Το VoIP διαδίδεται μεν στον επιχειρηματικό κόσμο, χωρίς να αίρονται μεν κάποιες επιφυλάξεις. Εάν δώσετε τη δέουσα προσοχή σε επτά σημεία, τότε αυξάνονται οι πιθανότητες να πετύχετε τον «τυχερό» συνδυασμό.

Η τεχνολογία του VoIP μπορεί να μην έχει ακόμα αγγίξει το επίπεδο της τελειότητας, αλλά πλήττεται και από πολλές παρανοήσεις και ασάφειες. Οι περισσότερες από αυτές προέκυψαν κατά την πρώτη περίοδο εμφάνισης των λύσεων VoIP στην αγορά, οπότε και παρουσιάστηκε ο κύριος όγκος των σχετικών προβλημάτων. Η τεχνολογία, ωστόσο, βελτιώνεται διαρκώς και τα περισσότερα από τα αρχικά αυτά προβλήματα έχουν επιλυθεί ήδη -ή πρόκειται να επιλυθούν σύντομα.

Για όσους εξετάζουν το ενδεχόμενο επένδυσης σε σύστημα VoIP, τα περισσότερα από τα προβλήματα που δεν έχουν ήδη λυθεί μπορούν να αποφευχθούν μέσα από την επιλογή του κατάλληλου συστήματος και του σωστού προμηθευτή. Ακολουθούν τα επτά βασικά θέματα που θα πρέπει κανείς να εξετάζει προσεκτικά όταν προβαίνει σε αγορά συστήματος VoIP -αλλά και οι προτεινόμενοι τρόποι αντιμετώπισης των θεμάτων αυτών.

Τι συμβαίνει σε περίπτωση διακοπής ηλεκτρικού ρεύματος;
Εάν στην περιοχή σας σημειωθεί διακοπή ηλεκτρικού ρεύματος και πέσει το δίκτυο των υπολογιστών σας, θα χάσετε και το VoIP. Οι περισσότερες επιχειρήσεις διαθέτουν ήδη κάποιο εναλλακτικό σχέδιο για τους υπολογιστές τους. Κάτι αντίστοιχο θα πρέπει να δημιουργείται και για το VoIP.

Πολλοί πάροχοι υπηρεσιών Internet κάνουν ήδη προσπάθειες επίλυσης του θέματος των διακοπών ηλεκτροδότησης. Αξίζει, λοιπόν, να ρωτήσετε τον δικό σας πάροχο εάν διαθέτει κάποια λύση η οποία θα σας καλύψει τόσο ως προς το VoIP, όσο και ως προς τους υπολογιστές σας. Ακόμα όμως και στην περίπτωση που σας παρέχεται μια σχετική λύση, είναι συνετό να διαθέτετε και το δικό σας back-up έχοντας, για παράδειγμα, το δικό σας UPS. Τσεκάρετε τη χρονική παράταση που μπορεί να σας προσφέρει ένα συγκεκριμένο UPS, ανάλογα πάντα με την προβλεπόμενη κατανάλωση. Πρέπει ακόμα να ελέγξετε το πόσο γρήγορα γίνεται η εναλλαγή. Σε κάποιες περιπτώσεις, αξίζει κανείς να προτιμήσει ένα UPS καλύτερης ποιότητας, δεδομένου ότι η μετάβαση γίνεται ομαλότερα.

Εάν διαθέτετε σύστημα ασφάλειας ή συναγερμού που συνδέεται με κάποια υπηρεσία φύλαξης μέσω του VoIP, τότε μια ενδεχόμενη διακοπή ηλεκτρικού ρεύματος θα επηρεάσει και αυτή την επικοινωνία. Σε περίπτωση που το σύστημα συναγερμού σας δεν διαθέτει δική του μπαταρία, θα πρέπει να τροφοδοτείται και αυτό από το UPS. Υπάρχουν και άλλοι τρόποι για να διατηρήσετε το σύστημα VoIP σε λειτουργία ακόμα και μετά από μια διακοπή ρεύματος. Ενας τρόπος είναι με το να διατηρείτε παράλληλα μια παραδοσιακή σύνδεση σταθερής τηλεφωνίας και ο άλλος είναι με το να βασίζεστε στα κινητά τηλέφωνα.

Υπάρχει πολύς θόρυβος στη γραμμή
Η ποιότητα του ήχου του VoIP έχει βελτιωθεί σημαντικά από την πρώτη εμφάνιση του μέχρι σήμερα. Δεν έχει, όμως, φτάσει ακόμα την σχεδόν τέλεια μετάδοση των PSTN τηλεφώνων.

Υπάρχουν αρκετά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε την ποιότητα του ήχου:

  • Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια καλή ευρυζωνική σύνδεση. Εάν η γραμμή σας έχει «θέματα», τότε η ποιότητα φωνής του VoIP θα σας φανεί τουλάχιστον κακή. Οσο μεγαλύτερο το bandwidth, τόσο καλύτερη η ποιότητα της φωνής.
  • Εάν αγοράσετε ΑΤΑ/router, τότε επιλέξτε εκείνο με την πιο πρόσφατη τεχνολογία συμπίεσης και με λειτουργικότητα «κατάργησης της ηχούς» η οποία και βοηθά σημαντικά στον περιορισμό του ανεπιθύμητου αυτού φαινομένου.
  • Ελέγξτε τη συχνότητα του ΙΡφωνού σας και σιγουρευτείτε ότι δε δημιουργεί παρεμβολές με άλλον εξοπλισμό VoIP. Κάποιες φορές, η επιλογή χαμηλότερης συχνότητας μπορεί να κάνει αυτόματα τη διαφορά και να σταματήσει όλες τις παρεμβολές.
  • Βεβαιωθείτε ότι ο εξοπλισμός VoIP που διαθέτετε δεν αποτελεί εχθρό του… εαυτού του. Ενας router τοποθετημένος υπερβολικά κοντά στο ΑΤΑ, μπορεί να δημιουργήσει παρεμβολές. Η απομάκρυνση του ενός μηχανήματος από το άλλο καταργεί την ηχώ, τις προβληματικές κλήσεις και την κακή ποιότητα ήχου.
  • Ελέγξτε το hardware σας. Ο εξοπλισμός καλής ποιότητας αποτελεί βασική προϋπόθεση για την επικοινωνία καλής ποιότητας.

Δεν θα μπορώ να στέλνω φαξ
Παρά το τι έχετε πιθανότατα ακούσει, μπορείτε να στέλνετε φαξ μέσα από το σύστημα VoIP -αν και είναι εκνευριστικό όταν η μετάδοσή τους διαρκεί μια μικρή αιωνιότητα. Υπάρχουν, πάντως, τρόποι με τους οποίους μπορείτε να βελτιώσετε την ταχύτητα και την ποιότητα των φαξ:

  • Βεβαιωθείτε ότι ο προμηθευτής σας υποστηρίζει το Τ.38. Πρόκειται για συσκευή συμπίεσης και αποσυμπίεσης ήχου η οποία έχει σχεδιαστεί ειδικά για την ηλεκτρονική αποστολή των φαξ και βελτιώνει σημαντικά την ποιότητα του αντίγραφου.
  • Δοκιμάστε να σβήσετε το Error Connection Mode στο μηχάνημα του φαξ. Η ρύθμιση αυτή είχε προβλεφθεί για φαξ PSTN και δεν μπορεί να εφαρμοστεί στο VoIP. Ακόμα χειρότερα, μπορεί να «μπερδέψει» το μηχάνημα του φαξ καθώς προσπαθεί να λύσει προβλήματα τα οποία δεν έχει τη δυνατότητα να επιλύσει.
  • Βεβαιωθείτε ότι ο πάροχός προβαίνει σε ενεργό και τακτικό έλεγχο του routing των κλήσεών σας για τυχόν προβλήματα. Το κακό routing μπορεί να καθυστερήσει την αποστολή και λήψη φαξ σημαντικά. Παράλληλα, δεν είναι κάτι το οποίο εμπίπτει στη δική σας σφαίρα ελέγχου. Ο πάροχός σας είναι εκείνος που μπορεί να διασφαλίσει τη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας, εφόσον διαθέτει τη γνώση και την εμπειρία που απαιτούνται για την επίλυση του προβλήματος. 

Δεν μπορώ να χρησιμοποιήσω το VoIP με dial-up μόντεμ πιστωτικών καρτών
Ενώ τα δεδομένα συναλλαγών πιστωτικών καρτών που αποστέλλονται μέσω PSTN είναι κρυπτογραφημένα, η τυπική ψηφιακή πληροφορία που περνά μέσα από το VoIP δεν κρυπτογραφείται. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα πιστωτικών καρτών που μεταφέρονται μέσω VoIP δεν είναι ασφαλή. Σαν αποτέλεσμα, δεν υπάρχει ακόμα σύστημα VoIP που να ανταποκρίνεται στις βασικές προϋποθέσεις για συμμόρφωση με το πρότυπο PCI που απαιτούν οι εταιρείες πιστωτικών καρτών.

Ακόμα και αν το desktop από το οποίο αποστέλλετε τα δεδομένα είναι συμβατό με το πρότυπο PCI, από τη στιγμή που τα δεδομένα ξεκινούν το ταξίδι τους στο Internet, η συμμόρφωση παύει να ισχύει. Ακόμα και οι προηγμένοι πάροχοι VoIP που παρέχουν δυνατότητες κρυπτογράφησης δεν ανταποκρίνονται ακόμη στα πρότυπα του PCI.

Το θέμα αυτό είναι σίγουρο ότι θα επιλυθεί στο άμεσο μέλλον. Η διευρυνόμενη χρήση του VoIP ασκεί ήδη σημαντική πίεση στις εταιρείες πιστωτικών καρτών να εξελίξουν ένα βιώσιμο σύστημα. Καθώς πρόκειται απλά για ένα θέμα δημιουργίας ασφαλούς συστήματος SSL, παρόμοιο με εκείνο που διασφαλίζει την ασφάλεια των πληρωμών με πιστωτική κάρτα μέσω Η/Υ, το όλο θέμα δεν υπερβαίνει τις δυνατότητες της σύγχρονης τεχνογνωσίας.

