Η Πληροφορική είναι στην καρδιά σχεδόν όλων των δραστηριοτήτων ενός οργανισμού. Από τη μία πλευρά, αυτό καθιστά τον CIO και την ομάδα του περισσότερο πολύτιμους από ποτέ, από την άλλη έχει συμμετοχή σε κάθε ατυχές γεγονός που μπορεί να συμβεί...

Ας αρχίσουμε με μια παραδοχή: ουδείς γνωρίζει την πλήρη έκταση της οικονομικής κρίσης που βιώνουμε στην χώρα μας, την πορεία που θα ακολουθήσουμε στο μέλλον και την τελική έκβαση. Με δεδομένο ότι η παγκόσμια οικονομική ύφεση ξεκίνησε το 2008, είναι τουλάχιστον παράδοξο το γεγονός ότι ο επιχειρηματικός κόσμος στη χώρα μας δεν προετοιμάστηκε επαρκώς τα δύο τελευταία χρόνια για να αντιμετωπίσει τα νέα δεδομένα, έτσι όπως τα γνώριζε έως και τα μέσα του 2010. Το τέλος της χρονιάς που πέρασε, αλλά και όσα έχουν συμβεί από τον Απρίλιο και μετά, ανέτρεψαν τα όσα πιστεύαμε για τις δυνατότητες της οικονομίας μας.

Ο χρόνος που χάθηκε στο ενδιάμεσο αποδεικνύεται πλέον πολύ ακριβός, μιας και βρήκε τις περισσότερες επιχειρήσεις απροετοίμαστες να αντιμετωπίσουν το πρόβλημα όπως το γνωρίζουμε εδώ και περίπου 12 μήνες. Μέσα σ΄αυτό το τοπίο αβεβαιότητας, ο κλάδος της Πληροφορικής καλείται να προσαρμοστεί στις νέες συνθήκες με πιεστικούς ρυθμούς. Ο CIO κάθε εταιρείας ηγείται της προσπάθειας αυτής στο χώρο του, σ’ ένα έργο κάθε άλλο παρά εύκολο. Ας μη ξεχνάμε ότι στη χώρα μας η επιστήμη της Πληροφορικής σπάνια τυγχάνει της αναγνώρισης που έχει σε άλλες χώρες της Ευρώπης και της Αμερικής.

Αλλωστε, δεν είναι σπάνια η οργανωτική δομή στην οποία ο CIO αναφέρεται στον CFO, ή ακόμα και σε άλλες οργανωτικές μονάδες πρώτου επιπέδου μέσα στην εταιρεία. Οποια και αν είναι όμως η θέση του CIO μέσα στον οργανισμό, οι συνθήκες επιβάλλουν τη μετεξέλιξη και την άμεση προσαρμογή στα νέα δεδομένα.

Οργανώστε την ομάδα σας
Ξεκινώντας από τα βασικά, πρέπει να θεωρούμε ως δεδομένο ότι ο CIO ευθυγραμμίζει πλήρως τη λειτουργία της διεύθυνσής του με τις επιχειρησιακές ανάγκες όπως αυτές εκφράζονται από τη Διοίκηση. Η όποια απόκλιση θα πρέπει να εντοπίζεται έγκαιρα και να διορθώνεται άμεσα. Πρέπει να γίνει αντιληπτό ότι ο CIO είναι πρωτίστως πιστός στον οργανισμό και στο ανθρώπινο δυναμικό του οποίου προΐσταται. Ο κοινός παρονομαστής των αποφάσεων που λαμβάνονται είναι η βέλτιστη εξυπηρέτηση του οργανισμού μέσα από τους άξονες λειτουργίας της Διοίκησης. Τούτο επιτυγχάνεται πιο εύκολα αν το περιβάλλον είναι δομημένο και υπάρχουν ξεκάθαρες ροές και αρμοδιότητες.

Η οργάνωση δεν είναι υπόθεση μόνο των υπολοίπων. Ο CIO οφείλει μεθοδικά να οργανώσει το σύνολο της Διεύθυνσής του, έστω και αν χρειαστεί χρόνος ο οποίος θεωρητικά δεν υπάρχει. Ο στρατηγικός προγραμματισμός δεν αφορά μόνο πολυεθνικές ή πολύ μεγάλες εταιρείες, αλλά είναι αναγκαίος για όλους. Ο εργασιακός προγραμματισμός δεν μπορεί να είναι κάτι που αφορά «τους άλλους».

Οι ρόλοι πρέπει να είναι ξεκάθαροι και οι μέθοδοι εργασίας πρέπει να τυποποιηθούν μέσα από γραπτές διαδικασίες και λειτουργίες. Μπορεί σε πρώτη ανάγνωση να θεωρηθεί ότι ο χρόνος που θα δαπανηθεί για τη δημιουργία ενός δομημένου περιβάλλοντος θα είναι καλύτερο να επενδυθεί κάπου αλλού.

Η διεθνής πραγματικότητα όμως μας αναγκάζει να αναθεωρήσουμε τέτοιου είδους απόψεις και να υιοθετήσουμε τα best practices του κλάδου. Τα κριτήρια αξιολόγησης του ανθρώπινου δυναμικού, των αναγκών, των έργων και των δυνατοτήτων θα πρέπει να είναι πολύ αυστηρά ώστε τα έργα τα οποία θα προκριθούν προς υλοποίηση να παραδοθούν ολοκληρωμένα και στην ώρα τους. Ο CIO οφείλει να είναι «ορατός» ώστε να προβάλει, χωρίς υπερβολές, το έργο της Διεύθυνσής του και την αξία που προσδίδει στην εταιρεία.

Στην προσπάθειά του αυτή, επιβάλλεται να προβάλει τους συνεργάτες εκείνους οι οποίοι συμμετέχουν ενεργά στην ομάδα, ειδικά σε χώρους που οι τελευταίοι δεν έχουν πρόσβαση. Σε προσωπικό επίπεδο, πρέπει να λειτουργεί μέσα σε ένα επαγγελματικό πλαίσιο δίνοντας ο ίδιος το παράδειγμα σε όλους τους συνεργάτες του.

Πολλά μπορούν να επιτευχθούν προσέχοντας τους τρόπους και τις μεθόδους επικοινωνίας. Απλά δείγματα γραφής, όπως η προσέλευση στο χώρο εργασίας λίγα λεπτά νωρίτερα, και αποχώρηση μετά απ’ όλους, θα βοηθήσουν σημαντικά στο χτίσιμο των σχέσεων με τους συνεργάτες.

Ωρα για τολμηρές αποφάσεις
Οι δυσκολίες που βρίσκονται μπροστά μας θα πρέπει να αντιμετωπίζονται νηφάλια.

Πρέπει σταδιακά να επιβληθούν συγκεκριμένοι τρόποι επικοινωνίας ανάμεσα στον CIO και τους συνεργάτες του, καθώς και με το υπόλοιπο προσωπικό του οργανισμού, ώστε να αποφευχθούν οι τριβές που θα δημιουργούνται λόγω της εργασιακής πίεσης.

Οι συνθήκες έχουν ωριμάσει ώστε οι λύσεις οι οποίες θα προτείνονται προς τη διοίκηση για την επίτευξη των στόχων να έρχονται μέσα από τεχνολογίες οι οποίες σήμερα είναι πιο προσιτές από ποτέ. Γνωρίζοντας εκ των προτέρων ότι ο προϋπολογισμός για όλες τις επιχειρησιακές μονάδες του οργανισμού θα είναι μειωμένος ενώ οι ανάγκες θα παραμείνουν κατ’ ελάχιστον οι ίδιες, ο CIO καλείται να λάβει αποφάσεις που κατά περίπτωση θα είναι τολμηρές.  Είναι γεγονός ότι η Πληροφορική είναι στην καρδιά σχεδόν όλων των δραστηριοτήτων ενός οργανισμού.

Από τη μία πλευρά, αυτό καθιστά τον CIO και την ομάδα του περισσότερο πολύτιμους από ποτέ, από την άλλη έχει συμμετοχή σε κάθε ατυχές γεγονός που μπορεί να συμβεί.

Ομως είναι εξαιρετικά σημαντικό για τον CIO, και όχι μόνο, να αποποιηθεί του φόβου που υπάρχει διάχυτα γύρω μας. Αλλωστε, καθημερινά καλούμαστε να πάρουμε σημαντικές αποφάσεις, να εντοπίσουμε προβλήματα, να προτείνουμε λύσεις, να εξυπηρετήσουμε θέματα που προκύπτουν. Με λίγα λόγια, το ζητούμενο δεν είναι άλλο από το να ανταποκριθούμε στο ρόλο που μας έχει εμπιστευθεί η Διοίκηση. Η αποτυχία δεν αποτελεί επιλογή.