Η κατανόηση του πώς μπορεί να κτιστεί ένα business case για πρωτοβουλίες IT Asset Management, συχνά περιλαμβάνει τη γνώση του πώς η εταιρεία συναγωνίζεται με τους άλλους αλλά και την ικανότητα να αναγνωριστούν ευκαιρίες για συνεχιζόμενη αναβάθμιση των εταιρειών που έχουν ήδη εγκατεστημένο ένα τέτοιο πρόγραμμα. Το μοντέλο ωριμότητας, όπως ορίζεται από την Gartner, για την υποδομή και τις λειτουργίες αλλά και οι εξειδικευμένες εφαρμογές αυτού του μοντέλου για το IT Asset Management (ITAM) είναι χρήσιμα εργαλεία για να αναλυθούν τα απαραίτητα βήματα προς την ωριμότητα.

<‘Σελίδα 1: Τα απαραίτητα βήματα προς της ωριμότητα και την μείωση δαπανών και κινδύνων’>
Καθώς τα τμήματα ΙΤ προοδεύουν από επίπεδο σε επίπεδο ωριμότητας, κάθε βήμα επιφέρει σταδιακή εξοικονόμηση, με αποτέλεσμα χαμηλότερες δαπάνες και μείωση των κινδύνων. Η μεγαλύτερη αξία εμπεριέχεται στην κεντροποιημένη οπτική που αναλύει το πραγματικό κόστος κτήσης του κάθε asset και την αξία που προσδίδει στην εταιρεία.

Οι ερευνητές της Gartner παρομοιάζουν τα συστήματα ITAM με τις ασφάλειες αυτοκινήτων: δεν γίνεται να περιμένεις να συνάψεις μία αφού έχεις πάθει ατύχημα

Το μοντέλο ωριμότητας Υποδομών και Λειτουργιών της Gartner καθώς και το παράγωγο ITAM maturity model αποτιμά την ωριμότητα σε τέσσερις κρίσιμες διαστάσεις: ανθρώπινο δυναμικό, διαδικασίες, τεχνολογίες και επιχειρηματική διαχείριση. Επιπλέον προσφέρει ένα ξεκάθαρο «χάρτη» που οδηγεί στη βελτίωση. Το συγκεκριμένο μοντέλο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να εντοπίσει την όποια πρόοδο προς υψηλότερα επίπεδα ωριμότητας και επιχειρηματικής αξίας.

Πρόσφατα παραδείγματα που είδαν το φως της δημοσιότητας και αφορούν στην απώλεια αποθηκευτικών συσκευών ή laptops που περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες, καθιστούν σαφές ότι το ITAM δεν είναι πλέον μια απλή ανάγκη αλλά κάτι στο οποίο ένα τμήμα ΙΤ πρέπει να επικεντρωθεί για να μειώσει τους κινδύνους. Τα προηγούμενα χρόνια υπήρχαν ορισμένα ορατά ρήγματα στην ασφάλεια με αποτέλεσμα την αρνητική δημοσιότητα που μπορεί να μην είχε λάβει διαστάσεις αν οι εταιρείες είχαν εγκατεστημένες σωστές διαδικασίες asset management.

Οι κίνδυνοι, όπως απώλεια ή κλοπή δεδομένων, τα κόστη ανάκτησης, πιθανές ποινές και πρόστιμα από τη μη συμμόρφωση και απώλεια πελατειακής εμπιστοσύνης, είναι ορατοί. Είναι δύσκολο για τις εταιρείες να προσμετρήσουν τον αντίκτυπο από ενδεχόμενη αρνητική δημοσιότητα όταν οι αριθμοί καρτών των πελατών τους είναι «διαθέσιμοι» σε τρίτους. Με μια πρώτη ανάγνωση όλα αυτά φαντάζουν ως θέματα ασφάλειας. Ωστόσο, αφορούν και την απομόνωση των assets αλλά και την προβολή των προβλημάτων.

Οταν κάποια assets κλαπούν από ένα εργασιακό περιβάλλον ή χαθούν από υπαλλήλους είναι βασικό να γνωρίζει κάποιος πότε ακριβώς συνέβη, ώστε η πρόσβαση στο δίκτυο να διακοπεί γρήγορα και να ληφθούν μέτρα ασφάλειας. Οι ερευνητές της Gartner παρομοιάζουν τα συστήματα ITAM με τις ασφάλειες αυτοκινήτων: δεν γίνεται να περιμένεις να συνάψεις μία αφού έχεις πάθει ατύχημα! Ετσι ακριβώς και το τμήμα Πληροφορικής θα πρέπει να έχει ασφαλείς πολιτικές IT asset management πριν συμβεί το… μοιραίο.

