Μάλλον σιωπηλά και με αργό ρυθμό και σταθερά, αναπτύσσεται η αγορά των Managed Print Services τα τελευταία χρόνια. Πολλές από τις υπηρεσίες που περιλαμβάνονται έχουν γίνει πλέον commodity τα τελευταία χρόνια, ενώ άλλες έχουν αναδυθεί, καθώς η τεχνολογία εκτύπωσης μεταφέρει την εστίαση της στο cloud και οι οργανισμοί εξελίσσονται ψηφιακά. Στο παρόν ειδικό report θα εξετάσουμε νέους παράγοντες που που έχουν έρθει στο προσκήνιο από το cloud και την ευελιξία στην τιμολόγηση, με απώτερο στόχο την μεγιστοποίηση του κέρδους από τις σχετικές επενδύσεις.

Αγορά και τάσεις

Η πλήρης ανάθεση της διαχείρισης σε έναν εξωτερικό πάροχο του συνόλου των υποδομών ενός οργανισμού ως υπηρεσία, παρουσιάζει σημαντικά οφέλη. Αυτά μπορούν να συνοψιστούν στη μείωση του κόστους, στην επιτάχυνση του ψηφιακού μετασχηματισμου -που εν τέλει οδηγεί στη μείωση της ανάγκης για εκτυπώσεις-, αλλά και στη δραστική μείωση του περιβαντολογικού αποτυπώματος.
Στον πυρήνα των MPS συναντάμε τις εξείς συνιστώσες, οι οποίες θεωρούνται πλέον αυτονόητες -commodities- για τους adopters:
▶ Τη διεξοδική αξιολόγηση των απαιτήσεων ενός οργανισμού στα πολλαπλά επίπεδα των υπηρεσιών που μπορούν να προσφερθούν, τη βελτιστοποίηση του υφιστάμενου ή νέου hardware,
▶ Την πρόβλεψη κάλυψης υπηρεσίας, ανταλλακτικών και αναλωσίμων μέσα στα προκαθορισμένα επίπεδα παρεχομένων υπηρεσιών
▶ Το ενεργό management των συσκευών, την έκδοση αναφορών και τη χρήση βασικών δεικτών επιδόσεων (KPIs)
▶ Την εκπαίδευση των χρηστών και του management για την υποστήριξη προσαρμογής στη νέα λύση
Πλέον των παραπάνω core συστατικών, μπορούμε να υποστηρίξουμε ότι σήμερα η αξία των MPS, αλλά και οι διαφοροποιήσεις μεταξύ των παρόχων προέρχεται από τα παρακάτω προϊόντα και υπηρεσίες:
▶ Την κατάργηση των print server ή τον περιορισμός της χρήσης τους, μέσω της υιοθέτησης του cloud
▶ Τις εφαρμογές που δίνουν πρόσβαση σε πολυμηχανήματα (MFP- MultiFunction Products)
▶ Λύσεις και υπηρεσίες που προσφέρουν και ενισχύουν την ασφάλεια.
Στην ουσία, οι διαφοροποιήσεις μεταξύ των παρόχων MPS προέρχονται από τα παραπάνω προϊόντα και υπηρεσίες.

Το πλαίσιο που διαμορφώνεται σήμερα στις υπηρεσίες MPS καθορίζεται από τρεις τάσεις που μπορούν να χαρακτηριστούν κυριάρχες. Η πρώτη έχει άμεση σχέση με την τεχνολογία cloud, η οποία πλέον τείνει να γίνει mainstream. Παράλληλα, οι υπηρεσίες εκτύπωσης που είναι εγκατεστημένες και διαχειρίζονται από cloud αυξάνονται και εξελίσσονται.
To «pull-printing», η διατήρηση, δηλαδή, εγγράφων σε server στο ίδιο το σταθμό εργασίας του χρήστη (serverless printing), έχει καθιερωθεί στις MPS. H εξέλιξη αυτή οδηγεί με τη σειρά της στην ανάπτυξη της δημοτικότητας των υπηρεσιών ασφάλειας, τουλάχιστον σε συμβουλευτική μορφή, καθώς οι εταιρείες επιδιώκουν να αναπτύξουν την ασφάλεια στις εκτυπώσεις (και ό,τι αυτό συνεπάγεται) και να βελτιστοποιήσουν τη διαχείριση τους. Η τρίτη τάση που διακρίνεται είναι αυτή της διάθεσης εφαρμογών που διευκολύνουν τις ροές εγγράφων. Φυσικά, η αξιοποίηση των εφαρμογών αυτών απαιτεί δαπάνη χρόνου για την εκπαίδευση του προσωπικού στη χρήση τους, κάτι το οποίο φαίνεται να αργεί να γίνει από τις εταιρείες.

Τα οφέλη από την υιοθέτηση MPS
Ανεξάρτητα από το στάδιο στο οποίο βρίσκεται ο ψηφιακός μετασχηματισμός μιας επιχείρησης, οι λύσεις MPS προσφέρουν μια σειρά από οφέλη, καθώς οι υπηρεσίες αυτές είναι σχεδιασμένες για να δημιουργούν ένα ευέλικτο περιβάλλον εργασίας. Σε ένα τέτοιο περιβάλλον, τα resources είναι σωστά κατανεμημένα και επιτυγχάνεται περιορισμός κόστους. Το ίδιο μπορούμε να ισχυριστούμε ότι ισχύει για τον χώρο εργασίας, όπου επιτυγχάνεται εξοικονόμηση χρημάτων. Ως εκ τούτου, μπορεί να θεωρηθεί ότι οι οι MPS προάγουν το ψηφιακό περιβάλλον εργασίας και αποτελούν συστατικό των στρατηγικών στόχων των επιχειρήσεων.

Για να επιτευχθούν τα παραπάνω, οι πάροχοι MPS πρέπει να είναι σε θέση να προσφέρουν υπηρεσίες σχεδιασμένες για επιχειρήσεις διαφορών και απαιτήσεων, από μικρές και μεσαίες έως μεγάλες, κατανεμημένες σε διαφορετικές βιομηχανίες. Έτσι, οι λύσεις MPS μπορούν να προσφέρονται με προγράμματα πολύ βασικά, έως προγράμματα που υποστηρίζουν προηγμένα ψηφιακά περιβάλλοντα εργασίας.

Ανάμεσα στις καινοτομίες που παρατηρούνται τελευταία, σε ό,τι αφορά τη μετάβαση σε ψηφιακό περιβάλλον εργασίας, του οποίου μέρος είναι οι υπηρεσίες Print Management, κύριο ρόλο έχει η μετάβαση στο cloud. Οι αντίστοιχες προσφορές μπορούν να προσφέρονται as-a-service μέσα σε ένα πρόγραμμα MPS. Στο τελευταίο περιλαμβάνεται το configuration συσκευών, η διαχείριση των αναβαθμίσεων firmware και ασφαλείας, οι λύσεις cloud που εστιάζουν στο pull printing και στο mobile printing, αλλά και οι πλατφόρμες εφαρμογών που είναι ανοιχτές για τους συνεργαζόμενους developers. Τέλος, από τις πρόσφατες καινοτομίες δεν απουσιάζουν τα workflows που ενσωματώνουν και συνδυάζουν λύσεις on-premise και cloud-based.

Cloud-based λύσεις και COVID-19
Οι λύσεις print management που βασίζονται στο cloud αποτελούν εξαίρεση στο τοπίο όπου οι OEM βλέπουν μείωση κερδών λόγω μειούμενων παραδόσεων hardware. Φυσικά, η μείωση των κερδών οφείλεται στη μείωση του όγκου των εκτυπώσεων, αλλά και στην ευρεία υιοθέτηση των MPS. Ειδικά στην μετά COVID-19 εποχή, κατά την οποία η απομακρυσμένη εργασία έχει γίνει γίνει καθεστώς, οι λύσεις που προσφέρουν ασφαλείς εκτυπώσεις από το σπίτι, σε συνδυασμό με τα workflows που κάνουν χρήση του cloud, όπως και οι υπηρεσίες που μετασχηματίζουν τις εκτυπώσεις μεταφέροντας μέρος των υποδομών στο σύννεφο, αναμένεται ότι θα πολλαπλασιαστούν.

