Από το IT Asset Management στο Circular Asset Management. Πώς η επέκταση του asset lifecycle πέρα από τα όρια της επιχείρησης μπορεί να αλλάξει το procurement, το traceability, το reporting και τη συνολική διαχείριση του hardware.

Ένας IT Manager γνωρίζει συνήθως πότε αγοράστηκε ένας εταιρικός υπολογιστής, ποια είναι τα τεχνικά χαρακτηριστικά του, σε ποιον χρήστη παραδόθηκε, ποιες παρεμβάσεις έγιναν και πότε αποσύρθηκε. Γιατί, όμως, η πληροφορία να σταματά εκεί;

Η απόσυρση ενός asset από το εταιρικό inventory δεν σημαίνει απαραίτητα και το τέλος της χρήσιμης ζωής του. Μπορεί να επισκευαστεί, να αναβαθμιστεί, να επαναχρησιμοποιηθεί σε διαφορετικό περιβάλλον, να λειτουργήσει ως πηγή αξιοποιήσιμων εξαρτημάτων ή, όταν οι προηγούμενες επιλογές δεν είναι εφικτές, να οδηγηθεί υπεύθυνα στην ανακύκλωση. Το κρίσιμο ερώτημα για το enterprise IT είναι αν αυτή η δεύτερη διαδρομή μπορεί να γίνει εξίσου ορατή, τεκμηριωμένη και μετρήσιμη με την πρώτη.

Το «τυφλό σημείο» του IT asset lifecycle
Τα συστήματα IT Asset Management έχουν ωριμάσει σημαντικά ως προς την παρακολούθηση του hardware μέσα στην επιχείρηση: procurement, deployment, χρήση, συντήρηση, ασφάλεια και retirement. Η κυκλική οικονομία, όμως, μετακινεί το όριο του lifecycle. Το retirement παύει να είναι κατ’ ανάγκη το τελικό στάδιο και γίνεται σημείο μετάβασης σε έναν νέο κύκλο αξίας.

Αυτό δημιουργεί μια νέα απαίτηση: data continuity πέρα από τα οργανωτικά όρια. Εάν ένας οργανισμός διαθέτει δεκάδες ή εκατοντάδες συσκευές προς επαναχρησιμοποίηση, χρειάζεται να μπορεί να γνωρίζει όχι μόνο ότι αποσύρθηκαν, αλλά τι συνέβη στη συνέχεια: ποιες ήταν κατάλληλες για δεύτερη χρήση, ποιες επισκευάστηκαν, ποιες αναβαθμίστηκαν, ποια εξαρτήματα ανακτήθηκαν και ποιο μέρος του εξοπλισμού οδηγήθηκε τελικά σε ανακύκλωση.

Από το IT Asset Management στο Circular Asset Management
Το circular asset management δεν αντικαθιστά το ITAM. Το επεκτείνει. Προσθέτει στη λογική του lifecycle τη διατήρηση της αξίας ενός asset μετά την πρώτη εταιρική χρήση και απαιτεί πληροφορία που να ακολουθεί τη συσκευή και στις επόμενες φάσεις της.

Σε αυτή την προσέγγιση, κάθε συσκευή μπορεί να αντιμετωπίζεται ως ξεχωριστό data object με ιστορικό: αρχική κατάσταση, τεχνική αξιολόγηση, παρεμβάσεις, αντικατάσταση ή ανάκτηση εξαρτημάτων και τελική διαδρομή. Έτσι, η τεχνική εργασία του refurbishment μετατρέπεται ταυτόχρονα σε διαδικασία παραγωγής δεδομένων.

Η αλλαγή αυτή έχει πρακτική αξία για περισσότερες από μία λειτουργίες της επιχείρησης. Για το IT management σημαίνει καλύτερη εικόνα του πραγματικού lifecycle.

Για το procurement μπορεί να δημιουργήσει γνώση σχετικά με τη διάρκεια ζωής, την επισκευασιμότητα και τη δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης διαφορετικών κατηγοριών εξοπλισμού. Για τις ομάδες sustainability και ESG μπορεί να προσφέρει πιο αξιόπιστη τεκμηρίωση σχετικά με την παράταση ζωής του hardware και τις ροές επαναχρησιμοποίησης και ανακύκλωσης.

Traceability σημαίνει και εμπιστοσύνη
Η ιχνηλασιμότητα είναι κρίσιμη και για έναν ακόμη λόγο: δημιουργεί εμπιστοσύνη μεταξύ των οργανισμών που αποσύρουν εξοπλισμό και των φορέων που μπορούν να του δώσουν δεύτερη ζωή.

Για να περάσουμε από περιστασιακές δωρεές παλαιού hardware σε σταθερές εταιρικές ροές για refurbishment και reuse, οι επιχειρήσεις χρειάζονται σαφή εικόνα της διαδρομής των assets τους.

Πού πήγαν οι συσκευές; Ελέγχθηκαν; Επισκευάστηκαν; Επαναχρησιμοποιήθηκαν; Ποια εξαρτήματα αξιοποιήθηκαν; Τι ανακυκλώθηκε; Η δυνατότητα να απαντώνται συστηματικά αυτά τα ερωτήματα μπορεί να μετατρέψει το end-of-life hardware από διοικητική εκκρεμότητα σε πηγή δεδομένων για καλύτερες αποφάσεις.

Το REboot EQuality ως πρακτικό case study
Αυτή τη λογική επιχειρεί να δοκιμάσει στην πράξη το REboot EQuality (REQ), ένα πιλοτικό έργο που υλοποιείται στην Ελλάδα από την Επανεκκίνηση και την Αλληλεγγύη Λέσβου, στο πλαίσιο του ευρωπαϊκού προγράμματος CIRCULOOS / Horizon Europe.

Στο REQ, η συσκευή δεν «εξαφανίζεται» όταν βγει από το αρχικό inventory. Η διαδρομή της οργανώνεται από τη συλλογή και την καταγραφή έως την τεχνική αξιολόγηση, το refurbishment, την αναδιανομή ή την υπεύθυνη ανακύκλωση. Σε κάθε στάδιο παράγονται δομημένες πληροφορίες σε επίπεδο συσκευής, ώστε να μπορεί να αποτυπωθεί τι παραλήφθηκε, τι χρειάστηκε να γίνει και ποια ήταν η τελική κατάληξη.

Το pilot έχει θέσει ως στόχο τη συλλογή τουλάχιστον 100 συσκευών, με στόχο ποσοστό refurbishment τουλάχιστον 85% και αναδιανομή τουλάχιστον 75 συσκευών. Οι δείκτες αυτοί είναι στόχοι του πιλοτικού έργου και όχι τελικά αποτελέσματα. Η αξία του πειράματος βρίσκεται ακριβώς στη δημιουργία της υποδομής και της μεθοδολογίας που θα επιτρέψουν τέτοιες ροές να καταγράφονται και να αξιολογούνται με συνέπεια.

Από το e-waste στη διατήρηση αξίας
Η ύπαρξη δεδομένων αλλάζει και το ερώτημα που θέτουμε. Αντί να μετράμε μόνο «πόσο e-waste διαχειριστήκαμε;», μπορούμε να εξετάζουμε «πόση αξία καταφέραμε να διατηρήσουμε;». Πόσα assets παρέμειναν σε χρήση; Πόσα χρόνια ζωής προστέθηκαν; Πόσα εξαρτήματα ανακτήθηκαν; Ποια υλικά χρειάστηκε τελικά να ανακυκλωθούν;

Στην περίπτωση του REboot EQuality, η παράταση ζωής συνδέεται και με την ψηφιακή ένταξη: λειτουργικές refurbished συσκευές προορίζονται για αναδιανομή μέσω κοινωνικών και κοινοτικών δικτύων σε ανθρώπους που αντιμετωπίζουν εμπόδια στην ψηφιακή πρόσβαση. Το στοιχείο αυτό δείχνει πώς ένα asset που έχει ολοκληρώσει τον πρώτο εταιρικό κύκλο χρησιμότητάς του μπορεί να συνεχίσει να δημιουργεί τόσο λειτουργική όσο και κοινωνική αξία.

Η επόμενη πρόκληση είναι η κλίμακα
Το δύσκολο ερώτημα για το circular IT δεν είναι αν ένας υπολογιστής μπορεί να επισκευαστεί. Αυτό το γνωρίζουμε. Η πρόκληση είναι αν μπορούμε να δημιουργήσουμε γύρω από το refurbishment μια αξιόπιστη επιχειρησιακή και ψηφιακή υποδομή που να λειτουργεί σε κλίμακα.

Αυτό προϋποθέτει σταθερές ροές αποσυρόμενου εξοπλισμού, τυποποιημένες διαδικασίες αξιολόγησης και επισκευής, ασφαλή διαχείριση δεδομένων, συνεργασία μεταξύ επιχειρήσεων και φορέων reuse/refurbishment και κοινές αρχές για την παρακολούθηση της διαδρομής των assets. Για τους CIOs και IT Managers, η συζήτηση αυτή δεν είναι περιφερειακή προς το IT. Αγγίζει τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζονται οι προμήθειες, αξιολογείται η διάρκεια ζωής του hardware, τεκμηριώνεται η απόσυρση και παράγεται αξιόπιστη πληροφορία για τη διοίκηση.

Για χρόνια επενδύσαμε στην ψηφιακή διαχείριση του hardware όσο αυτό βρίσκεται μέσα στην επιχείρηση. Ίσως τώρα το επόμενο βήμα είναι να ψηφιοποιήσουμε και τη δεύτερη ζωή του. NW

Ακολουθήστε μας σε LinkedIn & Facebook και γίνετε μέλος της μεγαλύτερης ελληνικής κοινότητας του κλάδου.