Μια πλατφόρμα ηλεκτρονικών προμηθειών αποτελεί, κατά βάση, ένα σύστημα ενθάρρυνσης της όλης διαδικασίας απόκτησης αγαθών και υπηρεσιών. Ποια είναι, ωστόσο, εκείνα τα χαρακτηριστικά που κάνουν μια λύση ηλεκτρονικών προμηθειών να διαφέρει από τις άλλες;

Όλο και περισσότεροι CPOs (Chief Procurement Officers) αναζητούν ολοκληρωμένες και συνολικές λύσεις για τις P2P (Procure-to-Pay) διαδικασίες τους, ώστε να μπορέσουν να μειώσουν τα κόστη τους, εξοικονομώντας, παράλληλα, χρόνο για τους εργαζόμενους. Οι κατασκευαστές λύσεων ERP (που υποστηρίζουν τις ηλεκτρονικές δημοπρασίες ως μέρος των υπηρεσιών που προσφέρουν) έχουν βελτιώσει τα προϊόντα τους, ωστόσο, αντιμετωπίζουν μεγάλο ανταγωνισμό από μια νέα ομάδα λύσεων SaaS, αλλά και από τις καθιερωμένες σουίτες ePurchasing.

Αναμφίβολα, οι CPOs προτιμάνε προϊόντα που συνδυάζουν το δέλεαρ της καλής τιμής με την ευχρηστία, Προτιμάνε επίσης, vendors με το όραμα και την ικανότητα να αντιπαλέψουν την αυξανόμενη απειλή επικράτησης των sell-side eCommerce sites. Οι λύσεις ηλεκτρονικών προμηθειών που υπάρχουν στην αγορά καλύπτουν τη διαδικασία από τη στιγμή που προκύψει η ανάγκη αγοράς αγαθών ή υπηρεσιών μέχρι και την επιλογή ενός προϊόντος από έναν κατάλογο ή άλλη πηγή, την έγκριση της προτεινόμενης αγοράς, την τοποθέτηση της παραγγελίας στον προμηθευτή, την παραλαβή των εμπορευμάτων και την επικύρωση της πληρωμής για τον προμηθευτή. Πρόκειται για μια διαδικασία, η οποία είναι γνωστή ως “procure-to-pay” ή “Requisition-to-Pay (R2P)”.

Όσον αφορά τα πιθανά επιχειρηματικά οφέλη από τις ηλεκτρονικές δημοπρασίες αυτά προέρχονται από:

  • Την εξοικονόμηση του πολύτιμου χρόνου των εργαζομένων, όταν χρειάζεται να αγοράσουν αγαθά και υπηρεσίες. Για παράδειγμα, ένα εργαλείο eProcurement θα επέτρεπε σε ένα διευθυντή ενός καταστήματος λιανικής πώλησης να αιτηθεί μια επείγουσα επισκευή σε ζωτικής σημασίας εξοπλισμό, π..χ. ένα ψυγείο σε ένα κατάστημα πώλησης τροφίμων, ενώ θα βοηθούσε, επίσης, και τον τεχνικό πεδίου να αγοράσει εκείνα τα ανταλλακτικά που χρειάζεται για να ολοκληρώσει τη δουλειά-επισκευή του.
  • Τη μείωση κόστους μέσω της διοχέτευσης ολοκλήρωσης των προμηθειών σε πιστοποιημένους προμηθευτές και προσυμφωνημένες συμβάσεις. Τα εργαλεία eProcurement μπορούν να διασφαλίσουν ότι οι υπάλληλοι εκμεταλλεύονται τις καλύτερες τιμές που προσφέρουν οι παραγγελίες συγκεκριμένου όγκου από ορισμένους προμηθευτές κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικές οικονομίες κλίμακας.
  • Τη βελτίωση της διορατικότητας μέσω της καταγραφής των οφειλών σε ένα κοινόχρηστο σύστημα. Με την αποτελεσματική εκμετάλλευση του eProcurement, οι Οικονομικές Διευθύνσεις μπορούν να ταιριάξουν έως και το 80% των εισερχομένων τιμολογίων, τη στιγμή που τα εκδίδουν οι προμηθευτές, με τα PΟs, τις συμβάσεις, τις πάσης φύσεως αποδείξεις γενικότερα. Έτσι, μπορούν να παρακολουθούν τις δαπάνες και τις οφειλές από κοντά και σε πραγματικό χρόνο, αντί να χρειάζεται να περιμένουν εβδομάδες για τα τιμολόγια και τις σχετικές εγκρίσεις.