Επιλέγοντας MPS το 2020
Λόγω της πανδημίας COVID-19, αλλά και των άλλων παραγόντων που σχετίζονται με τις υπηρεσίες Print Management, η υιοθέτησή τους είναι μια επιλογή που μπορεί να αποφέρει σημαντικά οφέλη, περιλαμβανομένων των οικονομικών. Στις επόμενες παραγράφους θα εξετάσουμε τις παραμέτρους που σκόπιμο είναι να λάβει υπόψη του ο CIO κατά την επιλογή MPS. Σε μεγάλο ποσοστό οι υπηρεσίες Print Management κινούνται από τους OEM στην Ελλάδα, όπως και από τα κανάλια συνεργατών του (Channel Partners). Εν δυνάμει, οι MPS μπορούν να προσφέρονται από ανεξάρτητους παρόχους υπηρεσιών (Independent Service Providers), ενώ ανεξάρτητοι προμηθευτές (Independent Software Vendors) μπορούν να παρέχουν λογισμικά που προσθέτουν αξία ή επεκτείνουν δυνατότητες που προσφέρουν ήδη εγκατεστημένες λύσεις.

Η μετάβαση στο cloud print
Οι τεχνολογίες εκτύπωσης είχαν σταθερή εξέλιξη τις προηγούμενες δεκαετίες. Και σε αυτή τη βιομηχανία, το cloud ήρθε να κάνει disrupt την μάλλον προβλεπόμενη εξέλιξη του κλάδου. Οι λύσεις cloud print management είναι λύσεις που φιλοξενούνται στο cloud, δημόσιο ή ιδιωτικό, αντί σε on-premise server. Η διαχείριση των εκτυπώσεων στο cloud μπορεί να συμβάλλει στην καλύτερη κατανομή πόρων, στη μείωση του συνολικού κόστους εκτυπώσεων, στη μεγαλύτερη ασφάλεια και στην αύξηση της παραγωγικότητας.
Οι επικεφαλής SPVM θα πρέπει να θεωρήσουν τις υπηρεσίες cloud print ως παράγοντα που συμβάλλει στην στην ψηφιοποίηση των ροών εργασιών, καθώς ενεργοποιούν δυνατότητες όπως το mobile printing και το pull-printing, ανάμεσα σε άλλες. Σε κάθε περίπτωση, μέσα στο σχεδιασμό πρέπει να υπάρχει η πρόβλεψη εκπαίδευσης του προσωπικού που θα χρησιμοποιήσει τις νέες υπηρεσίες, αλλά και ενημέρωσης του για τις νέες δυνατότητες. Στην περίπτωση που βρίσκεστε στο μέσο ενός πλάνου και η μετάβαση στο cloud για τις υπηρεσίες εκτύπωσης δεν μπορεί να γίνει άμεσα, σκόπιμο είναι να σχεδιάσετε εκ των προτέρων πώς αυτή μπορεί να γίνει, να ενημερωθείτε για τα οφέλη που προσφέρουν διαφορετικές επιλογές, τις αλλαγές που θα επέλθουν στον τρόπο εργασίας και για το συνολικό impact στον οργανισμό. Οι CIO πρέπει να σταθμίσουν και να κρίνουν κάθε λύση cloud print με βάση τα χαρακτηριστικά κάθε μιας και να αποφασίσουν ποιο περιβαλλον είναι το καταλληλότερο. Σε συνεργασία με το τμήμα IT πρέπει να καθοριστεί η στρατηγική προσαρμογής υφιστάμενων υπηρεσιών στο cloud. Εξάλλου, πρέπει να καθοριστεί το χρονικό πλαίσιο της μετάβασης, αλλά και να αναπροσαρμόζεται με βάση αλλαγές σε ανάγκες εκτύπωσης από τον οργανισμό και νέα χαρακτηριστικά και ιδιότητες που ενδεχομένως γίνονται διαθέσιμα.

Τα πλεονεκτήματα, αλλά και τα μειονεκτήματα που ενδεχομένως προκύπτουν από τη μετάβαση στο cloud πρέπει να σταθμιστούν. Σε συνεργασία με το τμήμα IT, οι επικεφαλής οφείλουν να προδιαγράψουν την αρχιτεκτονική και τη λειτουργικότητα που είναι απαραίτητες για να επιτευχθούν τα επιθυμητά αποτελέσματα και επιχειρηματικά οφέλη.
Το cloud print βρίσκεται ακόμα σε εξέλιξη και δεν έχει φτάσει στο μέγιστο των δυνατοτήτων του. Σε σχέση με on-premise λύσεις που υποστηρίζονται από έναν μόνο κατασκευαστή hardware εμφανίζεται με υψηλότερο κόστος προσφέροντας μεγαλύτερη ευελιξία.

Οι επικεφαλής γνωρίζουν ότι, όπως συμβαίνει και σε άλλες περιπτώσεις, τα migrations εξαρτώνται από τις ικανότητές του προσωπικού. Σκόπιμο είναι να καθοριστεί το επίπεδο της υποστήριξης που θα απαιτηθεί από το εσωτερικό IT και τον προμηθευτή για να γίνει ο σχεδιασμός, η υλοποίηση και για να καταστεί λειτουργική η λύση cloud print.
Ολοκληρώνοντας την παράγραφο αξίζει να αναφέρουμε ότι το ο σχεδιασμός του cloud print είναι χρονοβόρα διαδικασία, ενώ δύσκολος αποδεικνύεται ο προσδιορισμός του οικονομικού κόστους.Αυτό έχει ως αποτέλεσμα, σε πολλές περιπτώσεις, να αποφασίζεται η εκτέλεση της μετάβασης στο cloud print χωρίς υπολογισμό ROI.

Οι πιθανοί προμηθευτές
Λόγω της COVID-19, αλλά και για πολλούς άλλους παράγοντες, είναι πιθανό να απαιτηθεί η μετάβαση στο cloud να λάβει χώρα εκτάκτως, εκτός προγραμματισμού και στρατηγικής. Η πανδημία αυξάνει σημαντικά τις πιθανότητες να υιοθετηθεί εκτός στρατηγικού προγραμματισμού η υιοθέτηση του cloud print εξαιτίας της απομακρυσμένης εργασίας και για λόγους περιορισμού του κόστους. Όποιος και αν είναι ο λόγος για τη μετάβαση, μια σειρά από τεχνικούς και εμπορικούς παράγοντες πρέπει να ληφθούν υπόψη από τους επικεφαλής.

Ξεκινώντας από τη μετάβαση στο cloud print που μπορεί να γίνει κατά την επόμενη προγραμματισμένη τεχνολογική αναβάθμιση, να αναφέρουμε ότι είναι σκόπιμο να απευθυνθείτε σε όσους περισσότερους προμηθευτές. Μην συγκρίνετε λύσεις μόνο μεταξύ των προμηθευτών, αλλά και λύσεις on-premise και cloud που περιλαμβάνονται στο portfolio του ίδιου προμηθευτή. Με τον τρόπο αυτό θα είστε σε θέση να εκτιμήσετε το cloud print ROI για κάθε προτεινόμενη λύση. Εξάλλου, οι πληροφορίες αυτές θα σας προσφέρουν πολύτιμη πληροφόρηση για τις εναλλακτικές λύσεις που υπάρχουν και για τη διαμόρφωση της τελικής λίστας με τους υποψήφιους προμηθευτές. Κατά την επιλογή αξιολογήστε το ιστορικό επιτυχημένων migration και την ικανότητα του vendor να προσδιορίσει τα αναμενόμενα κόστη, αλλά και την εξοικονόμηση κεφαλαίων που μπορεί να επιτευχθεί.
Δυσκολίες εμφανίζει η περίπτωση που η μετάβαση στο cloud print είναι επιβεβλημένη, αλλά δεν προβλέπεται από το τρέχον συμβόλαιο. Ο σημερινός προμηθευτής σας MPS είναι αυτός που εκ των πραγμάτων έχει τον πρώτο λόγο και με αυτόν θα πρέπει να γίνουν οι πρώτες συζητήσεις, τόσο από τεχνική όσο και από οικονομική άποψη. Όμως, η αποκλειστική συνεργασία με έναν προμηθευτή δεν είναι πανάκεια. Μπορείτε να συνεχίσετε τη συνεργασία με τον σημερινό προμηθευτή σας και να προσθέσετε το cloud print ως επιπλέον layer πάνω από την τρέχουσα λύση MPS που χρησιμοποιείτε.

Ενίσχυση της ασφάλειας
Οι MPS providers και οι OEM είναι εξαιρετικές πηγές πληροφόρησης σε ό,τι αφορά την ασφάλεια. Μπορεί να υποστηριχθεί ότι τα κενά που προκύπτουν προέρχονται περισσότερο από την έλλειψη ενημέρωσης και επικοινωνίας, παρά από τεχνικές αδυναμίες. Δύο είναι τα κύρια στοιχεία που οι επικεφαλής μπορούν να εστιάσουν για να ενισχύσουν την ασφάλεια των MPS: Να αξιοποιήσουν το pull-printing και τις προσφερόμενες υπηρεσίες για την ασφάλεια.

Το pull-printing ξεκίνησε ως πρόσθετη υπηρεσία που προσφέρει ευκολία, αλλά με την πάροδο των ετών εξελίχθηκε σε must-have. Η δυνατότητα μπορεί να χρησιμοποιηθεί με κάθε τύπο υποδομών -on-premise, υβριδικές, cloud- και με ποικίλα χαρακτηριστικά. Διαφορετικές λύσεις ικανοποιούν διαφορετικές ανάγκες, οριζόντια και κάθετα στον οργανισμό. Μία σειρά από κανονισμούς ασφαλείας καλύπτουν οργανισμούς διαφορετικών βιομηχανιών, η συμμόρφωση με τους οποίους πρέπει να αξιολογηθεί από τους υπεύθυνους για την ασφάλεια στα εκάστοτε τμήματα IT.
Οι υπηρεσίες για την ασφάλεια μπορεί να προσφέρονται ως stand-alone ή να περιλαμβάνονται στο συμβόλαιο MPS. Μπορεί να έχουν καθαρά συμβουλευτική μορφή, έως να προσφέρονται σε ένα πλήρες και ολοκληρωμένο πακέτο διαχείρισης της ασφάλειας.

Apps και UI
H ανάπτυξη και χρήση εφαρμογών υψηλής αξίας για τη βελτιστοποίηση του User Interface δίνει την ευκαιρία προσωποποίησης των υπηρεσιών μεγιστοποιώντας τη χρήση τους και τα οφέλη που προκύπτουν από αυτή.
Δημοφιλείς είναι οι εφαρμογές που σχετίζονται με τον έλεγχο των πολυμηχανημάτων που περιλαμβάνονται σε ένα πακέτο MPS. Στόχος είναι η αύξηση της ποιότητας των παρεχομένων υπηρεσιών. Οι τελικοί χρήστες μπορούν να είναι ενήμεροι για τις προγραμματισμένες συντηρήσεις των μηχανημάτων, όπως και για τα επίπεδα των αναλωσίμων.
Οι εφαρμογές που έχουν σχέση με την ασφάλεια προσθέτουν ένα επιπλέον layer δυνατοτητων προς όφελος των χρηστών. Οι τελευταίοι μπορούν να είναι ενήμεροι για τις ρυθμίσεις ασφαλείας των πολυμηχανημάτων, τη χρήση κρυπτογράφησης στους σκληρούς δίσκους που περιέχουν πολύτιμα έγγραφα, να αυτοματοποιούν τη διαγραφή τους – πρόκειται για μερικά παραδείγματα που οδηγούν σε μεγαλύτερη ευελιξία και αποτελεσματικότερη διαχείριση των παραμέτρων που σχετίζονται με την ασφάλεια.

Τέλος, μεγάλο ενδιαφέρον εμφανίζουν οι εφαρμογές βελτιστοποίησης των ροών εργασιών. Αφορούν, κυρίως, εφαρμογές που διευκολύνουν την ενσωμάτωση πλατφορμών διαχείρισης περιεχομένου (Dropbox, Google Drive, κ.ο.κ.), όπως και την ενσωμάτωση συστημάτων χρέωσης και εξαγωγής αναφορών απευθείας στη συσκευή. Η αγορά και εγκατάστασή τους μπορεί να γίνει σε προκαθορισμένο πακέτο ή μέσω marketplace τύπου Google Play και App Store. Σε κάθε περίπτωση, η ευελιξία στην αγορά και χρέωση είναι πολύτιμη στην μετά-COVID-19 εποχή.

Στη διαμόρφωση του περιεχομένου συνέβαλε η εταιρεία Infosystems, αποκλειστικός εκπρόσωπος της Gartner στην Ελλάδα και στην Κύπρο.