders και τις απαιτήσεις τους, τόσο μικρότερο είναι το κόστος υλοποίησης. Είναι επίσης γνωστό σε όλους ότι η κύρια πηγή των απαιτήσεων σε οποιοδήποτε project είναι οι stakeholders (ενδιαφερόμενα μέρη). Σύμφωνα με έρευνα της KPMG με τίτλο «Global IT Project Management Survey», η ΝΟΥΜΕΡΟ 1 αιτία για τα αποτυχημένα έργα είναι «unclear/change of scope requirements».

Αυτό σημαίνει ότι κάποια συστατικά λείπουν από τη συνταγή της διαχείρισης των ενδιαφερόμενων μερών (stakeholder’s management) που οδηγούν σε αποτυχημένα έργα. Εάν οι stakeholders δεν συμφωνήσουν νωρίς στον κύκλο ζωής του έργου σχετικά με τις απαιτήσεις του έργου, η αποτυχία είναι εξασφαλισμένη. Ο διάλογος των stakeholders (stakeholders dialog) και η δέσμευση των stakeholders στον τρόπο λήψης αποφάσεων των stakeholders είναι σοβαρότατα θέματα που απασχολούν κάθε ομάδα διοίκησης έργου. Το Γραμματικό, η Κερατέα, οι Σκουριές και το γήπεδο στον Βοτανικό είναι παραδείγματα προς μελέτη για το «stakeholder management» που έγινε…

Από την άλλη όχθη του ποταμού υπάρχει η επιστήμη του «Δομημένου Διαλόγου» (Structured Dialogic Design – SDD) που βρίσκει τις ρίζες της στη δεκαετία του 1970 και είναι ένας κλάδος των συστημάτων επιστημών με εφαρμογές στις κοινωνικές επιστήμες. Ως πατέρας της SDD αναγνωρίζεται ο Aleco Christakis. Ο Yiannis Laouris που συνεργάζεται με τον Aleco Christakis βελτιώνει συνεχώς τη μέθοδο. Η SDD είναι μια βαθιά αιτιολογημένη και αυστηρά επικυρωμένη μεθοδολογία για το σχεδιασμό διαλόγων μεταξύ stakeholders που προέρχονται από διαφορετικούς χώρους και τομείς και βασίζεται σε:

  • 4 Αξιώματα (Axioms)
  • 6 Μεθόδους Συμφωνίας (Consensus Building Methods)
  • 7 Γλωσσικά Πρότυπα (Language Patterns)
  • 4 Καταστάσεις Διαδραστικής Έρευνα (Stages of Interactive Inquiry) και
  • 7 Νόμους Διαλόγου (Laws of Dialogue).

Η SDD ενθαρρύνει την καινοτομία και είναι πολύ αποτελεσματική στην επίλυση πολλαπλών συγκρούσεων (conflicts) μεταξύ των stakeholders μιας ομάδας, ενός οργανισμού ή μιας ομάδας έργου. Επίσης, η SDD επιτρέπει τον αποτελεσματικό δημοκρατικό επανασχεδιασμό των κοινωνικο-οργανωτικών συστημάτων και των πρακτικών που βασίζονται σε μια διαλογική διαδικασία. Έτσι, χρησιμοποιώντας την SDD σαν συστημικό εργαλείο (systemic tool), μπορούμε να διαχειριστούμε καλύτερα τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου. Πιο συγκεκριμένα μπορούμε εκ των προτέρων να πετύχουμε δέσμευση των ενδιαφερομένων μερών, καλύτερη διαχείριση των ενδιαφερόμενων μερών και αποτελεσματικότερη λήψη αποφάσεων στα πλαίσια του έργου για παράδοση επιτυχημένων έργων.

ΕΝ ΚΑΤΑΚΛΕΙΔΙ. Τα σημαντικότερα συστατικά επιτυχίας κάθε έργου είναι το stakeholder management και το communications management με τους stakeholders του έργου. Πολλά έργα αποτυγχάνουν εξαιτίας του ανεπαρκούς «stakeholder management» και της κακής επικοινωνίας με αυτούς τους stakeholders. Συνεπώς, επαφίεται στον Project Manager, που είναι ο Διευθύνων Σύμβουλος του έργου, να οργανώσει έτσι τον τρόπο διαχείρισης των stakeholders (stakeholder engagement, stakeholder management και stakeholder decision making), ώστε αυτό να οδηγηθεί σε επιτυχία. Επίσης θα πρέπει να θυμόμαστε πάντοτε ότι: «If you don’t find stakeholders, STAKEHOLDERS WILL FIND YOU LATER!»

Θεοφάνης Γιώτης, PMP®, MSc, Ph.D. C. – Theofanis. Giotis@12pm.biz
Ο Θεοφάνης Γιώτης είναι ιδρυτής και Managing Partner της 12 PM Consulting, συνιδρυτής και Πρόεδρος του PMI GREECE καθώς και CEO της ITEC-CONSULTING. Εχει 22+ έτη εμπειρίας στη σχεδίαση, υλοποίηση και διαχείριση έργων Πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών.