Οι φορητές συσκευές, όπως είναι τα tablets και τα Ultrabooks, καθιερώνονται όλο και περισσότερο στην εταιρική καθημερινότητα, προσφέροντας χαρακτηριστικά που διευκολύνουν την επιχειρηματική τους χρήση.

Αν και τα χαρακτηριστικά των φορητών συσκευών που κυρίως προβάλλονται στις διαφημίσεις τους έχουν να κάνουν κυρίως με αυτά που σχετίζονται με την ψυχαγωγία, τόσο τα tablets όσο και τα Ultrabooks διαθέτουν λειτουργίες που κάνουν πιο αποδοτική την εργασία στο γραφείο. Γι’ αυτό το λόγο οι Διευθυντές Πληροφορικής έχουν αρχίσει να τα λαμβάνουν σοβαρά υπόψη, στο πλαίσιο του πλάνου BYOD της εταιρείας τους.

Tα tablets χρησιμοποιούνται όλο και περισσότερο σήμερα. Χαρακτηριστικό παράδειγμα αποτελεί το γεγονός ότι πολλές εταιρείες έχουν εξοπλίσει τους πωλητές τους με tablets, αποβλέποντας σε μια αύξηση των πωλήσεων τους μέσω αυτών. Ενα βασικό πλεονέκτημα τους είναι ότι φέρνουν το computing σε πολλές τοποθεσίες, εκεί όπου παλιότερα δεν θα μπορούσε κανείς να χρησιμοποιήσει PC ή ακόμα και φορητό υπολογιστή. Eπιτρέπουν, επιπλέον, σε κάθε εργαζόμενο να έχει τον υπολογιστή μαζί του και να αποκτά πρόσβαση στο εταιρικό δίκτυο από παντού.

Σενάρια χρήσης
Τόσο τα ultrabooks όσο και τα tablets διαφοροποιούνται σε αρκετά σημεία, τα οποία σχετίζονται τόσο με τον κατασκευαστικό τους τύπο, όσο και με το μέγεθος και την ισχύ τους. Επιπλέον, δεν είναι όλες οι φορητές συσκευές κατάλληλες για χρήση σε μια επιχείρηση. Κάποια μοντέλα διαθέτουν χαρακτηριστικά που διευκολύνουν τη χρήση στο περιβάλλον μιας εταιρείας, κάποια άλλα όχι.

Εκτός αυτού, υπάρχουν και τα υβρίδια, τα οποία μπορούν να παίξουν το ρόλο τόσο ενός Ultrabook, όσο και ενός Tablet. Αυτά, εκτός από ελαφριά, επίπεδα και με μικρή κατανάλωση ενέργειας, προσφέρουν μια νέα εμπειρία χρήσης, επιτρέποντας στον κάτοχο τους να τα χρησιμοποιεί διαφορετικά, ανάλογα με την περίσταση.

Tα υβρίδια, που συνδυάζουν τις δυνατότητες ενός λεπτού φορητού notebook με μια οθόνη αφής, υλοποιούνται σε διάφορους κατασκευαστικούς τύπους, από Ultrabooks με περιστρεφόμενη οθόνη έως Ultrabooks με αφαιρούμενη οθόνη την οποία μπορεί κανείς να την αποσπάσει και να τη χρησιμοποιήσει ως tablet. Καθώς αυτές οι συσκευές γεφυρώνουν τα παραδοσιακά PCs με τις φορητές συσκευές, μπορούν να απλοποιήσουν τη διαδικασία προμήθειας για εκείνους τους οργανισμούς, που δεν μπορούν να αποφασίσουν αν πρέπει να επενδύσουν σε notebooks ή tablets.

