Καθώς οι επιχειρήσεις μπαίνουν σε μια εποχή κατακλυσμού δεδομένων και πληροφορίας, η Διεύθυνση Πληροφορικής καλείται να αναδείξει τα σωστά εργαλεία για τη διαχείρισή τους.

Σε μια περίοδο που οι απαιτήσεις των επιχειρήσεων από τις επενδύσεις τους  σε Πληροφορική κορυφώνονται, η Διεύθυνση ΙΤ θα πρέπει να φροντίσει να καλύψει συνολικά και αποτελεσματικά όλες τις ανάγκες που αφορούν τη διαχείριση περιεχομένου. Ανάλογα με τις ανάγκες, τις προτεραιότητες και τις ιδιαιτερότητές της, η κάθε επιχείρηση θα πρέπει να κάνει την αρμόζουσα σύνδεση μεταξύ του λογισμικού ECM και του Business Analytics, Social Collaboration, Process Automation κ.λπ.

Το σχήμα που θα δημιουργηθεί θα πρέπει να είναι ευέλικτο αλλά και ασφαλές. Θα πρέπει να εγγυάται ασφάλεια πέραν του firewall και να είναι ικανό να υποστηρίξει όλους τους διαφορετικούς τύπους αρχείων δεδομένων, την αναζήτηση εκ μέρους όλων των τύπων χρηστών και μέσω όλων των διαφορετικών ειδών συσκευών.

Στην εποχή των Big Data και του Cloud
Η πληροφορία που παράγεται σε καθημερινή βάση σήμερα, δεν είναι απλά περισσότερη παρά ποτέ, αλλά και εξαιρετικά δύσκολη στη διαχείρισή της. Η πληροφορία αυτή δεν αυξάνει μόνο σε όγκο, αλλά και σε πλούτο και διασπορά. Κι ενώ το 75% της πληροφορίας αυτής δημιουργείται από μεμονωμένους χρήστες, έρευνα της IDC εκτιμά ότι οι επιχειρήσεις θα αποκτήσουν σταδιακά την ευθύνη για το 80% των δεδομένων αυτών.

Παράλληλα, το μεγαλύτερο μέρος της ανάπτυξης του όγκου της πληροφορίας παρουσιάζεται σε πλουσιότερους και πιο σύνθετους τύπους αρχείων -π.χ. εικόνας, βίντεο και φωνής. Η ταχέως διευρυνόμενη χρήση των εφαρμογών για μεμονωμένους χρήστες μέσω cloud, αλλά και των εργαλείων social collaboration στις επιχειρήσεις, δημιουργούν μια καινούρια πρόκληση για τη Διεύθυνση Πληροφορικής. Η πληροφορία επεκτείνεται και προς μία τρίτη «διάσταση».

Οι εταιρείες αρχίζουν να χρησιμοποιούν νέες εφαρμογές cloud οι οποίες αποθηκεύουν την πληροφορία και εκτός του εταιρικού firewall. Στο υβριδικό αυτό περιβάλλον, δεν είναι δύσκολο να χαθεί ο έλεγχος. Το προσωπικό διαθέτει επίσης περισσότερες συσκευές μέσω των οποίων έχει πρόσβαση στην πληροφορία. Ολη αυτή η ελευθερία των χρηστών μεταφράζεται σε αυξημένες ευθύνες για το ΙΤ που τους υποστηρίζει.

Πέρα από τη «μάχη» με το τέρας της διογκωνόμενης πληροφορίας, η Διεύθυνση Πληροφορικής πρέπει ταυτόχρονα να είναι συνεπής με τις ρυθμίσεις που της υποδεικνύουν πώς θα πρέπει να προστατεύει τα αρχεία που διατηρεί -τόσο σε έντυπη, όσο και σε ηλεκτρονική μορφή. Η μη-συμμόρφωση είναι ένα ρίσκο που μπορεί να στοιχίσει στην επιχείρηση από ένα «απλό» πρόστιμο, έως διακοπή της λειτουργίας της.

Ακόμα και η καθυστέρηση της προσαρμογής σε νομικά θέματα μπορεί να οδηγήσει σε τσουχτερά πρόστιμα. Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών είναι ο τρόπος μέσω του οποίου θα επιτευχθεί η επιθυμητή ισορροπία μεταξύ επιχειρηματικής ευελιξίας και συμμόρφωσης με τις κανονιστικές απαιτήσεις.

Δημιουργία και αναζήτηση περιεχομένου σε περιβάλλον Enterprise 2.0
Ως Enterprise 2.0 ορίζεται η μελλοντική -ή σύγχρονη- επιχείρηση η οποία αξιοποιεί τα εργαλεία και τις τεχνολογίες που χαρακτηρίζουν το Web 2.0 με στόχο την άντληση επιχειρησιακού οφέλους. Ποιος είναι όμως ο ρόλος που αποκτά το content management στο νέο αυτό πλαίσιο; Ποιοι είναι οι νέοι τρόποι για τη δημιουργία, αναζήτηση, σύνθεση και οργάνωση του περιεχομένου;

Στη νέα τάξη πραγμάτων όσον αφορά τη διαχείριση του περιεχομένου, διαδίδεται ολοένα και περισσότερο η πρακτική του collaboration και του group editing. Ομάδες εργαζομένων συνεργάζονται με επίκεντρο ένα κοινό, κεντρικά αποθηκευμένο αρχείο το οποίο μπορεί να έχει τη μορφή κειμένου, λογιστικών φύλλων, παρουσίασης ή ιστοσελίδας.

Εφαρμογές και πλατφόρμες όπως τα wikis και τα Google Docs & Spreadsheets λύνουν το πρόβλημα του version control και της ταυτόχρονης χρήσης του ίδιου αρχείου -θέματα που συχνά φρενάρουν προσπάθειες για ομαδική εργασία. Τα εργαλεία αυτά είναι χαμηλού -ή και μηδενικού- κόστους και δεν απαιτούν από το χρήστη τίποτα περισσότερο από ένα web browser.

Καθώς οι browsers γίνονται όλο και πιο ισχυροί και καθώς οι δυνατότητες εργαλείων όπως τα wikis εξελίσσονται συνεχώς, εκτιμάται ότι η όποια διαφορά μεταξύ αυτών και των παραδοσιακών εργαλείων για επεξεργασία κειμένου και λογιστικών φύλλων θα εκλείψει. Η δυνατότητα για group editing αποδίδει συνήθως περισσότερο όταν τοποθετείται στον κεντρικό πυρήνα της επιχείρησης και χρησιμοποιείται από υπαλλήλους που συνεργάζονται στενά μεταξύ τους. Σε πολλές επιχειρήσεις, το group editing αποτελεί και το βασικό αντικείμενο όσον αφορά τις προσπάθειες για Enterprise 2.0.

Οι εταιρείες που το αξιοποιούν καθιερώνουν περιβάλλοντα group editing για όλες τις ενότητες (εργαστήρια, ομάδες εργασίας, επιχειρησιακά τμήματα, ομάδες πελατών κ.λπ.). που τις επιζητούν. Εναλλακτικά, επιτρέπουν στα επιμέρους τμήματα της επιχείρησης να δημιουργήσουν παρόμοια περιβάλλοντα με δική τους πρωτοβουλία.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα περιβάλλοντα αυτά είναι κλειστά. Κανένας άλλος χρήστης, πέρα από τα μέλη της συγκεκριμένης ομάδας, δεν έχει το δικαίωμα να αλλάξει το περιεχόμενο το οποίο είναι προσβάσιμο μόνο στα μέλη της ομάδας. Τον αποκλεισμό αυτό μπορεί να δικαιολογούν σοβαροί προβληματισμοί -συμπεριλαμβανομένης της ασφάλειας και της εμπιστευτικότητας- αλλά έχει δυο σημαντικά μειονεκτήματα.

Πρώτον, το περιεχόμενο «εκτός πρόσβασης» δεν επιτρέπει την αναζήτηση, τη σύνδεση, ή το tagging και έτσι δεν μπορεί να χρησιμεύσει σε κανέναν εκτός ομάδας. Το δεύτερο μειονέκτημα είναι το αντίστροφο του πρώτου. Ολοι εκείνοι που δεν έχουν πρόσβαση στο περιεχόμενο δεν μπορούν να συνεισφέρουν προσθέτοντας το χρήσιμο περιεχόμενο που διαθέτουν οι ίδιοι.

Διαχείριση της πληροφορίας ίσον διάχυση της γνώσης
Η έννοια του authoring χρησιμοποιείται για να περιγράψει τη δημιουργία περιεχομένου και την ανάρτησή του στο διαδίκτυο, με ανοικτή πρόσβαση στο ευρύ κοινό. Σε αντίθεση με την αποστολή ενός e-mail ή τη χρήση οποιασδήποτε άλλης τεχνολογίας ιδιωτικού καναλιού, το authoring αποτελεί μία δημόσια πράξη. Το authoring μπορεί να παίρνει διάφορες μορφές: από το να μοιράζεται κανείς ενημερώσεις σχετικά με το εργασιακό του status χρησιμοποιώντας λογισμικό κοινωνικής δικτύωσης, μέχρι την ανάρτηση φωτογραφιών και αρχείων βίντεο (ή podcasts), ή την τήρηση ενός blog.

Για επιχειρησιακούς σκοπούς, η πλέον ξεκάθαρη αξία του blogging και άλλων μορφών authoring είναι το ότι επιτρέπει τη διάχυση και την πρόσβαση σε γνώση, εξειδίκευση, εμπειρία και διορατικότητα με τρόπο που διασφαλίζει τη συνέχεια και την ευκολία.

Οταν οι επιχειρησιακοί authors αλληλοσυνδέουν το περιεχόμενό τους με links, όταν οι χρήστες κάνουν tagging του περιεχομένου αυτού και όταν γίνεται χρήση τεχνολογίας αναζήτησης τύπου 2.0 η οποία και φέρνει πρώτο το περιεχόμενο εκείνο που είναι πιο σχετικό με τα ζητούμενα μιας αναζήτησης, μπορεί να επιτευχθεί ο βασικός στόχος του κινήματος για τη διαχείριση της γνώσης: η εταιρεία δημιουργεί ένα δυναμικό αποθετήριο που περιλαμβάνει πολλά από αυτά που «κατέχει» και τα μέλη της μπορούν τόσο να παράγουν, όσο και να καταναλώνουν τα περιεχόμενα του αποθετηρίου σε βάθος χρόνου.

Το αντίστροφο του authoring είναι το broadcast search. Οι χρήστες δημοσιεύουν, όχι αυτό που ξέρουν, αλλά αυτό που δε γνωρίζουν και θέλουν να μάθουν. Το broadcast search είναι η δημοσίευση ερωτημάτων σε κάποιο δημόσιο φόρουμ, με την ελπίδα ότι αυτά θα απαντηθούν. Τα φόρουμ αυτά μπορεί να είναι λαοφιλή και να λειτουργούν σε εθελοντική βάση -όπως το Yahoo! Answers- ή και εξειδικευμένες κερδοσκοπικές επιχειρήσεις -όπως το Innocentive, το οποίο και απαντά σε επιστημονικά προβλήματα.

Οπως και με το group editing, η πιθανότητα να βρει κανείς το «θησαυρό» που αναζητεί ανάμεσα στα «άχυρα» αυξάνεται όσο εισχωρούν στην κοινότητα περισσότεροι χρήστες.

Μία νέου τύπου οργάνωση της πληροφορίας
Το μεγαλύτερο, ενδεχομένως, όφελος από το λογισμικό κοινωνικής δικτύωσης και τις υπόλοιπες εφαρμογές του Web 2.0 είναι η δυνατότητά τους να «αυτο-οργανώνονται.» Οι χρήστες τους αναπτύσσουν πολύτιμες κοινότητες και πόρους τα οποία και σχηματοποιούνται με την πάροδο του χρόνου χωρίς να απαιτούν κάποια κεντρική καθοδήγηση.

Η ταχύτητα με την οποία εξελίσσονται τα πράγματα online είναι τόσο μεγάλη, που δεν προλαβαίνουμε να σκεφτούμε το όλο φαινόμενο και το αντιμετωπίζουμε απλά ως κάτι το δεδομένο. Κι όμως, είναι αξιοθαύμαστο το ότι πολλές, ασήμαντες και ασυντόνιστες μεταξύ τους αλληλεπιδράσεις έχουν σαν αποτέλεσμα την εμφάνιση ενός συγκεκριμένου γενικού μοτίβου και μιας κάποιας δομής.

Είναι μάλλον ασφαλές να υποστηρίξουμε ότι η αυτο-οργάνωση δεν αποτελεί έννοια που θα αποδέχονταν αβίαστα οι περισσότερες επιχειρήσεις. Αλλωστε, ένα από τα βασικότερα χαρακτηριστικά κάθε επιχείρησης είναι η ιεραρχία ή, αλλιώς, μια προκαθορισμένη και -σε μεγάλο βαθμό- σταθερή δομή. Στο πλαίσιο της κλασικής ιεραρχίας, χαρακτηριστικά όπως η εξουσία, η εξειδίκευση και οι ρόλοι απονέμονται ή ανατίθενται.

Προκειμένου, όμως, η επιχείρηση να δρέψει τα οφέλη του social software, θα πρέπει να ασπαστεί την ιδέα ότι η εξειδίκευση, η εξουσία και οι ρόλοι προκύπτουν -τουλάχιστον εν μέρει- με την πάροδο του χρόνου και ότι δεν προκαθορίζονται πάντα και σε απόλυτο βαθμό. Στη συνέχεια, μπορούν να εγκαταστήσουν κάποια είδη social software και να αφήσουν τους ανθρώπους να αλληλεπιδράσουν ελεύθερα μεταξύ τους.

Το ποιος γνωρίζει τι και ποιοι θα έπρεπε να συνεργάζονται μεταξύ τους μπορεί να προκύψει κάλλιστα μέσα από την παραπάνω πρακτική, αντί να προκαθορίζεται πάντα από την ανώτατη διοίκηση. Ο McAfee καταλήγει ότι το social software λειτουργεί προς όφελος της εταιρείας εκείνης που βλέπει την αυτο-οργάνωση σαν όφελος, και όχι σαν κίνδυνο.

Προκειμένου μια επιχείρηση να διαμορφώσει τη δική της στρατηγική όσον αφορά τη διαχείριση του περιεχομένου, θα πρέπει να ορίσει ξεκάθαρους στόχους ως προς το τι επιθυμεί να επιτύχει. Οι στόχοι αυτοί θα βοηθήσουν, με τη σειρά τους, στο να ξεκαθαριστούν τα μέσα: τα εργαλεία που θα πρέπει να αποκτήσει και να εγκαταστήσει η επιχείρηση και τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσει προκειμένου να διασφαλίσει αποδοχή σε εύρος και σε βάθος. Το τελικό, άλλωστε, ζητούμενο είναι η μεγιστοποίηση της αποδοχής της νέας τεχνολογίας από τους χρήστες και η χρήση της με τρόπο παραγωγικό.