Αναζητώντας τις καλύτερες πλατφόρμες
Για χρόνια, οι CPOs παλεύουν για να πάρουν τα υποσχόμενα οφέλη συμμόρφωσης, έλεγχου και διορατικότητας, ένεκα της χαμηλής υιοθέτησης των πλατφορμών eProcurement. Τα πολυάσχολα στελέχη θέλουν να μπορούν να αγοράζουν τα εμπορεύματα και τις υπηρεσίες που χρειάζονται όσο πιο γρήγορα και εύκολα γίνεται, ώστε να μπορέσουν να επιστρέψουν στην πραγματική τους δουλειά, ήτοι την εξυπηρέτηση των πελατών. Τους ενοχλούν οι καθυστερήσεις και τα μειονεκτήματα που συνδέονται με την ανάγκη συμπλήρωσης φορμών και τις μακροσκελείς και χρονοβόρες αλυσίδες εγκρίσεων. Ωστόσο, τα πράγματα αρχίζουν να βαίνουν προς το καλύτερο, τόσο για τους CPOs, όσο και για τους τελικούς χρήστες. Η αγορά ηλεκτρονικών προμηθειών έχει αρχίσει να αναπτύσσεται ξανά, καθώς πολλοί συνειδητοποιημένοι CPOs αντικαθιστούν τα legacy προϊόντα τους με μοντέρνες πλατφόρμες ηλεκτρονικών προμηθειών. Πλατφόρμες που προσφέρουν αγοραστικές εμπειρίες αλά “Αmazon” και βελτιωμένες, ρυθμιζόμενες διαδικασίες έγκρισης. Οι CPOs που θέλουν να ακολουθήσουν το δρόμο της επιτυχίας μπορούν να επιλέξουν, σύμφωνα με την Forrester, ανάμεσα στις ακόλουθες δυνατότητες:

  • Νέες εκδόσεις λύσεων ERP, όλες με βελτιωμένες λειτουργίες υποστήριξης ηλεκτρονικών προμηθειών. Υπάρχουν, ήδη, ώριμες λύσεις γνωστών κατασκευαστών στην αγορά, με λειτουργικότητα που φτάνει σε μεγάλο βάθος, λύσεις με πρόσθετες δυνατότητες shopping. Εξακολουθούν να κουβαλούνε τα προβλήματα χρηστικότητας σε αρκετές περιοχές τους, αλλά είναι πλήρως υποστηριζόμενα προϊόντα που αξίζουν την προσοχή μας, ειδικά αν χρησιμοποιεί κανείς ήδη άλλα modules από το χαρτοφυλάκιό τους.
  • Εταιρείες καθιερωμένες στο χώρο των ηλεκτρονικών προμηθειών, μέσα από ένα μεγάλο εύρος σουιτών και εκτεταμένου δικτύου προμηθευτών.
  • Ανερχόμενους πάροχους λύσεων, SaaS που προσφέρουν ευελιξία και επικέντρωση στους πελάτες.

Καθώς τα μικρά ποσοστά υιοθέτησης των λύσεων ηλεκτρονικών προμηθειών αποτελούν το κυριότερο εμπόδιο για την ευρύτερη αξιοποίησή τους, έχει ενδιαφέρον να δει κανείς εκείνα τα πράγματα που μπορούν να γίνουν για να αντιμετωπιστεί αυτό το εμπόδιο, όπως είναι τα εξής:

  • Ευχρηστία: για τους πολυάσχολους υπαλλήλους που χρειάζεται να αγοράζουν γρήγορα και εύκολα υπηρεσίες και αγαθά για την εταιρεία τους, η ευχρηστία της πλατφόρμας ηλεκτρονικών προμηθειών αποτελεί καθοριστικό παράγοντα επιλογής.
  • Ευελιξία: χρήσιμο χαρακτηριστικό για την υποστήριξη προμηθειών δύσκολων κατηγοριών. Όλοι, λίγο-πολύ, μπορούν να διαχειριστούν προμήθειες ειδών γραφείου, η πρόκληση, ωστόσο, για τις ηλεκτρονικές προμήθειες προέρχεται από πολύπλοκα αντικείμενα και διαφορετικούς τύπους υπηρεσιών. Η δυνατότητα που προσφέρει μια πλατφόρμα για τη ρύθμισή της, ώστε να μπορεί να υποστηρίζει διαφορετικούς τρόπους καθορισμού αντικειμένων και υπηρεσιών, σύμφωνα με τις ανάγκες των χρηστών της, αποτελεί ένα ακόμα κριτήριο που θα πρέπει να ληφθεί σοβαρά υπόψη πριν την επιλογή μιας πλατφόρμας.
  • Αυτοματισμοί: η ύπαρξη αυτοματισμών μπορεί να ελαχιστοποιήσει το χρόνο που χρειάζονται οι υπάλληλοι για να προμηθευτούν αυτό που θέλουν. Το κυριότερο όφελος από τον εξορθολογισμό των διαδικασιών – κάτι το οποίο είναι πολύ περισσότερο σημαντικό από τη μείωση του κόστους διαχείρισης – εντοπίζεται στην επιτάχυνση της παράδοσης.

Τι μέλλει γενέσθαι
Οι ηλεκτρονικές προμήθειες θα κερδίζουν συνεχώς σε δημοτικότητα, ικανοποιώντας παράλληλα τις απαιτήσεις των οργανισμών. Η κυρίαρχη τάση που θα επικρατήσει είναι η ανάγκη άντλησης μεγαλύτερης αξίας από τις ηλεκτρονικές προμήθειες. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα οι προμήθειες να ξεφύγουν από τα στενά όρια της διαχείρισης δαπανών και να επεκταθούν σε νέους και καινοτόμους τρόπους άντλησης προστιθέμενης αξίας. Ως εκ τούτου, οι οργανισμοί θα θεωρούν αυτονόητη τη μείωση του κόστους που φέρνουν οι ηλεκτρονικές δημοπρασίες, με τους διοικούντες να περιμένουν την απόκτηση προστιθέμενης αξίας, υπό μια ευρύτερη έννοια.

Ανάμεσα στις υπόλοιπες τάσεις περιλαμβάνονται οι εξής:
Καλύτερη αξιοποίηση των δεδομένων: Tα data αποτελούν ένα «καυτό» θέμα σήμερα και δεν θα μπορούσαν να μην επηρεάσουν και τις διεργασίες προμηθειών. Αυτό σημαίνει ότι στις σχετικές πλατφόρμες θα συναντάμε όλο και περισσότερο τα analytics, στόχος των οποίων θα είναι η καλύτερη αξιοποίηση των ηλεκτρονικών προμηθειών. Η αξιοποίηση όλων των δεδομένων κεντρικά, από ένα σύστημα ηλεκτρονικών προμηθειών και με τη χρήση κατάλληλων εργαλείων, μπορεί να βοηθήσει στην ανίχνευση προτύπων, αιχμών ζήτησης, τάσεων και συσχετίσεων. Τα analytics εντέλει μπορούν να παρέχουν metrics επιδόσεων, δίνοντας μια καλύτερη εικόνα για την αποτελεσματικότητα, τόσο της διαδικασίας προμηθειών αυτής καθ’ αυτής, όσο και του οργανισμού στο σύνολό του.

Ακόμα μεγαλύτερος έλεγχος: Tα συστήματα ηλεκτρονικών προμηθειών θα προσφέρουν, επίσης, όλο και περισσότερο τη δυνατότητα να τρέξουν ευρύτερες χρηματοπιστωτικές αναλύσεις χρησιμοποιώντας το σύστημα και τα εισαγόμενα δεδομένα. Στο τμήμα προμηθειών θα ζητείται να αναπτύξει οικονομικά business cases και να τρέξει μοντέλα και σενάρια για τη λήψη αποφάσεων “what if”. Αναμένεται, επίσης, να υπάρχει μεγαλύτερη ανάλυση των δαπανών και πολύ περισσότερη συγκριτική αξιολόγηση της δουλειάς. Πλατφόρμες επικεντρωμένες στα δεδομένα θα υποστηρίζουν δυναμικούς βρόχους ανάδρασης και θα επιτρέπουν τη διεξαγωγή ευέλικτων προμηθειών. Το πιο πιθανό αποτέλεσμα θα είναι η δημιουργία βέλτιστων πρακτικών που θα δείχνουν τον τρόπο εξάλειψης των περιττών δαπανών και σύναψης καλύτερων συμφωνιών, σε μια πολύ περισσότερο συστηματική βάση. Αυτές οι επιχειρηματικές δράσεις θα συνεχίζουν να επενδύουν λιγότερα για να κερδίσουν περισσότερα, προσφέροντας ένα πραγματικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στους οργανισμούς.