Tα υβριδικά Ultrabooks και κυρίως τα tablets περιλαμβάνουν λειτουργίες που υποστηρίζουν εντόνως τα επιχειρηματικά μοντέλα, ειδικά στις περιπτώσεις που οι εργαζόμενοι χρειάζεται να έχουν συνεχώς τους υπολογιστές μαζί τους. Μπορούν, δε, να γίνουν πολύ χρήσιμα στις ακόλουθες περιπτώσεις:
• Εμπορικοί αντιπρόσωποι/Πωλητές: με τόσες συναντήσεις που κάνουν καθημερινά με τους πελάτες, δεν υπάρχει σχεδόν χρόνος γι’ αυτήν την κατηγορία εργαζομένων να χρησιμοποιούν ένα σταθερό υπολογιστή στο γραφείο τους. Κατά την επιλογή μιας κατηγορίας συσκευών γι’ αυτήν την κατηγορία, η μεγάλη αυτονομία της μπαταρίας, η ταχύτατη συνδεσιμότητα και η ασφάλεια αποτελούν κρίσιμους παράγοντες.
• Tηλεργασία. Κάποιοι εργαζόμενοι δουλεύουν συνήθως από διαφορετικές τοποθεσίες και σε διαφορετικές ώρες της ημέρας. Οποτε και όπου εργάζονται, χρειάζονται μια συσκευή που να είναι αξιόπιστη, ανθεκτική και ελαφριά, με μεγάλη αυτονομία της μπαταρίας και επαρκή υπολογιστική ισχύ.
• Τεχνικοί εγκατάστασης. To να εργάζεται κανείς εκτός εταιρείας, μακριά από παροχές ρεύματος, την άνεση ενός γραφείου και τη σύνδεση στο δίκτυο LAN, δημιουργεί την ανάγκη για πρόσβαση στις εταιρικές εφαρμογές σε πραγματικό χρόνο, μέσα από μια αξιόπιστη συσκευή, η οποία μεταφέρεται εύκολα. 

Οι προκλήσεις για το ΙΤ
Oι χρήστες έχουν γίνει πιο απαιτητικοί σήμερα από το IT, επιζητώντας λειτουργίες όπως είναι η καινοτομία, η φυσική αλληλεπίδραση, η προσωποποιημένη εμπειρία και η αυτονόητη αύξηση της παραγωγικότητας από τις συσκευές που χρησιμοποιούν στη δουλειά τους. Αν και η εφαρμογή ενός προγράμματος BYOD μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες των εργαζομένων, αυτό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα στο IT, το οποίο χρειάζεται συσκευές που να παρέχουν ασφάλεια και αυτόματη διαχειρισιμότητα, συμβατότητα και ευελιξία.

Και το  να μπορέσει κανείς να συνδυάσει τις ανάγκες των χρηστών με αυτές της Διεύθυνσης Πληροφορικής αποτελεί μια μεγάλη πρόκληση. Για να μπορέσει κανείς να αντεπεξέλθει σε αυτήν θα πρέπει να συνειδητοποιήσει ότι δεν κάνουν όλες οι φορητές συσκευές για εταιρική χρήση, καθώς μπορεί να δημιουργήσουν ζητήματα ασφάλειας και ενσωμάτωσης στην υποδομή ΙΤ της εκάστοτε εταιρείας.

Θα πρέπει, λοιπόν, οι φορητές συσκευές που προορίζονται και για χρήση σε ένα εταιρικό περιβάλλον να διαθέτουν λειτουργίες που θα υποστηρίζουν αυτή τη χρήση τους, ειδικά σε καταστάσεις όπου οι εργαζόμενοι χρειάζονται να τις έχουν μαζί τους, όπου και αν πάνε. Σε αυτές τις λειτουργίες περιλαμβάνεται η αντοχή και ανθεκτικότητά τους, η ασφάλεια και η ευκολία διαχείρισης τους, η μεγάλη ταχύτητα σύνδεσης με το Internet και η συνδεσιμότητα WLAN.


Ασφάλεια
Παρά τα ουκ ολίγα πλεονεκτήματα που φέρνουν τα tablets και τα Ultrabooks σε μια επιχείρηση, η χρήση τους δημιουργεί αρκετή ανησυχία στις Διευθύνσεις Πληροφορικής. Και αυτό οφείλεται στη πολυπλοκότητα που χαρακτηρίζει την προστασία των δεδομένων. Καθώς σήμερα όλο και περισσότερα tablets και άλλες προσωπικές φορητές συσκευές συνδέονται στα εταιρικά δίκτυα και ανταλλάζουν ευαίσθητα εταιρικά δεδομένων γίνεται πιο δύσκολο για τη Διεύθυνση Πληροφορικής να εγγυηθεί την πρόσβαση, τη διαθεσιμότητα και την προστασία τους, έξω από την υποδομή IT της εταιρείας.

