Το σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον απαιτεί εργαζόμενους σε εγρήγορση και, πάνω από όλα, σε συνεχή κίνηση, ώστε να ανταποκρίνονται ταχύτατα και, κυρίως, αποτελεσματικά στις απαιτήσεις της δουλειάς.

Η έννοια του γραφείου και η αξιοποίηση των εταιρικών πόρων, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών και των διαδικασιών, διαφοροποιείται από τα συμβατικά πρότυπα του παρελθόντος, «ακολουθώντας» τον εργαζόμενο όπου και αν αυτός βρίσκεται ή όποτε αυτός τα χρειάζεται. Είναι αξιοσημείωτο ότι ένας σημαντικός αριθμός εργαζομένων διεξάγει σε καθημερινή βάση ένα μεγάλο ποσοστό των απαραίτητων εταιρικών διεργασιών απομακρυσμένα και, ειδικότερα, μέσω φορητών συσκευών. Επιδιώκοντας το βέλτιστο αποτέλεσμα είναι επιτακτικό, πλέον, η κάλυψη των όποιων αναγκών να γίνεται με τη μέγιστη δυνατή ευελιξία. Χαρακτηριστική περίπτωση αποτελεί η ανάγκη για απομακρυσμένη εκτύπωση μέσω φορητών συσκευών, η οποία καταδεικνύεται ως βασική απαίτηση. Παρόλα αυτά, το 50% των χρηστών smartphones και πάνω από το 35% των χρηστών tablets, δεν γνωρίζουν πώς μπορούν να αξιοποιήσουν τη συσκευή τους σχετικά, συνδέοντας σε αυτήν ένα οποιοδήποτε προσβάσιμο εκτυπωτή, οπουδήποτε και οποτεδήποτε αυτό εξυπηρετεί, μέσω ενός server ή μέσω cloud, με εφαρμογές τύπου Mobile Print.

Αυτοματοποίηση μέσω των Συστημάτων Διαχείρισης Εγγράφων/Δεδομένων
Μια ακόμα περίπτωση, η οποία αντανακλά αυτό που συναντά κανείς κυρίως σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις, είναι το γεγονός ότι η έγκριση εγγράφων μπορεί γρήγορα να μετατραπεί σε μια χαοτική διαδικασία. Αλλαγές της τελευταίας στιγμής, τίτλοι εγγράφων που μπορούν καμιά φορά να είναι παραπλανητικοί και πολλά ζητήματα εμπιστευτικότητας μπορούν να οδηγήσουν σε σοβαρά προβλήματα. Σε μεγάλες επιχειρήσεις, με χιλιάδες εργαζομένους και διαχείριση δεκάδων χιλιάδων εγγράφων σε καθημερινή βάση, η αναποτελεσματική διαχείριση των εγκρίσεων μπορεί να αποδειχθεί καταστροφική.

Mε τα Συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων/Δεδομένων, οι οργανισμοί μπορούν να απλοποιήσουν τις συγκεκριμένες διαδικασίες, αυτοματοποιώντας βασικά βήματα αυτών. Η λύση έρχεται και πάλι από τους πολυλειτουργικούς εκτυπωτές, στους οποίους τα έγγραφα «σκανάρονται» στους εκτυπωτές και, αυτομάτως, παραπέμπονται στο σωστό άτομο ή προορισμό. Από τη στιγμή που θα γίνει η σάρωση, τα έγγραφα υπόκεινται στην ειδικά διαμορφωμένη διαχείριση εγγράφων και τους κανόνες εγκρίσεων της εταιρείας. Τα έγγραφα μπορούν εύκολα να εντοπιστούν, να συγκεντρωθούν σε κεντρικό σημείο, να υπογραφούν ηλεκτρονικά, να αναζητηθούν και να τροποποιηθούν, πάντα σύμφωνα με την πολιτική διαχείρισης αρχείων.

Πολύ εύκολα οι χρήστες να μπορούν να μετακινούν έγγραφα σε διαφορετικά repositories (όπως το DropBox, το Office365, το Salesforce.com, το MS Sharepoint κ.α) και document management tools με εφαρμογές Scan-To και να επιτρέπεται η εκτύπωση από οποιοδήποτε smartphone (iOS, Android κ.α.) ή tablet, σε οποιαδήποτε δικτυακή συσκευή πάντα με εφαρμογή δικαιωμάτων και κανόνων ασφαλείας. Είναι σημαντικό για έναν vendor να δίνει μεγάλη έμφαση στην απλοποίηση του τρόπου, με τον οποίο γίνεται η δουλειά σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο εργασιακό περιβάλλον, επιτρέποντας στους πελάτες να εστιάσουν σε αυτό που έχει τη μεγαλύτερη αξία για τους ίδιους και είναι η κατ’εξοχήν κύρια δραστηριότητά τους και όχι οι υποστηρικτικές λειτουργίες για την επίτευξη των εταιρικών στόχων. Για να βοηθηθούν, λοιπόν, οι επιχειρήσεις να αντιμετωπίσουν αυτές τις προκλήσεις, κυκλοφορούν στην αγορά συστήματα, ολοκληρωμένες πλατφόρμες και υπηρεσίες, που κάνουν την πρόσβαση και χρήση της πληροφορίας εύκολη, ώστε να βοηθούν στην αύξηση της παραγωγικότητας, να παρέχουν ασφάλεια και να βοηθούν στη καλύτερη διαχείριση του κόστους.