Ως ένα business reengineering project αντιμετωπίζει την πρόκληση του ψηφιακού μετασχηματισμού ο Ιωάννης Παπαδόπουλος, Group Chief Financial Officer (CFO) στον Όμιλο Elbisco, καθώς θέτει τις βάσεις στις οποίες θα κινηθεί κατά το εγγύς μέλλον η επιχείρηση. Κι αυτό, έχοντας τους άμεσα εμπλεκόμενους on the same page.

Αρχικά, εάν αναρωτιέστε ποιος ο ρόλος ενός Group CFO σε τεχνολογικά… χωράφια, ο κ. Παπαδόπουλος σημειώνει πως ο σύγχρονος Οικονομικός Διευθυντής (CFO) οφείλει να διαθέτει και το Information (Chief Financial Information Officer – CFIO) όχι απλά στον τίτλο του profession και της θέσης του, αλλά και στην ουσία της λειτουργίας του. Περικλείοντας θεματικές που εκτείνονται από το digital transformation μέχρι και το security, καθώς σε ότι αφορά το τελευταίο, η γνώση και ευαισθησία επί του αντικειμένου των οικονομικών είναι καταλυτικής σημασίας.

netweek: Κύριε Παπαδόπουλε, πώς θεωρείτε ότι έχει εξελιχθεί μέχρι σήμερα η διαδρομή ψηφιακού μετασχηματισμού στις εγχώριες επιχειρήσεις;

Ιωάννης Παπαδόπουλος: Προπανδημικά και λίγο μετά την συμπλήρωση αρκετών χρόνων οικονομικής κρίσης στην χώρα μας, οι επιχειρήσεις και οργανισμοί επέδειξαν ενδιαφέρον να δημιουργήσουν προστιθέμενη αξία εντός των κόλπων τους και των επιμέρους τμημάτων που τις απάρτιζαν, εισάγοντας ολοένα και μεγαλύτερα επίπεδα και δράσεις ψηφιοποίησης στην καθημερινή πρακτική και λειτουργία τους, επιτυγχάνοντας τον εξορθολογισμό του κόστους. Παράλληλα, σε δεύτερο επίπεδο αποβλέπουν στην περαιτέρω ψηφιακοποίησή τους, αξιοποιώντας τα αναρίθμητα δεδομένα που διαχειρίζονται προκειμένου να κάνουν πράξη την πολυεπίπεδη διαδικασία του ψηφιακού μετασχηματισμού, το οποίο και αποτελεί ουσιαστικά ένα re-engineering του τρόπου συνολικά που λειτουργεί μια εταιρεία. Το αρχικό στάδιο της ψηφιακοποίησης ήταν η μετατροπή φυσικών εγγράφων σε ψηφιακά αρχεία και δη PDF αρχεία. Από εκεί και πέρα, το ζητούμενο ήταν το επόμενο βήμα να εμπεριείχε την προσθήκη αξίας προς τις ενδιαφερόμενες επιχειρήσεις, δια μέσω της ανάπτυξης υπηρεσιών που θα συνδέονταν ή θα απέρρεαν εξ’ αυτών.

Για παράδειγμα, όταν γινόταν η λήψη ενός παραστατικού, το οποίο είχε ψηφιοποιηθεί, με ποιο τρόπο θα μπορούσε να επαναχρησιμοποιηθεί «συνδέοντας» και υπηρεσίες σε αυτό, εξοικονομώντας χρόνο, κόστος, επισπεύδοντας διαδικασίες και προσθέτοντας αξία στην όλη λειτουργία των εμπλεκόμενων πλευρών; Σήμερα, πλέον, οι επιχειρήσεις έχουν πολλαπλά «εργαλεία» στην διάθεσή τους, αλλά και εξελιγμένες τεχνολογίες, πλατφόρμες και υπηρεσίες προκειμένου να προσεγγίσουν ολιστικά το ζήτημα του ψηφιακού μετασχηματισμού τους. Καίριας σημασίας λ.χ. ανάγεται η ύπαρξη του cloud, μέσω του οποίου επιτρέπεται η θεμελιώδης μεταβολή του τρόπου λειτουργίας της ίδιας της επιχείρησης και δη σε κάθε πτυχή της: Από την παραγωγή μέχρι και το back-office.

Μπορείτε να μας πλοηγήσετε εικονικά σχετικά με το πώς επιτυγχάνονται οι προσταγές του digital transformation στα επιμέρους τμήματα που απαρτίζουν τον Όμιλο Elbisco;

Ασφαλώς. Στο επίπεδο της παραγωγής, το σύνολο των διαδικασιών οφείλουν να είναι ηλεκτρονικές, έτσι ώστε λ.χ. κάποιος που καταχωρεί μια ανάλωση μιας πρώτης ύλης προκειμένου να δημιουργήσει ένα προϊόν, θα πρέπει να είναι σε θέση να «σκανάρει» το συνοδευτικό barcode είτε να συνδέεται το PLC του μηχανήματος της παραγωγής ώστε να γνωστοποιεί στον ενδιαφερόμενο πως έχει χρησιμοποιήσει “x” ποσότητες πρώτων υλών, εισάγοντάς το στην βάση δεδομένων του συστήματος ERP που χρησιμοποιεί η επιχείρηση.

Πρόκειται, ουσιαστικά, για μια «φρέσκια» επανάσταση με «παλαιό» χαρακτήρα, υπό την έννοια της αξιοποίησης της τεχνητής νοημοσύνης (ΑΙ) έτσι ώστε να γίνει πράξη. Υπό αυτό το πρίσμα, ο βαθμός της hands on εμπλοκής του ανθρώπινου παράγοντα έχει περιοριστεί κατά πολύ. Σε επίπεδο back-office και με αφορμή την εισαγωγή του my Digital Accounting and Tax Application (myDATA), της νέας ηλεκτρονικής πλατφόρμας, με την οποία η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ) εισάγει τα ηλεκτρονικά βιβλία στην καθημερινότητα των επιχειρήσεων, θα πρέπει να μεριμνήσουμε προκειμένου ολόκληρο το πλέγμα των συνεργατών, προμηθευτών, πελατών κ.ο.κ. να έχουν αυτοματοποιήσει την συνολική διαδικασία διαχείρισης, έκδοσης, διακίνησης, εισαγωγής και αποθήκευσης τιμολογίων, παραστατικών και συναλλαγών. Εξυπακούεται δε, πως βασική προϋπόθεση αποτελεί και η συνολικότερη διασύνδεση των πληροφοριακών συστημάτων.

Καθώς έχετε υπό την ευθύνη σας και την Οικονομική Διεύθυνση του Ομίλου, τι είδους αλλαγές προέκυψαν ή ακόμη και σχεδιάζετε να υλοποιήσετε στο πλαίσιο του ψηφιακού μετασχηματισμού;

Αναμφίβολα, εξαιτίας της φύσεως του αντικειμένου, της πολυπλοκότητας, της συνοδευτικής γραφειοκρατίας, αλλά και του πλαισίου που έχουν συνηθίσει να λειτουργούν οι οικονομικές υπηρεσίες μέχρι πρότινος, οι μεταβολές που δύναται να λάβουν χώρα σε αυτές είναι τόσες και τέτοιες, που τους προσδίδουν μια ιδιαίτερα έντονη δυναμική στην καθημερινή τους λειτουργία, απελευθερώνοντας ανθρώπινους, μα και οικονομικούς πόρους, εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο, στρέφοντας τα στελέχη τους προς παραγωγικές εργασίες μετεξέλιξης του τομέα, μα και της ίδιας της επιχείρησης.
Για παράδειγμα, σε μηνιαία βάση ανταλλάσσουμε μερικά εκατομμύρια αρχεία γραμμών τιμολογίων με τους key-retailers, ενώ παράλληλα πολλοί πελάτες / συνεργάτες και προμηθευτές ζητούσαν φωτοτυπίες παραστατικών παντός είδους (λ.χ. αγορών, επικοινωνιών κ.ο.κ.), τα οποία με την υιοθέτηση της διαδικασίας ψηφιοποίησής τους, αυτομάτως φεύγει από το τραπέζι μια διόλου παραγωγική, όσο και χρονοβόρος διαδικασία.

Σε αυτό, καθοριστικό ρόλο παίζει η δημιουργία, από μέρους μας, μιας πλατφόρμας στο cloud, όπου κάθε προμηθευτής, συνεργάτης και πελάτης διαθέτει προσωποποιημένη πρόσβαση και εξίσου αντίστοιχη πληροφόρηση (λ.χ. παραστατικά, παροχές κ.ά.) σε σχέση με την συνεργασία των δύο πλευρών. Διαδικασία, που μας οδήγησε στην κατάργηση της ταχυδρομικής αποστολής παραστατικών (λ.χ. χρεο-πιστωτικά) σε χαρτί, η οποία σε εβδομαδιαία βάση μας αποσπούσε εξαιρετικά πολλή ενέργεια, αλλά και έξοδα. Για να μην αναφέρω τον χρόνο που απαιτούσε η όλη διαδικασία από την στιγμή της έναρξης της μέχρι την λήψη στα χέρια του συνεργάτη, προμηθευτή ή πελάτη, ο οποίο μπορεί να βρίσκεται οπουδήποτε σε ολόκληρη την Ελλάδα.

Επιπροσθέτως, έχουμε κάνει σημαντικό έργο και στην εσωτερική μας διαμόρφωση και δομή, συνδέοντας π.χ. το decision flow προκειμένου να γίνεται ηλεκτρονικά μέσω εγκριτικών διαδικασιών επιτρέποντας μας να δίνουμε με αυτοματοποιημένο τρόπο το «πράσινο» φως σε προμήθειες και αγορές με ένα κλικ σε ελάχιστα δευτερόλεπτα, όλα τα επιμέρους τμήματα της εταιρείας προκειμένου να λαμβάνουμε ηλεκτρονικά το σύνολο των παραγωγικών παραστατικών που προκύπτουν από αυτές κ.ο.κ. Την ίδια στιγμή, έχουμε μελετήσει και σχεδιάσει ένα ευφυές σύστημα που συγκεντρώνει μια σειρά από δεδομένα που αφορούν την υλοποίηση προωθητικών ενεργειών σε επίπεδο προϊόντος, προμηθευτή ή ακόμη και γεωγραφικού προσδιορισμού, το οποίο και με έναν αλγόριθμο μας δίνει μια ξεκάθαρη όσο και ρεαλιστική εικόνα σχετικά με τα δεδομένα που το συνοδεύουν (κόστη, στόχοι, προβλέψεις, προσδοκόμενα έσοδα κ.ά.). Αυτοματοποιημένα, με ακρίβεια και σε ελάχιστο χρόνο, απλοποιώντας κάτι εξαιρετικά πολύπλοκο όσο και χρονοβόρο να αναλυθεί manually, αλλά και ακόμη πιο δύσκολο να υλοποιηθεί διαχειριστικά.

Πώς αντιλαμβάνεστε την έννοια και το περιεχόμενο του ψηφιακού μετασχηματισμού σε σχέση με τον ίδιο τον οργανισμό;

Αν μη τι άλλο, ένας από τους παράγοντες που δύναται να λειτουργήσει αποτρεπτικά ή έστω να θέσει προσχώματα, λειτουργικής είτε χρονικής φύσεως, δεν είναι άλλος από την αντίσταση στην αλλαγή. Μάλιστα, προβάλλονται μια σειρά από πιθανές και μη δικαιολογίες, που εκτείνονται από την αλλαγή του αντικειμένου μιας επιχείρησης, μέχρι την διατάραξη των εργασιακών σχέσεων, την μείωση του πλήθους του προσωπικού κ.ο.κ.

Ωστόσο, έχει παρατηρηθεί πως η ψηφιοποίηση μιας επιχείρησης αυτομάτως προϋποθέτει μια έντονη αίσθηση πειθαρχίας από μέρους του προσωπικού και δη μεταξύ των ποικίλων διευθύνσεων που την απαρτίζουν σε ότι αφορά το τι ακριβώς θέλουν, πότε και σε ποια μορφή. Κάτι που έχει ως αποτέλεσμα να κινούνται όλοι -πλέον- βάσει ενός προκαθορισμένου πλαισίου, γεγονός το οποίο συμβάλει καταλυτικά στον σχεδιασμό και την υλοποίηση των αναγκαίων λειτουργιών και διαδικασιών της ίδιας της επιχείρησης. Αν μη τι άλλο, ο ψηφιακός μετασχηματισμός μπορεί ευλόγως να χαρακτηριστεί και ως ένα change management project, καθώς ωθεί έναν οργανισμό να υιοθετήσει αναλυτικές όσο και απόλυτα εμπεριστατωμένες διαδικασίες και processes, που θα ακολουθούν μια προκαθορισμένη αλληλουχία. Στοιχείο, το οποίο διαμορφώνει μια συνέπεια, ομοιογένεια και σταθερότητα στην ακολουθούμενη πρακτική κάθε επιμέρους πτυχής των επιχειρήσεων.

Έχετε προσδιορίσει ποια σημεία παίζουν αποφασιστική σημασία στην επιτυχημένη υλοποίηση ενός συνολικότερου project digital transformation σε μια επιχείρηση;

Κατ’ αρχήν, η πίστη ενός οργανισμού και των στελεχών του σχετικά με την αναγκαιότητα της αλλαγής, σε συνδυασμό με την στήριξή των απαιτούμενων διαδικασιών. Στη συνέχεια, είναι η μορφοποίηση ενός οράματος αναφορικά με το που επιθυμεί η διοίκηση να κατευθύνει την επιχείρηση στο μέλλον, καθώς αυτό με την σειρά του θα επιδράσει σημαντικά στον σχεδιασμό και την διαμόρφωση των απαραίτητων μεταβολών σε οργανωτικό, διαχειριστικό, μα και λειτουργικό επίπεδο. Πολλές φορές προκύπτουν προβλήματα κατά την διαδικασία που ένας οργανισμός αποφασίζει να «τρέξει» ένα συνολικότερο έργο ψηφιακού μετασχηματισμού, αφού εκλείπει μια ιδιαίτερα απλή πτυχή: Η κλιμακωτή ανάπτυξη του ίδιου του project, το οποίο οφείλει να διακρίνεται από ξεκάθαρη αρχή-μέση και τέλος.

Επιπροσθέτως, είναι ιδιαίτερα κρίσιμο να υπάρχει απόλυτη στήριξη και εν γένει sponsoring από την πλευρά της διοίκησης, σε συνάρτηση με την ανάδειξη συγκεκριμένων σημείων που θα επωφεληθούν. Παράλληλα, χρήσιμο είναι οι εμπλεκόμενοι stakeholders να μην αντιμετωπίσουν με επιφυλακτικότητα και καχυποψία τις αναγκαίες αλλαγές που εκπορεύονται από τον ψηφιακό μετασχηματισμό, αλλά να τους εξηγηθεί επαρκώς πως θα βελτιώσει τις διαδικασίες και λειτουργία του οργανισμού, προσθέτωντας αξία σε αυτόν. Κι αυτό, δίχως να μεταβληθεί το εργασιακό τους καθεστώς, αλλά αντιθέτως αναβαθμίζοντας το περιεχόμενο της εργασίας τους, με την ταυτόχρονη προσθήκη γνώσης και εξειδίκευσης.

Τι περιλαμβάνει το τεχνολογικό pipeline κατά την νέα, τρέχουσα χρονιά;

Κατ’ αρχήν, να βελτιστοποιήσουμε και επικαιροποιήσουμε το κεντρικό μας ERP σύστημα, λαμβάνοντας υπόψη και προσθέτοντας νέες παραμέτρους, οι οποίες προκύπτουν από την μετεξέλιξη της ίδιας της αγοράς, μα και των διαδικασιών -παραγωγικών, οργανωτικών, όσο και λειτουργικών- που εφαρμόζουμε καθημερινά. Υπό αυτό το πρίσμα, έχουμε ξεκινήσει σε αγαστή συνεργασία με τους επικεφαλής κάθε τομέα της επιχείρησης, να χαρτογραφούμε δεδομένα, ανάγκες και απαιτήσεις, προκειμένου να δομήσουμε την τελική μορφή του ERP συστήματος που χρειαζόμαστε ώστε να μας οδηγήσει με ασφάλεια και απόδοση στο μεταπανδημικό τοπίο. Αν μη τι άλλο, αντιμετωπίζουμε την συγκεκριμένη πρόκληση ως ένα business reengineering project, όπου επιχειρούμε να εμπλέξουμε παραγωγικά κάνοντας κοινωνούς όλους τους stakeholders και τα τμήματά τους -από την βάση και προς τα επάνω- προκειμένου να διασφαλίσουμε την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης συνολικότερα, έχοντας κάνει address τα “θέλω” κάθε τομέα ξεχωριστά.