Τα δεδομένα μετακινούνται μεταξύ των ασφαλών εταιρικών servers και των unregistered προσωπικών συσκευών, αφήνοντας το χώρο ελεύθερο για τη διαρροή ευαίσθητης πληροφορίας, αλλά και για τις επιθέσεις hackers και υποκλοπέων. Τα εταιρικά δεδομένα που διακινούνται μέσα από tablets και ultrabooks, συμπεριλαμβανόμενων των πληροφοριών για τους υπαλλήλους, τα μηνύματα κειμένου και τα απόρρητα έγγραφα, είναι εξαιρετικά πολύτιμα για τους κυβερνοεγκληματίες, οι οποίοι υποκλέπτοντάς τα, προκαλούν σημαντικές ζημιές στις εταιρείες και στους πελάτες τους.

Η απειλή της διαρροής δεδομένων από μια φορητή συσκευή αποτελεί πραγματικότητα και απασχολεί ένα σημαντικό αριθμό στελεχών που χρησιμοποιεί επαγγελματικά τις φορητές συσκευές του, όπως καταδεικνύουν και πρόσφατες μελέτες της αγοράς. Το πιο σοκαριστικό από όλα είναι μια μελέτη της ITIC, η οποία ανακάλυψε ότι το 71% των αμερικανικών επιχειρήσεων που έχουν επιτρέψει το BYOD, δεν διαθέτει ειδικές πολιτικές προστασίας ή υποστήριξης για το BYOD.

Παρά τους κινδύνους που προκύπτουν από την χρήση προσωπικών συσκευών, οι επιχειρήσεις δεν θα πρέπει να αποκλείσουν τη χρησιμοποίησή τους στο εταιρικό περιβάλλον. Αντί αυτού θα πρέπει να βλέπουν το BYOD ως μοχλό ενίσχυσης της παραγωγικότητας, αναπτύσσοντας ένα πλάνο και ασφαλείς τρόπους δημιουργίας θέσεων εργασίας παντού.

Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να αλλάξει ο ρόλος του ΙΤ, το οποίο θα πρέπει να παίξει το ρόλο του enabler και να διασφαλίζει την ασφάλεια και διαθεσιμότητα των δεδομένων, ανεξάρτητα με το που αποθηκεύονται και τον τρόπο με τον οποίο κανείς αποκτά πρόσβαση σε αυτά.

Διαχείριση
H διαχείριση των φορητών συσκευών αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα πράγματα που απασχολεί τους IT Managers. Αν χρειαστεί η διαχείριση μια φορητής συσκευής σε μια υπάρχουσα υποδομή, τότε είναι επιθυμητό αυτή να γίνεται όσο πιο εύκολα γίνεται. Σε αυτήν την περίπτωση η επιλογή tablet και λειτουργικού συστήματος αποδεικνύεται κρίσιμη.

Για παράδειγμα, αν υπάρχει μια υποδομή clients που βασίζεται στα Windows και χρειάζεται να χρησιμοποιήσει κανείς ένα tablet της Apple ή της Google, τότε δημιουργείται μια πρόσθετη πρόκληση για τη Διεύθυνση Πληροφορικής, που θα πρέπει να διαχειριστεί ξεχωριστά τις φορητές συσκευές.

To ΤCO είναι το κλειδί
Kαθώς σήμερα οι οργανισμοί λειτουργούν συνεχώς κάτω από την πίεση του περικομμένου budget, το TCO (Total Cost of Ownership) αποτελεί ένα σημαντικό κριτήριο για την επιλογή των συσκευών που θα αγοραστούν και θα υποστηριχθούν. Η επιπλέον πρόκληση για την ενίσχυση του mobility οδηγεί τους οργανισμούς IT να ψάχνουν για αποτελεσματικές πολιτικές διαχείρισης, ώστε να διευθετήσουν όλους αυτούς τους περιορισμούς και να ικανοποιούν τις ανάγκες των υπαλλήλων.

