Για τις επιχειρήσεις αποκτά όλο και μεγαλύτερη σημασία να βάλουν σε τάξη τον ανεξέλεγκτο όγκο από τα τυπωμένα και ηλεκτρονικά έγγραφα που συσσωρεύεται καθημερινά, να τον καθοδηγήσουν στα σωστά κανάλια ενημέρωσης και αποθήκευσης και, τέλος, να μπορέσουν να αντλήσουν γρήγορα από αυτόν την πληροφορία που χρειάζονται.

Για την επικοινωνία των περισσότερων εταιρειών τα χάρτινα έγγραφα εξακολουθούν να παίζουν, όπως και πριν, ένα σημαντικό ρόλο. Παραστατικά παράδοσης, τιμολόγια, προσφορές ή υπομνήματα λαμβάνονται ή στέλνονται καθημερινά κατά συρροή. Μια μεγάλη πρόκληση τίθεται, λοιπόν, όσον αφορά στη διαχείριση αυτού του χείμαρρου των εγγράφων. Η λύση βρίσκεται στην ψηφιοποίηση, μια διαδικασία που βελτιστοποιεί τις καθημερινές ροές εργασίας και τα κάνει όλα πιο απλά.

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα χρειάζονται λιγότερο χώρο από ότι τα τυπωμένα, επιτρέπουν την ταχύτερη αναζήτηση στις πληροφορίες που εμπεριέχουν, ενώ είναι πιο εύκολα προσβάσιμα. Αλλά και η αρχειοθέτηση τους γίνεται πολύ ευκολότερα. Ετσι, ογκώδη συστήματα αρχειοθέτησης που δημιουργήθηκαν σε δεκαετίες είναι προσπελάσιμα με ένα απλό κλικ. Η ψηφιοποίηση υλοποιείται με εξειδικευμένες λειτουργίες και συστήματα σκαναρίσματος εγγράφων που διευκολύνουν την ψηφιακή μετατροπή τους, τη διανομή και αποθήκευσή τους. Ετσι, οι πληροφορίες ενσωματώνονται άμεσα στην καθημερινή ροή εργασίας. Το Scan-to-Email προσφέρει, για παράδειγμα, τη δυνατότητα να αποσταλούν άμεσα έγγραφα από τον εταιρικό scanner στους επιθυμητούς αποδέκτες. Το Scan-to-USB αποτελεί ένα άλλο παράδειγμα, όπου οι πληροφορίες αποθηκεύονται άμεσα σε USB sticks, εξοικονομώντας χρόνο και διαδικασίες.

Μια άλλη χρήσιμη λειτουργία που μπορεί να προσφέρει ένα σύστημα ψηφιοποίησης είναι το Scan-to-Server, όπου τα ψηφιοποιημένα έγγραφα αποθηκεύονται απευθείας από τον scanner στο επιλεγμένο δικτυακό φάκελο. Μέσω της διαδικασίας ψηφιοποίησης προσφέρεται μια άμεση και ευρύτερη πρόσβαση σε όλα τα εταιρικά έγγραφα. Ενα απλό κλικ αρκεί για την αρχειοθέτησή τους, ενώ το ίδιο έγγραφο μπορεί να διαβαστεί ταυτόχρονα από πολλούς διαφορετικούς χρήστες. Η βελτιωμένη μεταφορά της πληροφορίας οδηγεί σε μια φανερή εξοικονόμηση χρόνου και μείωση του κόστους διαχείρισης. Ενα ακόμα πλεονέκτημα της ψηφιακής αρχειοθέτησης είναι ότι τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ένα ασφαλές μέρος, όπου είναι   δύσκολο να χαθούν (σε αυτό συμβάλλουν και οι διαδικασίες backup).

Επιλέγοντας σωστά
Καθώς η ψηφιοποίηση των εγγράφων είναι σημαντική για την αρχειοθέτηση, προστασία, διακίνηση και αναζήτηση κρίσιμων εταιρικών εγγράφων, είναι ιδιαίτερα καθοριστική η σωστή επιλογή του κατάλληλου συστήματος ψηφιοποίησης. Ετσι, είναι αναπόφευκτο να προηγηθεί μια ανάλυση των αναγκών που πρόκειται να καλυφθούν. Για παράδειγμα, πρέπει να απαντηθούν ερωτήσεις του τύπου: Ποια έγγραφα υπάρχουν, από που προέρχονται και που πρέπει να αποθηκευτούν; Ποιος θα επιτρέπεται να έχει πρόσβαση σε αυτά; Για μια αποτελεσματική ενσωμάτωση στο περιβάλλον εργασίας, θα πρέπει οι scanners που θα χρησιμοποιούνται να μπορούν να ψηφιοποιήσουν σε υψηλή ανάλυση ολόκληρα έγγραφα, χωρίς να δεσμεύουν πολύ αποθηκευτικό χώρο.

Σε αντίθεση με τους επίπεδους scanners που χρησιμοποιούνται για οικιακή χρήση, οι scanners εγγράφων σαρώνουν, συνήθως,  σε αναλύσεις μεταξύ 150 και 300dpi και σε βάθος χρώματος τα 24bit. Οσον αυξάνει η ανάλυση και το βάθος χρώματος, τόσο αυξάνουν και οι απαιτήσεις για τον αποθηκευτικό χώρο των ψηφιοποιημένων εγγράφων. Επιπλέον, για την καθημερινότητα ενός γραφείου παίζει σημαντικό ρόλο η ευχρηστία που προσφέρει ο χρησιμοποιούμενος scanner. Λειτουργίες όπως η αυτόματη περικοπή εικόνας, η αυτόματη διόρθωση κλίσης και η αυτόματη περιστροφή σελίδων ελαχιστοποιούν το κόστος και προσφέρουν ένα βέλτιστο αποτέλεσμα.

Σημαντικό είναι, επίσης, οι scanners που θα επιλεγούν να είναι – εκτός από γρήγοροι, αξιόπιστοι και εύχρηστοι – συμπαγείς, ώστε να μην πιάνουν χώρο στο γραφείο. Αλλά και να μπορούν να σκανάρουν και τις δύο πλευρές μίας σελίδας, να υποστηρίζουν μια ποικιλία formats χαρτιού (από επαγγελματικές κάρτες ως φύλλα Α4), όπως και να διαθέτουν μια λειτουργία ADF για την αυτόματη τροφοδότηση σελίδων. Πρόσθετες λειτουργίες στο software φροντίζουν για μια δυναμική ή επιλεκτική προσαρμογή των ρυθμίσεων του scanner σε κάθε έγγραφο. Ολα αυτά βοηθάνε σε μια αποτελεσματική ψηφιοποίηση με τον ελάχιστο κόπο. Δεν πρέπει, φυσικά, να ξεχνά κανείς και τη δυνατότητα αυτόματης ενσωμάτωσης των ψηφιοποιημένων εγγράφων στο σύστημα ERP της εταιρείας, κάτι που μπορεί να αυξήσει σημαντικά την αποτελεσματικότητα του συστήματος ψηφιοποίησης.

Δυνατότητες
Οι επιχειρηματικές δυνατότητες που ανοίγει η ψηφιοποίηση των εγγράφων είναι ποικίλες. Χαρακτηριστικό είναι το παράδειγμα των λογιστικών εγγράφων και δεδομένων. Τα τιμολόγια μπορούν να στέλνονται ηλεκτρονικά στους πελάτες, ενώ οι λογαριασμοί που υπάρχουν σε χάρτινη μορφή, μπορούν να σκανάρονται και να επεξεργάζονται ηλεκτρονικά. Ετσι, το λογιστήριο θα μπορεί να επεξεργάζεται και να αξιολογεί πιο εύκολα τα οικονομικά της εταιρείας, επιταχύνοντας και διευκολύνοντας τις διαδικασίες. Το ίδιο μπορεί να γίνει με άλλα εμπορικά έγγραφα και επιστολές, οι οποίες μπορούν να ληφθούν με ηλεκτρονικό τρόπο ή να ενσωματωθούν στο σύστημα μέσω του scanning.

Στην ίδια πλατφόρμα θα μπορούσαν να ενσωματωθούν η διαχείριση των emails, των ηλεκτρονικών αρχείων για τους πελάτες, το προσωπικό, τους προμηθευτές, τις συμβάσεις, τα προϊόντα κ.λπ., το διαφημιστικό υλικό, η διαδικασία έγκρισης των τιμολογίων, το Quality Management, το Project Management και τα συναφή. Γενικά οι δυνατότητες που ανοίγουν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα, αλλά και η χρήση ενός γενικότερου συστήματος διαχείρισης εγγράφων, είναι απεριόριστες, οδηγώντας σε μια αποτελεσματικότερη διαχείριση και αξιοποίηση της εταιρικής πληροφορίας.


Ασφάλεια
Καθώς οι περισσότεροι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν τα δικτυακά συστήματα εκτύπωσης και σάρωσης ως κεντρικά σημεία για τη διαχείριση των εταιρικών εγγράφων, θα πρέπει τα ευαίσθητα εταιρικά δεδομένα που περιέχονται σε αυτά να προστατεύονται επαρκώς έναντι των μη εξουσιοδοτημένων προσβάσεων. Οι σημαντικότεροι μηχανισμοί προστασίας που ενσωματώνουν οι κατασκευαστές εξ αρχής στα συστήματα τους, περιλαμβάνουν την πιστοποίηση, την κρυπτογράφηση και την αντικατάσταση δεδομένων. Η πιστοποίηση των χρηστών, η οποία επιτυγχάνεται με την εισαγωγή αριθμών PINs στα συστήματα, προσφέρει αξιόπιστη εκτύπωση, σάρωση και αποστολή φαξ των εταιρικών εγγράφων, εμποδίζοντας τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε αυτά από τρίτους. Πρόσθετη και αξιόπιστη προστασία προσφέρει και το overwriting των δεδομένων, κατά το οποίο όλα τα προσωρινά αρχεία εκτύπωσης ή σάρωσης, τα οποία έχουν αποθηκευτεί στο εσωτερικό σκληρό δίσκο του συστήματος, σβήνονται αμέσως μετά τη χρήση τους, χρησιμοποιώντας μια ακολουθία από μηδενικά και τυχαία δεδομένα, που γράφονται απευθείας από πάνω τους. Μια επιπλέον προστασία προσφέρει η SSL κρυπτογράφηση των προς εκτύπωση δεδομένων

Οφέλη
Οι λύσεις ψηφιοποίησης και ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων μπορούν να προσφέρουν σημαντικά οφέλη, όπως:
Αύξηση του τζίρου: Τα ηλεκτρονικά έγγραφα περιέχουν όλες τις πληροφορίες για τους πελάτες μιας εταιρείας. Λίγα κλικ αρκούν για να αντλήσει κανείς όλη τη σχετική με τους πελάτες της εταιρείας πληροφόρηση, ώστε κατόπιν να προσφέρει λύσεις που θα ικανοποιούν τις συγκεκριμένες ανάγκες του εκάστοτε πελάτη. Με αυτόν τον τρόπο δημιουργούνται νέες ευκαιρίες cross selling, που θα μπορούσαν να αυξήσουν τον τζίρο της εταιρείας. Συν τις άλλοις, η χρονοβόρα αναζήτηση σημαντικών εταιρικών εγγράφων – όπως είναι, για παράδειγμα, τα συμβόλαια ή τα έγγραφα παραγγελιών – γίνεται παρελθόν.

Μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα: Χάρη στις τεχνολογίες ψηφιοποίησης και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εγγράφων οι εταιρείες είναι σε θέση να διαχειριστούν, να οργανώσουν και να αποθηκεύσουν με ασφάλεια τον μεγάλο όγκο ηλεκτρονικών και φυσικών εγγραφών που συσσωρεύεται καθημερινά. Ετσι, η αναζήτηση εγγράφων γίνεται πιο εύκολα και γρήγορα, κάτι που αυξάνει την αποτελεσματικότητα των υπαλλήλων. Εκτός από τον αποτελεσματικότερη αξιοποίηση του χρόνου των εργαζομένων, η εξάλειψη του χαρτιού μπορεί να επιδράσει θετικά και στο λειτουργικό κόστος της εταιρείας.

Απλούστερη συμμόρφωση: Ενα ιδιαίτερο σημαντικό θέμα αποτελεί η συμμόρφωση των εταιρικών εγγράφων σύμφωνα με τις ισχύουσες νομικές διατάξεις. Η αποτυχία συμμόρφωσης στη διαχείριση των εταιρικών εγγράφων θα μπορούσε να επιφέρει πρόστιμα, να κάνει κακό στο όνομα της εταιρείας ή ακόμα και να οδηγήσει στην απώλεια της άδειας λειτουργίας της επιχείρησης. Οι μοντέρνες λύσεις ψηφιοποίησης και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης οργανώνουν κεντρικά το περιεχόμενο και τις διαδικασίες, επιτρέποντας την απλούστερη τήρηση των απαιτήσεων συμμόρφωσης.

Ικανοποίηση πελατών: Η ικανοποίηση των πελατών αποτελεί το «Α» και το «Ω» για την επιτυχία μιας εταιρείας. Με τα συστήματα ψηφιοποίησης και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εγγράφων, οι εταιρίες μπορούν να επικοινωνούν ταχύτερα και κυρίως πιο ανεξάρτητα με τους πελάτες τους. Οι πληροφορίες που ανταλλάζουν με τους πελάτες τους μπορούν έτσι να είναι πιο ακριβείς, πιο εξατομικευμένες και προσαρμοσμένες στις ανάγκες τους.

Βέλτιστη αντίδραση: Ενα ακόμα πλεονέκτημα είναι η δυνατότητα που δίνεται στις εταιρείες να μοιράσουν γρήγορα και απλά τις γνώσεις τους – τόσο ανάμεσα στους εργαζόμενους, όσο και εξωτερικά, στους πελάτες ή συνεργάτες τους. Προϋπόθεση γι’ αυτό είναι συστήματα, τα οποία είναι εύχρηστα, είναι απλά και έχουν ευρεία αποδοχή από τους χρήστες τους.

Εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος: Δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι ένας υπάλληλος μπορεί να ξοδέψει περισσότερο χρόνο για την αναζήτηση ενός εγγράφου από το χρόνο που θα χρειαστεί για να το διαβάσει. Ετσι, τα συστήματα ψηφιοποίησης και διαχείρισης εγγράφων οδηγούν στην εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος. Τα κέρδη και η επιστροφή της επένδυσης όσον αφορά ένα σύστημα ψηφιοποίησης έχουν να κάνει με την παραγωγικότητα, η οποία αυξάνεται κατακόρυφα. Αυτό σημαίνει κατ’ επέκταση ότι καταναλώνονται λιγότεροι ανθρώπινοι πόροι για τη διεκπεραίωση των εταιρικών διεργασιών. Πάρτε, για παράδειγμα, ένα μεγάλο οργανισμό που διαχειρίζεται καθημερινά ένα σημαντικό όγκο τιμολογίων, δελτίων αποστολής, συμβολαίων και άλλων σημαντικών εγγράφων. Η ψηφιοποίηση μπορεί να οδηγήσει διεκπεραίωση των εργασιών, στο μισό χρόνο και με το μισό ανθρώπινο δυναμικό σε σχέση με πριν. Εν κατακλείδι η ψηφιοποίηση των εγγράφων προσφέρει καλύτερη και γρήγορη πρόσβαση στην πληροφορία, μειώνει το κόστος και περιορίζει τα λάθη.