Σύμφωνα με τον David Pauleen (Virtual Teams: Projects, Protocols, and Processes, IGI Publishing), ο όρος Virtual Team έχει χαλαρό ορισμό και χρήση.

Virtual Teams και Management Styles
Συνήθως, όλα τα Project Teams που βρίσκονται γεωγραφικά διασκορπισμένα, ορίζονται ως Virtual. Κάποιοι λένε ότι εάν δύο team members βρίσκονται σε απόσταση πάνω από 50 μέτρα, συμπεριφέρονται σαν virtual. Και, όσο περνάει ο καιρός, τόσο πιο πολλά projects υλοποιούνται με τη χρήση Virtual Teams. Οι θεωρίες του management αναφέρουν ότι όποιος διοικεί ανθρώπους δεν θα πρέπει να εποπτεύει άμεσα πάνω από 10-12 άτομα. Ουσιαστικά, τόσα άτομα, όσα μπορούν να κάνουν ένα αποτελεσματικό meeting για 2-4 ώρες. Αυτό ισχύει και στα co-located project teams.

Όμως τι γίνεται με τα Virtual Teams; Στα Virtual Teams, οι Project Managers φτάνουν να επιβλέπουν άμεσα μέχρι και 25-30 άτομα. Ένα από τα κλασσικά leadership styles, το directive, χρησιμοποιείται από πολλούς οργανισμούς για το management, τόσο των co-located teams, όσο και των virtual teams. Είναι προφανές όμως ότι για το management των Virtual Teams, θα πρέπει να επιλεχθούν πιο συνεργατικά στυλ επειδή αυτές οι ομάδες τείνουν να έχουν μεγάλο βαθμό αυτονομίας και self-motivation! 

Less is more!
Οι Project Managers που διαχειρίζονται Virtual Teams, δεν πρέπει να ασχολούνται με το micromanage. Θα πρέπει να ασχολούνται με το «big picture». Οι ηγέτες σε αυτά τα περιβάλλοντα πρέπει να εξασφαλίζουν την εφαρμογή των processes, SOPs, standards κ.λπ. και να μεσολαβούν μόνο όταν υπάρχει πρόβλημα.

Από τη στιγμή που έχουν συμφωνηθεί οι ημερομηνίες των παραδοτέων (deliverables), οι Project Managers δεν θα πρέπει να ενοχλούν τα team members με e-mails. Συνήθως κάθε virtual team member παρακινείται από διαφορετικούς τρόπους και επίσης επιθυμεί συγκεκριμένους τρόπους επικοινωνίας.

Eτοιμοι για απογείωση
Η μονάδα Rocketdyne της Boeing (τώρα ονομάζεται Pratt Whitne-Rocketdyne), που είναι από τους μεγαλύτερους κατασκευαστές κινητήρων πυραύλων, συχνά θεωρείται σαν ένα κλασσικό παράδειγμα αποτελεσματικού Virtual Project Team management. To 1995 η Rocketdyne αποφάσισε να πάει αντίθετα στο ρεύμα. Εγκατέλειψε το videoconferencing και επέλεξε το απλό teleconferencing και τα «live online work sessions» όπου οι νέες ιδέες μπορούσαν εύκολα να μοιρασθούν.

Ο Robert Carman, Program Manager, δήλωσε: «Αυτό ήταν το καλύτερο simultaneous engineering. Ήταν σαν να το έκανε ένα άτομο!». Σκοπός της ομάδας ήταν να δημιουργήσουν ένα νέο πύραυλο με λιγότερα εξαρτήματα που θα κόστιζε 100 φορές λιγότερο και θα μπορούσε να παραχθεί 10 φορές πιο γρήγορα. Η ομάδα βασίστηκε στην εμπειρία της Rocketdyne (η σημερινή Raytheon) και στην εταιρεία ανάπτυξης software MacNeal-Schwendler (η σημερινή MSC Software).

Leadership
Το κύριο πρόβλημα των Virtual Teams είναι η αποτελεσματική επικοινωνία. Για τους project managers, ουσιαστικά ηγεσία σημαίνει να επιλέξουν «the right people for the right problem» αφαιρώντας όλους τους περιορισμούς που χωρίζουν τα Virtual Team Members. Τεχνολογίες όπως τα Intranets, τα Blogs, το Videoconferencing, το Instant Messaging, το Chating, επιτρέπουν στα Virtual Project Teams να συνεργάζονται παντού, υποσκελίζοντας διαφορετικά time zones, οργανισμούς και διαφορετικές κουλτούρες.

 Απλοί κανόνες των virtual teams!
• Σεβόμαστε τα time zones και πάντοτε ρωτάμε τα team members για την καλύτερη γι’ αυτούς ώρα συνάντησης. • Πλήρης σεβασμός στις πολιτισμικές διαφορές κουλτούρας. • Χρησιμοποιούμε ψηφιακές φωτογραφίες σε όλες τις επικοινωνίες. • Διαθέτουμε το υλικό όλων των meetings εκ’ των προτέρων για review. • Ξοδεύουμε περισσότερο χρόνο για την δημιουργία του communication plan.• Αφιερώνουμε περισσότερο χρόνο στην κατανόηση των λεγομένων επειδή η ανάγνωση της γλώσσας του σώματος δεν είναι δυνατή.• Επιβραβεύουμε συχνά τα team member και τα τέλος, χρησιμοποιούμε την τεχνολογία για να πετύχουμε virtual meeting που να μοιάζουν με τα face to face meetings

Εν κατακλείδι, το «Directive Leadership Style» του Situational Leadership Model (Blanchard and Hersey), δεν είναι το πιο κατάλληλο μοντέλο ηγεσίας στα virtual teams. Αντιθέτως το «Delegating Leadership Style» που βασίζεται στο empowerment, είναι το πλέον καταλληλότερο στυλ ηγεσίας για τις εικονικές ομάδες.

Θεοφάνης Γιώτης, PMP®, MSc, Ph.D. C. – Theofanis.Giotis@12pm.biz
Ο Θεοφάνης Γιώτης είναι ιδρυτής και Managing Partner της 12 PM Consulting, συνιδρυτής και Πρόεδρος του PMI GREECE καθώς και CEO της ITEC-CONSULTING. Εχει 22+ έτη εμπειρίας στη σχεδίαση, υλοποίηση και διαχείριση έργων Πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών.