Με «βελτιωτικό» τα unified communications, η ΚΤΕΟHellas δυναμώνει τη μηχανή της και διευκολύνει κάθε μορφή επικοινωνίας -τόσο για τη Διοίκηση, όσο και για το προσωπικό.
Οι τέσσερις μονάδες ΚΤΕΟ που ήδη αποτελούν το δίκτυο της ΚΤΕΟHellas, και βρίσκονται απομακρυσμένα προκειμένου να καλύψουν διάφορες περιοχές της Αθήνας, αντιμετώπιζαν ιδιαίτερες προκλήσεις στον τομέα της επικοινωνίας. Καθότι η ΚΤΕΟHellas είναι μια ταχέως αναπτυσσόμενη εταιρεία, με σχέδια για επέκταση του δικτύου της στο άμεσο μέλλον, η ανάγκη για αναζήτηση νέων και προηγμένων τεχνολογικά λύσεων επικοινωνίας έγινε πλέον επιτακτική.
Απώτερος στόχος μέσω της αναβαθμισμένης ενδοεταιρικής επικοινωνίας ήταν να παρέχονται καλύτερες και αυτοματοποιημένες υπηρεσίες προς τους πελάτες. Βασιζόμενη στην απλή τηλεφωνική επικοινωνία μεταξύ των στελεχών της, η εταιρεία γρήγορα συνειδητοποίησε ότι ήταν ανεπαρκής.
Παράλληλα, ανταποκρινόμενη και στις τεχνολογικές απαιτήσεις της εποχής μας, η εταιρεία ήταν υποχρεωμένη να έχει δυνατότητα ηλεκτρονικής επικοινωνίας με κάθε δυνατό τρόπο: φωνητικές κλήσεις, email, fax, σύντομο μήνυμα, video κλήση και web conference.
Τέλος, υπήρχε ανάγκη μιας πλατφόρμας εκπαίδευσης των στελεχών της, όπου θα τους παρουσιάζονται οι εξελίξεις στον τομέα εξειδίκευσής τους.
Αναζητώντας νέες λύσεις για τις αυξανόμενες επικοινωνιακές της ανάγκες, η ΚΤΕΟHellas κατέληξε στη λύση Unified Communications, η οποία βασίζεται στον Office Communications Server 2007 της Microsoft. Για την υλοποίηση του έργου η εταιρεία επέλεξε την SiEBEN, λόγω της εκτεταμένης και εξειδικευμένης εμπειρίας της σε λύσεις που βασίζονται σε προϊόντα Microsoft.
Γενικό «σέρβις» των εργαλείων επικοινωνίας
Υιοθετώντας λύση Unified Communications, η ΚΤΕΟHellas διαθέτει πλέον μοναδικές δυνατότητες που κάνουν εφικτή κάθε μορφή επικοινωνίας. Η ενοποίηση του Office Communications Server 2007 με τον Exchange Server 2007 και του Office Communicator 2007 με το Outlook και τα υπόλοιπα προϊόντα του Microsoft Office, δημιουργούν ένα ιδανικό περιβάλλον συνεργασίας και επικοινωνίας. Ταυτόχρονα, για την προστασία του δικτύου της και των υποδομών της, η εταιρεία επένδυσε σε μοναδικά προϊόντα ασφαλείας όπως ISA Server και Forefront, τα οποία της δίνουν τη δυνατότητα να έχει απόλυτο έλεγχο.
Ολα τα στοιχεία επικοινωνίας (όνομα, τηλέφωνο, email) είναι πλέον διαθέσιμα σε όλους τους χρήστες του συστήματος μέσω του Microsoft Exchange Server. Οι χρήστες πλέον είναι ενημερωμένοι για τη διαθεσιμότητά τους ανά πάσα στιγμή, μπορούν να οργανώσουν αποτελεσματικότερα το πρόγραμμά τους, ενώ τους δίνεται ταυτόχρονα η δυνατότητα instant messaging για άμεση και διακριτική επικοινωνία με την ανταλλαγή σύντομων γραπτών μηνυμάτων.
Ταυτόχρονα, όλες οι κλήσεις πραγματοποιούνται μέσω του Office Communicator με τη δυνατότητα καταγραφής στοιχείων όπως η διάρκεια της κλήσης, η ταυτόχρονη καταγραφή σημειώσεων, η ηχογράφηση της συνομιλίας, καθώς και η πραγματοποίηση video κλήσης. Ιδιαίτερα όσον αφορά τις χαμένες κλήσεις ή τα φωνητικά μηνύματα, αυτά αποθηκεύονται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του κάθε χρήστη.
Σημαντικό πλεονέκτημα της πλατφόρμας είναι η ευκολία με την οποία μπορούν να πραγματοποιηθούν web συνδιασκέψεις για τη διεκπεραίωση εκπαιδεύσεων και επαγγελματικών συναντήσεων. Η διοίκηση της ΚΤΕΟHellas είναι σε θέση πλέον να είναι πιο ευέλικτη παρακολουθώντας web conferences της εταιρείας προκειμένου να συζητά ζητήματα εργασίας, ενώ οι τεχνικοί μπορούν να εκπαιδευτούν από απόσταση παραμένοντας, έτσι, πάντα ενήμεροι στο αντικείμενό τους και άρτια καταρτισμένοι.
Επιπρόσθετα, η κοινή χρήση και επεξεργασία αρχείων κατά τη διάρκεια κλήσεων και συνδιασκέψεων συμβάλλει σημαντικά στην αύξηση της παραγωγικότητας και την προώθηση της εποικοδομητικής συνεργασίας των υπαλλήλων, καθώς οι μετακινήσεις για την πραγματοποίηση συναντήσεων έχουν καταστεί απλά περιττές.
Η επιχείρηση ανεβάζει ταχύτητα
Η ΚΤΕΟHellas επέλεξε μια εφαρμογή που εκσυγχρόνισε τον τρόπο επικοινωνίας και εργασίας τόσο για τους εργαζομένους, όσο και για τη διοίκηση της εταιρείας.
Οι συναντήσεις και οι εκπαιδεύσεις έχουν απλοποιηθεί και είναι εφικτές χωρίς να επεμβαίνουν στο πρόγραμμα των εργαζομένων, οι οποίοι μπορούν με το πάτημα ενός κουμπιού να μοιραστούν πληροφορίες κάθε μορφής, να συνεργαστούν σε πραγματικό χρόνο και να επικοινωνήσουν με τον ιδανικό κάθε φορά τρόπο. Ιδιαίτερα σημαντικό είναι ότι όλα αυτά είναι δυνατά με τη χρήση μιας πλατφόρμας, ενώ η επικοινωνία είναι δυνατή ανεξαρτήτως τοποθεσίας του χρήστη.
Οι χρήστες όντας πλέον σε μεγάλο βαθμό εξοικειωμένοι με τα χαρακτηριστικά του Microsoft Office δεν χρειάζεται να μάθουν κάποιο άλλο λειτουργικό σύστημα, με αποτέλεσμα να είναι σε θέση να κάνουν άμεση χρήση του συστήματος. Κατ’ επέκταση τα πλεονεκτήματα για την εταιρεία είναι άμεσα, καθότι μπορεί να μειώσει τα λειτουργικά της έξοδα παρέχοντας ταυτόχρονα βελτιωμένες και σύγχρονες διαδικασίες επικοινωνίας, προσφέροντας ένα μοναδικά εκπαιδευμένο και έτοιμο προσωπικό να προσφέρει υπηρεσίες υψηλών προδιαγραφών στον πελάτη.