Βήμα βήμα
Με αφοσιωμένη προσπάθεια και την υποστήριξη του senior management, του ανθρώπινου δυναμικού, των πολιτικών και των επενδύσεων, σε γενικές γραμμές, μία εταιρεία χρειάζεται 18 έως 24 μήνες για να προχωρήσει από το ένα επίπεδο του μοντέλου του ITAM στο επόμενο. Το μοντέλο που προτείνει η Gartner επικεντρώνεται στα υψηλά επίπεδα ωριμότητας, ώστε οι εταιρείες να αναγνωρίσουν τα προσκόμματα στη στρατηγική και την πρακτική τους. Αν και έχουν περάσει πολλά χρόνια ωρίμανσης της διαδικασίας και επανασχεδιασμού, τώρα πια οι senior IT managers αποδέχονται το ΙΤΑΜ ως έναν κεντρικό πυρήνα αρχών διαχείρισης.

Η κατανόηση της θέσης του κάθε τμήματος Πληροφορικής στο μοντέλο ωριμότητας ΙΤΑΜ οδηγεί στο επόμενο βήμα με τη συμμετοχή των ανθρώπων, των διαδικασιών και των τεχνολογιών. Σε κάθε βήμα το ΙΤ αποκομίζει σπουδαία κέρδη και αξία που οδηγούν σε χαμηλότερα κόστη και μειωμένους κινδύνους. Η μεγαλύτερη αξία, όμως, βρίσκεται στην κεντρική θέαση που αποδεικνύει το συνολικό κόστος κτήσης των hardware και software assets και προσδίδει οφέλη στην εταιρεία.

Τα πέντε καθορισμένα επίπεδα έχουν ως εξής:
· Survival (επίπεδο 0)
· Awareness (επίπεδο 1)
· Commited (επίπεδο 2)
· Proactive (επίπεδο 3)
· Service-aligned (επίπεδο 4)
· business partner (επίπεδο 5).
<‘here’>

<‘Σελίδα 2: Proactive ITAM’>
Proactive ITAM
Προκειμένου ένας οργανισμός Πληροφορικής να έχει εμπιστοσύνη στις διαδικασίες του ΙΤ, πρέπει να βρίσκεται σε επίπεδο proactive στο ανθρώπινο δυναμικό, τις διαδικασίες, την τεχνολογία και το business. Τα χαρακτηριστικά μιας προσέγγισης proactive ITAM είναι: α) εταιρικές πολιτικές γύρω από την αποδεκτή χρήση των assets του ΙΤ, β) ορθώς καθορισμένες ομάδες που καθοδηγούνται από έναν ΙΤ asset manager, ο οποίος αναφέρεται στον επικεφαλής του ΙΤ ή των οικονομικών, γ) ένα ολοκληρωμένο σετ autodiscovery/inventory, software usage, και μια αποθήκη ΙΤΑΜ που είναι εγκατεστημένη και πλήρως ενοποιημένη με το σύστημα προμηθειών και την υπηρεσία ΙΤ desk, δ) όρια και μετρικές που βασίζονται στο χρόνο και στα καταγραφικά εργαλεία, ε) αυτοματοποίηση των διαδικασιών και της ροής εργασιών ώστε να μειωθούν τα λάθη χειρισμού και στ) ώριμο γεγονός, πρόβλημα και διαδικασίες configuration management με επικέντρωση στο change management.

Για μεγάλες εταιρείες το κόστος για την επάνδρωση και τη διατήρηση του ΙΤΑΜ θα είναι σημαντικά υψηλότερο και μπορεί να αντανακλά συγκεκριμένες επιχειρηματικές συνθήκες, όπως η εκμίσθωση των assets ή μια τάση προς ένα μοντέλο χρεώσεων

Οι ΙΤ managers πρέπει να μιλούν καθαρά για τις εταιρικές πολιτικές αναφορικά με την αποδεκτή χρήση των assets και την ανάπτυξη του software σε όλο το ανθρώπινο δυναμικό σε τακτική βάση. Ο στόχος είναι η ελαχιστοποίηση των κινδύνων και η διασφάλιση του ότι οι υπάλληλοι καταλαβαίνουν τον αντίκτυπο των πράξεών τους, ειδικά για τη συμμόρφωση, με την αδειοδότηση του software. Οι πολιτικές θα διασφαλίσουν ότι η συμπεριφορά των εργαζομένων είναι ελεγχόμενη και δεν δημιουργούν συνειδητά προβλήματα συμμόρφωσης είτε αγοράζοντας ένα software με «παράδοξο» τρόπο είτε με το να μοιράζονται ένα software που έχει άδεια για ένα μόνο χρήστη.

Κεντροποιημένη αγορά, έγκαιρη αναφορά απώλειας ή κλοπής και συμμόρφωση λογισμικού είναι πολιτικές που οι εταιρείες συχνά χρησιμοποιούν όταν ξεκινούν πρωτοβουλίες ITAM. Αφοσιωμένο ανθρώπινο δυναμικό πρέπει να τοποθετηθεί σε θέσεις για να χειρίζεται το πρόγραμμα. Στο ελάχιστο, αυτό το προσωπικό πρέπει να αποτελείται από έναν IT asset manager και έναν σχεδιαστή της απογραφής που είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή και απογραφή στοιχείων σε επίπεδο hardware και software. Για μεγάλες εταιρείες το κόστος για την επάνδρωση και τη διατήρηση του ΙΤΑΜ θα είναι σημαντικά υψηλότερο και μπορεί να αντανακλά συγκεκριμένες επιχειρηματικές συνθήκες, όπως η εκμίσθωση των assets ή μια τάση προς ένα μοντέλο χρεώσεων.

Μέχρι αυτό το επίπεδο το κόστος θα είναι υψηλό καθώς θα τοποθετούνται οι διαδικασίες στη θέση τους. Σε αυτή τη φάση οι σχεδιαστές του asset management έχουν σχεδιάσει, κατοχυρώσει και τεστάρει διαδικασίες που έχουν ενωθεί, ώστε να “περιβάλλουν” τα διαφορετικά στάδια του κύκλου ζωής, ενώ οι διαδικασίες αλληλοκαλύπτονται με άλλους τομείς του ΙΤ, όπως η απαίτηση της υπηρεσίας, η υπηρεσία desk και το configuration management. Αλλο ένα χαρακτηριστικό του επιπέδου είναι ότι η αποθήκη του ΙΤΑΜ και τουλάχιστον ένα καταγραφικό εργαλείο αλλά και ένα εργαλείο χρήσης software πρέπει να εγκατασταθούν και να παραδίδουν καθημερινές αναφορές σχετικά με την απόδοση των assets.

Αυτά τα εργαλεία θα βοηθήσουν να αυτοματοποιηθούν οι διαδικασίες και έτσι θα μειωθεί ο χρόνος για τη χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων, όπως δεδομένα συμβολαίων, γεγονός που με τη σειρά του θα οδηγήσει σε μεγαλύτερη ακρίβεια δεδομένων. Η αποθήκη ΙΤ asset είναι ενοποιημένη με το σύστημα προμηθειών και με ΙΤ service desk, ώστε να μοιράζονται δεδομένα με διπλή κατεύθυνση.

Τυπικά, ο σκοπός του προγράμματος μπορεί να ξεκινά με την επικέντρωση σε μία τάξη assets, όπως τα PCs αλλά να επεκτείνετε γρήγορα ώστε να περιλαμβάνει μια ευρεία γκάμα assets, όπως servers, συσκευές networking κ.α. Επιπλέον, σε αυτό το επίπεδο οι εταιρείες έχουν ένα ώριμο σύστημα και εγκατεστημένες διαδικασίες προβλημάτων. Θα κάνουν χρήση της αποθήκης δεδομένων για να μπορούν να αναγνωρίζουν τα προβλήματα ταχύτερα και να αναλύουν τα θέματα των PCs.
<‘here’>

<‘Σελίδα 3: Service-aligned ITAM – Business Partner ITAM’>
Service-aligned ITAM
Στο περιβάλλον ευθυγράμμισης με τις υπηρεσίες, το ΙΤΑΜ έχει εξελιχθεί περισσότερο από πάροχο υπηρεσιών σε ανταποκριτή δεδομένων. Η βασική αποτίμηση αυξάνει τη δυνατότητα πλήρωσης ρόλων που σχετίζονται με business και relationship managers. Επιπλέον υπάρχει ένα ορθώς καθορισμένο σετ λειτουργικών και στρατηγικών μετρικών, ενώ τα SLAs του ΙΤΑΜ επαληθεύονται από έρευνες για την ικανοποίηση των χρηστών. Τέλος υπάρχει μια ενοποίηση των δεδομένων του ΙΤΑΜ με τη βάση δεδομένων του Configuration Management και του IT service portfolio.

Η βάση για την οικονομική διαχείριση των υπηρεσιών του ΙΤ προέρχεται από μια αποθήκη ΙΤΑΜ. Παρέχει την πληροφορία για να διασφαλιστεί ότι οι υπηρεσίες Πληροφορικής «τρέχουν» αποτελεσματικά και με τον πλέον οικονομικά ωφέλιμο τρόπο

Ο στόχος εδώ είναι να δημιουργηθεί στους κόλπους της εταιρείας μια αίσθηση ότι ένας οργανισμός ΙΤ είναι πάροχος υπηρεσιών και μπορεί: να καθορίσει υπηρεσίες και το pricing, να καταλαβαίνει τις δαπάνες, να μετράει και να αναφέρει τη διαθεσιμότητα των υπηρεσιών, να ενοποιεί τις διαδικασίες και να εγγυάται τα SLAs. Οι υπηρεσίες ΙΤΑΜ είναι πιθανόν να περιλαμβάνουν asset tracking, απομόνωση asset, συμμόρφωση software, διαχείριση παρόχων και υποστήριξη.

Στο επίπεδο service oriented, ένα ΙΤΑΜ πρόγραμμα θα ευθυγραμμίζει πλήρως όλα τα πρότυπα ΙΤΑΜ εργαλεία και θα διαθέτει έναν άνθρωπο ή μια ομάδα που θα λειτουργεί ως «γέφυρα» με το business και θα προτείνει τρόπους να αυξηθεί η επάρκεια. Αυτός ο ρόλος αναλύει δεδομένα και προτείνει την πλέον επαρκή χρήση των assets και ως εκ τούτου την αύξηση της επάρκειας του ανθρώπινου δυναμικού.

Business Partner ITAM
Ενα τέτοιο περιβάλλον χαρακτηρίζεται από: πρόσθετη αποτίμηση για να αναλυθούν τα οικονομικά δεδομένα και ο αντίκτυπος στην επιχείρηση, εύρωστες ικανότητες οικονομικής διαχείρισης, ικανότητα να πλάθονται σενάρια και να γίνονται αντιληπτά θέματα συνολικού κόστους κτήσης που μπορεί να σχετίζονται με μια απόφαση και ενοποίηση με εργαλεία διαχείρισης έργων και χαρτοφυλακίων ώστε να γίνει κατανοητό το συνολικό κόστος έργων. Στο υψηλότερο επίπεδο ΙΤΑΜ ωριμότητας ένας οργανισμός Πληροφορικής λειτουργεί ως στρατηγικός συνεργάτης της επιχείρησης.

Οι μετρικές του είναι συνδεδεμένες με αυτές του business, η συνεργασία του business με το ΙΤ βελτιώνει δραστικά τις επιχειρηματικές διαδικασίες και το μοντέλο κόστους βρίσκεται στη σωστή θέση. Επιπρόσθετα, το επίπεδο του επιχειρηματικού συνεργάτη του μοντέλου ωριμότητας αφορά την θέαση ολόκληρης της εικόνας του ποια είναι η απόδοση του ΙΤ, των ευκαιριών βελτιστοποίησης του κόστους και την αξία που το ΙΤ παραδίδει στην επιχείρηση. Θέματα όπως η αδειοδότηση του software και η εκμίσθωση έχουν λυθεί και το τμήμα Πληροφορικής μπορεί να προχωρήσει στην κατανόηση του προϋπολογισμού, πρόβλεψης και κατανομής των πηγών που ουσιαστικά εμπίπτουν στην οικονομική διαχείριση.

Το ΙΤ θα είναι σε θέση να παρέχει ένα υψηλό επίπεδο οικονομικών λεπτομερειών στην επιχείρηση. Για παράδειγμα μπορεί να πει σε ένα business unit πόση κατανάλωση έχει μια συγκεκριμένη εφαρμογή, ώστε η συγκεκριμένη μονάδα να καταλάβει τον αντίκτυπο της τροποποίησης μιας διαδικασίας. Η βάση για την οικονομική διαχείριση των υπηρεσιών του ΙΤ προέρχεται από μια αποθήκη ΙΤΑΜ. Παρέχει την πληροφορία για να διασφαλιστεί ότι οι υπηρεσίες Πληροφορικής «τρέχουν» αποτελεσματικά και με τον πλέον οικονομικά ωφέλιμο τρόπο. Οι οικονομικές πληροφορίες και αναλύσεις είναι κρίσιμες για να «τρέξουν» οι λειτουργίες του ΙΤ όπως το business και αξιώνεται η συμμετοχή τους στη λήψη αποφάσεων για το κόστος, την ποιότητα και τον κίνδυνο.
<‘here’>