Περισσότερη ποικιλομορφία και δυναμισμός: Καθώς τα συστήματα όλων των ειδών αυξάνουν το βαθμό ολοκλήρωσής τους, οι επαγγελματίες των προμηθειών μπορούν να περιμένουν μια διεύρυνση της βάσης πληροφοριών προμηθειών. Αυτό μεταφράζεται σε περισσότερα inputs εκτός της Διεύθυνσης Προμηθειών και μεγαλύτερη συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της επιχείρησης, ειδικά όταν λαμβάνουν χώρα οι προμήθειες. Ιδανικά, το σύστημα ηλεκτρονικών προμηθειών θα υποστηρίζει γηγενώς την ενσωμάτωση πληροφορίας από ένα διαφορετικό εύρος πηγών, όπως πληροφορίες σχετικά με τις τάσεις της αγοράς, δεδομένα που σχετίζονται με τις αναδυόμενες νομικές και ρυθμιστικές μεταβολές, στοιχεία για την ικανότητα ανταπόκρισης των προμηθευτών, ειδήσεις για συγχωνεύσεις ή εξαγορές και δεδομένα της αγοράς (π.χ. προβλέψεις τιμών βασικών εμπορευμάτων). Οι Διευθύνσεις προμηθειών οφείλουν να εκμεταλλευτούν όλα αυτά, καθώς θα τους οδηγήσουν στη λήψη καλύτερων αποφάσεων. Σε κάθε περίπτωση, το τμήμα προμηθειών οφείλει να διευκολύνει τη συλλογή πρόσθετων πληροφοριών, κάτι που δεν είναι δύσκολο όταν χρησιμοποιούνται τα κατάλληλα συστήματα – τα οποία θα έχουν ρυθμιστεί ώστε να εμπλέκουν τους κατάλληλους ανθρώπους, με το σωστό τρόπο.

Μεγαλύτερη πολυπλοκότητα και ταχύτητα. Η περαιτέρω αύξηση της ταχύτητας και της πολυπλοκότητας αποτελούν δύο προβλέψεις που πολύ σπάνια διαψεύδονται. Είναι σημαντικό, λοιπόν, οι πλατφόρμες ηλεκτρονικών προμηθειών να έχουν σχεδιαστεί έτσι, ώστε να λαμβάνουν υπόψη αυτές τις δύο προοπτικές. Έτσι θα μπορέσουν να ανταπεξέλθουν με επιτυχία στις διαρκώς αυξανόμενες ανάγκες των Διευθύνσεων Προμηθειών και να διαχειριστούν όλο και περισσότερα σενάρια, όσο γίνεται πιο γρήγορα και αποτελεσματικά. Σε αρκετές περιπτώσεις, δε, θα χρειαστεί και μια εκτίμηση των δεδομένων σε πραγματικό χρόνο. Τα οφέλη που προκύπτουν από μια γρήγορη αξιοποίηση των δεδομένων είναι σημαντικά, κάτι που φαίνεται καλύτερα όσο πιο μεγάλο είναι το project.

Αυτοματοποίηση στο έπακρο. Τα υφιστάμενα συστήματα ηλεκτρονικών προμηθειών μπορούν, ήδη, να αυτοματοποιήσουν ένα μεγάλο μέρος από τη διαδικασία αγοράς, ένας αυτοματισμός που αναμένεται να επεκταθεί και να ενταθεί ακόμα περισσότερο. Τα εργαλεία προμηθειών θα γίνουν τόσο διαισθητικά, ώστε ακόμα και όσοι δεν είναι επαγγελματίες προμηθειών θα μπορούν να τα χρησιμοποιούν, εξοικομονώντας πολύτιμο χρόνο από τις Διευθύνσεις Προμηθειών, επιτρέποντάς τους να ασχοληθούν με στρατηγικές εργασίες, μεγαλύτερης προστιθέμενης αξίας για τις επιχειρήσεις. Με μεγαλύτερο βαθμό ολοκλήρωσης και την αξιοποίηση των δεδομένων σε πραγματικό χρόνο, τα συστήματα ηλεκτρονικών προμηθειών του μέλλοντος θα υποστηρίζουν την προμήθεια εμπορευμάτων βάσει της δυναμικής της αγοράς. Θα είναι, επιπλέον, σε θέση να θεσπίσουν προκαθορισμένες στρατηγικές διαπραγμάτευσης, χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση, ενώ θα κάνουν παραγγελίες βασισμένες σε προκαθορισμένα ελάχιστα και μέγιστα επίπεδα. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα να μετασχηματιστεί ο ρόλος των επαγγελματιών των προμηθειών, οι οποίοι θα αποκτήσουν ένα ισχυρότερο συμβουλευτικό ρόλο, συμβάλλοντας πιο εμφανώς στην επίλυση επιχειρηματικών προβλημάτων.