Ωστόσο, αν επεξεργάζεστε τα δεδομένα σας μέσα από σύνδεση Internet και με secure gateway -όπως κάνουν και οι περισσότεροι, άλλωστε- τότε δεν υπάρχει κανένα πρόβλημα. Εναλλακτικά, μπορείτε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε την παραδοσιακή λύση του PSTN, εφόσον επιλέξετε να διατηρήσετε γραμμή PSTN.

Θα μπορέσει το υπάρχον δίκτυο να «σηκώσει» το VoIP;
Πριν αποπειραθείτε να εγκαταστήσετε VoIP, ελέγξτε ότι ο φορέας που σας παρέχει υπηρεσίες Internet σας διαθέτει αρκετό bandwidth. Διαφορετικά, είστε καταδικασμένος σε ατελείωτο εκνευρισμό για ένα σύστημα που είτε ημιλειτουργεί, είτε δεν δουλεύει καθόλου. Πριν να αγοράσετε ένα σύστημα, θα πρέπει να έχετε μια ξεκάθαρη ιδέα για το bandwidth που χρησιμοποιεί σήμερα η επιχείρηση, για τα Kbps που θα καταναλώνει η τυπική κλήση (συνήθως, γύρω στα 64Kbps), για το πόσες κλήσεις ενδέχεται να πραγματοποιούνται ταυτόχρονα και για το τι άλλο θα πρέπει να τρέχει την ίδια στιγμή με το VoIP.

Για να έχετε μια συνολική ιδέα για όλα τα παραπάνω, μπορείτε να τρέξετε ένα πρόγραμμα δοκιμής του bandwidth στο Internet. Βεβαιωθείτε, όμως, ότι κατανοείτε τα κόστη που εμπεριέχει η όποια αναβάθμιση, ώστε να είστε σίγουροι ότι είναι απαραίτητη και ότι αξίζει τον κόπο.

Εάν αγοράσω ένα σύστημα VoIP που καλύπτει τις σημερινές ανάγκες της επιχείρησης, τι θα συμβεί όταν αυτή επεκταθεί;
Προτού αγοράσετε οποιοδήποτε σύστημα VoIP, βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε πλήρως το βαθμό στον οποίο αυτό επιτρέπει μελλοντική επέκταση και το κόστος αυτής. Για παράδειγμα, πόσο εύκολα μπορείτε να εγκαταστήσετε περισσότερα εσωτερικά στο τηλεφωνικό σύστημα; Μπορείτε να περάσετε εύκολα από ένα μοντέλο όπου το VoIP σας παρέχεται εξωτερικά σε μοντέλο εσωτερικής χρήσης, εφόσον η επιλογή αυτή σας συμφέρει καλύτερα από οικονομικής άποψης;

Θα μπορώ να καλέσω αριθμούς έκτακτης ανάγκης σε περίπτωση που χρειαστεί;
Η σύντομη απάντηση είναι: ναι. Εφόσον, βέβαια, επιλέξετε έναν αξιόπιστο πάροχο VoIP και ακολουθήσετε τα απαραίτητα βήματα. Η δυσκολία που παρουσιάζεται με τις κλήσεις μέσω VoIP είναι ότι δεν υπάρχει συσχετισμός μεταξύ της διεύθυνσης ΙΡ και της φυσικής τοποθεσίας του χρήστη. Εάν, λοιπόν, καλέσετε έναν αριθμό έκτακτης ανάγκης μέσω VoIP, το κέντρο που θα λάβει την κλήση σας δεν θα έχει τα απαραίτητα στοιχεία για εσάς.

Ο προβληματισμός σχετικά με το θέμα αυτό, οδήγησε τις εν λόγω υπηρεσίες στο να επιβάλλουν στους παρόχους του VoIP τα ακόλουθα:

  • Να παρέχουν αυτόματα τη δυνατότητα κλήσης αριθμών εκτάκτου ανάγκης σε όλους τους πελάτες τους.
  • Να μην ενεργοποιούν υπηρεσίες σε νέο πελάτη χωρίς να καταγράφουν πρώτα τη φυσική τοποθεσία όπου θα χρησιμοποιείται η υπηρεσία.
  • Να προβλέπουν τουλάχιστον έναν, εύκολο τρόπο με τον οποίο ο πελάτης θα μπορεί να ενημερώνει για τυχόν αλλαγές όσον αφορά τη φυσική του τοποθεσία.
  • Να μεταφέρουν κάθε κλήση εκτάκτου ανάγκης, μαζί με τα στοιχεία αυτού που καλεί, στο κατάλληλο τηλεφωνικό κέντρο.

Ολοι οι προβληματισμοί που αναλύθηκαν παραπάνω μπορούν να επιλυθούν είτε άμεσα, είτε στο προσεχές μέλλον. Ωστόσο, δεν είναι όλα τα συστήματα VoIP το ίδιο -για αυτό και είναι σημαντικό να κάνετε μια αναλυτική εξέταση των διαφορετικών προϊόντων πριν να προχωρήσετε σε μια αγορά.