Το να επιτύχει κανείς αυτή την ευελιξία με έναν αποτελεσματικό, οικονομικό τρόπο σε κάποιες πλατφόρμες φορητών συσκευών, μπορεί να αποτελέσει μια πρόσθετη δυσκολία, καθώς πολλές από αυτές τις πλατφόρμες απαιτούν την προμήθεια επιπλέον λογισμικού διαχείρισης τους (Mobile Device Management software) –  εκτός από την απόκτηση αδειών χρήσης για τις εφαρμογές δημιουργίας περιεχόμενου και κατανάλωσής του. Ως εκ τούτου, ένας οργανισμός που θα κληθεί να προμηθευτεί ή να ενσωματώσει φορητές συσκευές για επαγγελματική χρήση, θα πρέπει να λάβει σοβαρά υπόψη το TCO που τις χαρακτηρίζει. 

Software
H επένδυση σε tablets και Ultrabooks σημαίνει ότι χρειάζεται να γίνει και μια επένδυση στο λογισμικό, είτε αφορά την αγορά νέων apps ή την ανάπτυξη γηγενών apps. Αυτό δεν χρειάζεται κατ’ ανάγκη να κοστίσει πολύ. Ωστόσο, παίρνει αρκετό χρόνο μέχρι να αξιολογηθούν όλες οι δυνατότητες;Πρέπει, επίσης, να σκεφτεί κανείς σοβαρά τη ροή εργασίας.

Αν οι χρήστες χρειάζεται, για παράδειγμα, να εργαστούν με έγγραφα που ανοίγουν στο εταιρικό PC και στο tablet τους (χρησιμοποιώντας ένα ειδικό app γι’ αυτό το σκοπό) με ποιο τρόπο θα ανοίγουν και θα σώζουν τα έγγραφα τους; Μήπως είναι προτιμότερο να χρησιμοποιούν κάποια υπηρεσία του Web για να το κάνουν; Για προφανείς λόγους, τα Windows 8 Pro tablets φαίνεται να πλεονεκτούν σε αυτό τον τομέα. Σε αυτά μπορείτε να τρέξετε πλήρες λειτουργικές υπάρχουσες εφαρμογές του Office, αλλά και οποιαδήποτε εφαρμογή των Windows.

Το μόνο πράγμα που πρέπει να προσέξει κανείς στην προκειμένη περίπτωση έχει να κάνει με την εργασία σε μια συσκευή με επιφάνεια αφής, καθώς τότε πρέπει να δει κανείς πώς θα λειτουργήσει μια εφαρμογή γραφείου, σε μια συσκευή που μπορεί να τη χειριστεί κανείς μόνο με την αφή. Το χειρότερο πράγμα που μπορεί να γίνει στην προκειμένη περίπτωση, είναι να πάρει κανείς μια εφαρμογή που δεν υποστηρίζει το touch και να επιχειρήσει να την εκτελέσει σε μια τέτοια συσκευή.

Τα φυσικά πληκτρολόγια και τα docking stations μπορεί να είναι κρίσιμα για εφαρμογές παραγωγικότητας, ενώ σε μερικές περιπτώσεις ίσως θα πρέπει να εξετάσει κανείς και το ενδεχόμενο χρησιμοποίησης μεγαλύτερων docking stations, που θα επιτρέψουν σε ένα tablet να συνδεθεί με μια εξωτερική οθόνη και σε ένα στάνταρ πληκτρολόγιο ή ποντίκι
 
Παρά την αυξανόμενη δημοτικότητά τους και τα ουκ ολίγα πλεονεκτήματά τους, τα tablets και Ultrabooks δεν αναμένεται να αντικαταστήσουν ολοκληρωτικά τους κλασικούς εταιρικούς υπολογιστές. Οι Διευθυντές Πληροφορικής θα πρέπει να υπολογίσουν τη νέα παλέτα συσκευών που θα κληθούν να διαχειριστούν, αλλά και να είναι κατάλληλα προετοιμασμένοι για τις προκλήσεις που αυτά θέτουν στο ΙΤ.